Blue Jay PMS phát triển tính năng Folio nhằm giải quyết bài toán lớn của các khách sạn: khó khăn khi tách hóa đơn, thu nhiều đợt thanh toán và xử lý các khoản phí theo từng dịch vụ. Với Folio, mọi chi phí và giao dịch của khách được quản lý tập trung, giúp lễ tân xử lý thanh toán linh hoạt, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm khách lưu trú.
1. Tính năng Folio là gì?
Folio là tính năng giúp khách sạn quản lý toàn bộ các khoản phí, giao dịch và thanh toán phát sinh trong suốt quá trình khách lưu trú. Tất cả các thông tin như tiền phòng, dịch vụ, khoản phụ thu, giảm giá, thanh toán theo từng đợt, phương thức thanh toán,… đều được tập trung hiển thị trong một giao diện duy nhất. Nói cách khác, Folio chính là “bảng sao kê lưu trú” của mỗi khách nơi khách sạn có thể theo dõi, kiểm tra, tách hóa đơn và xử lý thanh toán một cách linh hoạt, minh bạch và chính xác.
2. Những lợi ích khi kích hoạt tính năng Folio
Thanh toán linh hoạt theo từng dịch vụ
Folio cho phép thu ngân chọn chính xác dịch vụ mà khách muốn thanh toán, thay vì phải xử lý theo kiểu “thanh toán toàn bộ” hoặc “trả trước một phần tổng chi phí”. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống thực tế như:
- Khách vừa dùng spa và muốn thanh toán ngay để lấy hóa đơn hoàn thuế.
- Khách sử dụng minibar, muốn chốt khoản này trước khi người khác trong phòng checkout.
- Đoàn khách có nhiều thành viên, mỗi người tự thanh toán phần dịch vụ của mình.
Giá trị mang lại:
- Tăng sự minh bạch cho khách.
- Giảm áp lực cho nhân viên lễ tân/thu ngân khi xử lý các yêu cầu tách lẻ.
- Tránh sai sót khi cộng trừ thủ công, hạn chế khiếu nại sau lưu trú.
Hỗ trợ thanh toán nhiều đợt – Theo dõi dòng tiền rõ ràng, không bị thất thoát
Một booking có thể phát sinh nhiều lần thanh toán khác nhau. Folio ghi nhận đầy đủ và chi tiết từng lần:
- Tiền phòng
- Các nhóm dịch vụ (F&B, Laundry, Spa…)
- Các khoản tách riêng giữa khách và công ty/đối tác
- Phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, POS…)
- Số tiền và dịch vụ đã được trừ
Giá trị mang lại:
- Khách sạn kiểm soát chính xác dòng tiền theo từng thời điểm.
- Tránh thất lạc hoặc ghi nhận thiếu các khoản đã thanh toán.
- Nhân viên dễ đối chiếu, kiểm tra, không phụ thuộc trí nhớ hoặc sổ tay.
- Minh bạch với công ty/nhóm/đoàn khi cần tách khoản khách trả – công ty trả.
Tách hóa đơn dễ dàng – Tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, phục vụ chuyên nghiệp hơn
Folio cho phép khách sạn tạo hóa đơn theo nhiều cách:
- Tạo hóa đơn theo từng dịch vụ
- Tách hóa đơn tiền phòng và dịch vụ cá nhân
- Xuất hóa đơn theo nhóm chi phí mà khách yêu cầu (rất hữu ích cho khách công tác)
- Thay vì phải xử lý thủ công trên Excel hoặc in đi in lại nhiều bản, hệ thống tự động hỗ trợ tách – gom – phân loại hóa đơn.
Giá trị mang lại:
- Giảm đáng kể thời gian tạo hóa đơn (đặc biệt trong giờ cao điểm checkout).
- Giảm lỗi sai số, sai dịch vụ, hoặc tính nhầm phí.
- Tăng tính chuyên nghiệp khi phục vụ khách doanh nghiệp, đoàn hoặc khách muốn hóa đơn theo yêu cầu riêng.
- Giúp khách sạn đồng bộ dữ liệu cho kế toán, không cần chỉnh sửa thủ công.
Hướng dẫn khách sạn sử dụng tính năng Folio trên Blue Jay PMS
Để sử dụng được tính năng Folio trên Blue Jay PMS khách sạn cần phải đăng ký kích hoạt gói tính năng hóa đơn Folio ở trên hệ thống PMS của Blue Jay.
1. Mở booking hoặc phòng cần thao tác
2. Chọn tab Hóa đơn ⇒ Chọn “Thanh toán”
.jpg)
3. Hệ thống sẽ hiển thị:
a. Chi tiết tiền phòng/ tiền dịch vụ
b. Khách hàng có thể tùy chọn thanh toán linh hoạt theo tiền phòng/ theo tiền dịch vụ riêng lẻ với phương thức thanh toán tương ứng.
- Thanh toán toàn bộ
- Hoặc, thanh toán theo từng phần, bao gồm:
- Chỉ thanh toán tiền phòng
- Chỉ thanh toán các dịch vụ cụ thể
- Thanh toán một phần chi phí theo yêu cầu
.jpg)
c. Khi bấm “Thanh toán & In hóa đơn” ⇒ Hiển thị chi tiết hóa đơn đã thanh toán
.jpg)
4. Khách hàng có thể lựa chọn
a. Xem chi tiết từng hóa đơn ở mục “Danh sách đã thanh toán”
b. Hoặc, xem hóa đơn chung ở mục “Hóa đơn”
Hệ thống hiển thị toàn bộ các hóa đơn của booking:
- Hóa đơn tiền phòng
- Hóa đơn dịch vụ
Tóm lại: Chức năng Folio giúp khách sạn quản lý thanh toán linh hoạt, đồng thời tối ưu toàn bộ quy trình tạo và theo dõi hóa đơn nhằm đảm bảo thanh toán và nâng cao hiệu quả vận hành.