Giảm thuế phải đóng khi chuyển từ Thuế khoán sang Kê khai

Nhiều chủ khách sạn, homestay và resort lo ngại rằng việc chuyển từ hình thức thuế khoán sang thuế kê khai sẽ làm tăng số thuế phải nộp. Tuy nhiên thực tế hoàn toàn ngược lại, việc kê khai thuế thường giúp giảm từ 5% – 15% chi phí thuế phải đóng, thậm chí hơn đối với các cơ sở có nhiều chi phí vận hành hoặc chi phí OTA cao.

Lý do rất đơn giản:

Thuế khoán là mức thuế được ấn định dựa trên doanh thu ước tính, thường cao hơn doanh thu thực tế, đặc biệt tại các cơ sở có công suất biến động theo mùa.
Thuế kê khai cho phép doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lệ, khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và tính thuế dựa trên số liệu doanh thu thực tế, không phải “ước đoán”.
Khám phá cách chuyển từ thuế khoán sang kê khai giúp giảm thuế 5 - 15% nhờ khấu trừ hợp lệ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc áp dụng hóa đơn điện tử và các phương pháp kê khai thuế mới đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các cơ sở lưu trú. Tuy nhiên, nhiều chủ khách sạn, resort vẫn còn băn khoăn về những thay đổi này, đặc biệt là lo ngại về việc liệu chuyển sang hình thức kê khai thuế có làm tăng thuế phải đóng so với hình thức thuế khoán truyền thống hay không.

Bài viết này Blue Jay PMS sẽ làm sáng tỏ những hiểu lầm về thuế kê khai, tuân thủ quy định pháp luật mà còn là công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa chi phí thuế và minh bạch hóa quản lý tài chính. Phá bỏ hiểu lầm: "Kê khai thuế không đồng nghĩa với việc tăng thuế." Quan điểm cho rằng "Tăng thuế phải đóng khi chuyển sang kê khai" là hoàn toàn KHÔNG ĐÚNG. Trên thực tế, đối với nhiều cơ sở lưu trú, việc chuyển từ phương pháp thuế khoán sang phương pháp kê khai dựa trên doanh thu và chi phí thực tế có thể giúp giảm đáng kể nghĩa vụ thuế.

giảm thuế phải đóng khi chuyển sang hình thức kê khai

Tại sao khách sạn giảm thuế phải đóng khi chuyển sang hình thức kê khai?

Dưới đây là 03 Lý do cốt lõi giải thích tại sao phương pháp kê khai lại có thể giúp thuế phải nộp thấp hơn so với thuế khoán:

1. Được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Đây là lợi ích tài chính lớn nhất khi chuyển sang phương pháp kê khai, nhưng lại ít được chủ lưu trú hiểu rõ. Trong thuế khoán, cơ sở lưu trú không được khấu trừ bất kỳ khoản GTGT đầu vào nào. Nhưng khi áp dụng kê khai GTGT theo phương pháp khấu trừ, khách sạn được:

Khấu trừ Thuế GTGT đầu vào (8% hoặc 10%) từ các chi phí có hóa đơn hợp lệ, bao gồm:
- Mua sắm trang thiết bị, nội thất, vật dụng phòng
- Chi phí sửa chữa – bảo trì
- Hóa đơn điện – nước – internet – truyền hình
- Hóa đơn dịch vụ như giặt ủi, vệ sinh, bảo vệ…
Số thuế GTGT đầu vào sẽ được trừ trực tiếp vào thuế GTGT đầu ra của hoạt động kinh doanh phòng.

Kết quả: Thuế GTGT phải nộp thực tế giảm rõ rệt so với hình thức khoán – vốn không cho phép khấu trừ.

2. Thuế phải nộp dựa trên số liệu thực không bị “khoán cao”

Một tình trạng diễn ra rất phổ biến, nhiều cơ sở lưu trú đang bị khoán thuế cao hơn doanh thu thật, đặc biệt là:

Khách sạn mini, homestay
Mô hình lưu trú theo mùa
Khách sạn tại khu vực du lịch có biến động lớn

Với thuế khoán, cơ quan thuế thường căn cứ vào:

Công suất phòng ước tính
Giá bán phòng trung bình
Mức thu chung của địa bàn

Điều này dẫn đến:

Nộp thuế cao hơn tình hình kinh doanh thực
Không minh bạch số liệu
Không có cơ chế giảm thuế khi doanh thu xuống thấp

Khi chuyển sang kê khai, thuế phải nộp dựa trên dòng tiền và lợi nhuận thật được thống kê:

Doanh thu thực tế (từ PMS, Booking Engine, hóa đơn, chứng từ)
Chi phí hợp lệ được đưa vào khấu trừ
GTGT đầu vào được bù trừ mỗi tháng

Điều này giúp việc quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhận được minh bạch – công bằng – chính xác. Từ đó các cơ sở sẽ giảm được thuế phải đóng từ 5–15% tùy cơ sở, đôi khi cao hơn đối với các khách sạn nhiều chi phí OTA hoặc chi phí vận hành.

3. Khi báo và khấu trừ chi phí hoạt động hợp lệ

Thuế khoán được tính dựa trên tỷ lệ doanh thu ước tính, không xét đến chi phí thực tế mà khách sạn phải chi trả. Ngược lại, với thuế kê khai, doanh nghiệp được ghi nhận chi phí hợp lệ, từ đó làm giảm thu nhập chịu thuế và giảm thuế TNDN.

