Folio trong khách sạn là gi? Vì sao Folio quan trọng đối với khách sạn?

Trong vận hành khách sạn, thanh toán là một trong những điểm dễ gây nhầm lẫn và phát sinh sai sót nhất. Khách đặt phòng nhiều người, sử dụng nhiều dịch vụ, tách hóa đơn theo công ty, thanh toán nhiều đợt… tất cả đều khiến lễ tân phải xử lý thủ công và dễ rơi vào quá tải. Đó là lý do Folio trở thành một tính năng quan trọng trong bất kỳ hệ thống quản lý khách sạn (PMS) hiện đại nào.

Bài viết này Blue Jay PMS sẽ giúp bạn hiểu rõ Folio là gì, tại sao nó quan trọng, nó giải quyết vấn đề gì trong thực tế, và cuối bài sẽ giới thiệu chi tiết tài liệu để khách sạn có thể ứng dụng vào hệ thống của mình.

Folio khách sạn là gì?

Folio là “bảng sao kê lưu trú” ghi lại toàn bộ các khoản phí và giao dịch phát sinh của một khách trong suốt thời gian lưu trú. Trong Folio, khách sạn có thể theo dõi:

• Tiền phòng theo đêm hoặc theo package
• Nâng hạng phòng, đổi phòng
• Các dịch vụ sử dụng (F&B, minibar, laundry, spa…)
• Phụ thu, giảm giá
• Các lần thanh toán theo từng đợt
• Phương thức thanh toán của mỗi giao dịch
• Các khoản khách trả công ty/đối tác trả

Nói cách khác, Folio là nơi tập hợp mọi “chuyển động tài chính” của một booking, giúp khách sạn kiểm soát chi phí, tránh thất thoát và đảm bảo minh bạch khi khách checkout.

Folio được hệ thống khách sạn tạo và cập nhật liên tục trong suốt kỳ lưu trú của khách. Khi khách trả phòng (Check-out), folio được chuyển thành:

• Bill - Bảng tổng hợp để khách kiểm tra lần cuối
• Invoice - Hóa đơn chính thức để thanh toán
• Receipt - Biên nhận xác nhận đã thanh toán đầy đủ

Sự khác nhau giữa Folio và Invoice là gì?

• Folio: là bản ghi liên tục, cập nhật theo thời gian thực, ghi lại tất cả các khoản phát sinh trong thời gian lưu trú.
• Invoice (hóa đơn): là tài liệu cuối cùng, tổng hợp toàn bộ các khoản trong folio sau khi khách trả phòng.

Các thành phần trong Hotel Folio

Một hồ sơ khách sạn (Hotel Guest Folio) đầy đủ thường bao gồm 5 nhóm thông tin cốt lõi giúp khách sạn theo dõi toàn bộ hành trình lưu trú và quản lý tài chính minh bạch:

• Thông tin khách (Guest Information): Bao gồm dữ liệu cá nhân của khách như họ tên, số liên hệ, quốc tịch, định danh, giúp nhận diện đúng khách và lưu lịch sử cho các lần lưu trú sau.
• Chi tiết lưu trú (Stay Details): Ghi nhận toàn bộ thông tin liên quan đến kỳ nghỉ: số phòng, loại phòng, ngày đến – ngày đi, số đêm, số lượng khách và các yêu cầu đặc biệt.
• Danh sách giao dịch (Transaction List): Tập hợp tất cả khoản phí phát sinh trong suốt thời gian lưu trú, từ tiền phòng, phụ thu đến dịch vụ F&B, spa, giặt ủi, đưa đón, minibar… được ghi theo từng thời điểm.
• Thông tin thanh toán (Payment Details): Hiển thị đầy đủ các khoản tiền đã thanh toán hoặc đặt cọc, phương thức giao dịch (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, OTA virtual card) cùng trạng thái thanh toán theo từng lần.
• Tóm tắt số dư (Balance Summary): Tổng hợp số phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và số dư còn lại, giúp lễ tân dễ dàng kiểm tra trước khi check-out và tránh sai sót khi quyết toán.

Vì sao Folio quan trọng đối với khách sạn?

Ghi nhận chính xác tất cả giao dịch phát sinh

Trong quá trình lưu trú, khách có thể sử dụng nhiều dịch vụ khác nhau vào nhiều thời điểm: dùng spa buổi sáng, gọi món buổi tối, phát sinh phụ thu vào sáng hôm sau. Folio giúp ghi nhận đầy đủ mọi khoản phí theo từng thời điểm, tránh bỏ sót hoặc nhập nhầm.

Minh bạch với khách giảm rủi ro khiếu nại

Khách thường muốn:

• Xem mình đã sử dụng những dịch vụ gì.
• Tách hóa đơn theo từng khoản.
• Thanh toán ngay một số dịch vụ phát sinh.

Folio giúp khách sạn cung cấp toàn bộ thông tin rõ ràng, minh bạch và ngay lập tức khi khách yêu cầu.

