GDS là gì? Vai trò của GDS trong ngành du lịch và khách sạn

GDS là gì? Cùng tìm hiểu khái niệm, lợi ích, ý nghĩa của hệ thống phân phối GDS trong khách sạn. Hãy cùng với BluejayPMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

GDS là gì? Vai trò của GDS trong ngành du lịch và khách sạn

GDS (Global Distribution System) là một hệ thống phân phối toàn cầu được sử dụng để kết nối các nhà cung cấp dịch vụ du lịch (khách sạn, hãng hàng không, công ty thuê xe, tour...) với đại lý du lịch trên toàn thế giới.

GDS đóng vai trò như cầu nối trung gian, truyền dữ liệu về giá, tình trạng phòng, chính sách đặt phòng, v.v... từ khách sạn đến các hệ thống đặt dịch vụ chuyên nghiệp. Đây là kênh bán B2B (business to business) quan trọng, nhất là với phân khúc khách doanh nghiệp, khách đoàn, khách du lịch MICE.

Để giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về tác động của GDS trong ngành khách sạn, dưới đây là một số số liệu quan trọng:

• Thị trường GDS toàn cầu: Dự báo thị trường GDS sẽ đạt giá trị 15,4 tỷ USD vào năm 2032, với tỷ lệ tăng trưởng hàng năm (CAGR) lên tới 7,8%. Điều này cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của GDS trong ngành du lịch và khách sạn. - (Theo Allied Market Research)
• Tăng trưởng đặt phòng qua GDS: Một khảo sát cho thấy 34,5% khách sạn độc lập đã tăng trưởng doanh thu thông qua GDS, vượt qua mức trước đại dịch. GDS trở thành kênh phân phối hiệu quả không chỉ cho các khách sạn lớn mà còn cho các khách sạn nhỏ, độc lập. - (Theo Hotel Management)
• Sự phát triển tại thị trường Châu Á: Sự tăng trưởng nhanh chóng trong việc sử dụng GDS tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương đã chứng tỏ rằng GDS là một kênh phân phối quan trọng, đặc biệt là khi khách du lịch quốc tế ngày càng tăng. Sử dụng GDS đã giúp các khách sạn trong khu vực này đạt được mức tăng trưởng 64% trong việc đặt phòng trực tuyến. - (Theo Hotel Rez)
   

Lịch sử hình thành và cách thức hoạt động của GDS

Hệ thống GDS bắt nguồn từ những năm 1960 khi American Airlines tạo ra Sabre để quản lý và phân phối chuyến bay. Sau đó, GDS phát triển đồng bộ cho các nhà cung cấp dịch vụ du lịch khác, trong đó có khách sạn.

Nguyên lý hoạt động:

• GDS lấy thông tin từ PMS (phần mềm quản lý khách sạn)
• Các đại lý du lịch dùng GDS để tìm và đặt dịch vụ theo thời gian thật
• Khi đặt phòng được xác nhận, thông tin sẽ được đồng bộ về PMS để tránh overbooking

Lợi ích khi khách sạn kết nối với hệ thống GDS

Sử dụng GDS có thể mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là đối với những khách sạn muốn tăng trưởng và mở rộng tầm ảnh hưởng. Dưới đây là một số lợi ích chính:

1. Mở rộng khả năng tiếp cận toàn cầu
Một trong những lợi ích lớn nhất của GDS là khả năng tiếp cận thị trường toàn cầu. Các khách sạn thông qua GDS có thể phân phối sản phẩm của mình tới hàng triệu khách hàng trên toàn thế giới thông qua các đại lý du lịch và OTA. Việc mở rộng khả năng tiếp cận giúp khách sạn có thể tiếp cận được với những khách hàng quốc tế mà không cần phải tự mình quảng bá trực tiếp đến từng thị trường.

2. Tăng trưởng doanh thu và công suất phòng
Bằng cách sử dụng GDS, khách sạn có thể gia tăng doanh thu đáng kể. GDS giúp khách sạn duy trì tỷ lệ lấp đầy phòng cao và tối ưu hóa công suất phòng. GDS còn cung cấp các công cụ để điều chỉnh giá và phòng một cách linh hoạt, giúp khách sạn luôn có thể điều chỉnh các chương trình khuyến mãi phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

3. Tiết kiệm chi phí marketing và phân phối
Một trong những lý do mà nhiều khách sạn lựa chọn sử dụng GDS là tiết kiệm chi phí marketing. Thay vì phải đầu tư vào các chiến dịch quảng cáo trực tiếp tốn kém, khách sạn có thể tận dụng mạng lưới đại lý và OTA để tiếp cận khách hàng. Hệ thống GDS kết nối trực tiếp với nhiều kênh bán hàng lớn, giúp khách sạn có thể tiết kiệm chi phí trong việc duy trì các chiến lược marketing truyền thống. Ngoài ra đây là một kênh giúp khách sạn tiếp cận khách hàng doanh nghiệp, khách du lịch MICE, các đoàn tour du lịch lớn.

4 Dễ dàng quản lý và cập nhật thông tin
GDS cho phép khách sạn cập nhật thông tin về phòng, giá cả và tình trạng phòng một cách dễ dàng và tự động. Điều này không chỉ giúp khách sạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp họ duy trì tính chính xác của thông tin, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

5. Cung cấp dữ liệu và phân tích chi tiết
GDS không chỉ giúp khách sạn phân phối phòng mà còn cung cấp các báo cáo phân tích chi tiết về xu hướng đặt phòng, hành vi khách hàng và hiệu quả chiến lược phân phối. Những thông tin này giúp khách sạn hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.

