12 Điều Chủ Khách Sạn Cần Chuẩn Bị Cho Năm 2026 | Blue Jay PMS

Bước vào năm 2026, ngành lưu trú Việt Nam đối mặt 3 thay đổi lớn:

1. Chuyển từ thuế khoán sang kê khai đầy đủ, siết quản lý hóa đơn,
2. Nhu cầu du lịch tiếp tục tăng sau 3 năm phục hồi, 
3. Tiêu chuẩn dịch vụ tăng cao, khách hàng đòi hỏi trải nghiệm liền mạch hơn bao giờ hết.

Trong bối cảnh này, các khách sạn muốn tăng trưởng bền vững phải chuẩn bị kế hoạch dựa trên dữ liệu thật, tối ưu vận hành và minh bạch tài chính. Dưới đây là 12 điều Chủ khách sạn cần chuẩn bị để sẵn sàng cho năm 2026.

1. Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh 2026 dựa trên dữ liệu 2025

Thị trường lưu trú Việt Nam tiếp tục phục hồi mạnh, lượng khách quốc tế 10 tháng 2025 tăng ~21.5% so với cùng kỳ 2024 (gần 17.2 triệu lượt trong 10 tháng). Đồng thời STR & các báo cáo khu vực ghi nhận RevPAR và công suất tăng đều ở nhiều thành phố. Tuy nhu cầu tăng cao nhưng phân hóa lại cực kỳ lớn, khách sạn cần phải có dữ liệu quản trị tốt tận dụng cơ hội, khách vận hành cảm tính dễ bỏ lỡ.(Nguồn: Báo chính phủ)

Lập kế hoạch kinh doanh 2026 dựa vào dữ liệu thực tế. Không còn chỗ cho cảm tính, nên chủ khách sạn cần:

• Dự đoán doanh thu theo mùa vụ, khu vực địa lý và nguồn khách.
• Xác định các chỉ số sống còn: ADR (giá phòng trung bình), RevPAR, tỉ lệ lấp đầy, chi phí phòng thực tế.  Chủ khách sạn cần thiết lập và theo dõi hàng hàng ngày/tuần các chí số này.
• Lên chỉ tiêu lợi nhuận, ngân sách marketing, ngân sách nhân sự, và dự trù rủi ro.
• Xây 3 kịch bản (base / optimistic / conservative) và tinh chỉnh giá theo từng kịch bản.
• Dùng dữ liệu STR/CBRE/Savills để benchmark thị trường.

2. Tối ưu chi phí và cấu trúc tài chính

Nhiều báo cáo ngành cho thấy chi phí vận hành đặc biệt chi phí nhân sự tăng mạnh nhấn mạnh áp lực chi phí khiến biên lợi nhuận nhiều khách sạn bị thu hẹp. Điều này dẫn đến doanh thu của nhiều khách sạn ghi nhận tăng nhưng lợi nhuận vẫn giảm vì không kiểm soát tốt chi phí.

Vậy chủ các cơ sở lưu trú cần làm gì để tối ưu chi phí và cấu trúc tài chính?

• Rà soát tất cả các khoản chi đang “ăn mòn” lợi nhuận: nhân sự, vận hành, điện nước, khấu hao, phần mềm rời rạc.
• Đàm phán lại với nhà cung cấp, gộp dịch vụ để giảm chi phí cố định.
• Rà soát lại các khoản vay, lãi suất, hạn mức.
• Kiểm soát công nợ, thiết lập thời gian thu tiền rõ ràng.

3. Chuẩn bị cho thay đổi thuế – Chuyển từ thuế khoán sang kê khai

Quy định về hóa đơn điện tử và yêu cầu kê khai minh bạch đang được siết chặt khiến nhiều cơ sở lưu trú phải chuẩn hóa sổ sách và hóa đơn để tránh rủi ro thanh tra (bối cảnh thay đổi chính sách thuế 2025–2026). Việc sai sót trong các hoạt động xuất hóa đơn gây phạt nặng, làm gián đoạn hoạt động của cơ sở lưu trú/khách sạn.

Để tránh các rủi ro đến từ hóa đơn chứng từ chủ các cơ sở lưu trú nên:

• Dùng PMS tích hợp xuất hóa đơn điện tử (xuất theo mẫu cơ quan thuế).
• Chuẩn SOP đối soát hóa đơn đầu vào/đầu ra hàng tuần.
• Đào tạo lễ tân và kế toán theo quy trình kê khai mới.
• Thử kiểm tra nội bộ trước 1 quý để rà soát sai sót.
• Xác định chính xác thuế phải nộp để tránh phạt, tránh rủi ro thanh kiểm tra.

