Kiểm toán đêm (Night Audit) là một quy trình quan trọng trong vận hành khách sạn, diễn ra vào cuối mỗi ngày để tổng hợp, kiểm tra và xác nhận toàn bộ giao dịch tài chính, doanh thu và tình trạng phòng. Đây là bước “chuyển giao” giữa hai ngày kinh doanh, đảm bảo mọi dữ liệu được ghi nhận chính xác trước khi hệ thống PMS chuyển sang ngày mới. Công việc này không chỉ giúp duy trì tính minh bạch và ổn định tài chính, mà còn là cơ sở để ban quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động hàng ngày, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Kiểm toán đêm (Night Audit) trong khách sạn là gì?
Kiểm toán đêm (hay Night Audit) là quy trình tổng hợp, đối chiếu và kiểm tra toàn bộ dữ liệu hoạt động của khách sạn trong một ngày, thường được thực hiện vào ban đêm (sau khi các giao dịch trong ngày kết thúc). Đây là bước chuyển giao giữa hai ngày kinh doanh, đảm bảo mọi khoản thu chi, doanh thu, booking và báo cáo đều chính xác trước khi bắt đầu ngày mới.
Night Audit không chỉ là công việc “kế toán ca đêm”, mà là nút giao giữa bộ phận lễ tân (Front Office), kế toán và quản lý doanh thu (Revenue Management).
Các mục tiêu chính gồm:
- Đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác: kiểm tra tất cả giao dịch phát sinh trong ngày (phòng, minibar, nhà hàng, giặt ủi, spa, v.v.) đã được ghi nhận và tính vào tài khoản khách.
- Xác nhận doanh thu trong ngày: tổng hợp doanh thu từ từng bộ phận, chuẩn bị báo cáo Daily Revenue Report.
- Cân đối sổ sách và tài khoản: phát hiện và điều chỉnh sai lệch (nếu có).
- Chuyển ngày hệ thống PMS: giúp khách sạn bắt đầu ngày kinh doanh mới với dữ liệu sạch và chính xác.
Quy trình kiểm toán đêm trong khách sạn
Kiểm toán đêm (Night Audit) là quy trình cuối ngày nhằm đảm bảo tất cả giao dịch tài chính, doanh thu và tình trạng phòng trong khách sạn được cập nhật chính xác trước khi hệ thống chuyển sang ngày mới. Một ca kiểm toán đêm chuyên nghiệp thường bao gồm 5 bước chính sau:
Bước 1: Chuẩn bị
Trước khi bắt đầu quá trình kiểm toán, nhân viên night auditor cần kiểm tra:
- Danh sách khách đang lưu trú (in-house guest list) để đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ.
- Tình trạng phòng (occupied, vacant, OOO, OOS) và đối chiếu với thực tế.
- Các giao dịch trong ngày đã được nhập vào hệ thống PMS, bao gồm đặt phòng, thanh toán, phụ thu và giảm trừ.
Việc này nhằm đảm bảo toàn bộ dữ liệu trong ngày được ghi nhận chính xác, không bỏ sót trước khi tiến hành khóa sổ.
Bước 2: Đối chiếu giao dịch
Ở bước này, night auditor sẽ:
- So sánh doanh thu từ các điểm bán (POS) như nhà hàng, quầy bar, spa, minibar hoặc laundry với dữ liệu trong PMS.
- Kiểm tra các hóa đơn chưa được chuyển vào tài khoản phòng khách hoặc chưa xác nhận thanh toán.
- Đối chiếu và xác minh các khoản giảm giá, miễn phí, hoặc hoàn tiền nếu có.
Việc đối chiếu giao dịch nhằm phát hiện kịp thời sai lệch hoặc giao dịch bất thường, ngăn ngừa thất thoát doanh thu.
Bước 3: Đóng sổ và cân đối
Sau khi đã đối chiếu xong, kiểm toán đêm sẽ tiến hành đóng sổ và cân đối nhằm đảm bảo sổ sách cân đối, minh bạch, không có chênh lệch giữa các bộ phận. Việc đóng sổ và cân đối sổ sách được nhân viên kiểm toán đêm tiến hành, như sau:
- Tổng hợp doanh thu trong ngày theo từng hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, công nợ, OTA, voucher…).
- Kiểm tra sự khớp đúng giữa dữ liệu Front Desk và bộ phận Kế toán.
- Ghi chú lại những giao dịch còn pending hoặc cần xác minh thêm vào sáng hôm sau.
Bước 4: Chạy báo cáo đêm
Khi mọi dữ liệu đã được kiểm tra, night auditor sẽ xuất các báo cáo cần thiết như:
- Báo cáo công suất phòng (Occupancy Report)
- ADR, RevPAR, Revenue Breakdown
- Room Status, Guest Ledger và các báo cáo tài chính khác.
- Kiểm tra lại để đảm bảo số liệu thống nhất và chính xác.