Những khoản chi phí được tính hợp lệ bao gồm:

Chi phí hoa hồng OTA (Booking.com, Agoda, Expedia, Traveloka…) – một trong những khoản chi lớn nhất ngành lưu trú
Chi phí phần mềm PMS, ví dụ Blue Jay PMS
Chi phí sửa chữa – bảo trì – nâng cấp cơ sở vật chất
Chi phí lương nhân viên, điện – nước – internet
Chi phí marketing, vật tư tiêu hao, giặt là, vệ sinh…

Khi tất cả các chi phí này được đưa vào báo cáo hợp lệ, thu nhập chịu thuế giảm, kéo theo số thuế TNDN phải nộp cũng giảm đáng kể.

Làm sao để chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai?

Như đã chứng minh trên thực tế, việc chủ các cơ sở lưu trú (homestay, nhà nghỉ, khách sạn,...) chuyển đổi mang lại nhiều lợi ích rõ rệt: giúp giảm 5–15% nghĩa vụ thuế, minh bạch hóa quản lý tài chính, đồng thời chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn và quản lý doanh thu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về cách thức chuyển đổi.

Làm sao để chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai

Tìm hiểu quy trình có thể thực hiện theo 8 bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ chuyển đổi tại cơ quan thuế

Sử dụng Mẫu 08-MST theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Đây là bước bắt buộc để thực hiện thủ tục chuyển phương pháp tính thuế từ khoán sang kê khai.

Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho

Lập biên bản kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho (cả có và không có hóa đơn) làm cơ sở tính tồn kho đầu kỳ trong sổ sách. Đối với khách sạn, bao gồm minibar, vật tư phòng, đồ dùng dịch vụ.

Bước 3: Lựa chọn và tích hợp phần mềm phát hành hóa đơn điện tử

Để chuyển từ thuế khoán sang kê khai chủ các cơ sở lưu trú bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

Bán lẻ trực tiếp: Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Dịch vụ lưu trú, bán buôn: Sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng thông thường.

Đối với chủ các cơ sở lưu trú lời khuyên của Blue Jay PMS là nên lựa chọn các phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp tính năng hóa đơn điện tử, toàn bộ hóa đơn đầu ra được tự động phát hành và lưu trữ, đảm bảo minh bạch, chính xác và tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 4: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc Excel

Hộ kinh doanh kê khai phải quản lý chi tiết doanh thu, chi phí.

Phần mềm quản lý khách sạn tích hợp kế toán giúp tự động ghi nhận doanh thu, chi phí hợp lệ và xuất báo cáo tài chính, giảm sai sót thủ công.

Bước 5: Tổ chức sổ sách kế toán

Thực hiện 7 loại sổ kế toán bắt buộc theo Phụ lục 2 Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Phần mềm PMS giúp tự động tổng hợp các sổ sách, ghi nhận doanh thu, chi phí và hóa đơn đầu ra – đầu vào chuẩn hóa cho việc kê khai.

Bước 6: Kê khai thuế theo tháng hoặc quý

Sử dụng Mẫu 01/CNKD và Phụ lục 01-2/BK-HĐKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Với PMS tích hợp, doanh thu, chi phí, và hóa đơn hợp lệ được tổng hợp tự động, giúp lập tờ khai nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

Bước 7: Tách tài khoản ngân hàng

Mở tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh, tách biệt tài khoản cá nhân, thuận tiện quản lý dòng tiền, thanh toán hóa đơn và kê khai thuế.

Bước 8: Đăng ký và đóng BHXH

Đóng BHXH đầy đủ cho người lao động (nếu có) và cho chủ hộ kinh doanh.

Tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, giảm rủi ro kiểm tra, truy thu.

Lưu ý quan trọng:

Khi đã chuyển sang phương pháp kê khai, tất cả hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra phải có hóa đơn chứng từ hợp lệ.
Với phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử, việc này được tự động hóa, giảm thiểu rủi ro, sai sót và chuẩn hóa quy trình quản lý thu chi.

KẾT LUẬN:

Blue Jay PMS với tính năng xuất hóa đơn điện tử tích hợp, dữ liệu minh bạch, và khả năng quản lý thu chi rõ ràng chính là giải pháp toàn diện, đảm bảo khách sạn của bạn không chỉ tuân thủ quy định mà còn đạt được hiệu quả tài chính cao hơn. Tối ưu hóa thuế từ 5-15% không chỉ là một con số, đó là lợi nhuận ròng được giữ lại.

Kết luận: Kê khai thuế không những không “làm tăng thuế”, mà còn là cách tối ưu hóa thuế hợp pháp cho cơ sở lưu trú

Chuyển sang kê khai mang lại nhiều lợi ích rõ ràng:

Giảm thuế nhờ chi phí hợp lệ
Giảm thuế GTGT nhờ khấu trừ đầu vào
Giảm rủi ro khoán cao hơn doanh thu thực
Minh bạch tài chính và phù hợp với xu hướng quản lý bằng PMS – Booking Engine – hóa đơn điện tử

Kê khai thuế không chỉ tuân thủ đúng luật, mà còn là cách giúp chủ khách sạn giảm chi phí – tăng kiểm soát – vận hành chuẩn hóa trong thời kỳ chuyển đổi số.

=====================================

Blue Jay PMS - Phần mềm quản lý khách sạn