Khách sạn cần làm gì để xuất hóa đơn đúng Nghị định 70/2025?

Từ ngày 1/6/2025, toàn bộ cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú tại Việt Nam từ khách sạn 5 sao, resort cao cấp đến homestay, nhà nghỉ nhỏ lẻ,... sẽ phải phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được lập từ máy tính tiền. Quy định này được nêu rõ trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong việc chuẩn hóa hoạt động quản lý thuế trong ngành du lịch&khách sạn.

Vậy Nghị định 70 quy định cụ thể ra sao, khách sạn cần chuẩn bị gì, và làm thế nào để xuất hóa đơn đúng chuẩn, không vi phạm? Cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Nghị định 70/2025/NĐ-CP ảnh hưởng thế nào đến hoạt động xuất hóa đơn của các cơ sở kinh doanh lưu trú?

Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2025) là văn bản mới nhất sửa đổi, bổ sung một số quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Mục tiêu của nghị định là siết chặt tính hợp pháp, hợp lệ và thời điểm lập hóa đơn điện tử, đảm bảo doanh nghiệp xuất hóa đơn đúng bản chất giao dịch, hạn chế gian lận thuế.

Đối với ngành khách sạn, nghị định này ảnh hưởng trực tiếp ở 4 khía cạnh chính:

Siết chặt thời điểm lập hóa đơn điện tử

Trước đây, nhiều khách sạn có thói quen xuất hóa đơn khi khách rời đi, hoặc gộp hóa đơn cuối tháng (nhất là với hợp đồng công ty hoặc OTA). Theo Nghị định 70, thời điểm lập hóa đơn điện tử phải trùng với thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc nhận tiền thanh toán (tùy cái nào đến trước). Nghĩa là, nếu khách trả phòng ngày 15/7 và thanh toán ngay, kế toán phải xuất hóa đơn trong ngày 15/7, không được dời sang 16/7 hay gộp chung các khách khác.

Ảnh hưởng:

• Bộ phận lễ tân và kế toán phải phối hợp chặt chẽ hơn để đảm bảo không trễ hóa đơn.
• Các PMS (phần mềm quản lý khách sạn) cần tự động đồng bộ dữ liệu check-out hóa đơn điện tử, tránh nhập thủ công.

Quy định mới về hóa đơn điều chỉnh và thay thế

Khách sạn thường xuyên có tình huống sai tên công ty, sai mã số thuế hoặc cần giảm giá sau khi xuất hóa đơn. Theo Nghị định 70, thay vì hủy hóa đơn sai và xuất lại, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định kỹ thuật của Tổng cục Thuế.

Ảnh hưởng:

• Kế toán khách sạn cần hiểu khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế, tránh bị cơ quan thuế từ chối hóa đơn.
• Phần mềm phải hỗ trợ phát hành, tra cứu và lưu vết điều chỉnh dễ dàng, có kết nối với cổng e-invoice.

Chuẩn hóa định dạng dữ liệu và kết nối hệ thống hóa đơn điện tử

Nghị định 70 quy định chuẩn dữ liệu XML và API kết nối với hệ thống Tổng cục Thuế. Điều này buộc các khách sạn đang dùng phần mềm nội bộ hoặc PMS cũ phải nâng cấp hệ thống để đảm bảo đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn.

Ảnh hưởng:

• Các khách sạn sử dụng PMS chưa có module hóa đơn điện tử tích hợp sẽ phải ký hợp đồng thêm với nhà cung cấp e-invoice khác → tăng chi phí & rủi ro sai sót.
• Nếu sử dụng phần mềm như BlueJay PMS, việc phát hành hóa đơn điện tử được tích hợp sẵn, tuân thủ chuẩn Nghị định 70, giúp giảm thao tác và tuân thủ tự động.

