Cập nhật tính năng - Quản lý khóa từ trên BLUE JAY PMS

Việc quản lý thẻ từ rời rạc và thủ công đang làm khó khách sạn của bạn?

Lễ tân phải thao tác trên 2 phần mềm khác nhau (PMS và phần mềm khóa), dẫn đến nhầm lẫn thông tin phòng? Khách check-out muộn nhưng thẻ đã hết hạn, hoặc khách làm mất thẻ gây rủi ro an ninh?

Thấu hiểu những khó khăn đó, Blue Jay PMS chính thức ra mắt tính năng Quản lý Khóa Từ tích hợp PMS, giúp kết nối trực tiếp hệ thống quản lý phòng với thiết bị đọc thẻ, mang lại sự tinh gọn và chuyên nghiệp tuyệt đối.

Giới thiệu tính năng quản lý khóa từ trên Blue Jay PMS

Chức năng Quản lý khóa từ trên hệ thống Blue Jay PMS cho phép khách sạn quản lý toàn bộ vòng đời thẻ khóa (key card lifecycle management) trực tiếp trên phần mềm quản lý khách sạn, đồng thời thiết lập mối liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa đặt phòng (Reservation) - phòng ở (Room) - thẻ khóa (Key card) trong cùng một hệ thống.

Thay vì xử lý rời rạc giữa PMS, phần mềm khóa và thao tác thủ công tại quầy lễ tân, mọi nghiệp vụ liên quan đến phát hành – cập nhật – thu hồi – vô hiệu hóa thẻ khóa đều được thực hiện tập trung và đồng bộ trên PMS, giúp khách sạn chuẩn hóa quy trình vận hành và giảm thiểu rủi ro trong quản lý ra vào phòng.

Các chức năng chính của quản lý kháo từ trên Blue Jay PMS:

• Xem thông tin thẻ
• Tạo thẻ mới
• Cập nhật thông tin thẻ
• Xóa thẻ
• Xử lý trường hợp khách báo mất thẻ
• Xem lịch sử thao tác thẻ khóa

Những lợi ích khi sử dụng tính năng quản lý khóa từ trên Blue Jay PMS

Quản lý tập trung toàn bộ nghiệp vụ thẻ khóa trên PMS

Giờ đây, lễ tân không còn phải thao tác trên hai phần mềm riêng biệt (PMS và phần mềm khóa). Với chức năng Quản lý khóa từ, toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến key card được thực hiện tập trung ngay trên Blue Jay PMS, giúp lễ tân và bộ phận vận hành thao tác nhanh hơn, giảm sai sót và kiểm soát phòng hiệu quả hơn, khi:

• Phát hành thẻ khóa cho khách khi nhận phòng.
• Phát hành nhiều thẻ cho cùng một booking (khách đi cùng).
• Cập nhật thời gian hiệu lực thẻ khi gia hạn lưu trú.
• Thu hồi và vô hiệu hóa thẻ khi khách trả phòng.
• Xử lý mất thẻ và khóa thẻ cũ để đảm bảo an ninh.

Toàn bộ thao tác được hệ thống ghi nhận đầy đủ theo:

• Thời gian thực hiện
• Nhân viên thao tác
• Booking và phòng liên quan

Điều này giúp khách sạn chuẩn hóa quy trình lễ tân, giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân và dễ dàng đào tạo nhân sự mới.

Giảm tối đa sai sót lễ tân nhờ đồng bộ đặt phòng – phòng ở – thẻ khóa

Việc quản lý thẻ khóa trực tiếp trên PMS giúp loại bỏ hoàn toàn thao tác rời rạc giữa nhiều hệ thống (phần mềm khóa – sổ theo dõi – trí nhớ lễ tân).
Mỗi thẻ được gắn chặt chẽ với đúng đặt phòng, đúng phòng và đúng thời gian lưu trú, hạn chế các lỗi phổ biến như:

• Làm nhầm thẻ phòng
• Cấp sai thời gian hiệu lực
• Quên hủy thẻ khi khách trả phòng

Lễ tân thao tác nhanh hơn, chính xác hơn, đặc biệt trong giờ cao điểm check-in / check-out.

Tăng cường an ninh phòng ở với cơ chế vô hiệu hóa thẻ tức thì

Khi khách báo mất thẻ hoặc trả phòng, hệ thống cho phép vô hiệu hóa thẻ ngay lập tức trên PMS, không cần kiểm tra thủ công hay chờ bộ phận kỹ thuật.

