Hotel key card: Các loại thẻ key card các khách sạn sử dụng

Hotel key card đóng vai trò lớn trong trải nghiệm lưu trú hiện đại. Với sự phát triển của công nghệ, nhiều loại key card ra đời, mỗi loại mang đến những cơ chế hoạt động, lợi ích và mức đầu tư khác nhau. Vậy làm sao để chọn được loại thẻ phù hợp nhất cho khách sạn của bạn? Trong bài viết này, Blue Jay PMS sẽ cùng bạn khám phá chi tiết từng loại key card phổ biến, giúp bạn đưa ra lựa chọn thông minh để tối ưu hóa vận hành và nâng tầm trải nghiệm khách hàng.

Hotel key card là gì?

Hotel key card là loại thẻ điện tử dùng để mở cửa phòng khách sạn, thay thế cho chìa khóa vật lý truyền thống. Ngoài việc mở cửa, thẻ còn dùng để thanh toán, lưu trữ thông tin, hoặc phiếu giảm giá. Tùy loại, thẻ có thể được tích hợp công nghệ:

• Magnetic stripe (dải từ)
• NFC (Near Field Communication)
• RFID (Radio Frequency Identification)

Ngoài chức năng mở khóa, nhiều khách sạn còn tích hợp thêm khả năng: Thanh toán không tiếp xúc,  khu vực đặc biệt (phòng gym, hồ bơi, khu VIP), lưu trữ voucher, phiếu giảm giá, dữ liệu hội viên,...

Những công dụng của hotel key card

Không chỉ là công nghệ để thay mở cửa khóa phòng thay cho chìa khóa vật lý truyền thống. Thẻ chìa khóa key card còn tích hợp rất nhiều công dụng khác như:

Lợi ích của hotel key cards

Trải nghiệm “không tiếp xúc” (Contactless Experience)

• Khách không cần chạm vào đầu đọc cửa: chỉ cần đưa thẻ lại gần (đối với RFID/NFC).
• Giảm thời gian check-in/check-out nếu tích hợp với PMS → khách có thể nhận thẻ & tự mở phòng.
• Hạn chế tiếp xúc vật lý → phù hợp xu hướng hậu COVID, tăng sự an tâm cho khách.
• Một số hệ thống còn cho phép chuyển key vào điện thoại (mobile key) → hoàn toàn không cần thẻ vật lý.

Tăng cường kiểm soát an ninh

• Khó bị sao chép như chìa khóa truyền thống (đặc biệt với RFID/NFC).
• Trong trường hợp mất thẻ, có thể khóa hoặc vô hiệu hóa từ xa ngay thông qua phần mềm quản lý.
• Ghi nhận lịch sử ra/vào phòng → hỗ trợ kiểm soát nội bộ, an toàn cho khách và tài sản.
• Phân quyền truy cập: chỉ cho phép thẻ mở đúng phòng, tầng, hoặc khu vực được cấp phép (gym, rooftop...).

Tiết kiệm năng lượng – Tối ưu chi phí vận hành

• Khi tích hợp với hệ thống điện phòng thông minh:
• Khách cắm thẻ mới kích hoạt đèn, điều hòa → không dùng thẻ = điện tắt khi khách ra ngoài.
• Giảm tiêu hao điện năng ở phòng trống hoặc khi khách quên tắt thiết bị.
• Một số hệ thống cho phép điều chỉnh nhiệt độ/phòng từ xa dựa theo trạng thái thẻ → tối ưu năng lượng.
• Giảm chi phí thay ổ khóa/thay chìa khi mất → chỉ cần cấp lại thẻ mới.

Tăng doanh thu qua thanh toán và upsell

• NFC hoặc Smart Card có thể tích hợp:
• Thanh toán dịch vụ: minibar, spa, nhà hàng – chỉ cần quẹt thẻ.
• Lưu trữ phiếu giảm giá, điểm thưởng loyalty → khách dễ sử dụng, tăng tỉ lệ quay lại.
• Được xem là một điểm chạm (touchpoint) trong chiến lược upsell tại chỗ.
• Ví dụ: Marriott ghi nhận mức chi tiêu trung bình tăng 8–15% sau khi tích hợp key card thông minh có khả năng thanh toán.

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp, hiện đại

• Key card giúp khách cảm nhận được dịch vụ chuyên nghiệp ngay từ trải nghiệm đầu tiên.
• Dễ cá nhân hóa: in logo, tên khách, thông điệp thương hiệu → gia tăng sự ghi nhớ thương hiệu.