Tăng mức phạt nếu xuất sai hoặc chậm hóa đơn

Nghị định 70 cũng tăng chế tài xử phạt đối với hành vi:

• Xuất hóa đơn sai thời điểm
• Xuất thiếu thông tin bắt buộc (tên khách, mã số thuế, dịch vụ...)
• Gửi hóa đơn điện tử không hợp lệ lên cơ quan thuế

Ảnh hưởng:

• Khách sạn có thể bị:
• Phạt tiền từ 5–10 triệu đồng/lần vi phạm
• Không được khấu trừ thuế GTGT nếu hóa đơn sai
• Ảnh hưởng điểm tuân thủ thuế khi cơ quan thuế kiểm tra

Những thay đổi quan trọng khách sạn cần nắm

Nội dung	Trước Nghị định 70	Sau Nghị định 70 (từ 1/6/2025)
Hình thức hóa đơn	Có thể dùng hóa đơn điện tử hoặc giấy	Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Thời điểm lập hóa đơn	Có thể xuất sau khi khách trả phòng	Phải xuất ngay khi thanh toán dịch vụ
Cách phát hành	Qua phần mềm kế toán hoặc thủ công	Qua hệ thống máy tính tiền kết nối Tổng cục Thuế
Lưu trữ và gửi hóa đơn	Thủ công, qua email hoặc in	Tự động gửi, lưu trữ trên hệ thống điện tử
Xử phạt nếu vi phạm	Cảnh cáo hoặc xử phạt nhẹ	Xử phạt hành chính, truy thu thuế và đưa vào danh sách rủi ro

Những rủi ro nếu khách sạn không tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70 siết chặt việc quản lý hóa đơn điện tử trong mọi ngành dịch vụ, bao gồm khách sạn, resort, homestay, condotel,… Nếu khách sạn không điều chỉnh quy trình xuất hóa đơn theo đúng quy định mới, rủi ro có thể xảy ra ở 3 cấp độ: tài chính, pháp lý và vận hành.

Rủi ro pháp lý, bị xử phạt vi phạm hành chính

Theo quy định của Nghị định 70 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt khi:

• Xuất hóa đơn sai thời điểm (ví dụ: khách trả phòng ngày 15 nhưng hóa đơn lập ngày 16)
• Xuất hóa đơn sai thông tin người mua, sai mã số thuế hoặc sai số tiền
• Gửi hóa đơn không đúng định dạng hoặc không có mã của cơ quan thuế
• Không lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ (thường gặp khi thanh toán OTA, công ty, tour...)

Mức phạt có thể lên đến 10–20 triệu đồng/lần vi phạm, tùy hành vi và số lượng hóa đơn sai. Đáng chú ý, cơ quan thuế hiện nay đối chiếu dữ liệu theo thời gian thực, nên mọi hóa đơn sai lệch đều bị phát hiện tự động.

Rủi ro tài chính khi mất khả năng khấu trừ thuế và ảnh hưởng dòng tiền

Khi hóa đơn điện tử bị cơ quan thuế trả về hoặc bị coi là không hợp lệ, khách sạn sẽ:

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc đầu ra, dẫn đến thiệt hại tài chính đáng kể.
• Phải xuất lại hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, gây trễ kế toán và thanh toán với đối tác.
• Ảnh hưởng báo cáo tài chính và doanh thu kế toán, đặc biệt trong giai đoạn quyết toán thuế hoặc kiểm toán.

Với khách sạn có lượng giao dịch lớn mỗi ngày, việc hóa đơn sai 1–2% cũng gây tổn thất hàng chục triệu đồng mỗi tháng.

Gánh nặng cho kế toán và lễ tân

Nếu khách sạn vẫn xuất hóa đơn thủ công hoặc không đồng bộ với PMS, sẽ phát sinh:

• Nhập sai thông tin khách hoặc số phòng khi xuất hóa đơn.
• Trễ thời điểm lập hóa đơn (nhất là khi khách check-out đông).
• Không đồng bộ dữ liệu thanh toán từ OTA hoặc công ty dẫn đến dễ bỏ sót hóa đơn.

Điều này buộc bộ phận kế toán phải kiểm tra và xử lý thủ công từng mã hóa đơn, vừa mất thời gian vừa dễ xảy ra sai sót. Bên cạnh đó, nguy cơ bị xử phạt do lập hoặc gửi hóa đơn trễ hạn cũng tăng cao, đặc biệt trong các kỳ cao điểm khách lưu trú.

Không chỉ vậy, việc khách không nhận được hóa đơn đúng thời gian hoặc sai thông tin công ty còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm dịch vụ và uy tín của khách sạn. Về lâu dài, những chậm trễ và sai lệch này khiến quy trình vận hành trở nên nặng nề, áp lực gia tăng cho cả bộ phận kế toán và lễ tân, đồng thời tiềm ẩn nhiều hệ lụy trong quản trị tài chính và đánh giá tuân thủ thuế.

