Blue Jay công bố cập nhật tính năng liên quan tới báo cáo tổng hợp kinh doanh và nhiều cập nhật trên phiên bản Mobile app từ ngày 07.10.2024. Theo dõi bài viết để tìm hiểu những tính năng mới để ứng dụng vào hoạt động vận hành và kinh doanh khách sạn hiệu quả.
1. Bổ sung Báo cáo tổng hợp kinh doanh
Mô tả : Với mong muốn nâng cao trải nghiệm sử dụng và tối ưu hóa quy trình quản lý, phiên bản cập nhật này sẽ mang đến cho các khách sạn báo cáo kinh doanh tổng hợp với những lợi ích quan trọng, bao gồm :
- Tổng Quan Tình Hình Kinh Doanh: Cung cấp cái nhìn tổng thể về doanh thu, thanh toán, chi phí và lợi nhuận qua các kỳ khác nhau, giúp quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động của khách sạn.
- Ra Quyết Định Nhanh Chóng: Dữ liệu rõ ràng và chính xác giúp ban quản lý đưa ra quyết định kịp thời về chiến lược kinh doanh và marketing dựa trên tình hình kinh doanh qua từng kỳ
- Đánh Giá Hiệu Quả kinh doanh: Giúp theo dõi hiệu quả của các chiến dịch kinh doanh đã triển khai, từ đó điều chỉnh các chiến lược để tối ưu hóa doanh thu.
- Báo Cáo Định Kỳ: Cung cấp các báo cáo định kỳ tổng quát cho các nhà đầu tư và cổ đông, tăng tính minh bạch và niềm tin trong quản lý.
Các tính năng của báo cáo
- Tổng hợp Kinh Doanh Theo Tháng : Theo dõi doanh thu hàng tháng trong mỗi năm để phát hiện xu hướng và điều chỉnh kế hoạch.
- Tổng hợp Kinh Doanh Theo Quý : Đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng quý trong mỗi năm, giúp xác định các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu.
- Tổng hợp Kinh Doanh Theo Năm : Đánh giá tổng thể hiệu quả kinh doanh trong năm, phục vụ cho kế hoạch dài hạn.
- So Sánh Kết Quả Kinh Doanh: Thống kê so sánh tăng trưởng theo các kỳ và cùng kỳ mỗi năm, giúp khách sạn hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh và hỗ trợ trong việc lên kế hoạch chiến lược cho tương lai.
Bộ lọc đa dạng
Báo cáo cung cấp bộ lọc đa dạng giúp khách sạn theo dõi tình hình kinh doanh liên quan đến từng loại phòng và dịch vụ, giúp quản lý ngân sách hiệu quả hơn.
- Loại Phòng: Cho phép thống kê loại phòng trong báo cáo nhằm xác định loại phòng nào mang lại doanh thu cao nhất, giúp tối ưu hóa chiến lược giá cho các loại phòng.
- Ngày ở : giúp thống kê chính xác doanh thu thực tế đã đạt được từ các ngày ở cụ thể của khách tương ứng với giá phòng bạn bán hàng ngày, giúp phát hiện nhanh chóng các ngày có doanh thu cao hoặc thấp.
- Ngày trả phòng : Phân tích dự đoán doanh thu đến ngày trả phòng của khách để dự đoán doanh thu trong tương lai, từ đó lên kế hoạch quản lý hiệu quả.
Hướng Dẫn Sử Dụng
a. Đăng Nhập Vào Hệ Thống
- Truy cập vào phần mềm quản lý khách sạn (Blue Jay PMS).
- Nhập tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập vào tài khoản của bạn.
b. Truy Cập Mục Báo Cáo
- Từ giao diện chính, chọn mục Báo cáo/ Báo cáo kinh doanh
- Tìm kiếm và chọn Báo cáo tổng hợp kinh doanh
c. Tùy chọn Báo Cáo
- Sử dụng bộ lọc để chọn khoảng thời gian báo cáo:
- Theo Tháng: Chọn tháng và năm.
- Theo Quý hoặc Năm: Chọn quý hoặc năm cần báo cáo.
- Loại Phòng: Lọc theo loại phòng (phòng đơn, phòng đôi, phòng VIP, v.v.).