4. Tối ưu lại quy trình vận hành khách sạn

Khảo sát ngành cho thấy khi khách sạn tối ưu hoá quy trình, điểm đánh giá trải nghiệm và tốc độ phục vụ tăng rõ rệt góp phần cải thiện rating & đặt lại giá. Nhiều trang lớn như Savills/CBRE khuyến nghị các khách sạn nên chuẩn hoá vận hành để tăng hiệu suất. Một quy trình lỏng lẻo và không được xây dựng một cách chặt chẽ sẽ làm tăng lỗi, phàn nàn, chi phí và giảm năng suất

• Chuẩn hóa quy trình check-in/check-out, dọn phòng, bảo trì.
• Map lại toàn bộ guest journey, xác định các điểm chạm chính để tối ưu.
• Cắt bỏ thao tác trùng lặp, sai sót do làm tay.
• Thiết lập quy trình đào tạo nội bộ cho nhân sự cũ - mới.
• Sử dụng workflow tự động trong phần mềm quản lý để giảm lỗi.

5. Chuyển đổi số và hợp nhất nền tảng

Theo báo cáo Skift Digital Transformation in Hospitality 2025, các khách sạn ứng dụng phần mềm quản lý đồng bộ ghi nhận tăng 12–18% công suất hiệu quả, giảm lỗi vận hành tới 25% so với những nơi vẫn quản lý thủ công. Điều này cho thấy, 2026 không còn là tùy chọn mà là bắt buộc để cạnh tranh và tối ưu doanh thu.

Tuy nhiên nhiều khách sạn vẫn gặp vấn đề vận hành do sử dụng nhiều hệ thống rời rạc (ví dụ: PMS, channel manager, OTA portal, phần mềm kế toán riêng lẻ). Dẫn đến hệ quả: data silo, overbooking/underbooking, báo cáo lệch, mất cơ hội upsell, và khó dự báo doanh thu chính xác. Việc tích hợp PMS, Channel Manager, Invoicing,... được coi là chiến lược khôn ngoan nhất năm 2025, giúp đồng bộ dữ liệu, kiểm soát công suất, tự động hóa xuất hóa đơn, và tạo nền tảng phân tích doanh thu theo thời gian thực.

Chính vì vậy năm, 2026 là năm mà việc dùng phần mềm không còn là “tùy thích” mà là bắt buộc để:

• Quản lý đặt phòng, lịch phòng, doanh thu theo nguồn khách: Cho phép tracking từng kênh OTA, Booking Engine, website, Zalo OA,… để phân tích nguồn doanh thu thực tế.
• Tự động xuất hóa đơn điện tử, giảm tải cho kế toán: Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Theo dõi chi phí, tồn kho, công nợ theo thời gian thực: Cho phép báo cáo chính xác mọi lúc, ra quyết định nhanh chóng, tránh chi phí phát sinh không kiểm soát.
• Đồng bộ dữ liệu OTA giúp hạn chế overbook/underbook: Giúp kiểm soát công suất, giảm tình trạng trùng phòng và tối ưu phân phối phòng trực tuyến.
• Lưu trữ hồ sơ khách, hành vi lưu trú, lịch sử đặt phòng để remarketing: Nâng cao tỷ lệ khách quay lại và tăng cơ hội upsell dịch vụ.
• Tối ưu marketing dựa trên dữ liệu thực thay vì phỏng đoán: Hệ thống dữ liệu tập trung giúp phân tích ROI chiến dịch quảng cáo, định giá theo mùa, lập kế hoạch ưu tiên kênh hiệu quả.

Để làm được điều này các chủ khách sạn/homestay/nhà nghỉ/... cần:

• Lựa chọn PMS tích hợp toàn diện: Booking Engine, Channel Manager, Invoicing, Accounting Connector. Đảm bảo đồng bộ dữ liệu từ OTA, website, Zalo OA về PMS.
• Thiết lập quy trình & data ownership: Xác định ai chịu trách nhiệm nhập dữ liệu, ai đối soát báo cáo, ai phê duyệt quyết định điều chỉnh giá.
• Di chuyển dữ liệu lịch sử về một hệ thống: Cho phép phân tích xu hướng khách, occupancy, ADR, RevPAR theo mùa, khu vực, nguồn kênh.

