Banquet là gì? Vai trò của Banquet đối với khách sạn

Trong ngành khách sạn, "banquet" không chỉ đơn thuần là một bữa tiệc mà còn là một dịch vụ kinh doanh có doanh thu lớn, đòi hỏi quy trình vận hành chặt chẽ và đội ngũ chổi kinh nghiệm. Hãy cùng với BluejayPMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Banquet là gì?

Trong ngành khách sạn, "banquet" đề cập đến một bữa tiệc lớn hoặc sự kiện được tổ chức tại không gian chuyên biệt như phòng tiệc, hội trường hoặc khu vực sự kiện của khách sạn. Các sự kiện này thường bao gồm việc phục vụ ẩm thực, đồ uống và các dịch vụ liên quan, được lên kế hoạch và tổ chức một cách chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Banquet có thể mang tính chất trang trọng hoặc không chính thức, tùy thuộc vào loại hình sự kiện và yêu cầu của khách hàng. Banquet thường là dịch vụ cao cấp và được tổ chức chuyên nghiệp, nên thường xuất hiện trong khách sạn 4–5 sao, khu nghỉ dưỡng cao cấp, hoặc các trung tâm hội nghị, hội thảo lớn. Khác với dịch vụ nhà hàng thông thường, banquet mang tính tổ chức theo đặt trước, yêu cầu cao về kế hoạch, phối hợp bộ phận và cá nhân hóa trải nghiệm sự kiện.

Vai trò của Banquet trong khách sạn

Dịch vụ Banquet đóng vai trò như thế nào đối với hoạt động kinh doanh của khách sạn:

• Đóng góp doanh thu lớn: Đặc biệt với khách sạn 4–5 sao, doanh thu từ mảng banquet có thể chiếm 20–40% tổng doanh thu.
• Tăng độ nhận diện thương hiệu: Tổ chức thành công các sự kiện lớn giúp khách sạn xây dựng uy tín và tạo hiệu ứng truyền miệng.
• Tối ưu vận hành tài sản: Sử dụng không gian như ballroom, sảnh hội nghị vào các khung giờ thấp điểm để tăng doanh thu.

Cơ cấu tổ chức của bộ phận Banquet

Dưới đây là mô hình cơ bản và mở rộng theo quy mô khách sạn:

• Banquet Manager: Quản lý tổng thể, lập kế hoạch và giám sát các sự kiện.
• Banquet Sales Executive: Nhận yêu cầu tiệc, tư vấn gói dịch vụ, lập báo giá và ký hợp đồng.
• Banquet Coordinator: Điều phối sự kiện, làm việc với bếp, AV, house keeping và các bộ phận liên quan.
• Banquet Captain / Supervisor: Chỉ đạo trực tiếp đội phục vụ trong quá trình diễn ra tiệc.
• Banquet Waiters/Attendants: Phục vụ tại bàn, set up – clean up.
• Setup Crew: Lắp đặt bàn ghế, trang trí, thiết bị kỹ thuật (âm thanh – ánh sáng).
• Banquet Kitchen Team: Đầu bếp riêng cho mảng banquet, làm theo thực đơn đặt trước.

Các loại hình Banquet trong khách sạn

Tùy theo mục đích tổ chức, hình thức phục vụ và đặc điểm khách hàng, dịch vụ banquet trong khách sạn được chia thành nhiều loại hình khác nhau. Việc hiểu rõ từng loại giúp bộ phận Sales và Event dễ dàng tư vấn, thiết kế dịch vụ và tối ưu chi phí vận hành:

Banquet cưới (Wedding Banquet)

Đây là loại hình phổ biến nhất, mang lại doanh thu lớn và đều đặn cho nhiều khách sạn.
Đặc điểm:

• Quy mô lớn, từ 100–500 khách.
• Yêu cầu cao về trang trí, âm thanh, ánh sáng, MC, và thực đơn theo sở thích riêng.
• Thường đi kèm gói combo: tiệc + trang trí + nghỉ phòng + xe cưới + chụp ảnh.

Tiệc hội nghị – hội thảo (Conference Banquet)

Tổ chức sau các buổi hội nghị, thường dưới dạng tiệc nhẹ (tea-break) hoặc gala dinner.
Đặc điểm:

• Khách chủ yếu là doanh nghiệp, tổ chức.
• Yêu cầu setup chuyên nghiệp, đúng giờ, phục vụ đồng bộ.
• Có thể tổ chức tại ballroom, rooftop, hoặc bãi cỏ nếu khách sạn có không gian mở.