- Tùy chọn giai đoạn: Bạn có thể xem nhiều giai đoạn báo cáo khác nhau giữa các tháng, quý hoặc mỗi năm
d. Xem Kết Quả Báo Cáo
- Sau khi áp dụng bộ lọc, nhấn nút Xem Báo Cáo : Kết quả sẽ hiển thị trên màn hình, bao gồm tháng/quý hoặc năm/ tổng doanh thu tiền phòng, doanh thu dịch vụ và tổng doanh thu
e. Xuất Dữ Liệu
- Để lưu trữ hoặc chia sẻ báo cáo, chọn nút Xuất.
- Chọn định dạng (Excel hoặc PDF) và vị trí lưu trên máy tính của bạn.
Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hoặc cần thêm thông tin, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng.
2. Bổ sung ký hiệu phòng “sẵn sàng bán”
Mô tả : Bổ sung ký hiệu phòng “sẵn sàng bán” trên Lịch đặt phòng để giúp các khách sạn
- Dễ dàng theo dõi trạng thái phòng: Ký hiệu “sẵn sàng bán” giúp nhân viên dễ dàng xác định phòng nào đang có sẵn để bán, từ đó giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình đặt phòng.
- Quản lý thời gian thực: Cập nhật tình trạng phòng theo thời gian thực, giúp quản lý biết chính xác tình trạng của từng phòng.
- Phân biệt : giúp phân biệt giữa phòng sạch (mới được làm sạch) và phòng sẵn sàng bán (để nhận khách)
3. Bổ sung hạn chế “Xóa dịch vụ”
Mô tả : Tính năng hạn chế người dùng là một tính năng hiệu quả giúp người quản lý khách sạn có những phân quyền hạn chế tài khoản nhân viên không được can thiệp vào việc sửa hoặc xóa các dữ liệu cần thiết. Để tiếp tục nâng cao hiệu quả sử dụng, chúng tôi cung cấp thêm hạn chế “Xóa dịch vụ”
Lợi ích
- Ngăn Ngừa Mất Thông Tin: Hạn chế xóa dịch vụ giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng, đảm bảo rằng thông tin về dịch vụ và lịch sử giao dịch không bị mất mát.
- Tăng Cường Tính Minh Bạch : Hạn chế xóa giúp quản lý dễ dàng theo dõi các dịch vụ đã được sử dụng và không bị can thiệp bởi tài khoản nhân viên
- Tăng Cường Hiệu Quả: Nhân viên có thể tập trung vào việc cung cấp dịch vụ tốt hơn thay vì lo lắng về việc xóa bỏ thông tin.
- Bảo Vệ Quyền Lợi Khách Hàng : đảm bảo họ nhận được dịch vụ đã đặt và thanh toán.
- Giảm Thiểu Tranh Chấp: Giúp tránh được các tranh chấp không cần thiết giữa khách hàng và khách sạn liên quan đến dịch vụ đã sử dụng.
Trong trường hợp khách sạn cần quản lý chặt chẽ trong việc xuất bán dịch vụ thêm cho khách đặt phòng, hãy áp dụng hạn chế tài khoản nhân viên không được sửa/xóa dịch vụ thêm đã xuất bán để đảm bảo tính minh bạch trong nghiệp vụ khách sạn. Các tài khoản bị hạn chế chỉ có thể xuất bán dịch vụ với giá đã được cài đặt trước mà không thể sửa giá hoặc xóa dịch vụ đã tạo.
Trong trường hợp tài khoản bị hạn chế cần xóa dich vụ, hãy yêu cầu họ sử dụng tính năng “Gửi yêu cầu xóa dữ liệu” để xóa dịch vụ mà họ xuất bán sai. Một mã xác nhận sẽ được người quản lý gửi lại cho nhân viên để thực hiện việc xóa dữ liệu nhằm đảm bảo tính chặt chẽ trong quản lý nghiệp vụ khách sạn.
Bổ sung hạn chế “xóa dịch vụ” không chỉ bảo vệ dữ liệu và quyền lợi của khách hàng mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý. Đây là một bước đi quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu suất hoạt động của khách sạn.
