Báo cáo doanh thu khách sạn: Đọc đúng số liệu để quản lý kinh doanh hiệu quả

Khách sạn kín phòng nhưng doanh thu chưa đạt kỳ vọng. Doanh thu tăng nhưng vẫn còn nhiều khoản chưa thu. Một kênh đặt phòng mang về nhiều booking, nhưng chủ khách sạn chưa rõ nguồn đó đóng góp bao nhiêu vào kết quả kinh doanh.

Đây là những tình huống cần được nhìn rõ qua báo cáo doanh thu khách sạn. Khi theo dõi đúng chỉ số và kết hợp các báo cáo liên quan, chủ khách sạn có thể hiểu doanh thu đến từ đâu, phát hiện khoản cần đối chiếu và có cơ sở điều chỉnh hoạt động bán phòng.

Vậy cần xem những báo cáo nào và sử dụng số liệu ra sao trong công việc hằng ngày? Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Báo cáo doanh thu khách sạn là gì?

Báo cáo doanh thu khách sạn tổng hợp doanh thu được ghi nhận trong một khoảng thời gian, theo các tiêu chí như ngày, tháng hoặc nguồn đặt phòng. Tùy hệ thống và phạm vi báo cáo, số liệu có thể bao gồm tiền phòng, doanh thu dịch vụ hoặc các khoản phát sinh khác.

Báo cáo giúp chủ khách sạn trả lời những câu hỏi quan trọng:

Hôm nay, tháng này khách sạn ghi nhận bao nhiêu doanh thu?
Doanh thu tăng hay giảm so với kỳ trước?
Nguồn đặt phòng nào đang đóng góp nhiều?
Doanh thu thay đổi do lượng phòng bán được, giá bán hay dịch vụ phát sinh?
Có những khoản nào cần kiểm tra thêm trước khi đánh giá kết quả kinh doanh?

Trước khi đọc số liệu, cần hiểu báo cáo đang lấy dữ liệu theo ngày nào và bao gồm những khoản nào. Ngày đặt phòng, ngày lưu trú và ngày thanh toán có thể khác nhau. Nếu đối chiếu các báo cáo có cách ghi nhận khác nhau, chủ khách sạn dễ hiểu sai nguyên nhân chênh lệch.

báo cáo doanh thu khách sạn

Phân biệt doanh thu, tiền thực thu và lợi nhuận

Một trong những nhầm lẫn thường gặp là xem doanh thu trên báo cáo như số tiền khách sạn đã nhận được hoặc lợi nhuận đã tạo ra.

Nội dung	Ý nghĩa trong quản lý	Cần xem cùng thông tin nào?
Doanh thu	Giá trị kinh doanh được ghi nhận theo quy tắc của báo cáo	Kỳ ghi nhận, tiền phòng, dịch vụ và các khoản điều chỉnh
Tiền thực thu	Số tiền khách sạn đã nhận trong kỳ	Giao dịch thanh toán, phương thức thu và khoản thu tương ứng
Công nợ	Khoản còn phải thu tại thời điểm đối chiếu	Đối tượng nợ, booking liên quan và thời hạn thanh toán
Lợi nhuận	Kết quả sau khi xem xét doanh thu và các chi phí liên quan	Chi phí vận hành, hoa hồng, nhân sự và các chi phí khác

Ví dụ, một booking có tổng giá trị 10 triệu đồng, khách đặt cọc trước 3 triệu đồng. Khoản đặt cọc này chưa có nghĩa khách sạn đã ghi nhận 10 triệu đồng doanh thu hoặc toàn bộ 3 triệu đồng là doanh thu của ngày nhận tiền. Cần xem thời điểm cung cấp dịch vụ và quy tắc ghi nhận của hệ thống.

Tương tự, doanh thu cao chưa đủ để kết luận kinh doanh có lãi. Khách sạn còn cần tính đến chi phí để tạo ra doanh thu đó.

Những loại báo cáo doanh thu chủ khách sạn nên theo dõi

Báo cáo doanh thu hằng ngày: Kiểm tra biến động và đối chiếu kịp thời

Báo cáo doanh thu hằng ngày giúp chủ khách sạn và quản lý theo dõi kết quả trong từng ngày, nhận diện biến động và xác định những khoản cần kiểm tra.

Trong thực tế, báo cáo này hữu ích khi:

Kiểm tra doanh thu ngày hôm trước.
So sánh kết quả giữa những ngày có đặc điểm tương đồng.
Đối chiếu với tình hình sử dụng phòng và dịch vụ.
Rà soát booking hoặc khoản phát sinh khi số liệu khác dự kiến.

