Group Booking: Giải pháp đặt phòng cho đoàn nhóm hiệu quả

Đối với các khách sạn vừa và lớn, nguồn khách đoàn chiếm tỷ trọng cao và đem lại nguồn doanh thu chủ yếu. Việc này đòi hỏi quản lý các chính sách giá cho nhiều đối tác và nhân viên sale cần tìm kiếm - tạo booking phù hợp nhất, nhanh chóng cho các đoàn. Cùng tìm hiểu tính năng Group booking - được phát triển bới Blue Jay PMS sau quá trình lắng nghe, trao đổi với đối tác khách sạn.

1.Tính năng tạo đặt phòng đoàn - Nhanh hơn, chính xác hơn

Tính năng Group booking được phát triển và tối ưu quy trình kiểm tra và xác nhận đặt phòng cho nhân viên kinh doanh của khách sạn. Tính năng cho phép:

• Quản lý tình trạng phòng trống và gói giá : Người dùng thao tác đặt phòng sẽ nhanh chóng kiểm tra được các phòng còn trống trong giai đoạn cần kèm theo gói giá.
• Tạo đặt phòng cho đoàn nhóm nhanh: Hệ thống sẽ tự động hiển thị các hạng phòng phù hợp với nhu cầu của đoàn nhóm, giúp bạn lựa chọn nhanh chóng và chính xác.
• Lựa chọn gói giá: Hệ thống hỗ trợ các gói giá và ưu đãi hấp dẫn cho đoàn nhóm, ngay trên giao diện đặt phòng
• Tổng hợp và gửi xác nhận : Thiết lập nội dung xác nhận đặt phòng và thông tin chi tiết để gửi đối tác.

Với các tính năng kể trên, việc khách sạn ứng dụng vào quy trình làm việc sẽ mang lại hiệu quả tốt cho quy trình làm việc mà còn với trải nghiệm khách hàng.

a. Tăng hiệu quả quản lý:

• Trước đây: Nhân viên kinh doanh phải mất nhiều thời gian để xử lý thủ tục đặt phòng cho đoàn nhóm, bao gồm kiểm tra phòng trống, tính toán giá cả, lập hóa đơn,...
• Sau khi sử dụng tính năng Tạo đặt phòng cho đoàn nhóm:
  • Hệ thống tự động hóa các quy trình này, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức.
  • Nhân viên có thể tập trung vào việc chăm sóc khách hàng tốt hơn.

b. Gia tăng doanh thu

• Trước đây: Khách sạn gặp khó khăn trong việc thu hút khách đoàn do quy trình đặt phòng phức tạp và thiếu các gói ưu đãi hấp dẫn.
• Sau khi sử dụng tính năng Tạo đặt phòng cho đoàn nhóm:
  • Hệ thống hỗ trợ tạo các gói giá và ưu đãi phù hợp với nhu cầu của đoàn nhóm, giúp thu hút khách hàng tiềm năng.
  • Khách sạn có thể tối ưu hóa tỷ lệ lấp đầy phòng, đặc biệt là vào mùa cao điểm.

c. Cải thiện trải nghiệm khách hàng:

• Trước đây: Nhân viên kinh doanh thường gặp khó khăn và mất thời gian khi đặt phòng cho đoàn nhóm. Khách hàng phải chờ và thường xuyên có chỉnh sửa qua lại trên các xác nhận đặt phòng

• Sau khi sử dụng tính năng Tạo đặt phòng cho đoàn nhóm:
  • Nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng tạo đặt phòng/ dữ phòng chỉ với vài thao tác đơn giản.
  • Hệ thống cho phép tạo xác nhận đặt phòng và thông tin chi tiết, giúp khách hàng nắm rõ thông tin và an tâm hơn, kịp thời hơn.

3. Các bước thực hiện tạo đặt phòng cho đoàn nhóm:

• Bước 1: Nhập thông tin theo yêu cầu của đoàn nhóm. Tại bước này sẽ nhập các thông tin cơ bản của booking bao gồm ngày Check in - Check out của đoàn và hạng phòng mong muốn (nếu có)

Tính năng group booking cho phép người dùng quản lý và lựa chọn phòng trống với gói giá phù hợp yêu cầu

• Bước 2: Lựa chọn các hạng phòng, số lượng tương ứng và gói giá phù hợp với công suất. Hệ thống vẫn cho phép chỉnh sửa linh hoạt.
• Bước 3: Nhật các thông tin khách hàng bao gồm: Họ tên, số điện điện thoại, số CMND/ Hộ chiếu,...
• Bước 4: Kiểm tra và xác nhận thông tin đặt phòng:

Rà soát và kiểm tra các thông tin đặt phòng, thông tin khách hàng và Đơn giá, Tổng tiền thanh toán.

Đặc biệt tại bước này người thực hiện tác vụ còn có thể để lại các lưu ý cho  nội bộ hoặc cho khách hàng được thể hiện trên Giấy xác nhận.

4. Kết luận:

Giải quyết nhanh chóng tác vụ đặt phòng/ giữ chỗ cho đoàn là một yêu cầu thiết yếu khi khách sạn muốn phát triển việc kinh doanh nhắm tới đối tượng này. Trải nghiệm ngay để tối ưu hiệu suất công việc, sẵn sàng cho lượng khách hàng từ các đoàn/ nhóm du lịch.