Hỗ trợ thanh toán linh hoạt theo nhu cầu từng khách

Không phải khách nào cũng thanh toán toàn bộ một lần. Folio cho phép:

• Thanh toán theo từng dịch vụ
• Thanh toán theo từng phần chi phí
• Thanh toán theo nhiều đợt
• Tách khoản khách trả – công ty trả
• Đây là nhu cầu phổ biến, đặc biệt với:
• Khách công tác
• Khách đoàn
• Khách sử dụng dịch vụ cá nhân muốn lấy hóa đơn riêng

Giảm sai sót và tránh thất thoát doanh thu

Khi lễ tân ghi nhận thủ công, rủi ro thường gặp nhất là:

• Ghi nhầm dịch vụ
• Tính thiếu giờ
• Ghi thiếu thanh toán
• Không khớp số liệu giữa các ca

Folio giúp kiểm soát mọi giao dịch theo trình tự rõ ràng, đảm bảo mỗi khoản chi đều có nguồn gốc và dễ đối chiếu.

Hỗ trợ tách hóa đơn nhanh chóng và chính xác

Trong quá trình checkout, khách có thể yêu cầu:

• Xuất hóa đơn tiền phòng riêng
• Xuất hóa đơn dịch vụ riêng
• Xuất hóa đơn theo từng nhóm chi phí
• Xuất hóa đơn theo người hoặc theo công ty

Nếu làm thủ công qua Excel, lễ tân dễ mất nhiều thời gian và có nguy cơ sai số. Folio cho phép tách – gom hóa đơn ngay trên một giao diện, giúp thao tác nhanh hơn và chính xác hơn.

Đóng vai trò quan trọng trong kế toán & đối soát

Folio không chỉ phục vụ lễ tân mà còn liên quan trực tiếp tới:

• Bộ phận kế toán
• Bộ phận tài chính
• Bộ phận sale OTA / công ty đối tác

Nhờ Folio, khách sạn dễ dàng đối soát giữa chi phí phát sinh và doanh thu thực nhận, tránh việc kê khai thiếu hoặc sai.

Các loại Folio phổ biến trong khách sạn

Trong vận hành, khách sạn thường sử dụng nhiều loại Folio tùy mục đích:

(1) Guest Folio: Folio chính của khách lưu trú, ghi nhận toàn bộ chi phí của phòng.

(2) Master Folio: Dùng cho đoàn, nhóm, corporate, gom các khoản công ty thanh toán.

(3) Incidental Folio: Ghi nhận các khoản phát sinh ngoài (minibar, spa, laundry…).

(4) Company / Agency Folio: Dùng cho booking qua công ty hoặc OTA có điều khoản thanh toán riêng.

(5) Split Folio: Tách 1 booking thành nhiều Folio – phục vụ khách có yêu cầu tách hóa đơn.

Đây là nhu cầu rất phổ biến trong khách doanh nghiệp, đoàn, MICE. Việc tổ chức rõ nhóm Folio giúp khách sạn dễ quản lý các khoản phí phức tạp như: khách công tác chỉ trả chi phí cá nhân, công ty trả tiền phòng.

Quy trình quản lý Folio trong khách sạn

Bước 1: Ghi nhận tất cả phí phát sinh

Mọi dịch vụ được sử dụng trong thời gian lưu trú phải được ghi vào Folio ngay khi phát sinh.

Bước 2: Kiểm tra chéo giữa ca

Các ca lễ tân cần đối chiếu:

• Dịch vụ đã nhập
• Khoản đã thanh toán
• Khoản còn lại

Bước 3: Xử lý thanh toán linh hoạt

Tùy theo yêu cầu khách:

• Thanh toán toàn bộ
• Thanh toán theo từng dịch vụ
• Thanh toán theo từng người

Bước 4: Tách và xuất hóa đơn

Dựa trên yêu cầu của khách, hóa đơn được chia theo:

• Tiền phòng
• Dịch vụ
• Nhóm chi phí
• Người thanh toán

Bước 5: Đối soát kế toán

Kế toán kiểm tra lại toàn bộ khoản đã trả và khoản công nợ còn lại (nếu có).

Quản lý Folio bằng phần mềm PMS: Giải pháp thanh toán linh hoạt cho khách sạn hiện đại

Folio có thể quản lý thủ công bằng Excel, nhưng khi khách sạn phát sinh nhiều giao dịch mỗi ngày, Excel dễ gây:

• Sai sót
• Trùng lặp
• Bỏ sót thanh toán
• Tốn thời gian tách hóa đơn
• Máy chủ ca phải xử lý thủ công rất nhiều

Đây là lý do hầu hết khách sạn hiện nay chuyển sang PMS có tính năng Folio tự động.

Lợi ích của Folio trên PMS

• Tự động ghi nhận phí phát sinh
• Tự động tổng hợp dịch vụ theo từng nhóm
• Thanh toán linh hoạt nhiều đợt
• Tách hóa đơn chỉ bằng vài thao tác
• Lưu trữ lịch sử giao dịch đầy đủ
• Dễ đối soát giữa các ca và giữa các bộ phận

>>> Tìm hiểu ngay tính năng Folio trên Blue Jay PMS.

Kết luận:

Folio là công cụ quan trọng trong quản lý vận hành khách sạn, giúp đảm bảo mọi giao dịch của khách được ghi nhận minh bạch, đầy đủ và thuận tiện khi checkout. Quản lý Folio đúng cách không chỉ hạn chế sai sót mà còn nâng cao trải nghiệm khách và tối ưu quy trình của lễ tân, kế toán và các bộ phận liên quan.

Để quản lý Folio hiệu quả và tiết kiệm thời gian, nhiều khách sạn hiện nay lựa chọn phần mềm PMS tích hợp Folio tự động, giúp theo dõi chi phí, tách hóa đơn và quản lý thanh toán chính xác hơn so với phương pháp thủ công.