Trong ngành khách sạn & du lịch, có những thuật ngữ tưởng quen nhưng nếu không hiểu sâu sẽ rất khó tối ưu vận hành. Một trong số đó là GIT. Vậy GIT là gì trong du lịch, khác gì với FIT, và vì sao bộ phận kinh doanh – lễ tân – revenue cần đặc biệt quan tâm?
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, cách vận hành GIT trong khách sạn và cách ứng dụng công nghệ để quản lý nhóm khách này hiệu quả hơn.
GIT là gì trong du lịch?
GIT (Group Inclusive Tour) là thuật ngữ chỉ khách du lịch theo đoàn trọn gói, được công ty lữ hành tổ chức và bao gồm đầy đủ các dịch vụ như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, tham quan và hướng dẫn viên.
Nói đơn giản GIT là khách đi theo đoàn (khách đoàn), đặt dịch vụ theo hợp đồng tổng với khách sạn thông qua công ty du lịch (TA: Travel Agency).
Đặc điểm chính của GIT:
- Số lượng lớn (10 – 200 khách hoặc hơn)
- Đặt phòng theo block (giữ phòng trước)
- Giá đã được thương lượng theo hợp đồng
- Thanh toán tập trung qua công ty lữ hành
- Thời gian lưu trú ngắn (1–3 đêm phổ biến)
Trong thực tế vận hành khách sạn, GIT là nguồn khách giúp lấp phòng nhanh, đặc biệt trong mùa thấp điểm.
Phân biệt GIT và FIT trong khách sạn
Để hiểu sâu hơn GIT là gì trong du lịch, bạn cần so sánh với FIT.
FIT (Free Independent Traveler) - Khách lẻ
- Tự đặt phòng qua OTA, website hoặc trực tiếp
- Giá linh hoạt theo thời điểm
- Thanh toán cá nhân
GIT (Group Inclusive Tour) - Khách đoàn
- Đặt qua công ty lữ hành
- Giá net/hợp đồng cố định
- Thanh toán tổng
Trong chiến lược revenue, GIT giúp đảm bảo công suất. FIT giúp tối đa hóa lợi nhuận.
Vai trò của khách GIT trong kinh doanh khách sạn
Đối với các khách sạn 2–4 sao, đặc biệt tại các điểm du lịch như Đà Nẵng, Nha Trang hay Phú Quốc, GIT đóng vai trò rất quan trọng.
Ổn định công suất phòng
Trong mùa thấp điểm, khách đoàn giúp:
- Lấp phòng số lượng lớn
- Giảm phòng trống kéo dài
- Tăng doanh thu F&B đi kèm
Tạo dòng tiền ổn định
Khách đoàn thường ký hợp đồng trước:
- Có kế hoạch rõ ràng
- Dễ dự báo doanh thu
- Hạn chế rủi ro hủy phòng cận ngày
Kích hoạt doanh thu phụ trợ
Ngoài phòng ngủ, khách GIT còn:
- Ăn buffet sáng, set menu
- Sử dụng phòng họp
- Mua tour địa phương
Thách thức khi phục vụ khách GIT
Dù mang lại lợi ích lớn, nhưng nếu không có hệ thống quản lý tốt, GIT dễ gây “quá tải” vận hành.
1. Check-in cùng lúc số lượng lớn
Vấn đề của GIT không nằm ở số phòng bán được, mà nằm ở 5–10 phút đầu khi đoàn bước vào sảnh.
Khi 30–50 khách đến cùng lúc, lễ tân vừa dò rooming list, vừa tìm chìa khóa, vừa xử lý thay đổi phút chót. Chỉ cần một thông tin chưa cập nhật kịp thời là:
- Giao nhầm phòng
- Sai loại giường
- Thiếu phòng so với danh sách
- Khách phải chờ đợi lâu
Áp lực không đến từ một khách, mà từ cả đoàn đang đứng trước quầy. Và nếu quy trình vẫn làm thủ công, bạn sẽ luôn rơi vào trạng thái “chữa cháy” thay vì chủ động kiểm soát trải nghiệm check-in.
2. Quản lý rooming list phức tạp
Rooming list của khách đoàn hiếm khi “đứng yên”.
- Khách đổi tên sát giờ
- Yêu cầu nâng / hạ loại phòng
- Split phòng hoặc ghép lại phút chót
Nếu vẫn quản lý bằng Excel hoặc file rời rạc giữa sales và lễ tân, chỉ cần một chỉnh sửa không được cập nhật kịp thời là có thể:
- Giao sai phòng
- Sai loại giường
- Thiếu phòng khi check-in
- Nhầm thông tin xuất hóa đơn
Với GIT, sai sót không xảy ra với 1 khách – mà xảy ra với cả đoàn. Và đó là lúc áp lực vận hành bùng lên chỉ trong vài phút check-in.
