Mobile Check-in trong khách sạn: Xu hướng check-in cá nhân hóa trải nghiệm

Trong hành trình chuyển đổi số của ngành khách sạn, mobile check-in nổi lên như một giải pháp then chốt giúp tối ưu trải nghiệm “không chạm” và giảm tải cho quầy lễ tân. Hãy cùng Blue Jay PMS tìm hiểu sâu hơn về lợi ích của việc triển khai mobile check-in nhé!

Mobile check-in là gì?

Mobile check-in là một hình thức của self check-in, cho phép khách tự làm thủ tục nhận phòng qua thiết bị di động mà không cần ghé quầy lễ tân. Toàn bộ quy trình từ xác nhận đặt phòng, gửi giấy tờ tùy thân, ký điện tử, thanh toán đến nhận mã khóa phòng đều được xử lý qua ứng dụng (hotel app) hoặc web app của khách sạn.

Khác với kiosk check-in nơi khách làm thủ tục tại thiết bị đặt ở sảnh, mobile check-in diễn ra hoàn toàn trên điện thoại cá nhân, mang lại sự tiện lợi và trải nghiệm không chạm (contactless) tuyệt đối.

Vì sao mobile check-in trở thành xu hướng tất yếu trong ngành khách sạn?

Mobile check-in không chỉ là tiện ích công nghệ, mà là bước chuyển đổi số tất yếu trong hành trình “contactless hotel”. Ba yếu tố chính thúc đẩy xu hướng này gồm:

• Thay đổi hành vi du khách: Khách hàng hiện đại đã quen với việc tự check-in chuyến bay, đặt bàn, đặt vé qua điện thoại.
• Hậu COVID-19: Trải nghiệm không chạm trở thành chuẩn an toàn và tiện lợi.
• Công nghệ PMS và khóa điện tử phát triển: Cho phép đồng bộ quy trình nhận phòng tự động, từ xác minh danh tính đến mở cửa phòng.

Mobile check-in hoạt động như thế nào?

Một quy trình mobile check-in tiêu chuẩn gồm 5 bước:

• Trước khi đến: Khách nhận link hoặc truy cập app khách sạn để xác nhận đặt phòng, nhập thông tin và gửi giấy tờ tùy thân.
• Xác minh: PMS nhận dữ liệu, xác thực thông tin và phê duyệt.
• Thanh toán & ký điện tử: Hoàn tất giao dịch và xác nhận điều khoản online.
• Nhận mã phòng: Khách nhận mã QR hoặc khóa điện tử (Bluetooth/NFC).
• Cập nhật PMS: Hệ thống tự động đổi trạng thái phòng sang “Occupied” và gửi tín hiệu đến RCU (điều khiển phòng thông minh).

Lợi ích của mobile check-in đối với khách sạn

Mobile check-in mang lại nhiều lợi ích so với hình thức check-in truyền thống như:

• Tối ưu trải nghiệm khách hàng

Mobile check-in giúp khách không phải xếp hàng chờ đợi tại quầy lễ tân đặc biệt trong giờ cao điểm hoặc khi có đoàn khách lớn. Toàn bộ quy trình nhận phòng được xử lý liền mạch trên điện thoại, từ xác nhận thông tin đến nhận mã khóa phòng. Điều niày mang lại cảm giác thuận tiện, nhanh chóng và mang tính cá nhân hóa cao, góp phần nâng chuẩn trải nghiệm lưu trú.

• Giảm tải cho bộ phận lễ tân

Khi quy trình nhận phòng được tự động hóa, nhân viên lễ tân không còn phải xử lý thủ công các thủ tục giấy tờ hay phát thẻ phòng. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn như chăm sóc khách hàng, tư vấn nâng hạng phòng (upsell) hay giới thiệu dịch vụ của khách sạn.

• Nâng cao tính an toàn

Mobile check-in giúp khách sạn loại bỏ các bước tiếp xúc vật lý, giảm rủi ro sai sót và thất lạc thông tin. Vì toàn bộ quy trình được thực hiện trên thiết bị cá nhân của khách, dữ liệu được bảo mật và riêng tư hơn. Đồng thời, việc số hóa thủ tục check-in còn nâng tầm hình ảnh khách sạn chuyên nghiệp, hiện đại, đúng chuẩn smart hotel trong kỷ nguyên contactless.

• Tiết kiệm chi phí vận hành

Tự động hóa quy trình nhận phòng giúp khách sạn cắt giảm chi phí nhân sự trực ca đêm hoặc mùa thấp điểm, đồng thời tận dụng hiệu quả hạ tầng công nghệ sẵn có như PMS, hệ thống khóa điện tử hoặc cổng thanh toán online.

• Dữ liệu tập trung, quản lý hiệu quả hơn

Mobile check-in giúp PMS (phần mềm quản lý khách sạn) ghi nhận và đồng bộ dữ liệu khách lưu trú theo thời gian thực. Thông tin này hỗ trợ khách sạn cá nhân hóa dịch vụ, triển khai remarketing chính xác hơn và phân tích doanh thu, hành vi khách hàng một cách toàn diện.

