Extra Payment: Tách rõ VAT, phụ phí trên hóa đơn và báo cáo.

Trong vận hành khách sạn, việc xuất hóa đơn không chỉ là quy trình thanh toán mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, tài chính và pháp lý. Một trong những yếu tố quan trọng nhưng dễ bị bỏ qua là việc tách rõ VAT và các khoản phụ phí trên hóa đơn. Nếu không được hiển thị minh bạch, các khoản phí này không chỉ gây khó khăn trong việc giải trình với khách mà còn ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát tài chính, báo cáo doanh thu và kê khai thuế. Nhằm giải quyết vấn đề đó, Blue Jay PMS cung cấp tính năng Extra Payment – Cho phép khách sạn tách bạch rõ ràng các khoản VAT, phụ phí và thể hiện minh bạch trên hóa đơn cũng như hệ thống báo cáo.

Extra Payment là gì?

Extra Payment là tính năng cho phép ghi nhận các khoản thanh toán thêm ngoài tiền phòng như: Phí VAT (Thuế giá trị gia tăng), phụ phí charge thẻ, phí phục vụ,v.v. Tính năng này sẽ giúp hiển thị rõ từng khoản phụ thu và mức VAT áp dụng trên hóa đơn, thay vì gộp chung một dòng tổng tiền gây khó khăn trong việc quản lý tài chính và doanh thu.

Hiện tại tính năng Extra Payment đang hỗ trợ tách bạch rõ 2 loại phí, đó là :

• Phí VAT (Thuế GTGT): Đây là khoản thuế bắt buộc mà khách sạn phải thu hộ nhà nước trên giá trị của hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho khách. Hiện tại, hệ thống đang hỗ trợ tính mức VAT theo phần trăm cố định (thường là 8% hoặc 10%) trên tổng giá trị hóa đơn, bao gồm cả tiền phòng và các dịch vụ đi kèm. 

• Phí dịch vụ: Đây là khoản phụ phí mà khách sạn thu thêm để bù đắp chi phí phục vụ, vận hành (khác với VAT, đây không phải là thuế nhà nước). Hiện tại, hệ thống cho phép áp dụng phí dịch vụ theo phần trăm (ví dụ 5% hoặc 10%) tính trên toàn bộ giá trị hóa đơn hoặc theo chính sách của khách sạn.

Với Extra Payment cả 2 khoản phí ngoài tiền phòng này sẽ được tách rõ:

• Trên hóa đơn: Tách riêng dòng trên hóa đơn để khách hàng dễ hiểu giúp tăng sự mình bạch.
• Trên báo cáo: Báo cáo riêng biệt trong hệ thống báo cáo để kế toán, quản lý,... nắm được doanh thu từ phần phí này.

Vai trò và lợi ích của Extra Payment

Vậy tính năng này có vai trò và lợi ích gì đối với khách hàng và khách sạn.

Đối với khách hàng

Việc tách rõ từng khoản VAT và phụ phí ngay trên hóa đơn giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra các khoản chi tiêu, hiểu chính xác mình đang thanh toán cho những gì. Sự minh bạch này đặc biệt quan trọng với khách công tác, khách đoàn, doanh nghiệp hoặc khách nước ngoài, vì hóa đơn chi tiết là căn cứ để họ làm hoàn công và kê khai chi phí. Đối với doanh nghiệp, hóa đơn VAT rõ ràng còn là điều kiện bắt buộc để ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và khấu trừ thuế VAT đầu vào.

Đối với khách sạn

• Hỗ trợ minh bạch về vấn đề phục vụ khai thuế

Từ góc độ kế toán, việc tách rõ các khoản thu theo từng loại và phân biệt phần có VAT giúp dễ dàng kiểm soát số liệu. Nhờ đó, kế toán có thể hạch toán đúng chuẩn mực, giảm sai sót khi lập báo cáo tài chính hoặc báo cáo thuế. Việc kê khai VAT đầu ra, theo dõi dòng tiền, và làm việc với cơ quan thuế cũng trở nên thuận lợi hơn. Ngoài ra, khi các khoản phụ phí được ghi nhận riêng biệt, kế toán có thể phân tích cơ cấu doanh thu, từ đó hỗ trợ cho việc kiểm soát chi phí và đề xuất điều chỉnh chính sách giá nếu cần..

