So sánh Cloud PMS vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?

Trong nhiều năm, phần mềm PMS On-premise (cài đặt tại chỗ) từng là lựa chọn phổ biến tại các khách sạn nhờ cảm giác “kiểm soát hoàn toàn” hệ thống. Tuy nhiên, với sự bứt phá của công nghệ và nhu cầu vận hành ngày càng phức tạp, mô hình này đang dần bộc lộ hạn chế, đặc biệt khi so với Cloud PMS - nhất là trong bối cảnh thị trường khách sạn cạnh tranh mạnh mẽ và biến động liên tục.

Dưới đây là so sánh chi tiết giữa hai mô hình, giúp bạn đánh giá rõ ràng đâu là lựa chọn phù hợp nhất cho khách sạn hiện nay.

On-premise PMS là gì? Cloud PMS là gì?

On-premise PMS là gì?

On-premise PMS là phần mềm quản lý khách sạn được cài đặt và vận hành trực tiếp trên hệ thống máy chủ nội bộ của khách sạn, thay vì chạy trên nền tảng internet (Cloud). Hiểu đơn giản:

Phần mềm được cài tại chỗ (on-site)
Dữ liệu lưu trữ trên máy chủ nội bộ của khách sạn
Việc vận hành, bảo trì và sao lưu dữ liệu do khách sạn tự quản lý

Đặc điểm chính của On-premise PMS:

Cần đầu tư máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng
Phải có nhân sự IT để vận hành và xử lý sự cố
Truy cập hệ thống thường giới hạn trong mạng nội bộ
Nâng cấp, mở rộng hoặc tích hợp hệ thống phức tạp và tốn chi phí

Ưu điểm:

Chủ khách sạn có cảm giác toàn quyền kiểm soát dữ liệu
Phù hợp với mô hình truyền thống, ít thay đổi
Không phụ thuộc hoàn toàn vào internet

Hạn chế:

Chi phí đầu tư ban đầu cao
Khó mở rộng và kém linh hoạt
Rủi ro mất dữ liệu nếu không sao lưu đúng chuẩn
Không tối ưu cho quản lý từ xa và vận hành đa kênh (OTA, chuỗi khách sạn)

Một số phần mềm khách sạn On-premise PMS phổ biến tại Việt Nam: TCSoft , Smile, Newway, Sky,...

Cloud PMS là gì?

Cloud PMS (Cloud-based Property Management System) là phần mềm quản lý khách sạn được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, trong đó toàn bộ dữ liệu và hệ thống được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp, thay vì cài đặt tại chỗ ở khách sạn. Hiểu đơn giản:

Phần mềm không cần cài máy chủ nội bộ
Dữ liệu lưu trữ trên Cloud và được truy cập qua internet
Người dùng có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị

Đặc điểm chính của Cloud PMS

Truy cập hệ thống qua trình duyệt web hoặc ứng dụng
Không cần đầu tư hạ tầng IT phức tạp
Hệ thống được cập nhật và bảo trì tự động
Dữ liệu đồng bộ theo thời gian thực

Lợi ích nổi bật của Cloud PMS

Giảm chi phí đầu tư ban đầu (không máy chủ, không IT chuyên biệt)
Vận hành linh hoạt, quản lý từ xa dễ dàng
Dễ mở rộng theo quy mô khách sạn hoặc chuỗi
Tích hợp nhanh với OTA, Channel Manager, khóa cửa, kế toán, thanh toán…
Bảo mật cao, sao lưu dữ liệu tự động theo tiêu chuẩn quốc tế

Cloud PMS phù hợp với ai?

Khách sạn vừa và nhỏ muốn tối ưu chi phí
Khách sạn đang chuyển đổi số hoặc mở rộng chuỗi
Nhà quản lý cần theo dõi dữ liệu & doanh thu theo thời gian thực
Khách sạn hướng tới tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Một số phần mềm Cloud PMS hiện đại phổ biến hiện nay: Blue Jay PMS, Ezcloud, Ezihotel,...

So sánh On-premise PMS với Cloud PMS

1. Khác biệt về nền tảng kỹ thuật

On-premise PMS là mô hình truyền thống, trong đó phần mềm được cài đặt trực tiếp trên hệ thống máy chủ nội bộ của khách sạn. Điều này mang lại cảm giác “toàn quyền kiểm soát”, nhưng đi kèm là trách nhiệm lớn: quản lý máy chủ, bảo trì hệ thống, sao lưu dữ liệu và duy trì đội ngũ IT thường trực. Việc nâng cấp hay di chuyển dữ liệu thường phức tạp, tốn nhiều thời gian và nguồn lực.

Ngược lại, với Cloud PMS, toàn bộ hạ tầng kỹ thuật, máy chủ, bảo trì và sao lưu dữ liệu được đảm nhiệm bởi nhà cung cấp. Hệ thống luôn được cập nhật công nghệ mới, vận hành ổn định và giảm đáng kể rủi ro gián đoạn. Khách sạn có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh thay vì xử lý các vấn đề kỹ thuật.

2. Khác biệt về chi phí đầu tư

On-premise PMS đòi hỏi chi phí ban đầu lớn: bản quyền phần mềm, máy chủ, thiết bị phần cứng, nhân sự IT, chi phí bảo trì định kỳ. Với khách sạn vừa và nhỏ, đây là gánh nặng tài chính dài hạn và khó mở rộng.