Mỗi thao tác xử lý thẻ (tạo – cập nhật – xóa – báo mất) đều được hệ thống ghi nhận rõ:

• Trạng thái thẻ
• Thời điểm thực hiện
• Nhân viên thao tác

Giảm rủi ro xâm nhập trái phép, tăng mức độ an toàn cho khách và tài sản khách sạn.

Kiểm soát toàn bộ vòng đời thẻ khóa trên một nền tảng duy nhất

Từ lúc phát hành thẻ → sử dụng → gia hạn → hủy hiệu lực, toàn bộ vòng đời thẻ khóa được quản lý tập trung trên PMS.

Khách sạn có thể:

• Xem danh sách tất cả thẻ đã phát hành
• Tra cứu theo phòng, thời gian, trạng thái, mã thẻ
• Xuất dữ liệu Excel để kiểm tra hoặc đối soát nội bộ

Quản lý dễ dàng, minh bạch, đặc biệt hữu ích cho quản lý ca, kiểm toán và vận hành dài hạn.

Linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh trong suốt thời gian lưu trú

Hệ thống hỗ trợ nhiều kịch bản thực tế trong vận hành khách sạn, bao gồm:

• Phát hành nhiều thẻ cho cùng một đặt phòng (khách đi cùng)
• Gia hạn thời gian hiệu lực thẻ khi khách kéo dài lưu trú
• Xử lý nhanh trường hợp mất thẻ mà không ảnh hưởng các thẻ còn lại
• Tất cả đều thực hiện ngay trong chi tiết đặt phòng, không cần thao tác qua màn hình khác.

Lễ tân chủ động xử lý tình huống, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Chuẩn hóa quy trình vận hành & tăng khả năng kiểm soát nội bộ

Mỗi thao tác liên quan đến thẻ khóa đều được hệ thống lưu lịch sử chi tiết:

• Ai thực hiện
• Thực hiện khi nào
• Thao tác gì với thẻ

Điều này giúp khách sạn:

• Dễ dàng rà soát sai sót nếu phát sinh sự cố
• Chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân viên lễ tân
• Tăng tính minh bạch trong quản lý vận hành

Phù hợp với khách sạn quy mô vừa & lớn, chuỗi khách sạn hoặc mô hình cần kiểm soát chặt chẽ.

Hướng dẫn sử dụng tính năng khóa từ trên Blue Jay PMS

Thiết lập kết nối khóa từ trên PMS

Để sử dụng chức năng khoá từ trên PMS, khách sạn cần cài đặt phần mềm khoá của PMS trên máy tính tại khách sạn, máy này sẽ kết nối trực tiếp với máy đọc thẻ. Việc cài đặt phần mềm và cấp quyền sử dụng (license đăng nhập) sẽ do Blue Jay hỗ trợ thực hiện.

Để cài đặt khóa khách sạn vui lòng vào mục [Cài đặt] ⇒ [Khóa]. Tại đây, bạn chỉ cần nhập mã khóa tương ứng cho từng phòng một lần duy nhất. Hệ thống sẽ ghi nhớ và sử dụng cho mọi giao dịch sau này.

Màn hình chức năng [Cài đặt khóa] sẽ hiển thị như hình sau:

• Cột Phòng: Hiển thị danh sách các phòng thuộc khách sạn (đã được hệ thống liệt kê sẵn).
• Cột Khóa: Là mã của ổ khóa tương ứng với từng phòng. Khách sạn nhập mã khóa phù hợp cho từng phòng.

Sau khi nhập xong thông tin, nhấn nút [Lưu] để lưu lại cấu hình.

Tạo thẻ từ cho khách check-in

Để tạo thẻ tương ứng với phòng, tại giao diện lịch đặt phòng chọn booking cần tạo thẻ.

Chọn Booking ⇒ Bấm Xem chi tiết ⇒ Chuyển trạng thái đặt phòng thành "Nhận phòng" hệ thống sẽ hiển thị thông báo Tạo thẻ như sau:

• Nhấn Tạo thẻ để làm thẻ cho khách. Hệ thống sẽ sử dụng thông tin phòng và thời gian lưu trú của đặt phòng để tạo thẻ.
• Có thể tạo nhiều thẻ bằng cách nhấn Tạo thẻ nhiều lần (ví dụ: thẻ cho người đi cùng).
• Nhấn Không nếu không cần tạo thẻ hoặc đã tạo đủ thẻ.