4. Điều chỉnh báo cáo doanh thu hàng ngày
Mô tả : Báo cáo doanh thu hàng ngày là báo cáo tổng hợp thông tin về doanh thu của khách sạn được được trong ngày hoặc một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này giúp quản lý theo dõi hiệu suất kinh doanh hàng ngày
Nội dung thay đổi : Công thức tính tổng tiền thanh toán của cột Khách Thực Trả
Để báo cáo đạt mục tiêu sử dụng tốt hơn, chúng tôi đã có điều chỉnh các tính tiền thanh toán của cột “Khách thực trả”
Thông tin cũ : Thống kê số tiền mà khách đã thực hiện thanh toán theo ngày xem báo cáo
Ví dụ : Đặt phòng có ngày ở từ 01-10-2024 đến 05-10-2024 (4 đêm). Giá mỗi đêm là 500.000. Tổng tiền là 2.000.000
Khách thanh toán vào ngày 04-10-2024, số tiền thanh toán là 1.000.000
Nếu bạn xem báo cáo doanh thu ngày 01-10-2024, chọn xem theo ngày ở. Hệ thống cũ hiển thị
- Doanh thu thể hiện : 500.000 (tiền phòng của đêm 01-10-2024)
- Thanh toán (khách thực trả ) : 0 đồng (Vì ngày 04-10-2024 khách mới thanh toán)
Điều này chưa đảm bảo đúng thông tin về việc khách đã thực sự thanh toán cho đặt phòng này. Vì vậy, chúng tôi đã điều chỉnh lại để thống kê đúng thông tin của đặt phòng hơn
Thông tin mới : Thống kê tổng tiền mà khách đã thanh toán cho đặt phòng có trong báo cáo (thay vì thống kê thanh toán theo ngày thanh toán tương ứng với ngày xem báo cáo ) .
Với ví dụ trên, hệ thống sẽ thống kê
- Doanh thu thể hiện : 500.000 (tiền phòng của đêm 01-10-2024)
- Thanh toán (khách thực trả ) : 1.000.000 đồng
Sự thay đổi này giúp mang lại thông tin chính xác và rõ hơn trong việc theo dõi tình hình thanh toán của các đặt phòng.
5. Mobile App - Cập nhật bổ sung một số tiện ích cho các tính năng
Các tính năng có nâng cấp
- Bổ sung bộ lọc trong chức năng buồng phòng
- Bổ sung thống kê đặt phòng và tổng tiền ở bảng điều khiển
- Thêm danh sách khách đi cùng trong Thông tin khách hàng
- Thêm danh sách trả phòng theo ngày : giúp buồng phòng có thông tin các phòng sẽ trả để chuẩn bị kế hoạch dọn phòng.
Bổ sung bộ lọc cho buồng phòng
Bổ sung thống kê ở bảng điều khiển
Bổ sung danh sách khách lưu trú
Thêm danh sách trả phòng theo ngày
6. Bổ sung gom nhóm loại phòng trong xác nhận đặt phòng
Mô tả : Gom nhóm theo loại phòng giúp lễ tân nhóm các loại phòng giống nhau trong 1 hàng giúp xác nhận đặt phòng trở nên gọn gàng hơn.
7. Mở lại tính năng “Lịch sử thao tác kênh”
Mô tả: Tính năng lịch sử thao tác kênh giúp khách sạn dễ dàng và chủ động trong việc tra cứu nhật ký đồng bộ dữ liệu lên các kênh OTA, Google, Booking Engine.
Sau thời gian tạm đóng để nâng cấp tính năng, chúng tôi đã mở lại để các khách sạn chủ động trong việc tra cứu cập nhật dữ liệu đồng bộ lên các ota .
8. Cập nhật đồng bộ thông tin VAT, dịch vụ thêm, extra-bed , extra-adult của các đặt phòng từ OTA
Mô tả : Khi khách đặt phòng từ các kênh OTA, trong các trường hợp khách đặt thêm người, hoặc đặt thêm các dịch vụ thêm do khách sạn cung cấp, hoặc đặt phòng có thêm tiền thuế VAT trên kênh , hệ thống sẽ đồng bộ các dịch vụ thêm extra-bed, vat từ kênh về Blue Jay PMS dưới hình thức chung là : OTA Extra .
Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác thông tin của các đặt phòng từ OTA gửi về PMS.
Thông tin VAT, dịch vụ thêm hoặc extra-bed được thể hiện chung dưới dạng OTA Extras
Các tính năng cập nhật trong đợt này nhằm mang lại báo cáo hữu ích hơn và cải tiến, bổ sung thêm các tiện ích trên các tính năng hiện tại trên mobile giúp khách sạn sử dụng hiệu quả hơn trong quản lý và nghiệp vụ khách sạn.