Cách khách sạn có thể phân tích hiệu quả kinh doanh thông qua Báo cáo phần mềm quản lý khách sạn. Hướng dẫn chi tiết về tính năng, cách đọc báo cáo phần mềm sẽ có trong bài sau.
Hiệu quả của việc kinh doanh khách sạn sẽ thay đổi theo thời gian; xu hướng ngành cũng thay đổi và nhu cầu khách hàng cũng như vậy, tương tự như với kỳ vọng về sản phẩm và dịch vụ. Là chủ một khách sạn, cải thiện hiệu quả kinh doanh có nghĩa là theo kịp sự thay đổi. Điều này đòi hỏi những gì? Đó là liên tục xem xét và cải thiện khách sạn của bạn.
Khi nói đến kinh doanh khách sạn hiệu quả, có 2 chữ R cần quan tâm: Reporting (báo cáo) và Refinement (sàng lọc). Cụ thể, từ các chỉ số kinh doanh thu thập được từ báo cáo, khách sạn cần sàng lọc để cải thiện cho phù hợp.
Nhìn lại những gì đã có và gây dựng trong quá khứ, so sánh điều ấy với hiện tại để đưa ra các dự đoán chính xác về tương lai là điều nên làm.
Cạnh tranh ngành khách sạn rất khốc liệt: duy trì những điều bình thường là điều không thể
Với tầm quan trọng của việc phân tích hiệu quả kinh doanh khách sạn, cũng như áp dụng phần mềm quản lý khách sạn để hỗ trợ, thì khách sạn có thể làm được rất nhiều điều.
Giá trị lớn nhất của phần mềm quản lý khách sạn chính là công cụ theo dõi dữ liệu và hệ thống, báo cáo lại cho người quản lý. Doanh thu khách sạn, công suất phòng, thông tin chi tiết về khách hàng – đều được ghi lại và lưu trữ để thuận tiện xem xét lại sau này.
Nhìn lại số liệu trong quá khứ, so sánh với hiện tại để dự đoán chính xác tương lai khách sạn nên làm gì.
Hoạt động như thư viện với các công cụ báo cáo
Về cơ bản, phần mềm quản lý khách sạn hoạt động như một thư viện với các công cụ báo cáo cho khách sạn. Các công cụ và tính năng được lập trình sẵn trong hệ thống, giúp dữ liệu không chỉ được lưu trữ – mà còn hệ thống hóa bằng số liệu đơn giản, dễ đọc, dễ hình dung.
Cụ thể hơn, các số liệu, chỉ số hoạt động, kinh doanh của khách sạn sẽ được biểu đồ hóa các, giúp việc xem và ghi chú chúng trở nên dễ dàng, linh hoạt hơn rất nhiều. Sử dụng những dữ liệu này để theo dõi mức tăng trưởng, rủi ro trong doanh thu, tỷ lệ bán phòng và những chỉ số khác – một cách hiệu quả. Chúng sẽ cung cấp một cái nhìn tổng thể về vận hành, kinh doanh khách sạn hiệu quả.
Cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh của khách sạn
Với công cụ báo cáo, bạn như có thể quay ngược thời gian đến một thời điểm nhất định, để xem việc kinh doanh lúc đó hiệu quả hay không như thế nào, để ghi lại những điều cần duy trì và cần cải thiện. Đó sẽ là cái nhìn tổng quan, chi tiết vào từng thời điểm và cho thấy điều gì đã tác động tạo ra sự thay đổi của các chỉ số ấy. Ví dụ: sự gia tăng công suất phòng trùng với thời gian diễn ra một sự kiện lớn tại địa phương.
Bạn cũng có thể áp dụng cách tiếp cận này với các chỉ số khác để đánh giá. Dựa vào đó, khách sạn có thể tạo ra những sự thay đổi tích cực, phù hợp hơn cho mình
Điều tuyệt vời hơn là gì bạn biết không? Mọi thứ đều được tự động hóa, phần mềm sẽ làm thay bạn một số việc, và vì vậy nên bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian để làm những việc khác.
Doanh thu
Là một nhà điều hành và quản lý khách sạn, doanh thu là thước đo tiên quyết của khách sạn mà cần phải đảm bảo. Để tăng doanh thu, bạn cần hiểu rõ về nó.
Thông qua phần mềm quản lý khách sạn, bạn sẽ hình dung chỉ số này rõ ràng hơn, bằng cách so sánh các số liệu trong các khoảng thời gian khác nhau như là doanh thu thời điểm cụ thể, chân dung khách hàng, và nhiều thông tin hơn nữa. Từ những gì có được, bạn sẽ hiểu doanh thu hiện tại là thấp, hay cao hơn so với dự kiến và trước đây để cải thiện doanh thu cho khách sạn.
Khi xem xét dữ liệu doanh thu khách sạn, hãy lưu ý đến các loại dữ liệu sau:
- Số phòng qua đêm đã bán.
- Dịch vụ đã bán kèm
- Doanh thu trên mỗi phòng trống (RevPar – Revenue Per Available Room).
- So sánh doanh thu trong lịch sử.
Gợi ý dành cho khách sạn: Dù doanh thu là chỉ số quan trọng nhất, nhưng hãy nhớ rằng mọi chỉ số đều tác động đến nó. Vì vậy, để cải thiện doanh thu, hãy cải thiện dần dần từng chỉ số của khách sạn.