6. Xây dựng chiến lược marketing tăng booking trực tiếp

Dữ liệu Google Travel & các báo cáo ngành cho thấy tăng tỷ lệ đặt trực tiếp ở nhiều thị trường khách sạn có sử dụng booking engine tối ưu gia tăng tỉ lệ này. Đồng thời OTA vẫn giữ vai trò lớn nhưng phí tiếp thị ngày càng cao.

• Định hình lại chân dung khách hàng theo dữ liệu 2025.
• Lập kế hoạch marketing đa kênh: Facebook, Google Travel, OTA, Booking Engine, Website, Zalo,...
• Thiết lập ngân sách cho từng nguồn khách.
• Tăng tỷ trọng khách trực tiếp qua website, Zalo OA, hotline để giảm phí OTA.
• Tạo CRM chăm sóc khách quay lại và upsell dịch vụ.

7. Nâng cấp trải nghiệm khách hàng

Khách hàng 2025 ưu tiên trải nghiệm liền mạch, tốc độ phản hồi và sự minh bạch. Ngoài ra những review trực tuyến còn ảnh hưởng lớn tới xếp hạng OTA. Cho nên việc quản lý sanh tiếng và các đánh giá review trên cấc nền tảng là điều vô cùng cần thiết đối với các chủ khách sạn/cơ sở lưu trú khác. Cho nên để 2026 có thể bức phá doanh thu các chủ khách sạn cần:

• Triển khai hệ thống review & feedback sau check-out (tự động).
• Chuẩn hoá thời gian phản hồi cho mọi yêu cầu khách.
• Tăng tốc độ phản hồi bằng việc đầu tư thử nghiệm chatbot AI
• Chú trọng đo lường NPS/CSAT hàng tháng.

8. Chuẩn hóa nhân sự - đào tạo - KPI

Thiếu hụt nhân sự theo mùa dẫn đến áp lực cao trong mùa cao điểm, làm giảm chất lượng dịch vụ. Nhân viên không có KPI rõ ràng dẫn đến hiệu suất đánh giá chủ yếu dựa trên cảm nhận, gây ra không đồng nhất trải nghiệm khách. Các khách sạn có quy trình đào tạo chuẩn và KPI minh bạch ghi nhận:

• Tăng 15–20% sự hài lòng khách hàng (guest satisfaction).
• Giảm 10–12% lỗi vận hành.

Chính vì vậy việc đảm bảo trải nghiệm khách đồng nhất cả mùa cao và thấp điểm giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời tối ưu chi phí nhân sự nhờ định biên hợp lý. Ngoài ra, dữ liệu hiệu suất thực tế từ PMS hoặc hệ thống quản lý nhân sự còn hỗ trợ ban quản lý ra quyết định chính xác về thưởng - phạt và điều chỉnh chương trình đào tạo, đảm bảo đội ngũ luôn vận hành hiệu quả.

Vì vậy cần chuẩn bị kỹ các vấn đề sau để có thể bức phá doanh thu trong năm 2026:

• Xác định định biên nhân sự theo mùa
• Thiết lập KPI rõ ràng cho từng bộ phận
• Tăng kỹ năng mềm & tác phong dịch vụ
• Đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu

9. Quản lý rủi ro và phương án dự phòng (OTAs, thiên tai, kỹ thuật)

Rút kinh nghiệm từ những tháng cao điểm của 2025, khi nhu cầu du lịch và lưu trú tăng cao rất nhiều khách sạn/cơ sở lưu trú ghi nhận gia tăng tình huống last-minute booking/hủy gây ra nhiều sự cố trong vận hành. Số sự cố vận hành mùa cao điểm tăng mạnh thường rơi vào các lý do sau: thiếu nhân sự, áp lực check-in/out, lỗi hệ thống kết nối OTA, nghẽn mạng WiFi, quá tải thiết bị điện - nước.

Không chỉ mùa cao điểm mùa thấp điểm cũng khiến nhiều khách sạn gặp phải khủng hoảng khi thiên tai bảo lữ gây ảnh hưởng đến lịch trình của khách du lịch. Ở Việt Nam, mùa mưa bão (tháng 8–11) ghi nhận hàng trăm chuyến bay hủy/hoãn dẫn đến lượng khách đổi lịch lưu trú tăng cao. Không những vậy, nhiều địa phương trong năm 2025 còn ghi nhận các đợt sạt lở, lũ quét khiến khách du lịch bị mắc kẹt hoặc không thể di chuyển đến điểm lưu trú. Khi tình huống này xảy ra, khách sạn thường phải hứng “cơn bão” hủy phòng hàng loạt, gây xáo trộn vận hành và làm giảm mạnh doanh thu trong thời gian ngắn.

