Mẫu hợp động lưu trú khách sạn chuẩn mới nhất (Kèm file)

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, đặc biệt với các đoàn khách, công ty hoặc đối tác lưu trú dài ngày, việc sử dụng hợp đồng lưu trú khách sạn là cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

Hợp đồng không chỉ giúp khách sạn quản lý việc đặt phòng rõ ràng mà còn giảm rủi ro liên quan đến thanh toán, hủy phòng hoặc các tranh chấp phát sinh.

Trong bài viết này, Blue Jay PMS sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về hợp đồng lưu trú khách sạn.

Hợp đồng lưu trú khách sạn là gì?

Hợp đồng lưu trú khách sạn là văn bản thỏa thuận giữa khách sạn và khách lưu trú (cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức) về việc cung cấp dịch vụ lưu trú trong một khoảng thời gian nhất định.

Hợp đồng này quy định rõ:

• Thông tin khách lưu trú
• Số lượng phòng
• Thời gian lưu trú
• Giá phòng
• Điều kiện thanh toán
• Quy định hủy phòng
• Trách nhiệm của các bên

Khác với booking thông thường trên OTA, hợp đồng lưu trú thường được sử dụng trong các trường hợp:

• Khách đoàn (tour, MICE)
• Công ty đặt phòng cho nhân viên
• Khách thuê phòng dài hạn
• Đối tác ký hợp đồng hợp tác

Việc sử dụng hợp đồng giúp khách sạn quản lý đặt phòng chuyên nghiệp hơn và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Khi nào khách sạn cần sử dụng hợp đồng lưu trú?

Không phải mọi booking đều cần hợp đồng. Trong thực tế vận hành khách sạn, hợp đồng thường được sử dụng trong các trường hợp sau.

1. Khách đoàn (Group Booking)

Các đoàn khách du lịch, hội nghị hoặc sự kiện thường đặt nhiều phòng cùng lúc.

Hợp đồng giúp xác nhận:

• số lượng phòng
• thời gian lưu trú
• chính sách thanh toán
• điều kiện hủy phòng

Điều này giúp khách sạn tránh tình trạng đoàn khách hủy sát ngày gây thất thoát doanh thu.

2. Công ty ký hợp đồng lưu trú dài hạn

Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng với khách sạn để:

• Lưu trú cho chuyên gia
• Lưu trú cho nhân viên công tác
• Lưu trú dài ngày

Trong trường hợp này, hợp đồng thường có thêm các điều khoản như:

• Giá phòng ưu đãi
• Thanh toán theo tháng
• Hạn mức công nợ

3. Hợp tác với công ty du lịch hoặc OTA

Một số khách sạn ký hợp đồng allotment hoặc hợp tác dài hạn với:

• Công ty du lịch
• Đại lý bán phòng
• Đối tác phân phối

Hợp đồng giúp quy định rõ:

• Mức giá
• Số lượng phòng phân bổ
• Điều kiện bán phòng

Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng lưu trú khách sạn

Một hợp đồng lưu trú tiêu chuẩn thường bao gồm các nội dung nào?

1. Thông tin các bên

Bao gồm:

Bên A: Khách sạn

• Tên khách sạn
• Địa chỉ
• Người đại diện

Thông tin liên hệ

Bên B: Khách lưu trú hoặc đối tác

• Cá nhân hoặc công ty
• Địa chỉ
• Người đại diện
• Số điện thoại

2. Nội dung dịch vụ lưu trú

Điều khoản này cần làm rõ:

• Loại phòng
• Số lượng phòng
• Thời gian check-in
• Thời gian check-out
• Tổng số đêm lưu trú

Ví dụ:

• 10 phòng Deluxe
• Lưu trú từ 10/05/2026 đến 12/05/2026
• Tổng cộng 2 đêm

3. Giá phòng và chi phí

Hợp đồng cần nêu rõ:

• Giá phòng mỗi đêm
• Giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế
• các dịch vụ đi kèm

Ví dụ:

• Giá phòng: 1.200.000 VNĐ/đêm
• Bao gồm ăn sáng
• Chưa bao gồm VAT

4. Điều khoản thanh toán

Thông thường sẽ bao gồm:

• đặt cọc
• thời hạn thanh toán
• hình thức thanh toán

Ví dụ:

• đặt cọc 30% khi ký hợp đồng
• thanh toán 70% trước ngày check-in

5. Chính sách hủy phòng

Đây là điều khoản quan trọng giúp khách sạn hạn chế rủi ro.

