Kể từ khi xuất hiện giải pháp quản lý phần mềm khách sạn dựa trên đám mây, ngành khách sạn đã có nhiều thay đổi đáng kinh ngạc. Xu hướng này cũng phản ánh một nhận định rằng – dù chúng chỉ là mới xuất hiện, nhưng sẽ tạo ra sự thay đổi dài lâu, và có khi là mãi mãi.
Sự ra đời của phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây
Trước đây, khái niệm phần mềm dựa trên đám mây (cloud-based software) là một thứ gì đó lạ lẫm, bởi các doanh nghiệp quen dùng với các phần mềm cục bộ, cài đặt trên máy tính. Thì nay, đó là một xu hướng, và tạo ra nhiều thay đổi tích cực.
Ngày nay, nhu cầu của khách du lịch ngày một cao, với những yêu cầu, đòi hỏi ngày một khắt khe. Một trong những vấn đề họ mong muốn, là khách sạn vận hành và phục vụ hiện đại hơn, bên cạnh tính chuyên nghiệp và tức thời. Sự hiện đại được phản ánh qua các công cụ đặt phòng trực tuyến, giao tiếp thông minh, tự động check in, phục vụ nhanh hơn… Những nhu cầu này là chính đáng, nhưng nhiều khách sạn không thể theo kịp với cách vận hành không thay đổi, kết quả là ngày càng tụt hậu và mất khách.
Phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây (cloud-based hotel software) ra đời nhằm giải quyết vấn đề này, với nhiều ưu điểm và tính năng vượt trội và tân tiến, dữ liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực, giúp khách sạn tăng khả năng cạnh tranh và phục vụ khách hàng tốt hơn, với một chi phí cực kỳ tiết kiệm, gói gọn trong một giải pháp linh hoạt và dễ dùng. Nên thật không khó hiểu khi mà, ngày càng nhiều khách sạn chuyển sang sử dụng chúng để vận hành khách sạn thêm ổn định và hiệu quả.
Phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây với nhiều ưu điểm và tính năng vượt trội và tân tiến, hỗ trợ các khách sạn vận hành tốt hơn.
Lợi ích mà phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây đem đến cho các khách sạn
Giảm chi phí
Bằng cách chuyển sang sử dụng phần mềm dựa trên đám mây, các khách sạn sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư, vận hành, bảo trì phần cứng và phần mềm. Thông thường, phần mềm dựa trên đám mây được cung cấp dưới dạng dịch vụ, và bán theo gói với nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao, giúp các khách sạn tùy chọn, tùy chỉnh module phù hợp và tiết kiệm với khách sạn của mình.
Một nghiên cứu đến từ Frost and Sullivan đã chỉ ra rằng: các doanh nghiệp có thể cắt giảm đến ½ chi phí công nghệ bằng cách khai thác các giải pháp điện toán đám mây để hỗ trợ khách hàng, cụ thể là có thể “tạm biệt” các gánh nặng chi phí truyền thống như là:
- Chi phí phần cứng, đáp ứng yêu cầu phần cứng tối thiểu của mỗi phần mềm.
- Chi phí phần mềm chính, thường sẽ mua trọn gói hoặc trả tiền hàng năm.
- Chi phí phần mềm phụ, hỗ trợ phần mềm chính, thường sẽ mua một lần duy nhất.
- Bảo trì thiết bị.
- …
Khi sử dụng phần mềm dựa trên đám mây, vai trò của nhân viên IT cũng không còn nữa, thay vào đó – đội ngũ nhân viên hỗ trợ từ nhà cung cấp sẽ đảm bảo các vấn đề gặp phải khi vận hành sẽ được giải quyết triệt để. Một số nhà cung cấp còn hỗ trợ 24/7, theo sát mọi tiến trình hoạt động để đảm bảo không có vấn đề nghiêm trọng nào xảy ra. Do vậy, phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây hiếm khi trục trặc, ngưng hoạt động, nên các khách sạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, tiền bạc vì không phải lo lắng và dành thời gian để giải quyết các sự cố nữa.
Cập nhật và tùy chỉnh dễ dàng
Khi sử dụng phần mềm cài đặt cục bộ, các bản cập nhật sẽ làm gián đoạn hệ thống, đôi khi phải chạy lại toàn bộ dữ liệu, gây nhiều phiền phức và trở ngại không đáng có.
Khi sử dụng phần mềm dựa trên đám mây, các bản cập nhật sẽ diễn ra tự động, chạy ngầm và không làm gián đoạn hệ thống, đôi khi người dùng (nhân viên khách sạn) không nhận ra phần mềm vừa mới cập nhật, chỉ đến khi thao tác các tính năng mới thì mới phát hiện.
