Xuất hoá đơn trực tiếp với phần mềm quản lý khách sạn Blue Jay PMS

Bắt đầu từ ngày 01/06/2025, tổng cục Thuế thông tin tới các cơ sở kinh doanh lưu trú như khách sạn, homestay, căn hộ dịch vụ… phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo từ máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là bước chuyển lớn nhằm đảm bảo tính minh bạch, tự động hóa và giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.

Đối với khách sạn đang sử dụng phần mềm Blue Jay PMS, bạn không cần phải đầu tư thêm thiết bị phần cứng hay thay đổi quy trình quản lý. Tính năng xuất hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm đã sẵn sàng, tích hợp với nhà cung cấp hóa đơn Easy Envoice, giúp khách sạn của bạn dễ dàng tuân thủ quy định mới chỉ trong vài thao tác đơn giản.

1. Tính năng Xuất hoá đơn điện tử từ phần mềm

Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử trên Blue Jay PMS:

Tiết kiệm thời gian : Không phải truy cập vào hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Khách sạn hoàn toàn có thể thực hiện tạo và phát hành hóa đơn cho khách đặt phòng ngày trên Blue Jay PMS.
Dễ quản lý và tra cứu khi cần: dữ liệu hóa đơn được lưu trữ ngay trên hệ thống, giúp khách sạn dễ dàng tra cứu, tìm kiếm và quản lý lịch sử hoá đơn theo từng giao dịch, khách hàng hay thời gian.
Đáp ứng yêu cầu pháp lý: hoá đơn điện tử giúp khách sạn tuân thủ các quy định của pháp luật về việc sử dụng hoá đơn trong kinh doanh khách sạn.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng có thể nhận hoá đơn từ email ngay khi họ thanh toán xong

Chức năng chính:

Tạo hoá đơn điện tử từ các hóa đơn đặt phòng
Gộp các hóa đơn lẻ trên Blue Jay PMS thành hóa đơn điện tử
Xem trước hóa đơn dưới dạng PDF.
Phát hành hóa đơn và gửi email cho khách hàng
Tra cứu và quản lý các hóa đơn đã phát hành, chưa phát hành….

2. Hướng dẫn đăng ký sử dụng tính năng xuất hoá đơn điện tử

Để kích hoạt tính năng này, người dùng chỉ cần liên hệ bộ phận kỹ thuật của Blue Jay PMS qua các kênh hỗ trợ, đăng ký sử dụng tích hợp hóa đơn điện tử và làm theo hướng dẫn kích hoạt được cung cấp qua tài liệu hướng dẫn chi tiết.

a. Hướng dẫn xuất hoá đơn đặt phòng.

Tại trang thông tin chi tiết đặt phòng, lựa chọn biểu tượng máy in 🖨️ ở góc trên bên phải → lựa chọn Hoá đơn
Kiểm tra thông tin và lựa chọn Phát hành hoá đơn

phát hành hoá đơn theo thông tin khách hàng

Nhập thông tin xuất hoá đơn và chọn Tạo hoá đơn điện tử đề hoàn thành

xuất hoá đơn điện tử từ phần mềm khách sạn

b. Hướng dẫn quản lý và tra cứu hoá đơn đã/ chưa phát hành

Tại giao diện trang làm việc, chọn biểu tượng 👤 ở góc trên bên trái màn hình và lựa chọn

Danh sách hoá đơn : Để kiểm soát các hoá đơn đã phát hành hoặc gộp hoá đơn đã tạo
Phát hành hoá đơn : Phát hành riêng lẻ hoặc hàng loạt hoá đơn cùng lúc

Phát hành hoá đơn điện tử

4. Đăng ký kích hoạt tích hợp tính năng xuất hoá đơn

Từ tháng 6, việc không tuân thủ quy định mới có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và khả năng phát hành hóa đơn cho khách. Vì vậy, khách sạn nên chủ động cập nhật và triển khai từ bây giờ để tránh gián đoạn

👉 Liên hệ ngay để được hỗ trợ và hướng dẫn kích hoạt tính năng xuất hóa đơn điện tử.