Tiệc công ty – Year End Party

Phục vụ các dịp tổng kết năm, sinh nhật công ty, ra mắt sản phẩm.
Đặc điểm:

• Chú trọng không khí sôi động, âm thanh ánh sáng, sân khấu.
• Có kèm hoạt động giải trí: văn nghệ, trao giải, bốc thăm, karaoke.

Private Banquet – Tiệc cá nhân, tiệc gia đình

Dành cho các dịp sinh nhật, thôi nôi, mừng thọ, cầu hôn...
Đặc điểm:

• Quy mô nhỏ (10–50 khách), chú trọng không gian riêng tư.
• Setup linh hoạt: phòng riêng, khu vực sân vườn, hồ bơi...
• Đề cao yếu tố cảm xúc và cá nhân hóa dịch vụ.

Outdoor Banquet – Tiệc ngoài trời

Thường là các buổi BBQ, tiệc cưới rustic, tiệc doanh nghiệp...
Đặc điểm:

• Phụ thuộc thời tiết và mặt bằng khách sạn (bãi biển, sân vườn, rooftop).
• Setup cần linh hoạt, có phương án dự phòng.
• Thích hợp với khách hàng thích trải nghiệm mới lạ, gần gũi thiên nhiên.

Set Menu & Buffet Banquet

Phân theo hình thức phục vụ món ăn:

• Set menu banquet: phục vụ theo bàn, món ăn định sẵn.
• Buffet banquet: khách tự chọn món, linh hoạt và phổ biến với tiệc công ty, gala, teambuilding.

Quy trình tổ chức một sự kiện Banquet

Dưới đây là quy trình tổ chức banquet cho khách sạn:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Khách hàng liên hệ với khách sạn qua điện thoại, email hoặc trực tiếp. Nhân viên phụ trách sẽ ghi nhận các thông tin quan trọng như quy mô sự kiện, mục đích tổ chức (hội nghị, tiệc cưới, gala…), thời gian dự kiến, yêu cầu đặc biệt và ngân sách dự kiến.

• Bước 2: Tư vấn và báo giá

Dựa trên nhu cầu, bộ phận sales sẽ tư vấn gói dịch vụ phù hợp, gửi hình ảnh minh họa về bố trí không gian, demo thực đơn (menu), các gợi ý về thiết bị âm thanh – ánh sáng (AV), trang trí và các dịch vụ kèm theo. Sau đó tiến hành báo giá chi tiết cho khách.

• Bước 3: Lập BEO (Banquet Event Order)

Khi khách đồng ý về dịch vụ, nhân viên lập BEO – một bản kế hoạch chi tiết bao gồm: thời gian tổ chức, sơ đồ bố trí bàn ghế (layout), menu, thiết bị AV cần sử dụng, số lượng khách dự kiến, thời lượng chương trình, và các yêu cầu đặc biệt.

• Bước 4: Xác nhận đặt cọc & ký hợp đồng

Khách xác nhận dịch vụ, đặt cọc theo tỷ lệ quy định và tiến hành ký hợp đồng chính thức để đảm bảo quyền lợi và tránh phát sinh rủi ro.

• Bước 5: Phối hợp chuẩn bị

Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận tổ chức sự kiện sẽ phối hợp với các phòng ban liên quan như bếp (ẩm thực), AV (âm thanh – ánh sáng), lễ tân, housekeeping (dọn phòng), bảo vệ... để chuẩn bị mọi thứ theo đúng nội dung BEO.

• Bước 6: Tổ chức, giám sát, xử lý tình huống phát sinh

Trong ngày diễn ra sự kiện, bộ phận phụ trách giám sát toàn bộ quá trình tổ chức, hỗ trợ điều phối nhân sự, giải quyết các tình huống phát sinh (nếu có) nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và yêu cầu của khách hàng.

• Bước 7: Kết thúc, dọn dẹp, gửi biên bản thanh toán

Sau sự kiện, khách sạn tiến hành dọn dẹp, kiểm tra tài sản, gửi biên bản thanh toán và hóa đơn đầy đủ cho khách. Đồng thời có thể gửi khảo sát đánh giá hoặc quà tri ân để chăm sóc khách hàng sau sự kiện.

Trên đây là khái niệm, vai trò của dịch vu banquet đối với hoạt động kinh doanh với khách sạn. Hy vọng qua bài viết này khách sạn sẽ có thêm thông tin góc nhìn để vận hành các buổi tiệc banquet cũng như tối ưu doanh thu, vận hành từ dịch vụ này cho khách sạn/ cơ sở lưu trú của mình. Cùng đọc thêm nhiều thông tin thú vị khác tại blog quản lý khách sạn của Bluejaypms.