Ví dụ, khách sạn có lượng phòng sử dụng tương đương hôm trước nhưng doanh thu giảm. Quản lý có thể kiểm tra giá bán, cơ cấu hạng phòng, ưu đãi áp dụng và doanh thu dịch vụ để tìm nguyên nhân.

Không nên kết luận có sai sót chỉ vì doanh thu biến động. Báo cáo là điểm bắt đầu để kiểm tra các giao dịch và tình huống thực tế liên quan.

báo cáo doanh thu theo ngày

Báo cáo doanh thu theo tháng: Theo dõi xu hướng kinh doanh

Báo cáo doanh thu theo tháng giúp chủ khách sạn nhìn kết quả trong một giai đoạn dài hơn, tránh đánh giá hoạt động kinh doanh chỉ qua vài ngày cao điểm hoặc thấp điểm.

Có thể sử dụng báo cáo để:

So sánh kết quả giữa các tháng.
Theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu doanh thu.
Nhận diện giai đoạn kinh doanh tăng hoặc giảm.
Chuẩn bị kế hoạch bán phòng cho thời gian tiếp theo.
Khi so sánh, cần lưu ý số ngày trong tháng, kỳ nghỉ lễ, mùa du lịch và số phòng thực tế có thể khai thác.

Chẳng hạn, doanh thu tháng này thấp hơn tháng trước chưa chắc cho thấy hiệu quả bán phòng giảm. Tháng này có thể ít ngày hơn hoặc một phần phòng đang tạm ngưng để bảo trì.

Báo cáo doanh thu theo nguồn: Hiểu đóng góp của từng nguồn đặt phòng

Khách sạn có thể nhận booking từ OTA, website, khách liên hệ trực tiếp và các nguồn khác theo cách phân loại trên hệ thống. Báo cáo doanh thu theo nguồn giúp chủ khách sạn biết doanh thu đang phân bổ như thế nào.

Trong vận hành, báo cáo hỗ trợ:

Xác định nguồn đang đóng góp nhiều doanh thu.
Theo dõi mức độ phụ thuộc vào một nguồn đặt phòng.
Đánh giá thay đổi trong cơ cấu nguồn khách.
Có thêm cơ sở xây dựng kế hoạch phát triển từng kênh.

Tuy nhiên, nguồn mang về doanh thu cao nhất chưa chắc là nguồn có hiệu quả tốt nhất. Để đánh giá đầy đủ, cần xem thêm hoa hồng, chi phí thu hút khách, tỷ lệ hủy và các chi phí liên quan.

Ví dụ, khi doanh thu từ website tăng sau một chương trình quảng bá, khách sạn có thể tiếp tục kiểm tra chi phí triển khai và giá trị booking để đánh giá kết quả.

Báo cáo doanh thu khách sạn

Báo cáo dịch vụ: Tìm hiểu doanh thu ngoài tiền phòng

Các dịch vụ như ăn uống, giặt ủi hoặc minibar có thể đóng góp thêm vào doanh thu của khách sạn. Việc theo dõi riêng giúp quản lý hiểu nhóm dịch vụ nào được sử dụng và phát sinh nào cần đối chiếu.

Tùy mục đích, có thể sử dụng:

Báo cáo chi tiết dịch vụ theo phòng: Kiểm tra dịch vụ gắn với từng phòng, hỗ trợ đối chiếu khi thanh toán hoặc bàn giao.
Báo cáo chi tiết dịch vụ theo nhóm: Rà soát các phát sinh trong từng nhóm dịch vụ đã thiết lập.
Báo cáo tổng dịch vụ theo nhóm: Nắm kết quả tổng hợp và so sánh mức đóng góp giữa các nhóm.

Nếu doanh thu một nhóm dịch vụ giảm, quản lý nên kiểm tra cả lượng sử dụng thực tế và việc ghi nhận trên hệ thống trước khi điều chỉnh cách bán.

Báo cáo doanh thu theo đặt phòng: Đối chiếu doanh thu của từng booking

Báo cáo doanh thu theo đặt phòng giúp chủ khách sạn và quản lý xem doanh thu gắn với từng booking, thuận tiện khi cần kiểm tra một đặt phòng cụ thể thay vì chỉ nhìn số liệu tổng.

Trong vận hành, báo cáo hữu ích khi:

Rà soát các booking có doanh thu khác dự kiến.
Đối chiếu với thông tin đặt phòng, giá bán và dịch vụ đã ghi nhận.
Kiểm tra những booking có thay đổi thời gian lưu trú, đổi phòng hoặc điều chỉnh giá.