Việc chạy báo cáo đêm sẽ giúp cung cấp thông tin kịp thời cho Ban quản lý, bộ phận Kinh doanh, Revenue và Kế toán để phục vụ cho các quyết định sáng hôm sau.
Bước 5: Chuyển ngày (Day-End Close)
Cuối cùng, night auditor thực hiện lệnh “Day End” trên hệ thống PMS để hoàn tất quy trình kiểm toán đêm, giúp khách sạn bắt đầu ngày mới với dữ liệu chính xác và đồng bộ:
- Đưa toàn bộ dữ liệu sang ngày mới.
- Cập nhật danh sách check-in/check-out cho ca sáng.
- Đảm bảo hệ thống sẵn sàng cho chu kỳ vận hành kế tiếp.
Cách tối ưu quy trình kiểm toán đêm trong khách sạn
Ca kiểm toán đêm là giai đoạn nhạy cảm, đòi hỏi độ chính xác cao vì ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo doanh thu và hoạt động của ngày kế tiếp. Để tối ưu quy trình và giảm áp lực cho nhân viên night auditor, các khách sạn có thể áp dụng những giải pháp sau:
Tự động hóa bằng phần mềm PMS hiện đại
- Tích hợp dữ liệu POS và PMS trong một: Khi các hệ thống này liên thông, doanh thu từ nhà hàng, bar, spa, minibar,… được cập nhật tức thì vào hồ sơ phòng khách, giảm tối đa sai lệch nhập tay.
- Tự động đối chiếu và cảnh báo lỗi: Một số PMS có tính năng tự động phát hiện giao dịch chưa khớp, cảnh báo hóa đơn trùng hoặc thiếu thông tin trước khi khóa sổ.
- Tự động chạy báo cáo đêm: Hệ thống sẽ tổng hợp Occupancy, ADR, RevPAR,… và gửi email cho quản lý vào sáng hôm sau mà không cần thao tác thủ công.
Rút ngắn khâu thủ công bằng số hóa chứng từ
Trong quy trình kiểm toán đêm, phần lớn sai sót phát sinh từ việc ghi chép, đối chiếu và lưu trữ thủ công. Việc số hóa toàn bộ chứng từ giúp giảm đáng kể khối lượng công việc và hạn chế nhầm lẫn do thao tác con người.Thay vì dùng phiếu giấy hay nhập liệu thủ công. Các khách sạn nên chuyển sang hóa đơn điện tử để ghi nhận và xác nhận thu chi, doanh thu ngay trong hệ thống PMS. Chứng từ, hóa đơn, báo cáo cũng nên được lưu trữ trên cloud nội bộ, giúp truy xuất nhanh, chia sẻ dễ dàng giữa các ca và bộ phận.
Lợi ích:
- Giảm sai lệch do nhập tay.
- Tiết kiệm thời gian bàn giao cho ca sáng.
- Tăng tính minh bạch, truy xuất và sẵn sàng cho quy trình kiểm toán tự động trong tương lai.
Lưu trữ và truy xuất qua hệ thống cloud nội bộ
Hóa đơn, biên lai và báo cáo doanh thu nên được xuất file PDF và lưu trữ trực tiếp trên nền tảng cloud nội bộ (như Google Workspace, SharePoint hoặc server riêng của khách sạn). Cách làm này giúp nhân viên kiểm toán đêm dễ dàng tra cứu, đối chiếu dữ liệu, đồng thời cho phép quản lý, kế toán và revenue manager (RMS) truy cập nhanh từ xa mà không cần chờ bàn giao ca. Ngoài ra, việc lưu trữ trên cloud còn giúp giảm rủi ro thất lạc tài liệu và đảm bảo dữ liệu luôn đồng bộ giữa các bộ phận.
Tích hợp hệ thống kế toán
Tích hợp hệ thống kế toán giúp quy trình kiểm toán đêm trở nên liền mạch và chính xác hơn. Khi PMS được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, toàn bộ dữ liệu doanh thu, thanh toán và chứng từ sẽ tự động chuyển sang sổ kế toán ngay sau khi hoàn tất night audit. Nhờ đó, khách sạn có thể loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công, giảm sai sót và đảm bảo số liệu tài chính luôn nhất quán giữa các hệ thống.
Kết luận: Quy trình kiểm toán đêm tuy diễn ra âm thầm nhưng lại là “xương sống” của vận hành tài chính khách sạn. Với Blue Jay PMS, toàn bộ quy trình từ kiểm tra dữ liệu, đối chiếu giao dịch đến xuất báo cáo doanh thu đều có thể tự động hóa, giúp đội ngũ night auditor giảm tải công việc và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối mỗi ngày.
Bài viết trên đây đã giúp bạn tổng hợp các thông tin liên quan đến khái niệm, vai trò cũng như cách tối ưu công việc của kiếm toán đêm. Cùng đọc thêm nhiều kiến thức về quản lý khách sạn tại blog quản lý khách sạn của Blue Jay PMS.