Rủi ro thương hiệu về mất uy tín với khách và đối tác

Với khách doanh nghiệp, việc xuất hóa đơn sai hoặc chậm ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của khách sạn. Đặc biệt trong mảng MICE, hợp đồng đoàn, OTA hoặc công ty lữ hành, việc chậm xuất hóa đơn khiến:

• Đối tác không thể hoàn công hoặc thanh toán, ảnh hưởng dòng tiền.
• Khách hàng doanh nghiệp đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của khách sạn.

Làm thế nào để khách sạn xuất hóa đơn đúng quy định Nghị định 70?

Để tuân thủ quy định mới, khách sạn cần chuẩn bị song song 3 yếu tố:

• Hệ thống máy tính tiền điện tử: Máy tính tiền không nhất thiết phải là thiết bị vật lý, mà có thể là hệ thống phần mềm PMS (Property Management System) tích hợp chức năng thu ngân – hóa đơn – kết nối thuế.
• Chữ ký số hợp lệ: Dùng để ký xác nhận tính pháp lý của hóa đơn trước khi gửi cơ quan thuế. Nên chọn chữ ký số được Tổng cục Thuế công nhận và tương thích với phần mềm đang sử dụng.
• Phần mềm kết nối trực tiếp Tổng cục Thuế: Công nghệ ngày càng phát triển việc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp các tính năng liên quan đến việc xử lý hóa đơn điện tử sẽ giups khách sạn giảm bớt các gánh nặng về vận hành và chi phí nhân sự. Để làm được điều anyf phần mềm phần có khả năng:
  • Truyền dữ liệu hóa đơn lên hệ thống thuế ngay khi phát hành.
  • Nhận mã xác thực tự động.
  • Lưu trữ và tra cứu hóa đơn nhanh chóng khi cần kiểm tra.

Thay vì phải đầu tư thêm máy tính tiền hay phần mềm kế toán phức tạp, Blue Jay PMS tích hợp sẵn tính năng xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế giúp đáp ứng toàn bộ yêu cầu trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Lợi ích khi khách sạn triển hóa đơn điện tử sớm

• Tránh rủi ro bị phạt khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất.
• Tiết kiệm thời gian kế toán, không cần nhập liệu hai lần.
• Đồng bộ báo cáo doanh thu, thuế và công nợ trong cùng hệ thống.
• Tăng uy tín thương hiệu, tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách.
• Sẵn sàng kết nối dữ liệu tài chính nếu mở rộng chuỗi hoặc hợp tác OTA.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Homestay hoặc nhà nghỉ nhỏ có phải xuất hóa đơn điện tử không?
Trả lời: Có. Nghị định 70 áp dụng cho mọi cơ sở lưu trú có doanh thu, dù chỉ có vài phòng.

2. Khách sạn có cần mua máy tính tiền vật lý không?
Trả lời: Không bắt buộc. BlueJay PMS tích hợp sẵn tính năng máy tính tiền điện tử đúng chuẩn cơ quan thuế.

3. Nếu sai thông tin hóa đơn có thể điều chỉnh không?
Trả lời: Có thể. BlueJay PMS hỗ trợ hủy, điều chỉnh, hoặc cấp lại hóa đơn đúng quy trình Thông tư 78/2021/TT-BTC.

4. Có cần nộp hồ sơ thủ công để đăng ký không?
Trả lời:  Không. Toàn bộ quá trình khai báo, mẫu hóa đơn, ký số đều thực hiện 100% online.

Kết luận: Nghị định 70/2025/NĐ-CP mở ra giai đoạn mới trong quản lý doanh thu ngành lưu trú hướng đến minh bạch, chuyên nghiệp và đồng bộ dữ liệu thuế điện tử. Với BlueJay PMS, các khách sạn tại Việt Nam có thể:

• Xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn, đúng thời điểm;
• Tự động kết nối với các đơn vị phát hành hóa đơn để đồng bộ kê khai với cơ quan thuế;
• Không phát sinh thêm chi phí;
• Và đảm bảo vận hành trơn tru, sẵn sàng cho kỷ nguyên số trong ngành khách sạn.

Triển khai sớm để tránh rủi ro – Đăng ký dùng thử tính năng xuất hóa đơn điện tử trên Blue Jay PMS ngay hôm nay.