Service Charge trong khách sạn: Những điều hotelier cần biết

Service charge là gì? Những điều mà bạn cần biết đối với khoản thu này, cũng như cách quản lý khoản thu này một cách rõ ràng minh bạch và hiệu quả. Hãy cùng với Bluejaypms tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Service charge là gì?

Service charge là khoản phí bổ sung được tính thêm vào giá bán sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng sử dụng. Trong ngành khách sạn, service charge thường chiếm 5–15% trên giá trị hóa đơn và không phải là tiền tip (tiền boa), mặc dù đôi khi khách nhầm lẫn hai khái niệm này.

Định nghĩa theo ngành khách sạn:

• Là phần trăm cộng thêm vào hóa đơn, được thu hộ từ khách hàng và sau đó phân chia lại cho nhân viên.
• Áp dụng chủ yếu trong F&B (nhà hàng – quầy bar), spa, và đôi khi là buồng phòng (housekeeping).
• Được tính trước và có niêm yết rõ ràng trong bảng giá, thực đơn hoặc hợp đồng.

Service charge là phần cố định, có quy chế chia rõ ràng và ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của nhân viên. Vì vậy, việc hiểu và quản lý tốt service charge là cực kỳ quan trọng với các nhà điều hành khách sạn.

Khoản Service Charge dùng để làm gì?
Thường thì tiền  Service Charge sẽ được dùng để chia lại cho nhân viên theo chính sách của từng khách sạn. Tuy nhiên ở một số khách sạn có thể tiền Service Charge sẽ được phân bổ như sau:

• Khoản 80–100%: Chia cho nhân viên (theo ngày công, vị trí, KPI,…).
• Khoản 0–20%: Giữ lại làm quỹ bảo trì, chi phí quản lý, rủi ro hoặc làm chi phí đào tạo cho nhân viên.

Service Charge và tiền Tip là giống nhau hay khác nhau?

Tóm lại:

=>  Service Charge và tiền Tip là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Cụ thể Service Charge là khoản áp dụng mặc định khi khách sử dụng dịch vụ, không dựa trên cảm nhận của khách và thường sẽ được chia đều cho đội ngũ nhân viên theo chính sách nội bộ. C

Còn tiền tip  là khoản không bắt buộc, hoàn toàn tự nguyện thể hiện sự cảm kích riêng của khách hàng đối với chất lượng phục vụ của một cá nhân hoặc một bộ phận cụ thể.

Các hình thức áp dụng service charge trong khách sạn

Tuỳ theo loại hình cơ sở và chính sách nội bộ, service charge có thể được áp dụng khác nhau:

Service charge tính theo hóa đơn

Phí phục vụ (service charge) là khoản phụ thu thường gặp tại nhà hàng, quầy bar, spa, sự kiện cưới, tiệc buffet,….
Mức phí này được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng giá trị hóa đơn, phổ biến từ 5%–10%, và áp dụng trước khi tính thuế VAT.

Thông thường, khách sạn/nhà hàng sẽ ghi chú rõ ràng trên thực đơn hoặc hóa đơn với nội dung như: “Giá chưa bao gồm 10% VAT và 5% phí phục vụ”.

Service charge gộp trong giá phòng

Một số khách sạn đã cộng service charge vào giá niêm yết phòng.
Khoản này sau đó được tách riêng khi hạch toán để đưa vào quỹ chia service charge.
Khách không thấy rõ, nhưng nhân viên vẫn được hưởng phần chia theo nội quy.

Service charge tính theo đầu người

Khách trả thêm phí phục vụ trên mỗi đầu người (ví dụ: 50.000đ/người/đêm).Dễ theo dõi, minh bạch trong quản lý nội bộ. Phổ biến trong các khách sạn nhỏ, homestay hoặc villa có thuê nhân viên theo ca.