Ví dụ:

• Hủy trước 7 ngày: miễn phí
• Hủy trước 3 ngày: tính phí 50%
• Hủy trong ngày: tính phí 100%

6. Quy định trong thời gian lưu trú

Bao gồm các nội dung như:

• không hút thuốc trong phòng
• không gây ồn sau 22h
• không mang vật nuôi (nếu có quy định)

Điều khoản này giúp khách sạn quản lý trật tự và trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Mẫu hợp đồng lưu trú khách sạn tham khảo

Dưới đây là mẫu hợp đồng đơn giản thường được các khách sạn sử dụng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đà Nẵng, ngày ... tháng ... năm …

HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ LƯU TRÚ KHÁCH SẠN

Số: ……/HĐLT/………

Căn cứ:

• Bộ luật Dân sự năm 2015;
• Luật Thương mại năm 2005;
• Nhu cầu và khả năng cung cấp dịch vụ của các bên.

ĐIỀU 1. THÔNG TIN CÁC BÊN

BÊN A: KHÁCH SẠN (BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ)

Tên đơn vị: ....................................................
Địa chỉ: .........................................................
Điện thoại: ....................................................
Mã số thuế: ..................................................

Đại diện bởi: ...............................................
Chức vụ: .....................................................

(Sau đây gọi là Bên A)

BÊN B: KHÁCH HÀNG / DOANH NGHIỆP (BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ)

Tên đơn vị/cá nhân: .......................................
Địa chỉ: .........................................................
Điện thoại: ....................................................
Mã số thuế (nếu có): ....................................

Đại diện bởi: ...............................................
Chức vụ: .....................................................

(Sau đây gọi là Bên B)

Bên A và Bên B sau đây gọi chung là “Các Bên”.

ĐIỀU 2. NỘI DUNG HỢP ĐỒNG

Bên A đồng ý cung cấp dịch vụ lưu trú cho Bên B với các thông tin sau:

• Loại phòng: .................................................
• Số lượng phòng: ...........................................
• Thời gian nhận phòng (Check-in): .....................
• Thời gian trả phòng (Check-out): .....................
• Thời gian lưu trú: từ ngày …… đến ngày ……

Danh sách khách lưu trú (nếu có) sẽ được Bên B cung cấp trước ngày nhận phòng.

ĐIỀU 3. GIÁ DỊCH VỤ

Giá phòng: …………… VNĐ / phòng / đêm.

Giá trên:

☐ Đã bao gồm thuế VAT
☐ Chưa bao gồm thuế VAT

Dịch vụ đi kèm:

• Ăn sáng: Có / Không
• Wifi miễn phí
• Các tiện ích theo tiêu chuẩn của khách sạn
• Tổng giá trị hợp đồng dự kiến: ……………………… VNĐ.

(Tổng giá trị thực tế sẽ căn cứ theo số phòng và thời gian lưu trú thực tế.)

ĐIỀU 4. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

Bên B thanh toán cho Bên A theo hình thức:

☐ Chuyển khoản
☐ Tiền mặt

Thông tin tài khoản:

• Chủ tài khoản: .........................................
• Số tài khoản: ...........................................
• Ngân hàng: .............................................

Thời hạn thanh toán:

Đặt cọc: ………% giá trị hợp đồng trong vòng …… ngày kể từ ngày ký hợp đồng.

Phần còn lại thanh toán trước ngày nhận phòng hoặc theo thỏa thuận của hai bên.

ĐIỀU 5. CHÍNH SÁCH HỦY PHÒNG

Trong trường hợp Bên B thay đổi hoặc hủy đặt phòng, các điều khoản sau sẽ được áp dụng:

• Hủy trước …… ngày so với ngày nhận phòng: không tính phí.
• Hủy trước …… ngày: tính phí ……% tổng giá trị đặt phòng.
• Hủy trong ngày nhận phòng hoặc không đến: tính phí ……% giá trị đặt phòng.

