Thông báo cập nhật 30.07.2024

Blue Jay công bố hàng loạt tính năng liên quan tới thanh toán, công nợ mới được cập nhật trên Blue Jay PMS từ ngày 30/7/2024
Theo dõi bài viết để ứng dụng ngay vào hoạt động vận hành và kinh doanh khách sạn hiệu quả

1. Bổ sung phương thức thanh toán City Ledger

• Mô tả : City Ledger - thanh toán trả chậm hay ký nhận hóa đơn tạm thời là hình thức thanh toán công nợ theo tháng/chuyển khoản sau. Đây là hình thức được áp dụng dưới dạng hợp đồng đã thỏa thuận từ trước giữa khách sạn và các đối tác ( nguồn TA, Corporate).

• Đặc điểm:

  • Đối với khách sạn :

    • Đặt phòng này được tính doanh thu sau khi tạo đặt phòng.

    • Khi khách trả phòng và lễ tân thực hiện thanh toán với hình thức City Ledger: Báo cáo thanh toán chưa ghi nhận có tiền vào vì đặt phòng sẽ thanh toán sau bởi đối tác.

  • Đối với lễ tân và khách :

    • Đặt phòng này thể hiện đã được thanh toán tiền phòng bởi đối tác , hình thức thanh toán city ledger.

    • Khách sẽ chỉ phải thanh toán tiền phát sinh dịch vụ thêm (nếu có) bằng các hình thức khác.

    • Trong trường hợp thỏa thuận giữa khách sạn và đối tác bao gồm tất cả tiền phòng và dịch vụ mà khách sử dụng trong thời gian lưu trú, lễ tân sẽ thanh toán tiền dịch vụ của khách với hình thức City Ledger để theo dõi công nợ đầy đủ.

  • Đối với kế toán :

    • Theo dõi và thu nợ các đặt phòng có hình thức thanh toán city ledger trong Báo cáo công nợ.

Ví dụ tình huống cần xử lý thanh toán City Ledger

- Phòng R-101 , thời gian lưu trú từ ngày 01/08 - 03/08, đặt phòng này do công ty TA gửi đến khách sạn, lễ tân đã tạo đặt phòng, chọn nguồn TA, ví dụ SaigonTour .

- Tổng giá phòng là 1.000.000 đ, tiền phòng do TA thanh toán sau cho khách sạn.

- Khách không phải thanh toán tiền phòng cho đặt phòng này.

- Trong thời gian lưu trú, bất cứ trường hợp nào phát sinh tiền phòng (ở thêm ngày lưu trú) hoặc tiền dịch vụ thêm (khách sử dụng các dịch vụ thêm tại minibar hoặc các dịch vụ khác mà khách sạn cung cấp) . Khách sẽ thanh toán cho khoản phát sinh thêm này

• Nghiệp vụ lễ tân như sau :

  • Tiền phòng của giai đoạn lưu trú từ 01/08 đến 03/08: lễ tân thực hiện thao tác thanh toán cho đặt phòng này với hình thức thanh toán xác định là City Ledger => hóa đơn 1 thể hiện đặt phòng đã được thanh toán hết (balance = 0 ) và thanh toán bằng City Ledger . Khách đặt phòng hiểu rằng họ đã thanh toán tiền phòng cho đặt phòng này. Lễ tân biết rằng khách đã thanh toán cho đối tác và đặt phòng này sẽ do kế toán hoặc khách sạn thu nợ đối tác sau.

  • Tiền phát sinh dịch vụ thêm : Khách sẽ thanh toán với khách sạn. Tùy theo loại hình thức khách trả tiền mặt hay chuyển khoản => Lễ tân thu tiền trực tiếp từ khách và in hóa đơn 2 cho khách (nếu cần).

Phương thức thanh toán City Ledger là một hình thức thanh toán hiệu quả giúp khách sạn xử lý các đặt phòng dạng chậm trả/trả sau được thỏa thuận khi ký hợp đồng bán phòng với các TA hoặc theo thỏa thuận giữa khách sạn và các đối tác (TA, Corp).

Hướng dẫn sử dụng

• Bước 1 : Kích hoạt hình thức thanh toán City Ledger

Đăng nhập và truy cập chức năng Cài đặt / Phương thức thanh toán .Kích hoạt City Ledger để bắt đầu sử dụng thanh toán cho các đặt phòng.

• Bước 2 : Thanh toán cho đặt phòng

Mở chi tiết đặt phòng cần thanh toán. Chọn mục thanh toán và phương thức thanh toán City Ledger. Chọn thanh toán cho Tiền Phòng.

2. Điều chỉnh báo cáo công nợ

• Mô tả : Báo cáo công nợ là một tính năng giúp khách sạn theo dõi đặt phòng còn nợ chưa thanh toán hết và gạch nợ các đặt phòng.

• Trước khi điều chỉnh :

  • Báo cáo công nợ liệt kê tất cả các đặt phòng ở tất cả trạng thái với điều kiện chưa thanh toán hết tiền.

  • Chưa có bộ lọc theo mã đặt phòng để giúp kế toán nhanh chóng kiểm tra các mã chi tiết.

• Cập nhật điều chỉnh

  • Báo cáo công nợ chỉ liệt kê các đặt phòng mà khách đã trả phòng hoặc hủy phòng (có tính phí) mà chưa thanh toán hết tiền hoặc chưa thu nợ hết.

  • Bổ sung bộ lọc loại dữ liệu giúp kế toán lọc các đặt phòng thanh toán bởi City ledger hoặc các hình thức thanh toán khác

  • Bổ sung lọc theo mã đặt phòng giúp kế toán tra cứu một đặt phòng cụ thể khi cần

3. Cập nhật cải tiến một số tính năng

Để đáp ứng nhu cầu sử dụng của các khách sạn, chúng tôi tiến hành một số cập nhật sau đây giúp việc khai thác phần mềm trở nên hiệu quả hơn.

Các tính năng có cập nhật điều chỉnh

• Báo cáo doanh thu hàng ngày: Điều chỉnh bỏ thống kê các phòng đã hủy, no-show, tối ưu thống kê dữ liệu với đặt phòng nhóm.

• Bổ sung cảnh báo chưa xử lý đặt cọc khi check out đặt phòng : Giúp lễ tân không bỏ sót các khoản đặt cọc khi trả phòng cho khách.

• Báo cáo khách ở theo quốc tịch : điều chỉnh thống kê đầy đủ các khách “đã lưu trú” theo giai đoạn thay vì chỉ thống kê khách “đang lưu trú”

• Đăng ký nhận phòng: điều chỉnh ẩn thông tin thanh toán của đặt phòng nhóm khi sử dụng tùy chọn Ẩn giá phòng.

Các bổ sung và cập nhật tính năng nhằm mang lại hiệu quả sử dụng tốt hơn cho các khách sạn trong vận hành, quản lý và kinh doanh khách sạn với phần mềm của Blue Jay PMS.