3. Kiểm soát giá và allotment
Nhiều khách sạn nghĩ mình đang bán được nhiều phòng GIT, nhưng thực tế lại thất thoát doanh thu vì không kiểm soát tốt giá và allotment.
- Overbooking xảy ra khi block phòng cho đoàn nhưng vẫn mở bán lẻ, không đồng bộ tồn phòng theo thời gian thực.
- Nhầm giá hợp đồng do nhập sai giá net, sai mùa, sai phụ thu,... mỗi lỗi nhỏ có thể làm mất lợi nhuận cả tháng.
- Không đo lường hiệu suất từng công ty lữ hành khiến bộ phận kinh doanh không biết đối tác nào thực sự mang lại ADR và RevPAR tốt.
Vấn đề không phải ở việc làm GIT nhiều hay ít, mà ở khả năng kiểm soát dữ liệu tập trung và theo dõi hiệu suất chính xác. Vì vậy, các khách sạn hiện đại sử dụng PMS để quản lý hợp đồng, allotment realtime và báo cáo theo phân khúc – giúp ra quyết định dựa trên số liệu, không dựa vào cảm tính.
Quy trình xử lý khách GIT trong khách sạn
Để hiểu đúng GIT là gì trong du lịch ở góc độ vận hành, cần nhìn vào quy trình chuẩn mà một khách sạn chuyên nghiệp áp dụng. Với khách đoàn, mọi sai sót nhỏ đều có thể nhân lên nhiều lần, vì vậy quy trình phải rõ ràng và đồng bộ giữa các bộ phận.
Bước 1: Tiếp nhận & xác nhận booking đoàn
Bộ phận Sales/Reservation tiếp nhận yêu cầu từ công ty lữ hành và xác nhận:
- Số lượng phòng, loại phòng
- Thời gian lưu trú
- Giá hợp đồng (net rate, phụ thu, chính sách trẻ em)
- Chính sách hủy, điều khoản thanh toán
- Yêu cầu dịch vụ đi kèm (ăn uống, phòng họp, xe đưa đón…)
Ở bước này, việc kiểm tra tồn phòng và allotment là yếu tố sống còn để tránh overbooking.
Bước 2: Nhập và quản lý Rooming List
Trước ngày đến 1–3 ngày, khách sạn nhận rooming list chính thức. Cần xử lý:
- Tên khách & quốc tịch
- Phân phòng cụ thể
- Yêu cầu đặc biệt (giường twin/double, tầng cao, phòng gần nhau…)
- Các thay đổi sát giờ (đổi tên, thêm bớt khách, split phòng…)
Nếu không cập nhật tập trung trên một hệ thống duy nhất, nguy cơ giao sai phòng là rất cao.
Bước 3: Chuẩn bị trước khi đoàn đến (Pre-Arrival)
Đây là bước quyết định tốc độ check-in:
- Phân phòng sẵn trên hệ thống
- In key card trước
- Chuẩn bị welcome drink hoặc quà chào mừng
- Thông báo danh sách cho buồng phòng kiểm tra tình trạng phòng
- Phối hợp F&B nếu có ăn theo set menu
Khách sạn chuyên nghiệp luôn hoàn tất 80–90% công việc trước khi đoàn xuất hiện tại sảnh.
Bước 4: Check-in theo nhóm
Khi đoàn đến:
- Trưởng đoàn đại diện ký xác nhận
- Lễ tân phát chìa khóa theo danh sách đã chuẩn bị
- Hạn chế khách xếp hàng từng người
- Giải quyết nhanh các thay đổi phát sinh
Mục tiêu: rút ngắn thời gian check-in xuống mức tối thiểu và giữ hình ảnh chuyên nghiệp trước đoàn đông.
Bước 5: Quản lý lưu trú & thanh toán tổng
Trong thời gian ở:
- Theo dõi phát sinh minibar, F&B, dịch vụ thêm
- Phân tách chi phí cá nhân và chi phí đoàn
Khi check-out:
- Xuất hóa đơn tổng cho công ty lữ hành
- Đối soát công nợ
- Lưu dữ liệu để phân tích hiệu suất đối tác
Với khách GIT, quy trình không khó nhưng khối lượng xử lý lớn và thay đổi liên tục. Nếu các bước trên không được quản lý trên một hệ thống đồng bộ (PMS), mỗi điểm chạm đều có thể phát sinh sai sót: sai phòng, sai giá, thiếu phòng, nhầm công nợ. Vì vậy, khách sạn hiện đại không chỉ hiểu GIT là gì trong du lịch, mà còn phải chuẩn hóa quy trình và số hóa toàn bộ hành trình khách đoàn – từ booking đến báo cáo doanh thu.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý GIT
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành khách sạn, việc hiểu GIT là gì trong du lịch không đủ bạn cần biết cách tối ưu nó bằng công nghệ.