Cách chia Service charge cho nhân viên khách sạn

Chia đều theo đầu người (bình quân)

Với cách tính này tổng số tiền Service charge thu được trong kỳ (tuần/tháng) sẽ được chia đều cho toàn bộ nhân viên (Hoặc chia theo nhóm có quyền nhận Service charge). Đây là cách tính phổ biến ở nhiều khách sạn, ưu điểm của cách tính này là đơn giản nhanh chóng vfa minh bạch. Tuy nhiên cách tính này cũng tồn đọng nhiều nhược điểm như không công bằng giữa các nhân viên dễ dẫn đến mất đoàn kết và gây giảm động lực cho nhân viên tích cực.

Công thức:

Ví dụ:
Khách sạn thu được 30.000.000 VNĐ Service charge trong tháng. Có 15 nhân viên thuộc diện được chia → Mỗi người nhận: 2.000.000 VNĐ.

Chia theo cấp bậc hoặc tỷ lệ phần trăm

Với cách tính này tổng số tiền Service Charge được chia theo mức phần trăm cố định tùy theo vị trí công việc, phòng ban. Cấp quản lý hoặc bộ phận trực tiếp phục vụ khách thường được tỷ lệ cao hơn. Ưu điểm của cách tính này là tạo sự công bằng cho nhân viên giữa các bộ phận dựa trên sự đóng góp. Tuy nhiên nếu không có sự công bố rõ ràng về tỷ lệ hoặc tỷ lệ không hợp lý và không có sự đồng.

Cách tính và công thức tính:

Bước 1: 

Bước 2:

Ví dụ:

Tổng Service Charge trong tháng: 60.000.000 VND. Tỷ lệ chia theo bộ phận như sau:

• Lễ tân: 40%
• Housekeeping: 40%
• Quản lý: 20%

Bước 1: Tính số tiền chia theo bộ phận

• Lễ tân: 60.000.000 × 40% = 24.000.000 VND
• Housekeeping: 60.000.000 × 40% = 24.000.000 VND
• Quản lý: 60.000.000 × 20% = 12.000.000 VND

Bước 2: Số tiền mỗi người 

Lễ tân:

• Tổng: 24.000.000 VND
• Số người: 6
• Công thức: 24.000.000 ÷ 6 = 4.000.000 VND/người

Housekeeping: 

• Tổng: 24.000.000 VND
• Số người: 8
• Công thức: 24.000.000 ÷ 8 = 3.000.000 VND/người

Quản lý:

• Tổng: 12.000.000 VND
• Số người: 2
• Công thức: 12.000.000 ÷ 2 = 6.000.000 VND/người

Chia theo ca làm việc hoặc ngày công

Số tiền Service Charge mà nhân viên nhận được theo cách tính này sẽ dựa vào số ngày công hoặc ca làm việc thực tế trong kỳ. Người nào đi làm nhiều sẽ nhận được nhiều hơn so với người đi làm ít.

Công thức:

Trong đó:  Đơn giá 1 ngày = Tổng Service Charge / Tổng ngày công của tất cả nhân viên

Ví dụ:
Tổng SC tháng: 24.000.000 VNĐ
Tổng ngày công của toàn bộ nhân viên trong tháng: 240
→ Mỗi ngày công: 100.000 VNĐ
→ Nhân viên A làm 26 ngày: Nhận 2.600.000 VNĐ

Chia theo doanh số hoặc KPI cá nhân

Áp dụng với bộ phận có chỉ tiêu doanh số hoặc KPI rõ ràng (F&B, spa, lễ tân upsell…). Tiền Service Charge sẽ được chia dựa trên mức độ đóng góp của các nhân cho tổ chức. Tuy nhiên cách tính này chỉ phù hợp cho các bộ phận có KPI đô lường cụ thể, một số bộ phận khác không có KPI cụ thể hoặc KPI bị phụ thuộc với các phòng ban khác sẽ khó đo lường hơn.

Những khó khăn trong việc quản lý tiền Service Charge

• Khó khăn trong việc ghi nhận và theo dõi Service charge.

Để tiện cho khách hàng trong quá trình check-out thông thường hóa chỉ in hóa đơn đã kèm cả tiền Service tròng đó, nếu không có quy trình hoặc phần mềm hỗ trợ ghi nhận riêng khoản tiền này thì rất dễ nhầm lẫn với doanh thu chính. Dẫn đến sai lệch khi báo cáo tài chính, khó khăn trong quản lý dòng tiền.