So sánh mobile check-in và kiosk check-in?

Hai hình thức này không loại trừ nhau. Nhiều khách sạn hiện đại triển khai song song mobile check-in và kiosk check-in để tối ưu cho từng nhóm khách (cá nhân vs đoàn).

Cách tích hợp mobile check-in với hệ thống PMS

Để mobile check-in hoạt động trơn tru, yếu tố then chốt là khả năng đồng bộ dữ liệu hai chiều giữa ứng dụng mobile và PMS (Property Management System). Quy trình tích hợp cơ bản gồm:

• PMS gửi dữ liệu đặt phòng sang ứng dụng mobile: PMS truyền thông tin như Booking ID, họ tên khách, thời gian check-in/check-out, loại phòng,... đến ứng dụng mobile để hiển thị cho khách xác nhận.
• Khách xác minh và hoàn tất thủ tục nhận phòng: Sau khi khách gửi giấy tờ tùy thân và ký điện tử, ứng dụng mobile phản hồi ngược về PMS để cập nhật trạng thái phòng (Room Status) sang “Checked-in”.

Một số khách sạn số dẫn đầu xu hướng còn tích hợp quy trình mobile check-in kết hợp với mobile key, giúp tối ưu gần như toàn bộ quy trnhf check in, nhận phòng và quản lý chìa khóa.

Lộ trình triển khai mobile check-in trong khách sạn

Việc áp dụng mobile check-in không chỉ là nâng cấp công nghệ, mà còn là một dự án chuyển đổi vận hành toàn diện. Để triển khai hiệu quả, khách sạn nên đi theo lộ trình sau:

• Đánh giá PMS hiện tại: Để triển khai được mobile check-in thì PMS của bạn cần có khả năng tích hợp API với ứng dụng mobile.
• Chọn đối tác công nghệ: Ưu tiên các phần mềm PMS có module mobile check-in hoặc hỗ trợ kết nối mở.
• Xây dựng trải nghiệm người dùng (UX): Giao diện thân thiện, có hướng dẫn cụ thể từng bước.
• Thử nghiệm nội bộ: Cho nhân viên và một nhóm khách test quy trình trước khi mở rộng.
• Tích hợp khóa điện tử/QR: Liên kết với hệ thống kiểm soát phòng để đảm bảo đồng bộ thời gian thực.
• Đào tạo nhân viên: Lễ tân, kỹ thuật, IT cần nắm rõ quy trình để hỗ trợ khách khi cần.

>>> Xem ngay: Tại sao khách sạn nên chọn phần mềm PMS tích hợp API?

Tương lai của mobile check-in: Từ tiện ích đến tiêu chuẩn ngành

Theo báo cáo của Oracle Hospitality (2024), hơn 73% khách sạn 4-5 sao tại châu Á đã hoặc đang triển khai mobile check-in như một tiêu chuẩn dịch vụ bắt buộc.
Khi PMS, RCU và hệ thống khóa thông minh ngày càng đồng bộ, mobile check-in không chỉ là công cụ giảm tải cho lễ tân mà còn là điểm khởi đầu của trải nghiệm khách thông minh toàn diện nơi mọi hành động đều được tự động hóa và cá nhân hóa.

Sự phát triển nhanh chóng của hệ sinh thái công nghệ khách sạn gồm PMS, hệ thống khóa thông minh (mobile key) và RCU (Room Control Unit) đang biến mobile check-in từ một tiện ích bổ sung thành nền tảng cốt lõi của trải nghiệm lưu trú hiện đại.

Trong tương lai gần, mobile check-in sẽ không chỉ dừng lại ở việc giúp khách nhận phòng nhanh hơn, mà còn trở thành điểm khởi đầu của trải nghiệm khách thông minh toàn diện:

• Phòng tự động điều chỉnh nhiệt độ, ánh sáng theo hồ sơ sở thích của khách.
• Dịch vụ được đề xuất cá nhân hóa theo hành vi lưu trú trước đó.
• Thanh toán, check-out và phản hồi sau lưu trú diễn ra tự động, đồng bộ dữ liệu với CRM và RMS.

Mobile check-in đang chuyển mình từ “tính năng tiện lợi” sang “chuẩn vận hành bắt buộc”, là nền tảng cho mô hình smart Hotel, khách sạn không tiếp xúc (Contactless Hospitality) mà toàn ngành đang hướng đến.

Kết luận:

Mobile check-in là một phần trong hệ sinh thái “self check-in” rộng hơn khi kết hợp thêm mobile key hoặc mã QR nhận phòng, khách sạn có thể đạt tới mô hình check-in hoàn toàn không tiếp xúc. Đừng quên đọc thêm nhiều bài viết thú vị khác tại web site của chúng tôi nhé!