1. Quản lý hợp đồng lữ hành trong PMS
Phần mềm giúp:
- Lưu giá net theo từng công ty
- Theo dõi allotment
- Báo cáo hiệu suất từng đối tác
2. Tự động phân phòng
Gắn rooming list trực tiếp vào booking
Tự động trừ phòng tồn
Tránh overbooking
3. Báo cáo doanh thu theo phân khúc
PMS hiện đại cho phép:
- So sánh doanh thu GIT vs FIT
- Phân tích ADR theo nhóm khách
- Tính RevPAR chính xác
Điều này đặc biệt quan trọng với các khách sạn muốn nâng cao năng lực Revenue Management.
Khi nào nên ưu tiên GIT?
Không phải lúc nào cũng nên đẩy mạnh khách đoàn.
Nên tăng GIT khi:
- Mùa thấp điểm
- Công suất dưới 50%
- Cần kích hoạt F&B
Hạn chế GIT khi:
- Mùa cao điểm
- FIT đang trả giá cao
- Phòng hạn chế
Chiến lược đúng là cân bằng GIT và FIT, không phụ thuộc hoàn toàn vào một phân khúc.
Xu hướng GIT trong thời đại số
Sau đại dịch, thị trường có nhiều thay đổi:
- GIT nội địa tăng mạnh
- Doanh nghiệp tổ chức team building nhiều hơn
- MICE phát triển
Đặc biệt, các đoàn công ty kết hợp nghỉ dưỡng đang tăng trưởng tại các điểm đến biển.
Điều này đòi hỏi khách sạn:
- Quản lý đoàn chuyên nghiệp
- Check-in nhanh
- Cá nhân hóa trải nghiệm dù là khách đoàn
Sai lầm phổ biến khi làm GIT
Nhiều khách sạn nghĩ rằng có đoàn là có doanh thu. Nhưng thực tế, GIT không được quản lý bằng dữ liệu rất dễ trở thành “doanh thu ảo”.
- Chạy theo số lượng, bỏ qua lợi nhuận: Lấp đầy phòng nhưng ADR thấp, chiếm inventory mùa cao điểm, làm giảm RevPAR tổng thể.
- Không phân tích hiệu suất từng công ty lữ hành: Không biết đối tác nào mang lại room night chất lượng, đối tác nào thường xuyên hủy sát ngày hoặc ép giá.
- Không kiểm soát công nợ chặt chẽ: Thanh toán chậm, sai lệch hóa đơn, ảnh hưởng dòng tiền.
- Không lưu trữ và khai thác dữ liệu khách đoàn: Bỏ lỡ cơ hội chuyển đổi họ thành khách lẻ quay lại trong tương lai.
Thực tế, khách đoàn hôm nay hoàn toàn có thể trở thành khách FIT ngày mai – nếu khách sạn lưu trữ dữ liệu tốt và có chiến lược remarketing phù hợp.
GIT và chiến lược marketing khách sạn
Nếu website khách sạn chỉ tập trung bán lẻ mà bỏ qua trang dành cho công ty lữ hành, bạn đang bỏ lỡ cơ hội.
Nên có:
- Trang “Hợp tác lữ hành”
- Form đăng ký B2B
- Chính sách giá rõ ràng
- Tài liệu MICE
Ngoài ra, marketing B2B qua:
- LinkedIn
- Hội chợ du lịch
- Email automation
Sẽ giúp mở rộng nguồn GIT chất lượng.
Kết luận: Hiểu đúng GIT để vận hành hiệu quả
Vậy, GIT là gì trong du lịch?
Đó không chỉ là khách đoàn trọn gói – mà là một phân khúc chiến lược trong kinh doanh khách sạn.
Nếu quản lý tốt, GIT giúp:
- Ổn định công suất
- Tạo dòng tiền đều
- Tăng doanh thu phụ trợ
Nhưng nếu thiếu hệ thống:
- Dễ sai sót
- Mất kiểm soát giá
- Overbooking
Trong bối cảnh ngành khách sạn đang chuyển đổi số mạnh mẽ, việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn (PMS) không còn là lựa chọn – mà là nền tảng bắt buộc để xử lý GIT chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang học ngành khách sạn hoặc đang vận hành khách sạn và muốn nâng cao năng lực quản lý đoàn khách, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình và số hóa dữ liệu.