• Dễ sai sót trong lưu trữ và báo cáo

Việc ghi chép Service Charge bằng tay hoặc file rời rạc (Excel) sẽ dễ bị thất lạc, gây rủi ro kiểm toán nội bộ. Ngoài ra khi cần tra cứu thông tin Service Charge khi có khiếu nại tự nhân viên sẽ không có lịch sử truy xuất minh bạch khi cần kiểm tra.

>>> Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn Blue Jay PMS để kiểm soát các dòng doanh thu và phụ phí dễ dàng hơn bao giờ hết <<<

Những điều mà hotelier nào cũng cần biết về Service charge

Dù ở cấp bậc nào thì hotelier hoặc những người làm trong ngành hospitality cũng nên hiểu rõ về khoản phí này.

Điều kiện để khách sạn được thu phí Service charge

Lưu ý pháp lý tại Việt Nam điều kiện để khách sạn được thu phí Service charge là:

• Nếu khách sạn thu Service Charge thì phải xuất hóa đơn và tính VAT trên khoản này.
• Khoản chia cho nhân viên vẫn tính thuế TNCN như lương.
• Nội dung về Service Charge nên ghi rõ trên bảng giá, website, hợp đồng đặt phòng để tránh tranh chấp.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mức phí service charge

Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến mức phí service charge trong khách sạn hoặc nhà hàng thường xoay quanh cả yếu tố quy định pháp luật, mô hình kinh doanh, và đặc thù dịch vụ. Cụ thể:

• Loại hình & phân khúc: Khách sạn 4–5 sao, resort cao cấp, fine dining,… thường áp dụng mức phí cao hơn (5–10%+).
• Quy định pháp luật: Một số quốc gia/địa phương ấn định trần hoặc tỷ lệ cố định; ở VN phổ biến 5–10% trước VAT.
• Chiến lược giá & thương hiệu: Định vị thương hiệu cao cấp mức phí có thể cao hơn.
• Quy mô nhân sự: Nhiều bộ phận phục vụ cần quỹ phí lớn để phân bổ; những mô hình nhỏ ít bộ phận có thể cân nhắc bỏ hoặc thu phí thấp hơn.
• Dịch vụ cung cấp: Khách sạn cung cấp nhiều dịch vụ cao cấp (butler, spa, đưa đón…) có thể thu phí cao hơn so với dịch vụ cơ bản.
• Chính sách phân bổ: Muốn giữ nhân sự giỏi → tăng phí để chia nhiều hơn; cách chia theo doanh thu bộ phận cũng ảnh hưởng.
• Mùa vụ & tỷ lệ lấp đầy: Mùa cao điểm (pick season) giữ hoặc tăng phí hoặc mùa thấp điểm có thể giảm hoặc khuyến mãi miễn phí
• Kinh nghiệm & chuyên môn: Nhân sự có tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm sẽ tạo giá trị dịch vụ vượt trội hơn đồng thời mức phí cũng sẽ cao hơn.
• Thời gian & công sức: Dịch vụ cần nhiều thời gian, nhân lực, tài nguyên,... cho nên cần thu phí cao để bù đắp nỗ lực.
• Mức độ phức tạp của dịch vụ: Quy trình phức tạp, yêu cầu công nghệ hoặc kỹ năng đặc thù → phí tăng để phản ánh giá trị và công sức.

Lời khuyên cho Hotelier

• Minh bạch trong cách tính và phân bổ để nhân viên yên tâm.
• Truyền thông rõ ràng với khách về Service Charge để tránh hiểu lầm.
• Xem Service Charge như một công cụ tạo động lực và nâng cao chất lượng dịch vụ, không chỉ là khoản thu.

Trên đây là bài viết cung cấp thông tin về khái niệm cũng như các vận đề liên quan đến phí service charge. Hy vọng qua bài viết này các quản lý sẽ có thêm các góc nhìn để quản lý dòng tiền này nhanh chóng và chính xác hơn. Đọc thêm nhiều kiến thức bổ ích khác về quản lý khách sạn tại Blog của Blue Jay PMS nhé!