Ngoài ra, đa số các phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây cung cấp các gói tùy chỉnh, tích hợp với các công cụ thứ 3 cực kỳ thân thiện và dễ dàng, giúp các khách sạn linh hoạt áp dụng cách vận hành theo như mình muốn mà không gặp nhiều trở ngại, khó khăn. Với phần mềm dựa trên đám mây đóng vai trò trung tâm, chủ khách sạn có thể phân quyền, điều phối hoạt động với các bộ phận trong khách sạn mà không gặp bất kỳ khó khăn, trở ngại nào.
Bảo mật dữ liệu
Các cuộc tấn công mạng ngày một phức tạp và tinh vi, các quy định về bảo mật thông tin ngày một chặt chẽ và khó khăn, nên nhu cầu bảo mật thông tin, đặc biệt là thông tin khách hàng là quan trọng hơn bao giờ hết. Vấn đề này là một trong những lý do quan trọng, mà nhiều khách sạn dần chuyển sang phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây, với nhiều tính năng bảo mật cơ bản và nâng cao, giúp dữ liệu được lưu trữ và xử lý an toàn theo tiêu chuẩn PCI, ví dụ tự động đăng xuất định kỳ, xác thực 2 lớp, xóa dữ liệu thẻ tín dụng của khách sau 14 ngày, yêu cầu đặt lại mật khẩu sau 3 tháng…
Phần mềm dựa trên đám mây cũng cung cấp các quyền chọn phân quyền, theo dõi lịch sử thao tác và hoàn tác thay đổi dữ liệu, giúp kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro từ nhầm lẫn hoặc cố tính gây ra.
Tính di động
Vì hoạt động dựa trên đám mây và không cần cài đặt, nên yêu cầu về phần cứng, hoặc cài đặt trên một thiết bị nào đó là không cần thiết. Điều này giúp người dùng, dù là nhà quản lý, nhân viên khách sạn hay bất kỳ ai được phân quyền cũng đều có thể làm việc từ xa ngay cả trên điện thoại hoặc máy tính bảng, và vẫn đảm bảo hiệu quả, không phải đến trực tiếp tại nơi làm việc để kiểm tra, điều phối hoạt động hàng ngày.
Điều này không chỉ quan trọng và hữu ích với các nhân viên không thể cả ngày ngồi bàn làm việc, phải di chuyển thường xuyên và liên tục; mà còn giúp khách sạn tối ưu được nguồn lực và thời gian phục vụ, khi ngay lập tức là có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Cải thiện năng suất
Thời gian là tiền là bạc, và nếu mất càng nhiều thời gian để đào tạo nhân viên về phần mềm, thì lại càng ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây thường khá thân thiện với người dùng, nên việc học và hiểu nó thì diễn ra khá đơn giản và nhanh chóng. Cho nên, các khách sạn khi triển khai, thường nhân viên không mất quá nhiều thời gian để ngay lập tức vận hành và hoạt động như ý muốn.
Ngoài ra, tính năng tự động hóa cũng được cung cấp bởi các công cụ đám mây, đồng nghĩa rằng nhân viên vừa có thêm thời gian để tương tác và hiểu khách hàng, vừa đỡ tốn thời gian cho các thủ tục, công đoạn rườm rà rối rắm.
Tự động hóa tác vụ
Với phần mềm cài đặt cục bộ, các thao tác, tác vụ gần như phải nhập tay, tính toán thủ công hoàn toàn. Nhân viên khi thực hiện, sẽ vừa tốn thời gian, lại dễ gây ra sai sót.
Với phần mềm dựa trên đám mây, các thao tác, như đồng bộ trạng thái phòng, giá lên các kênh bán phòng, thủ tục checkin – checkout, tính giá phòng với các dịch vụ đã sử dụng, áp khuyến mãi… đều được thực hiện tự động và liền mạch.
Giải pháp này được chứng minh là giúp khách sạn tăng năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Bởi khi tự động hóa, nhân viên có thể dành nhiều thời gian để chăm sóc khách hàng, từ đó cải thiện trải nghiệm và làm khách hàng hài lòng hơn.
Rõ ràng, tương lai quản lý của các khách sạn là ứng dụng các phần mềm đám mây, phần mềm quản lý khách sạn là một ví dụ tiêu biểu. Chúng giúp các khách sạn vận hành nhanh hơn, an toàn, hiệu quả và tiết kiệm hơn. Cho nên, nếu bạn chưa dùng thử, thì nay đã đến lúc nói bắt đầu.