Cloud PMS hoạt động theo mô hình chi phí dịch vụ: đầu tư ban đầu thấp, chi phí rõ ràng và dễ kiểm soát. Khách sạn không cần lo chi phí máy chủ, bảo trì hay nhân lực IT chuyên biệt – một lợi thế lớn trong bối cảnh tối ưu chi phí vận hành.

3. Khả năng linh hoạt & mở rộng

Cloud PMS cho phép truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Nhà quản lý có thể theo dõi tình hình vận hành, doanh thu, công suất phòng theo thời gian thực – điều gần như không khả thi với On-premise PMS.

Bên cạnh đó, Cloud PMS dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp theo quy mô kinh doanh, phù hợp với các khách sạn đang phát triển, chuỗi khách sạn hoặc mô hình kinh doanh linh hoạt.

4. Khả năng tích hợp hệ sinh thái

On-premise PMS có lịch sử lâu đời và hệ sinh thái tích hợp phong phú, nhưng việc triển khai thường phức tạp và mất nhiều thời gian.

Cloud PMS tuy ra đời sau nhưng phát triển rất nhanh nhờ Open API, cho phép tích hợp nhanh với OTA, Channel Manager, kế toán, khóa cửa, thanh toán, CRM… Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng hệ sinh thái vận hành hiện đại và đồng bộ dữ liệu.

5. Bảo mật dữ liệu – hiểu đúng để bớt lo ngại

Nhiều khách sạn vẫn cho rằng lưu trữ dữ liệu tại chỗ an toàn hơn. Tuy nhiên, bảo mật On-premise phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực nội bộ: kiểm soát phòng máy, sao lưu, giám sát 24/7.

Trong khi đó, các nền tảng Cloud PMS hiện nay tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế nghiêm ngặt như PCI DSS, ISO 27001, với nhiều lớp bảo vệ, sao lưu tự động và khả năng phục hồi dữ liệu cao. Trên thực tế, Cloud thường an toàn và ổn định hơn so với hệ thống cục bộ.

Dưới đây là bảng so sánh trực quan giữa On-premise PMS và Cloud PMS, giúp bạn dễ hiểu khác biệt quan trọng khi cân nhắc công nghệ cho khách sạn:

Tiêu chí so sánh	On-premise PMS	Cloud PMS
Mô hình lưu trữ	Dữ liệu và phần mềm được cài đặt trên máy chủ nội bộ của khách sạn	Dữ liệu và phần mềm được lưu trữ trên điện toán đám mây của nhà cung cấp
Yêu cầu phần cứng	Cần máy chủ, máy trạm, thiết bị mạng tại chỗ	Không yêu cầu máy chủ nội bộ, chỉ cần thiết bị có kết nối internet
Chi phí ban đầu	Cao: mua phần cứng, bản quyền, triển khai, nhân sự IT	Thấp hơn: phí dịch vụ hàng tháng/quý, không cần hạ tầng phức tạp
Bảo trì & nâng cấp	Do khách sạn tự đảm nhiệm	Được nhà cung cấp thực hiện tự động
Khả năng truy cập	Chủ yếu trong nội bộ hoặc cần cấu hình phức tạp để truy cập từ xa	Mọi lúc, mọi nơi, trên laptop/tablet/smartphone
Tích hợp hệ thống	Tích hợp phức tạp, tốn thời gian	Tích hợp nhanh thông qua API mở
Khả năng mở rộng	Khó mở rộng, tốn chi phí nâng cấp phần cứng	Dễ mở rộng theo quy mô hoặc nhu cầu
Sao lưu & phục hồi dữ liệu	Phải tự triển khai quy trình	Tự động sao lưu & phục hồi bởi nhà cung cấp
Bảo mật	Phụ thuộc năng lực bảo mật nội bộ	Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế (PCI DSS, ISO 27001)
Quản lý từ xa	Hạn chế, phụ thuộc cấu hình VPN/phần mềm	Hoàn toàn hỗ trợ qua internet
Thích hợp với	Doanh nghiệp có IT mạnh, dữ liệu nhạy cảm, mô hình cố định	Khách sạn muốn linh hoạt, tối ưu chi phí, vận hành hiện đại
Tốc độ cập nhật tính năng mới	Chậm, phụ thuộc đội nội bộ	Nhanh và liên tục

Kết luận:

Cloud PMS không chỉ là một lựa chọn công nghệ, mà là bước chuyển tư duy vận hành. So với On-premise, Cloud PMS giúp khách sạn:

Giảm chi phí hạ tầng và nhân sự IT.
Vận hành linh hoạt, truy cập dữ liệu thời gian thực.
Dễ dàng mở rộng và tích hợp hệ sinh thái.
Bảo mật cao, ổn định và sẵn sàng cho tăng trưởng.

Trong bối cảnh ngành khách sạn hướng tới số hóa, dữ liệu hóa và tối ưu doanh thu, việc chuyển đổi từ On-premise sang Cloud PMS là hoàn toàn khả thi và nên được cân nhắc nghiêm túc ngay từ hôm nay.