Ví dụ, một booking kéo dài thêm thời gian lưu trú và sử dụng dịch vụ giặt ủi. Quản lý có thể kiểm tra doanh thu theo đặt phòng, sau đó đối chiếu các phát sinh để xác định thông tin đã được ghi nhận đầy đủ hay chưa.

Doanh thu của booking cần được xem riêng với tình trạng thanh toán. Để biết khách đã trả bao nhiêu và còn phải thu bao nhiêu, cần đối chiếu thêm báo cáo thanh toán, đặt cọc và công nợ.

Báo cáo doanh thu theo phòng: Theo dõi đóng góp của từng phòng cụ thể

Báo cáo doanh thu theo phòng giúp quản lý theo dõi doanh thu gắn với từng phòng vật lý, chẳng hạn phòng 101, 102 hoặc 201. Góc nhìn này hỗ trợ nhận diện những phòng có kết quả khai thác khác biệt để kiểm tra thêm.

Chủ khách sạn có thể sử dụng báo cáo để:

So sánh doanh thu giữa các phòng có điều kiện tương đồng.
Nhận diện phòng có doanh thu thấp kéo dài.
Kết hợp lịch sử sử dụng phòng và tình trạng bảo trì để tìm nguyên nhân chênh lệch.

Ví dụ, phòng 201 có doanh thu thấp hơn các phòng cùng hạng trong nhiều kỳ. Quản lý nên kiểm tra số ngày phòng có thể bán, thời gian tạm ngưng sử dụng, giá bán và lịch phân phòng trước khi quyết định cải thiện.

Doanh thu thấp chưa đủ để kết luận phòng hoạt động kém. Một phòng có thể được khai thác ít hơn do bảo trì hoặc cách phân bổ booking.

Báo cáo doanh thu theo loại phòng: Đánh giá cơ cấu hạng phòng

Nếu báo cáo theo phòng đi vào từng phòng cụ thể, báo cáo doanh thu theo loại phòng giúp chủ khách sạn nhìn kết quả theo từng hạng như Standard, Deluxe hoặc Suite.

Báo cáo hỗ trợ:

Xác định hạng phòng đang đóng góp nhiều doanh thu.
Theo dõi sự thay đổi trong cơ cấu doanh thu.
Có thêm cơ sở rà soát giá bán, ưu đãi và cách giới thiệu từng hạng phòng.

Ví dụ, doanh thu hạng Deluxe tăng trong khi Standard giảm. Quản lý có thể xem thêm số đêm phòng bán được, giá bán bình quân và các chương trình đang áp dụng để hiểu sự thay đổi.

Khi so sánh, cần tính đến số lượng phòng của mỗi hạng. Hạng có nhiều phòng hơn có thể tạo ra tổng doanh thu cao hơn, nhưng chưa chắc có hiệu quả khai thác tốt hơn.

Báo cáo doanh thu tổng hợp theo ngày: Nắm kết quả chung của từng ngày

Báo cáo doanh thu tổng hợp theo ngày cung cấp góc nhìn tổng hợp theo từng ngày trong khoảng thời gian được chọn. Quản lý có thể sử dụng để nhận diện ngày có kết quả nổi bật hoặc biến động cần tìm hiểu.

Trong thực tế, báo cáo hỗ trợ:

Theo dõi diễn biến doanh thu qua nhiều ngày.
Nhận diện sự khác biệt giữa ngày thường, cuối tuần và dịp cao điểm.
Chọn những ngày cần xem sâu hơn bằng các báo cáo chi tiết.

Ví dụ, khi một ngày có doanh thu thấp hơn rõ rệt so với các ngày cùng thứ trong những tuần trước, quản lý có thể kiểm tra tiếp tình hình sử dụng phòng, giá bán và dịch vụ phát sinh.

Khi sử dụng cùng báo cáo doanh thu hằng ngày, cần kiểm tra phạm vi dữ liệu và cách ghi nhận của từng báo cáo để đối chiếu đúng.

Cần kết hợp báo cáo doanh thu với những báo cáo nào?

Báo cáo công suất phòng

Doanh thu cho biết kết quả bằng tiền; công suất phòng bổ sung góc nhìn về mức độ khai thác phòng.

Tình huống	Hướng kiểm tra
Công suất tăng nhưng doanh thu tăng ít	Kiểm tra giá bán, ưu đãi và cơ cấu phòng bán được
Công suất giảm nhưng doanh thu ổn định	Xem xét giá bán và đóng góp của các hạng phòng
Doanh thu và công suất cùng giảm	Rà soát nhu cầu thị trường, nguồn đặt phòng và kế hoạch bán

Những tình huống này là gợi ý để phân tích, chưa đủ để kết luận nguyên nhân nếu thiếu dữ liệu chi tiết.

