HORECA là gì? Cách quản lý khách sạn kết hợp nhà hàng, café hiệu quả

Khách sạn có nhà hàng phục vụ bữa sáng, quán café đón cả khách lưu trú lẫn khách bên ngoài, cùng nhiều dịch vụ phát sinh trong ngày. Mô hình này mở ra thêm cơ hội doanh thu, đồng thời đặt ra yêu cầu quản lý xuyên suốt giữa các bộ phận. Hiểu đúng về HORECA và những đặc thù vận hành sẽ giúp chủ khách sạn tổ chức công việc rõ ràng, kiểm soát các khoản thu và lựa chọn công nghệ phù hợp.

HORECA là gì?

HORECA là thuật ngữ dùng để chỉ nhóm ngành khách sạn, nhà hàng và dịch vụ ăn uống, được ghép từ:

HO – Hotel: Khách sạn, cơ sở lưu trú.
RE – Restaurant: Nhà hàng.
CA – Café hoặc Catering: Quán cà phê hoặc dịch vụ cung cấp đồ ăn, phục vụ tiệc.

Tùy ngữ cảnh, HORECA được dùng để nói về nhóm cơ sở kinh doanh dịch vụ này hoặc kênh cung cấp hàng hóa, thiết bị và giải pháp dành cho họ.

Một cơ sở thuộc HORECA không bắt buộc phải có đủ khách sạn, nhà hàng và café. Tuy nhiên, với chủ cơ sở lưu trú, mô hình kết hợp nhiều dịch vụ là một trường hợp đáng quan tâm: hoạt động bán phòng, ăn uống và phục vụ khách diễn ra trong cùng một cơ sở nhưng có quy trình vận hành khác nhau.

Khách sạn kết hợp nhà hàng, café có đặc thù gì?

Nhiều nguồn doanh thu trong cùng một cơ sở

Ngoài tiền phòng, khách sạn có thể phát sinh doanh thu từ món ăn, đồ uống, minibar, giặt ủi hoặc các dịch vụ khác.

Mỗi nhóm có cách ghi nhận khác nhau. Tiền phòng gắn với kỳ lưu trú; một ly café có thể được thanh toán ngay; dịch vụ giặt ủi có thể phát sinh hôm nay nhưng thu tiền khi khách trả phòng.

Vì vậy, chủ khách sạn cần nắm được cả doanh thu theo hoạt động kinh doanh lẫn tình trạng thanh toán của từng khoản.

Phục vụ đồng thời khách lưu trú và khách bên ngoài

Quán café hoặc nhà hàng trong khách sạn có thể phục vụ hai nhóm khách:

Khách lưu trú: Có thông tin đặt phòng và có thể sử dụng nhiều dịch vụ trong suốt kỳ ở.
Khách bên ngoài: Chỉ sử dụng dịch vụ ăn uống, mua hàng hoặc tham gia sự kiện.

Nếu mọi giao dịch đều được xử lý theo phòng, nhân viên sẽ khó phục vụ khách bên ngoài. Ngược lại, nếu tất cả chỉ được ghi thành bill bán hàng riêng, việc đối chiếu dịch vụ của khách lưu trú có thể mất thêm thời gian.

Nhiều bộ phận cùng tham gia phục vụ một khách

Một khách có thể đặt phòng qua lễ tân, dùng bữa tại nhà hàng rồi yêu cầu giặt ủi. Mỗi bộ phận chỉ phụ trách một phần trải nghiệm nhưng thông tin cần được chuyển tiếp đầy đủ.

Chỉ một khoản phát sinh chưa được bàn giao cũng có thể khiến lễ tân phải kiểm tra lại khi khách thanh toán, làm kéo dài thời gian trả phòng hoặc bỏ sót khoản cần thu.

Những việc cần kiểm soát khi vận hành khách sạn kết hợp nhà hàng, café

1. Chuẩn hóa danh mục sản phẩm, dịch vụ và giá bán

Khách sạn nên thống nhất tên gọi, đơn vị tính và giá bán cho từng sản phẩm, dịch vụ.

Ví dụ, “giặt thường” cần được xác định tính theo kilogram hay theo món; “ăn sáng” cần phân biệt suất đã bao gồm trong giá phòng với suất mua thêm.

Với những dịch vụ đã nằm trong gói phòng, nhân viên cần nhận biết rõ quyền lợi của khách để tránh thu thêm nhầm hoặc ghi nhận doanh thu hai lần.

Danh mục càng rõ, việc bán hàng, bàn giao và tổng hợp số liệu càng thuận tiện.

2. Quy định rõ cách ghi nhận và thanh toán dịch vụ

Mỗi khoản phát sinh cần trả lời được các câu hỏi:

Khách đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ gì?
Số lượng và đơn giá bao nhiêu?
Ai ghi nhận, vào thời điểm nào?
Khoản này đã thanh toán hay còn phải thu?
Nếu liên quan đến khách lưu trú, cần đối chiếu với khách hoặc booking nào?

Ví dụ: Khách mua hai chai nước và thanh toán ngay tại quầy. Giao dịch cần được ghi nhận là đã thu tiền để tránh tiếp tục đưa vào danh sách khoản cần thu khi trả phòng.

Nếu khách thanh toán sau, nhân viên cần ghi nhận theo quy trình của khách sạn và bàn giao rõ cho bộ phận thu tiền.

3. Phân biệt doanh thu với tiền thực thu

Đây là điểm quan trọng khi khách sạn có nhiều dịch vụ và thời điểm thanh toán khác nhau.

