TA là gì? Cách tận dụng kênh bán phòng này hiệu quả

Trong ngành khách sạn, việc tối ưu công suất phòng không chỉ phụ thuộc vào giá cả và dịch vụ mà còn phụ thuộc rất lớn vào các kênh phân phối, trong đó có một kênh truyền thống nhưng vẫn rất hiệu quả đó là TA (Travel Agent). Vậy TA trong khách sạn là gì, hoạt động như thế nào, có ưu nhược điểm ra sao? Bài viết dưới đây Bluejaypms sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò và cách khai thác kênh bán phòng này hiệu quả.

TA là gì trong ngành khách sạn?

TA (viết tắt của Travel Agent) là đại lý du lịch – trung gian đứng giữa khách hàng và khách sạn. Họ có nhiệm vụ tìm kiếm, tư vấn và đặt phòng khách sạn cho khách hàng cá nhân hoặc nhóm đoàn, thường đi kèm với các dịch vụ như tour, vé máy bay, hoặc lịch trình trọn gói. Khác với OTA (Online Travel Agent), TA truyền thống thường hoạt động qua hình thức trực tiếp, điện thoại hoặc email, và có thể ký hợp đồng allotment dài hạn với khách sạn.

Vai trò của TA trong kinh doanh khách sạn

• Gia tăng doanh thu toàn diện

Thông qua các TA, khách sạn có thể tiếp cận những thị trường khách mà khả năng marketing nội bộ khó vươn tới, đặc biệt là khách quốc tế, khách đoàn lớn hoặc khách từ những thị trường ngách. TA giúp tối ưu công suất phòng không chỉ trong mùa cao điểm mà còn giúp giảm lấp phòng trống mùa thấp điểm, cân bằng dòng tiền vận hành quanh năm. Đối với khách sạn trung và cao cấp, TA là kênh quan trọng để tiếp cận khách MICE và khách quốc tế có ngân sách cao.

• Củng cố thương hiệu trên nhiều nền tảng

Khi hợp tác với OTA lớn, khách sạn được hưởng lợi từ hệ sinh thái marketing mạnh mẽ: quảng cáo từ khóa, tiếp thị lại, chiến dịch remarketing đa kênh... Điều này giúp thương hiệu khách sạn xuất hiện nhiều hơn trước mắt khách hàng tiềm năng, kể cả khi họ chưa sẵn sàng đặt phòng ngay lập tức.

• Giảm thiểu rủi ro vận hành

Phụ thuộc vào một nguồn bán phòng duy nhất luôn là chiến lược đầy rủi ro. Sự đa dạng hóa TA giúp khách sạn ổn định nguồn khách, hạn chế ảnh hưởng tiêu cực khi một kênh bán bị gián đoạn do thay đổi chính sách hay sự cố kỹ thuật. 

* Tỷ lệ đóng góp của TA vào doanh thu khách sạn

• Tại Việt Nam: Theo báo cáo của GuestRadar năm 2023, 37% du khách lựa chọn đặt phòng thông qua đại lý du lịch, vượt qua cả OTA (30%) và đặt trực tiếp với khách sạn (21%). Điều này cho thấy TA vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc phân phối phòng tại thị trường Việt Nam. (Trích nguồn: Guestradar.com)
• Tại châu Á: Dữ liệu từ D-EDGE cho thấy, trong năm 2022, các khách sạn 5 sao tại châu Á thu được hơn 50% doanh thu đặt phòng trực tuyến từ kênh trực tiếp, trong khi các khách sạn 2 sao chỉ đạt dưới 10%. Mặc dù không có số liệu cụ thể về TA, nhưng điều này cho thấy sự đa dạng trong kênh phân phối và vai trò của TA có thể khác nhau tùy theo phân khúc khách sạn. (Trích nguồn: D-EDGE)

Cách hoạt động của TA trong phân phối phòng khách sạn

Các đại lý du lịch hoạt động như một kênh bán phòng trung gian, cụ thể:

• Ký kết hợp đồng với khách sạn: TA và khách sạn thường thống nhất về giá phòng, số lượng phòng cam kết (allotment) và mức hoa hồng được hưởng.
• Phân phối phòng đến khách hàng: TA giới thiệu và bán phòng cho khách lẻ hoặc khách đoàn, thông qua tư vấn trực tiếp, gọi điện hoặc nền tảng nội bộ.
• Gửi booking cho khách sạn: TA gửi thông tin đặt phòng (booking) đến khách sạn để xác nhận và giữ chỗ.
• Thanh toán: Có thể theo hình thức trả trước (prepaid) hoặc trả sau (postpaid), tùy thỏa thuận giữa hai bên.

Ưu điểm của việc hợp tác với TA

Với những ưu điểm như:

• Tiếp cận thị trường khách đoàn và khách quốc tế dễ dàng
• Giảm chi phí marketing trực tiếp cho khách sạn
• Tăng độ phủ thương hiệu tại các đại lý
• Thường xuyên mang về số lượng đặt phòng ổn định

Cho nên việc kết nối qua trung gian TA sẽ giúp cho khách sạn tối ưu công suất phòng và tiếp cận khách đoàn hiệu quả.

Nhược điểm khi bán phòng qua TA

Bên cạnh những ưu điểm thì TA vẫn tồn tại một số nhược điểm như sau:

• Hoa hồng cao: Khách sạn thường phải chia 15–25% giá trị booking cho TA.
• Phụ thuộc vào bên thứ ba: Nếu TA kiểm soát allotment lớn, khách sạn dễ bị động trong điều phối phòng.
• Khó kiểm soát giá bán lẻ: Một số TA có thể tự điều chỉnh giá, ảnh hưởng đến chính sách giá chung của khách sạn.

Phân biệt TA và OTA

Không ít người khi mới tiếp xúc với các kênh bán phòng sẽ bị nhầm giữa TA và OTA. Tuy nhiên trên thực tế 2 kênh này hoàn toàn khác nhau, dưới đây là bảng giúp bạn phân biệt TA và OTA dựa trên: Cách thức hoạt động, hình thức giao dịch, đối tượng chính và một số ví dụ cụ thể.

Làm thế nào để khai thác hiệu quả kênh TA trong khách sạn?

Để kênh Travel Agent mang lại hiệu quả tối ưu, khách sạn nên:

• Xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài: Ký kết rõ ràng về allotment, giá bán, chính sách hoàn huỷ...
• Cập nhật thông tin phòng thường xuyên: Tránh overbooking do thiếu liên thông giữa các kênh.
• Dùng phần mềm quản lý khách sạn (PMS): Tích hợp allotment và theo dõi tình trạng đặt phòng từ các TA dễ dàng.
• Đào tạo nhân viên sales và reservations: Để phối hợp tốt với các đại lý du lịch, tránh sai sót trong đặt phòng.

Kết luận
TA trong khách sạn không chỉ là một kênh bán phòng truyền thống mà còn là một chiến lược phân phối quan trọng, đặc biệt khi khách sạn muốn mở rộng đối tượng khách hàng ra ngoài nền tảng online. Khi biết cách kết hợp khéo léo giữa TA, OTA và kênh trực tiếp, khách sạn có thể tối ưu công suất phòng, tăng doanh thu và duy trì được sự ổn định trong vận hành.

Trên đây là toàn bộ thông tin về kênh bán phòng TA, hy vọng qua bài viết mà Bluejaypms cung cấp bạn sẽ có thêm kiến thức để vận dụng hiệu quả vào quá trình kinh doanh khách sạn của mình. Đọc thêm nhiều kiến thức thú vị khác tại blog của Marketing khách sạn.