Vai trò của Sale OTA là quan trọng và được công nhận rõ ràng, nhưng vị trí này cũng ảnh hưởng ít nhiều đến doanh thu khách sạn. Đọc bài sau để biết ảnh hưởng ấy bao gồm những gì và cách hạn chế.
Hạn chế của Sale OTA đến người chủ, quản lý Homestay
Người chủ, quản lý thường là người chịu trách nhiệm chính cho quá trình vận hành, uy tín và sự duy trì của thương hiệu của các Homestay. Cho nên, những tác động dù lớn hay nhỏ, cũng đều sẽ tạo nên những vấn đề không đáng có, cụ thể như dưới đây.
Không chủ động được tình trạng phòng trống để bán phòng linh động hơn
Tham gia vào mạng lưới OTAs, đồng nghĩa với việc hệ thống phòng hiện có sẽ được tiếp cận nhiều hơn. Tuyển Sales OTA, đồng nghĩa các phòng trống sẽ được tối ưu và bán tốt hơn. Nhưng khi người chủ cần chủ động trong việc bán, ví dụ cho khách quen, khách offline, người qua đường… thì việc phải thông qua Sales OTA để tìm hiểu, sắp xếp phòng cho phù hợp là rất bất tiện. Chưa kể, sự bị động này còn gây nên trạng thái không đồng bộ được trạng thái phòng, qua đó dễ gây ra các tình huống như overbooking, đặt phòng phòng hoặc để sót phòng.
Quản lý tài khoản Extranet gặp khó khăn
Tài khoản Extranet là tài khoản cho phép truy cập thông tin từ bên ngoài một hệ thống. Với homestay, khách sạn thì tài khoản Extranet chính là thông tin đăng nhập vào các trang OTA, để thông qua đó quản lý việc đặt phòng, điều chỉnh giá bán theo từng thời điểm.
Việc quản lý tài khoản Extranet thường do Sales OTA phụ trách, bởi việc quản lý khá phức tạp, cũng như sẽ linh động hơn trong việc bán phòng, điều chỉnh giá. Nhưng những khi chủ homestay cần kiểm tra thông tin, hoặc khi ngưng hợp tác thì việc bàn giao không phải lúc nào cũng liền mạch, ổn định.
Sale OTA tuy hữu dụng, nhưng sẽ có một số hạn chế của Sale OTA nhất định khi làm việc cùng.
Bởi đồng nghĩa với việc giao tài khoản Extranet, các homestay cũng cần chấp nhận những rủi ro khi một số Sales OTA không thực hiện đúng cam kết ban đầu, chậm trả tài khoản, hoặc gây khó dễ khi chuyển giao. Do vậy, các chủ homestay cần tìm hiểu, và lựa chọn những Sales OTA chất lượng, uy tín để tránh những tình huống đáng tiếc.
Rủi ro khi quản lý tài khoản Extranet
Như đã chia sẻ ở trên, tài khoản Extranet là tài khoản đăng nhập vào các kênh OTA, giúp chủ homestay quản lý hiện trạng phòng, điều chỉnh giá cũng như xây dựng kế hoạch truyền thông cho phù hợp. Một số homestay đã có tài khoản Extranet trước khi thuê Sales OTA, một số thì không. Dù có hay không, thì việc đầu tiên khi Sales OTA nhận việc đó là kiểm tra tài khoản Extranet, bởi đó là kênh giao tiếp, công cụ làm việc của họ.
Khi giao tài khoản Extranet cho Sales OTA, đồng nghĩa với việc homestay chấp nhận những rủi ro đi kèm, đẩy các homestay rơi vào tình trạng khó khăn khi cần yêu cầu hỗ trợ từ các Extranet do tính sở hữu, bảo mật tài khoản, email xác thực, số điện thoại xác minh… được cung cấp bởi Sales OTAs. Do đó, khá nhiều homestay khi thay đổi Sales OTA, thì mất kha khá thời gian để được xác thực sở hữu tài khoản Extranet. Chính vì thế, hãy cùng tìm hiểu, để cân nhắc, và lựa chọn Sales OTA cho phù hợp.
Bảo mật thông tin
Thông tin ở đây được hiểu là thông tin đăng nhập tài khoản Extranet và thông tin kinh doanh của homestay. Với thông tin tài khoản Extranet, homestay có nghĩa vụ cung cấp, hỗ trợ Sales OTA tạo tài khoản, do đó mà rủi ro bị lộ, sử dụng sai mục đích là điều hiển nhiên, cần homestay tính đến khi giao.