Công suất phòng
Công suất phòng (occupancy) là một trong những chỉ số quan trọng nhất của khách sạn. Bạn sẽ muốn theo dõi chỉ số này thường xuyên và liên tục, bởi chúng giúp bạn lập kế hoạch và chiến lược bán phòng nhằm lấp đầy phòng trống nhiều nhất có thể.
Với công suất phòng, phần mềm quản lý khách sạn sẽ cung cấp các chỉ số quan trọng sau:
- Thời điểm nào công suất phòng tốt nhất.
- Thời điểm nào công suất phòng thấp nhất.
- Phòng nào công suất phòng cao nhất.
Đặt trước và hủy đặt phòng
Song song với công suất phòng, lượt đặt trước cũng là một chỉ số quan trọng giúp cải thiện hoạt động khách sạn. Chỉ số này cùng với hủy đặt phòng có liên quan mật thiết với nhau, nên khi có đủ độ lớn của dữ liệu – bạn sẽ nhận ra mối tương quan giữa chúng.
Cho nên, kiểm soát và truy cập cụ thể thông tin đặt trước và hủy đặt phòng là điều vô cùng giá trị với khách sạn của bạn. Bằng cách theo dõi thông tin này, bạn biết mình đã sai lầm ở đâu để khắc phục và cải thiện chúng.
Cụ thể, từ dữ liệu đặt trước và hủy đặt phòng, khách sạn có thể:
- Gửi biểu mẫu cho người hủy đặt phòng để hỏi lý do
- Theo dõi các sự kiện, hoạt động có thể tăng lượt đặt trước
- So sánh các loại phòng với 2 chỉ số trên.
Gợi ý dành cho khách sạn: Khi hủy phòng, khách thường trả lời lý do tại sao lại hủy. Trong phần mềm quản lý khách sạn, mục đặt phòng bị hủy có nêu chi tiết thông tin này. Đây là thông tin rất có giá trị để xem dịch vụ, giá cả tác động hay điều kiện khách quan (việc đột xuất của khách…) tác động đến quyết định này.
Kênh bán phòng
Một chỉ số khác mà khách sạn cần quan tâm đó là kênh bán phòng, tức nguồn đặt phòng khách sạn. Khách sạn có triển khai đặt phòng trực tiếp qua website khách sạn không? Hay thông qua các OTA như thông thường? Hay đơn giản chỉ nhận đặt phòng đến từ lễ tân?
Thông qua phần mềm quản lý khách sạn, số liệu về kênh bán phòng sẽ hiển thị rõ ràng là khách đặt phòng chủ yếu đến từ đâu, nền tảng OTA nào kiếm nhiều hoa hồng nhất… Từ những thông tin đó, khách sạn có thể xây dựng chiến lược tiếp thị như với các gợi ý sau:
- Công cụ đặt phòng, kênh đặt phòng hoạt động hiệu quả nhất là gì?
- Quảng cáo trả tiền để bán phòng.
- Hoa hồng cho OTA đang thế nào?
Chi tiết khách đặt phòng
Là chủ khách sạn, mục tiêu của bạn là cung cấp những trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng. Cho nên, để đáp ứng đúng trải nghiệm khách hàng, hãy xem khách hàng của bạn là ai để chuẩn bị phục vụ cho phù hợp.
Điều này có nghĩa là, khách sạn phải hiểu thị trường mục tiêu, và so sánh điều này với nhóm khách đang đặt phòng khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn sẽ quản lý thông tin khách hàng, cụ thể là lưu toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng của bạn, những thông tin này rất hữu ích bởi khách sạn có thể sử dụng chúng nhằm thay đổi dịch vụ để đáp ứng mong đợi và sở thích của khách hàng.
Cụ thể, dựa vào những thông tin này, khách sạn có thể xác định:
- Khách đặt phòng đến từ đâu (vị trí địa lý).
- Nhân khẩu học (tuổi, giới tính…) của họ là gì?
- Khả năng chi tiêu (và vào những gì) của họ là bao nhiêu?
Gợi ý dành cho khách sạn: Chân dung khách hàng là điều quan trọng nhất. Trong phần mềm quản lý khách sạn, mục "Báo cáo khách đặt phòng" sẽ có thông tin tóm tắt, chi tiết và quan trọng về khách đặt phòng. Bằng cách xem xét dữ liệu này, bạn có thể hiểu khách hàng thích gì và những điểm đến phổ biến. Dựa vào những thông tin đó, khách sạn có thể linh động điều chỉnh chính sách, dịch vụ của mình nhằm đáp ứng cho phù hợp.
Kết luận
Báo cáo khách sạn cung cấp rất nhiều thông tin quý giá, giúp khách sạn tạo ra sự thay đổi vô giá. Nhắc lại rằng, khi nói đến kinh doanh khách sạn hiệu quả, là nhắc đến 2 chữ R: Reporting (báo cáo) và Refinement (sàng lọc).
- Đầu tiên: Phân tích dữ liệu từ báo cáo khách sạn.
- Tiếp theo: Thực hiện những thay đổi cho phù hợp.
Gợi ý dành cho khách sạn: Đừng chỉ đọc số liệu, hãy hành động. Cạnh tranh ngành khách sạn rất khốc liệt, nó là cấp số nhân. Muốn duy trì tính cạnh tranh thì hãy thay đổi liên tục.