• Tránh tranh cãi và khiếu nại không đáng có

Nhiều trường hợp khách khiếu nại vì không rõ các khoản phụ thu phát sinh từ đâu. Khi có chi tiết hóa đơn đầy đủ và tách biệt, lễ tân dễ dàng giải thích rõ ràng, hạn chế hiểu lầm, đặc biệt trong các trường hợp đặt qua OTA hoặc khách đoàn.

• Giúp lễ tân dễ dàng giải thích với khách hàng khi check-out.

Việc hóa đơn được tách bạch rõ ràng các khoản VAT, phụ phí như giường phụ, nâng hạng phòng, bữa sáng… giúp lễ tân dễ dàng giải thích với khách trong mọi tình huống. Đặc biệt khi khách đặt qua OTA hoặc trong đoàn lớn, những phát sinh thêm thường rất dễ gây hiểu lầm nếu không được ghi nhận rõ ràng. Khi đó, lễ tân không chỉ có căn cứ để trao đổi với khách mà còn thể hiện được sự minh bạch và chuyên nghiệp trong quy trình phục vụ. Điều này góp phần tạo trải nghiệm tốt và giảm rủi ro khiếu nại tại quầy.

• Quản lý tài chính tốt hơn

Với cấp quản lý, hóa đơn được chi tiết cho phép theo dõi sát doanh thu theo từng loại dịch vụ: tiền phòng, phụ thu, phí dịch vụ, v.v. Điều này giúp phân tích rõ đâu là nguồn thu chính, đâu là cơ hội tăng trưởng. Ngoài ra, quản lý cũng có cái nhìn tổng quan về mức độ tuân thủ quy trình bán hàng từ bộ phận lễ tân, liệu các khoản phụ thu có được ghi nhận đầy đủ không, có thất thoát hay thiếu minh bạch không. Về lâu dài, đây là nền tảng để đưa ra các quyết định vận hành và tài chính chính xác hơn cho các quản lý.

Extra Payment hoạt động như thế nào?

Để sử dụng được tính năng Extra Payment, khách sạn cần liên hệ với nhân viên của Blue Jay PMS để được kích hoạt và cấu hình ban đầu.

Sau khi cấu hình hoàn tất, quy trình sử dụng như sau:

Bước 1: Tại bước thanh toán, sau khi đã kiểm tra và xuất hóa đơn cho tiền phòng và các dịch vụ khác như bình thường.

Bước 2: Nhấn nút “Extra Payment” để thêm các khoản phụ phí:

• Nhập mức VAT (%) theo quy định hiện hành.
• Nhập phụ phí dịch vụ (%) nếu khách sạn áp dụng.

Lưu ý: Cả hai khoản phí này sẽ được tính dựa trên tổng giá trị hóa đơn (bao gồm tiền phòng và dịch vụ).

Bước 3: Hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị rõ các khoản phí bổ sung trên hóa đơn.

Bước 4: Tiếp tục thực hiện các bước thanh toán như bình thường và thông báo cho khách.

Cách xem báo cáo Extra Payment

Vậy sau khi thực hiện các thao tác in hóa đơn bán hàng cho khách, khách sạn cần làm gì để xem báo cáo thống kê của phí VAT, phí dịch vụ đã thu của khách hàng? 

Để xem được báo cáo về các khoản phí này khách sạn vui long thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Vào "Báo cáo"
• Bước 2: Chọn "Báo cáo dòng tiền" => Chọn "Báo cáo thanh toán thêm".

Sau khi hoàn tất báo cáo doanh thu thống kê phí VAT và phụ phí sẽ được thống kê như sau:

Với Extra Payment, giờ đây các khách sạn đã tách bạch được doanh thu tiền phòng, phí VAT và các khoản phụ phí để hỗ trợ các công tác quản lý tài chính, thực hiện nghĩa vụ thuế.

Kết luận:

Việc tách riêng VAT và phụ phí trên hóa đơn không chỉ là tuân thủ pháp lý, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong vận hành khách sạn. Tính năng Extra Payment không chỉ giúp tối ưu quản lý nội bộ mà còn tạo niềm tin và trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.