Thông tin kinh doanh là biến động thu chi, doanh thu cũng như lợi nhuận của homestay, Sales OTA sẽ không được tiếp cận hết, nhưng gián tiếp tạo ra sự biến động này. Đây là những thông tin nhạy cảm, ảnh hưởng đến sự vận hành, hoạt động liền mạch của homestay, nên nếu bị lộ ra thì hậu quả sẽ khôn lường.
Một thông tin khác, chính là những chính sách, dự định phát triển của homestay. Những thông tin này tùy vai trò của Sales OTA mà sẽ được tiếp cận hay không. Nhưng nếu những thông tin này rơi vào tay đối thủ, homestay sẽ chịu những tác động không đáng có.
Không nhất quán trong chính sách giá
Vai trò của Sales OTA chính là giúp bán phòng trên các kênh OTA tốt, và hiệu quả hơn. Song song với hình thức bán phòng này, nhiều homestay cũng duy trì việc bán phòng offline, thông qua lượng khách tự nhiên, đi đường.
Khi giữa Sales OTA và chủ homestay không đồng bộ giá trong quá trình bán phòng, sẽ xuất hiện tình trạng chênh lệch giá giữa các nền tảng, như trên OTAs giá cao hơn, hoặc không áp dụng giá khuyến mãi khi thanh toán… Những tình huống như thế này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của homestay, và làm trải nghiệm của khách hàng trở nên tệ đi, từ đó sẽ khó lựa chọn, quay lại trong những lần sau.
Tất nhiên rằng, sẽ có những mức giá độc quyền, áp dụng cho một kênh bán phòng nhất định. Nhưng đó là tình huống mà Sales OTA và chủ homestay chủ động thực hiện, và thống nhất với nhau từ trước, cũng như khách hàng khi tìm hiểu đã được thông tin. Trường hợp này, thuộc về cách làm giá, tối ưu kênh bán phòng cho phù hợp với mô hình của homestay mình hơn.
Quá trình vận hành thiếu chủ động
Là người chịu trách nhiệm chính cho homestay, người chủ sẽ cần có những điều chỉnh, quyết định cho phù hợp để tối ưu việc bán phòng. Khi Sales OTA quản lý tài khoản Extranet, việc ra quyết định này sẽ kém linh hoạt, trở nên bị động hơn bao giờ hết.
Bởi lẽ, những điều chỉnh, thay đổi cần vai trò của Sales OTA để trở nên chính xác, đúng như ý đồ mong muốn của của homestay. Việc này vừa củng cố vai trò của Sales OTA, lại vừa tạo nên sự lệ thuộc vào họ. Cho nên, sẽ có những trường hợp, mà người chủ homestay cần linh động điều chỉnh, hoặc có những sự thay đổi nhưng lại thiếu chủ động, trở nên bị động vào Sale.
Gián đoạn việc bán phòng
Việc bán phòng trên OTAs cần duy trì liền mạch, tránh đứt đoạn, bởi nếu gián đoạn thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lượng booking đang có. Do vậy, nhiều homestay khi ngưng hợp tác với Sales OTA thì mất một thời gian dài để duy trì sự ổn định trên OTAs. Vấn đề này, nguyên do chủ yếu là bởi các homestay bị động quản lý OTA vào Sales OTA, và thiếu kiến thức, kinh nghiệm vận hành nền tảng này.
Nguyên do chủ yếu là bởi các homestay bị động quản lý OTA vào Sales OTA, và thiếu kiến thức, kinh nghiệm vận hành nền tảng này.
Nên khi thiếu vắng vai trò của họ, vận hành OTAs sẽ gặp vấn đề và không diễn ra được liền mạch, ổn định. Điều này dễ dẫn đến hệ quả là các phòng đã booking thành công sẽ không được homestay ghi nhận và chuẩn bị, dẫn đến tình trạng nhập nhằng việc đặt, nhận phòng. Việc gián đoạn này sẽ tác động trực diện đến doanh thu của homestay, bởi phần nào đó thì các OTA sẽ là nguồn thu chính yếu của các homestay.
Những vấn đề hạn chế của Sale OTA trên đây xuất phát từ việc quản lý Sales OTA không chặt chẽ, thiếu công cụ hỗ trợ để giúp quá trình vận hành được tốt hơn. Cho nên, chủ homestay cần lưu ý lựa chọn người Sale phù hợp, cũng như tìm kiếm giải pháp quản lý homestay toàn diện, giúp homestay đạt được những doanh số như kỳ vọng.