Các thay đổi về số lượng phòng phải được thông báo bằng văn bản hoặc email cho Bên A.

ĐIỀU 6. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A

Bên A có trách nhiệm:

• Cung cấp phòng đúng tiêu chuẩn đã thỏa thuận.
• Đảm bảo các dịch vụ theo cam kết trong hợp đồng.
• Đảm bảo an ninh, an toàn trong khu vực khách sạn.

Bên A có quyền:

• Từ chối phục vụ nếu Bên B vi phạm quy định của khách sạn.
• Yêu cầu Bên B thanh toán đầy đủ theo hợp đồng.

ĐIỀU 7. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B

Bên B có trách nhiệm:

• Thanh toán đúng thời hạn theo hợp đồng.
• Cung cấp thông tin khách lưu trú đầy đủ theo quy định pháp luật.
• Tuân thủ nội quy của khách sạn.

Bên B có quyền:

• Yêu cầu Bên A cung cấp dịch vụ đúng thỏa thuận.
• Phản hồi hoặc khiếu nại nếu dịch vụ không đúng cam kết.

ĐIỀU 8. TRÁCH NHIỆM BỒI THƯỜNG

Trường hợp khách lưu trú gây hư hỏng tài sản của khách sạn, Bên B có trách nhiệm bồi thường theo giá trị thiệt hại thực tế.

ĐIỀU 9. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này trước hết sẽ được giải quyết thông qua thương lượng giữa các bên.

Trường hợp không thể giải quyết bằng thương lượng, tranh chấp sẽ được đưa ra Tòa án có thẩm quyền tại nơi đặt trụ sở của Bên A để giải quyết.

ĐIỀU 10. HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG

Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Hợp đồng được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)

>>> Tải file docs mẫu hợp đồng lưu trú khách sạn tại đây nhé!

Những lưu ý khi quản lý hợp đồng lưu trú khách sạn

Trong thực tế vận hành, nhiều khách sạn gặp khó khăn khi:

• Quản lý hợp đồng thủ công
• Theo dõi công nợ
• Cập nhật tình trạng phòng

Khi số lượng booking tăng lên, việc quản lý bằng Excel hoặc giấy tờ rất dễ xảy ra sai sót.

Một số vấn đề phổ biến gồm:

• Overbooking
• Quên cập nhật phòng
• Sai sót thanh toán

Ứng dụng phần mềm để quản lý hợp đồng và booking hiệu quả

Hiện nay, nhiều khách sạn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn (PMS) để xử lý các hợp đồng lưu trú.

Thay vì quản lý thủ công, hệ thống giúp:

• Lưu trữ thông tin khách hàng
• Quản lý booking tập trung
• Theo dõi công nợ đối tác
• Cập nhật tình trạng phòng theo thời gian thực

Khi kết hợp với các công cụ như:

• Channel Manager để đồng bộ phòng trên OTA
• Booking Engine để nhận đặt phòng trực tiếp từ website
• Khách sạn có thể tối ưu vận hành và giảm đáng kể sai sót trong quản lý đặt phòng.

Đây cũng là xu hướng mà nhiều khách sạn đang áp dụng để chuyển đổi số hoạt động kinh doanh lưu trú.

Kết luận:

Hợp đồng lưu trú khách sạn là công cụ quan trọng giúp khách sạn:

• Quản lý booking rõ ràng
• Hạn chế rủi ro hủy phòng
• Đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên

Đối với các khách sạn có nhiều khách đoàn, doanh nghiệp hoặc đối tác du lịch, việc chuẩn hóa mẫu hợp đồng và quản lý bằng hệ thống phần mềm sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và tối ưu vận hành.

Nếu bạn đang tìm cách quản lý đặt phòng, hợp đồng và kênh bán phòng hiệu quả hơn, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tích hợp Channel Manager, Booking Engine và website đặt phòng sẽ giúp khách sạn vận hành đơn giản và chính xác hơn.