Báo cáo thanh toán, đặt cọc và công nợ

Nhóm báo cáo này giúp chủ khách sạn theo dõi phần tiền liên quan đến hoạt động kinh doanh:

Thanh toán: Đối chiếu các khoản đã thu.
Đặt cọc: Kiểm tra tiền nhận trước và booking liên quan.
Công nợ: Xác định các khoản còn phải thu để chủ động theo dõi.

Việc kết hợp giúp tránh tình trạng thấy doanh thu tăng rồi cho rằng dòng tiền cũng tăng tương ứng.

Báo cáo thu chi

Báo cáo thu chi bổ sung góc nhìn về các khoản tiền vào và ra được ghi nhận trên hệ thống. Khi xem cùng báo cáo doanh thu, chủ khách sạn có thêm thông tin để quản lý dòng tiền.

Để xác định lợi nhuận, vẫn cần bảo đảm đã tập hợp đầy đủ chi phí và sử dụng cùng nguyên tắc ghi nhận phù hợp.

Cách sử dụng báo cáo doanh thu khách sạn trong công việc thực tế

Hằng ngày: Phát hiện khoản cần xử lý sớm

Quản lý nên kiểm tra doanh thu ngày trước, đối chiếu tình hình phòng và dịch vụ, sau đó rà soát thanh toán hoặc công nợ liên quan.

Mục tiêu là phát hiện kịp thời những khoản cần xác minh, như dịch vụ chưa ghi nhận, thông tin thanh toán chưa khớp hoặc khoản phải thu cần theo dõi.

Hằng tuần: Tìm nguyên nhân biến động

Thay vì chỉ nhìn tổng doanh thu, hãy xem biến động theo nguồn đặt phòng, công suất và dịch vụ.

Mỗi lần xem báo cáo nên đi đến một câu hỏi cụ thể: doanh thu giảm ở nguồn nào, giai đoạn nào hoặc nhóm dịch vụ nào? Từ đó, giao người kiểm tra và xác định hành động phù hợp.

Hằng tháng: Điều chỉnh kế hoạch kinh doanh

Cuối tháng, chủ khách sạn có thể tổng hợp kết quả, so sánh với mục tiêu và lựa chọn ưu tiên cho tháng tiếp theo.

Ví dụ: tăng hoạt động bán cho giai đoạn thấp điểm, rà soát chính sách giá hoặc thúc đẩy một dịch vụ đang có nhu cầu. Sau khi thực hiện, tiếp tục theo dõi báo cáo để đánh giá tác động.

Theo dõi doanh thu và vận hành với hệ thống báo cáo Blue Jay PMS

Để sử dụng báo cáo thường xuyên, chủ khách sạn cần thuận tiện tiếp cận số liệu ở cả mức tổng hợp và chi tiết.

Blue Jay PMS cung cấp hệ thống báo cáo phục vụ nhiều nhu cầu quản lý khách sạn, từ doanh thu đến khai thác phòng và đối chiếu các khoản tiền:

Báo cáo doanh thu hàng ngày
Báo cáo doanh thu theo đặt phòng
Báo cáo doanh thu theo phòng
Báo cáo doanh thu theo loại phòng
Báo cáo doanh thu theo nguồn
Báo cáo doanh thu tổng hợp theo ngày
Báo cáo doanh thu tổng hợp theo phòng
Báo cáo chi tiết dịch vụ theo phòng
Báo cáo chi tiết dịch vụ theo nhóm
Báo cáo tổng dịch vụ theo nhóm

Nhờ có nhiều góc nhìn, chủ khách sạn có thể bắt đầu từ một biến động doanh thu rồi xem thêm các báo cáo liên quan để hiểu tình hình: phòng đang được khai thác ra sao, nguồn nào đóng góp doanh thu, dịch vụ nào phát sinh và khoản nào còn cần thu.

Giá trị của hệ thống báo cáo nằm ở việc hỗ trợ những quyết định cụ thể trong vận hành hằng ngày. Khi dữ liệu đầu vào được ghi nhận đầy đủ và đúng, báo cáo sẽ trở thành cơ sở hữu ích để quản lý kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh.

Bạn muốn biết khách sạn của mình nên theo dõi những báo cáo nào? Tìm hiểu Blue Jay PMS và đăng ký tư vấn để được giới thiệu hệ thống báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý thực tế.