Cách thức hoạt động của từng loại thẻ hotel key card

Thẻ từ (Magnetic Stripe Card)

• Nguyên lý hoạt động: Dải từ chứa mã số liên kết với phòng. Khi quẹt thẻ qua đầu đọc, hệ thống nhận diện mã và mở cửa. Dải từ trên thẻ chứa một mã số duy nhất, được liên kết với số phòng trong hệ thống. Khi quẹt thẻ, đầu đọc nhận diện mã số này và mở cửa tương ứng.
• Ưu điểm: Chi phí thấp, dễ triển khai, phổ biến.
• Nhược điểm: Dễ bị sao chép, dễ khử từ (ví dụ để gần điện thoại), độ bền thấp.
• Thực tế sử dụng: Nhiều khách sạn quy mô nhỏ (dưới 20 phòng) vẫn ưa chuộng vì chi phí thấp, dễ thay thế.

Thẻ Chip (RFID Card)

• Nguyên lý hoạt động: Đây là loại thẻ không tiếp xúc, chứa một con chip lưu mã truy cập của người dùng. RFID có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn và được nhận diện qua sóng radio (tần số vô tuyến), giúp việc vào phòng nhanh chóng và an toàn hơn.
• Ưu điểm:
• Không cần chạm – khách chỉ cần để thẻ gần cửa
• An toàn, khó sao chép
• Có thể vô hiệu hóa từ xa khi bị mất
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn magnetic stripe.
• Case study: Theo báo cáo của Hospitality Net, các khách sạn sử dụng RFID giảm đến 85% sự cố mất hoặc hỏng thẻ so với thẻ từ, đồng thời tăng chỉ số hài lòng khách hàng (CSAT) lên 12% nhờ tính tiện lợi hoặc hỏng thẻ so với thẻ từ, đồng thời tăng chỉ số hài lòng khách hàng (CSAT) lên 12% nhờ tính tiện lợi.

NFC Card

• Nguyên lý hoạt động: Sử dụng sóng gần, (Near Field Communication). Tương tự RFID nhưng có thể lưu trữ nhiều loại dữ liệu hơn.   Thẻ có mạch tích hợp để lưu trữ dữ liệu và giao tiếp với hệ thống khóa phòng qua sóng tầm gần (Near Field Communication). Giống như RFID, thẻ NFC không cần tiếp xúc trực tiếp với thiết bị đọc – chỉ cần đưa lại gần cửa là có thể mở, tăng sự tiện lợi cho khách lưu trú.
• Ưu điểm:
• Tích hợp đa năng: mở phòng, thanh toán, điểm danh tại khu vực dịch vụ.
• Có thể lưu trữ phiếu giảm giá, coupon – hỗ trợ upsell & loyalty
• Tương thích với thiết bị thông minh (điện thoại, máy POS)
• Nhược điểm: Chi phí cao, cần hệ thống quản lý đồng bộ.
• Ứng dụng thực tế:
• Chuỗi khách sạn Accor đã triển khai thẻ NFC cho khách thành viên Accor Plus – giúp truy cập phòng, thanh toán bữa ăn, tích điểm và đổi ưu đãi trực tiếp qua thẻ, tăng mức chi tiêu trung bình 18%/khách/lượt lưu trú.

Smart Card (Thẻ thông minh có chip tích hợp)

• Cách hoạt động: Có chip xử lý thông tin phức tạp, có thể lưu trữ và xử lý dữ liệu nhiều hơn.
• Ưu điểm: Bảo mật cao, có thể đa chức năng (mở cửa, thanh toán, quản lý).
• Ứng dụng: Khách sạn cao cấp, resort lớn.

Hole Card

• Nguyên lý hoạt động: Thẻ có các lỗ nhỏ theo mẫu, khi đưa vào đầu đọc, hệ thống sẽ nhận diện và mở cửa.
• Ưu điểm: Cơ chế đơn giản, ít bị nhiễu tín hiệu.
• Nhược điểm: Ít phổ biến, không hiện đại, không mở rộng được chức năng thanh toán hay hội viên.

So sánh các loại thẻ Hotel Key Card

Dưới đây là bảng tổng hợp so sánh các loại thẻ key card để các khách sạn có cáo nhìn tổng quan đánh giá và lựa chọn loại thẻ phù hợp.

Việc tích hợp thẻ khóa cửa hotel key card vào vận hành là bước tiến cần thiết để hiện đại hóa dịch vụ khách sạn. Hy vọng bài viết này sẽ thực sự hữu ích cho những khách sạn nào đang tìm hiểu về hotel key card nhằm chuyển đổi công nghệ nhằm tối ưu vận hành. Đọc thêm nhiều bài viết hữu ích khác tại website của Blue Jay PMS.