Doanh thu phản ánh kết quả bán phòng, sản phẩm hoặc dịch vụ theo nguyên tắc ghi nhận mà cơ sở áp dụng. Tiền thực thu phản ánh số tiền khách đã thanh toán.

Một khoản đã được ghi nhận doanh thu vẫn có thể chưa thu tiền. Ngược lại, tiền khách đặt cọc trước chưa thể mặc nhiên xem toàn bộ là doanh thu của ngày nhận tiền.

Khi đối chiếu cuối ngày, quản lý nên kiểm tra riêng:

Các khoản bán hàng, dịch vụ phát sinh.
Tiền đã thu theo từng phương thức.
Các khoản chưa thanh toán.
Giao dịch hủy, hoàn tiền hoặc điều chỉnh.

Cách theo dõi này giúp xác định chênh lệch đến từ hoạt động bán hàng hay quá trình thu tiền.

4. Kiểm soát hàng hóa và nguyên vật liệu theo đặc thù

Nước đóng chai, đồ ăn đóng gói và nguyên vật liệu pha chế cần cách quản lý khác nhau.

Với hàng bán nguyên đơn vị, khách sạn có thể đối chiếu số lượng nhập, bán và tồn thực tế. Với món ăn, đồ uống pha chế, việc kiểm soát chi phí còn cần định lượng nguyên liệu, hao hụt và kiểm kê.

Do đó, khi lựa chọn phần mềm, chủ cơ sở nên kiểm tra phạm vi quản lý thực tế. Tính năng tạo bill POS chưa đồng nghĩa với việc đã đáp ứng đầy đủ quản lý định lượng, nguyên liệu bếp hay giá vốn món ăn.

5. Bàn giao ca bằng dữ liệu có thể đối chiếu

Bàn giao ca cần thể hiện những việc ca sau phải tiếp tục xử lý, chẳng hạn:

Bill còn mở hoặc khoản chưa thu.
Dịch vụ đã sử dụng nhưng đang chờ xác nhận.
Giao dịch cần điều chỉnh và lý do.
Tiền thu trong ca theo từng phương thức.
Yêu cầu của khách chưa hoàn tất.

Thông tin rõ ràng giúp nhân viên tiếp nhận công việc thuận tiện và quản lý truy lại được nguyên nhân khi có sai lệch.

Chủ khách sạn nên theo dõi những chỉ số nào?

Chỉ số	Ý nghĩa trong vận hành
Doanh thu phòng	Theo dõi kết quả kinh doanh lưu trú
Doanh thu ăn uống, café và dịch vụ	Xác định đóng góp của các hoạt động ngoài phòng
Công suất phòng	Đánh giá mức độ khai thác phòng trong kỳ
Giá trị bill trung bình	Theo dõi mức chi tiêu trung bình trên mỗi bill
Khoản chưa thanh toán	Chủ động kiểm tra và thu hồi các khoản còn phải thu
Giao dịch hủy, giảm giá, hoàn tiền	Tìm hiểu nguyên nhân và kiểm soát các điều chỉnh

Các chỉ số cần được đọc cùng nhau. Doanh thu café tăng chưa đủ để kết luận lợi nhuận tăng nếu chi phí nguyên liệu và nhân sự cũng tăng mạnh.

Tương tự, khi muốn đánh giá khách lưu trú sử dụng thêm dịch vụ ra sao, cơ sở cần có dữ liệu liên kết phù hợp; không nên lấy toàn bộ doanh thu nhà hàng chia cho số khách ở nếu nhà hàng còn phục vụ khách bên ngoài.

Ứng dụng PMS tích hợp POS để quản lý tập trung hơn

Trong mô hình khách sạn kết hợp nhà hàng, café, PMS hỗ trợ quản lý hoạt động lưu trú, còn POS hỗ trợ ghi nhận các giao dịch bán sản phẩm, dịch vụ.

Khi hai nhóm nghiệp vụ được tổ chức trên cùng một phần mềm phù hợp, nhân viên có thể thuận tiện hơn trong công việc hằng ngày, đồng thời giảm thao tác chuyển đổi và tổng hợp thủ công giữa nhiều công cụ.

Với Blue Jay PMS, bên cạnh quản lý đặt phòng và vận hành khách sạn, tính năng POS cho phép quản lý sản phẩm, dịch vụ và tạo bill bán hàng. Khách sạn có thể ứng dụng cho các nhu cầu bán đồ uống, món ăn, hàng hóa hoặc dịch vụ ngoài hoạt động bán phòng, tùy quy trình thực tế của cơ sở.

Ví dụ, tại khách sạn có quầy café, nhân viên cần ghi nhận một giao dịch bán nước cho khách bên ngoài. POS hỗ trợ tạo bill bán hàng cho giao dịch đó, trong khi hoạt động đặt phòng vẫn được quản lý trên Blue Jay PMS.

Trước khi triển khai, chủ khách sạn nên trao đổi rõ các nhu cầu như quản lý bàn, chuyển khoản dịch vụ vào phòng, định lượng nguyên liệu hoặc kết nối bếp để được đối chiếu với phạm vi tính năng hiện có.

Quản lý tốt từng dịch vụ để khai thác hiệu quả mô hình HORECA

Khách sạn kết hợp nhà hàng, café có thêm cơ hội phục vụ và tăng chi tiêu của khách. Để khai thác hiệu quả, cơ sở cần kiểm soát được từng giao dịch, trách nhiệm bàn giao và kết quả của mỗi hoạt động kinh doanh.

Bạn đang vận hành khách sạn có nhà hàng, café hoặc nhiều dịch vụ đi kèm? Tìm hiểu Blue Jay PMS để được tư vấn cách ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn tích hợp POS phù hợp với nhu cầu thực tế.