Các khách sạn cần làm gì để chuẩn bị cho năm 2026?

• Xây dựng các kế hoạch ứng phó sự cố: giúp giảm tranh chấp tăng uy tín và chiếm được thiện cảm khách hàng. Bao gồm:
  • Quy trình xử lý overbooking.
  • Chính sách đền bù (compensation policy).
  • Danh sách khách sạn hợp tác để re-accommodation,
  • Hướng dẫn giao tiếp với khách khi có sự cố.
  • Kịch bản xử lý khách hủy phút chót (last-minute) trong cao điểm và mùa bão lũ
  • Xây dựng chính sách rõ ràng: Các mức phí hủy theo thời điểm, chính sách đổi ngày, combo bảo lưu booking nếu có thiên tai.
• Phương án dự phòng nhân sự.
• Kiểm soát PCCC, an ninh, các giấy phép hoạt động.
• Thẩm định chất lượng hệ thống điện - nước - camera - khóa cửa.

10. Dữ liệu - báo cáo - kiểm soát minh bạch

Việc gặp khó khăn trong việc kiểm soát doanh thu và chi phí do dữ liệu phân tán, báo cáo lệch và thiếu dashboard theo thời gian thực vẫn là một vấn đề nhức nhối gây cho khách sạn nhiều khó khăn trong vận hành. Những khách sạn sử dụng hệ thống quản lý tập trung ghi nhận:

• Tăng 10–15% độ chính xác trong báo cáo doanh thu và chi phí,
• Giảm 20% thời gian xử lý báo cáo định kỳ,
• Dễ dàng phát hiện và xử lý chênh lệch doanh thu, giảm thiểu overbooking, hoặc chi phí bất thường.
• Giúp ra quyết định kịp thời dựa trên số liệu thực, không phụ thuộc cảm tính.
• Kiểm soát chi phí và lợi nhuận theo từng nguồn khách, khu vực và thời gian.
• Nâng cao minh bạch trong vận hành và báo cáo nội bộ/ngoài bộ phận kế toán.

11. Kế hoạch đầu tư - bảo trì - nâng cấp tài sản

Nhiều khách sạn gặp tình trạng tài sản xuống cấp nhanh do thiếu kế hoạch bảo trì định kỳ, dẫn đến trải nghiệm khách giảm và chi phí sửa chữa bất ngờ tăng cao. Việc có kế hoạch 

• Giữ chất lượng phòng, thiết bị và nội thất đạt chuẩn, đảm bảo trải nghiệm khách đồng nhất.
• Hạn chế chi phí sửa chữa đột xuất và tối ưu khấu hao tài sản.
• Hỗ trợ lập kế hoạch nâng cấp chiến lược các hạng mục có tác động trực tiếp tới doanh thu và mức độ hài lòng của khách.

Chính vì vậy, các chủ khách sạn, homestay, nhà nghỉ,... cần phải:

• Kiểm kê toàn bộ tài sản: phòng, thiết bị, nội thất, vật tư.
• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ và dự trù chi phí sửa chữa.
• Xem xét nâng cấp một số hạng mục chiến lược: ví dụ phòng chủ lực, F&B, khu vực lễ tân gây ảnh hưởng trực tiếp trải nghiệm khách.
• Tối ưu chi phí khấu hao bằng cách phân bổ hợp lý theo tuổi thọ tài sản và mức độ sử dụng.

12. Xây dựng chiến lược dài hơi 2026 - 2028

Thị trường dịch chuyển sang mô hình tập trung vào trải nghiệm và dịch vụ có giá trị gia tăng việc đầu tư công nghệ được xem là lợi thế cạnh tranh:

• Mục tiêu tăng trưởng theo năm.
• Mở rộng loại phòng, dịch vụ, trải nghiệm.
• Mức lợi nhuận kỳ vọng và lộ trình đạt được.
• Kế hoạch phát triển công nghệ và tự động hóa dài hạn.

Tổng hợp lại, những gì chủ khách sạn cần chuẩn bị cho 2026 xoay quanh bốn trục lớn: dữ liệu - thuế - vận hành - trải nghiệm khách. Khi bốn trục này đứng vững, mọi kế hoạch kinh doanh sẽ bớt rủi ro và lợi nhuận không “lên xuống theo cảm xúc” nữa.

Blue Jay PMS - Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, công cụ đắc lực giúp chủ khách sạn vận hành và quản hiệu quả.