Xóa thẻ khi check-out hoặc mất thẻ

Để xóa thẻ khi khách trả phòng bạn vào chi tiết booking chọn chuyển sang trạng thái Trả phòng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo Xóa thẻ như sau:

• Nhấn Xóa thẻ để hủy hiệu lực các thẻ đã phát hành cho đặt phòng.
• Nếu có nhiều thẻ thì nhấn nút Xóa thẻ nhiều lần.
• Nhấn Không nếu không cần xóa thẻ hoặc đã xóa thẻ trước đó.

• Để thêm thẻ: Nhấn nút Thêm thẻ để phát hành thẻ khóa mới cho đặt phòng. Hệ thống sẽ sử dụng thông tin phòng và thời gian lưu trú của đặt phòng để tạo thẻ.
• Cập nhật thẻ: Dùng để cập nhật lại thời gian hiệu lực của thẻ (ví dụ: gia hạn thời gian lưu trú).
• Xóa thẻ: Dùng để hủy hiệu lực của thẻ khi khách trả phòng hoặc không còn sử dụng thẻ đó.
• Xử lý mất thẻ: Dùng trong trường hợp khách báo mất thẻ. Hệ thống sẽ đánh dấu thẻ là Đã mất và vô hiệu hóa thẻ nhằm đảm bảo an toàn.

Một số lưu ý:

• Một đặt phòng có thể được phát hành nhiều thẻ
• Các thao tác về khóa tại danh mục Khóa chỉ áp dụng cho các thẻ thuộc đúng đặt phòng. Trường hợp thực hiện thao tác với thẻ không thuộc đặt phòng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo:  
• “Thẻ không thuộc đặt phòng”.

Quản lý thẻ khóa trong chi tiết đặt phòng

Tại màn hình Thông tin đặt phòng, danh mục Khóa dùng để quản lý các thẻ khóa đã phát hành cho một đặt phòng. Chức năng này hiển thị danh sách các thẻ khóa đã phát hành và cung cấp các thao tác cần thiết để quản lý thẻ khóa trong suốt thời gian lưu trú của khách.

• Khách sạn đăng nhập vào hệ thống PMS.  
• Tại danh sách đặt phòng hoặc lịch đặt phòng, chọn một đặt phòng cần xem chi tiết.
• Trên màn hình Thông tin đặt phòng, chọn danh mục Khóa. 

Tại danh mục Khóa, hệ thống hiển thị danh sách các thẻ khóa đã phát hành cho đặt phòng, với các thông tin sau:

• Ngày: Ngày tạo thẻ
• Mã thẻ: Mã của thẻ
• Thời gian thẻ: Khoảng thời gian hiệu lực của thẻ
• Trạng thái: Trạng thái thẻ (Đang sử dụng/ Đã được cập nhật / Đã xóa / Đã mất)
• Nhân viên: Nhân viên thực hiện thao tác phát hành hoặc xử lý thẻ

Tại đây, bạn cũng có thể thao tác:

• Tạo thẻ: Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ đặt phòng để ghi vào thẻ.
• Thao tác khác: Dễ dàng "Cập nhật thẻ" (khi khách gia hạn ở thêm) hoặc "Xử lý mất thẻ" ngay tại đây.

Quản lý thẻ khóa cho toàn hệ thống

Chức năng [Quản lý khóa] dùng để theo dõi và quản lý tất cả các thẻ khóa đã được phát hành trong hệ thống, bao gồm tra cứu, xem trạng thái, đọc thẻ, xóa thẻ và xuất danh sách thẻ.

Để quản lý thẻ chìa khóa cho toàn hệ thống khách sạn đăng nhập vào hệ thống PMS.Tại menu trên cùng ở góc bên phải màn hình, chọn chức năng [Quản lý khóa] như hình:
Màn hình chức năng sẽ như hình sau:

Giải thích các chức năng trên màn hình:

• Danh sách thẻ: Cho phép xem danh sách các thẻ khóa đã được phát hành trong hệ thống theo các điều kiện tìm kiếm như: ngày tạo thẻ (từ ngày – đến ngày), phòng, trạng thái thẻ, và tìm kiếm theo mã thẻ hoặc mã đặt phòng.
• Đọc thẻ: Dùng để đọc thông tin từ thẻ khóa khi có kết nối với máy đọc thẻ.
• Xóa thẻ: Dùng để hủy hiệu lực thẻ đã phát hành trong trường hợp thẻ không còn sử dụng.
• Xuất Excel: Dùng để xuất danh sách thẻ khóa ra file Excel phục vụ cho việc lưu trữ hoặc kiểm tra.

>>> Liên hệ ngay với Blue Jay PMS để được tư vấn tính năng quản lý thẻ khóa từ trên PMS <<<