So sánh GDS và OTA: Hiểu rõ để định vị chiến lược bán phòng

Vậy GDS và OTA khác nhau như thế nào?​

Tiêu chí	GDS (Global Distribution System)	OTA (Online Travel Agency)
Đối tượng chính	Đại lý du lịch, doanh nghiệp, khách MICE	Khách lẻ, du lịch tự túc
Kênh truy cập	Sabre, Amadeus, Galileo, Worldspan, Pegasus.	Booking.com, Agoda, Expedia, Traveloka.
Mô hình bán	B2B (Doanh nghiệp với doanh nghiệp)	B2C (Doanh nghiệp với người tiêu dùng)
Chi phí/hoa hồng	Thấp hơn OTA	Cao hơn, 15–25%
Khả năng kiểm soát giá	Cao (theo chiến lược doanh nghiệp, MICE)	Thấp hơn, phụ thuộc chiến dịch OTA
Tính đồng bộ PMS	Đồng bộ qua Channel Manager hoặc kết nối trực tiếp	Có sẵn hoặc thông qua Channel Manager
Loại đặt phòng phổ biến	Đoàn, công tác, tour, combo dài ngày	Đặt lẻ, nghỉ dưỡng ngắn hạn
Hiệu quả với ai	Khách sạn từ 3 sao trở lên, hướng đến khách doanh nghiệp	Mọi loại hình, đặc biệt khách sạn nhỏ, homestay

Các hệ thống GDS phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây là một số hệ thống phân phối GDS: tour, khách sạn, vé máy bay,.. phổ biến nhất hiện nay, các bạn có thể tham khảo để có tư liệu chọn kênh GDS phù hợp.

• Amadeus.com : Là hệ thống GDS hàng đầu tại châu Âu, đặc biệt mạnh trong lĩnh vực phân phối vé máy bay và khách sạn. Nếu khách sạn muốn mở rộng tiếp cận thị trường khách châu Âu, bao gồm: Khách công tác, khách đoàn và khách MICE.
• Sabre.com : Là một trong những hệ thống GDS lâu đời và phổ biến nhất, đặc biệt tại thị trường Mỹ. Hệ thống này được phát triển bởi hãng hàng không American Airlines từ những năm 1960 để phục vụ cho việc đặt vé máy bay, và sau đó mở rộng ra nhiều lĩnh vực khác như khách sạn, thuê xe, tour du lịch. 
• Travelport .com : Là một trong những hệ thống GDS lớn trên thế giới, vận hành ba nền tảng con là Galileo, Worldspan và Apollo. Nhờ tích hợp cả ba hệ thống này, Travelport sở hữu mạng lưới phân phối rộng khắp toàn cầu, đặc biệt mạnh tại thị trường Bắc Mỹ và châu Âu.

Khách sạn muốn kết nối GDS cần làm gì?

Điều kiện cần thiết để kết nối GDS

• Có phần mềm PMS hoặc channel manager hỗ trợ kết nối GDS. Đây là nền tảng kỹ thuật bắt buộc để đồng bộ dữ liệu giữa khách sạn và hệ thống GDS.
• Các thông tin về giá, loại phòng, hình ảnh, tiện nghi, chính sách huỷ,... phải được cập nhật rõ ràng, hấp dẫn và chuyên nghiệp.
• Cam kết về chất lượng dịch vụ và quy trình vận hành: GDS thường ưu tiên hiển thị các khách sạn có tỉ lệ phản hồi tốt, ít hủy đặt, quản lý inventory chuyên nghiệp.
• Chiến lược giá rõ ràng: Áp dụng pricing theo thị trường doanh nghiệp, có phân loại giá theo đại lý, khách lẻ, combo hoặc MICE.

Có bao nhiêu cách kết nối với hệ thống GDS để bán phòng

Hiện có 2 cách chính để có thể đăng kí bán phòng trên GDS đó là: kết nối trực tiếp hoặc kết nối thông qua nhà cung cấp kết nối GDS (GDS Connectivity Provider).

Cách 1: Kết nối trực tiếp

Với cách này các khách sạn sẽ kết nối trực tiếp với hệ thống GDS phù hợp với các chuỗi khách sạn lớn hoặc thương hiệu toàn cầu có ngân sách đầu tư công nghệ mạnh. Với cách này, khách sạn sẽ ký hợp đồng trực tiếp với từng hệ thống như Sabre, Amadeus, Travelport hoặc thông qua DHISCO (trước đây là Pegasus, nay thuộc RateGain). Tuy nhiên, khách sạn phải tự chịu toàn bộ chi phí tích hợp, vận hành và duy trì kỹ thuật, đồng thời cần có đội ngũ IT riêng để quản lý. Tuy nhiên, nhược điểm của phương án này là chi phí cao, quản lý phức tạp và ít linh hoạt khi cần thay đổi nhanh về giá hoặc tồn kho.

Cách 2: Kết nối thông qua nhà cung cấp kết nối GDS (GDS Connectivity Provider)

Cách kết nối GDS thông qua nhà cung cấp trung gian rất phù hợp với các khách sạn độc lập, boutique hotel hoặc chuỗi nhỏ và vừa. Ưu điểm lớn nhất là chi phí thấp hơn nhiều so với kết nối trực tiếp, dễ triển khai và được hỗ trợ kỹ thuật sẵn có. Các nhà cung cấp phổ biến như D-EDGE (Pháp), Reconline (Thụy Sĩ), SiteMinder (Úc), RateGain (Ấn Độ), SHR Group, Vertical Booking hay eRevMax hoạt động như một “cầu nối” trung gian. Họ gom nhiều khách sạn lại để chia sẻ chi phí và cung cấp một nền tảng quản lý tập trung. Nhờ đó, khách sạn có thể kết nối cùng lúc với nhiều GDS lớn (Amadeus, Sabre, Galileo…), đồng thời quản lý giá, tồn kho, chính sách phòng từ một điểm duy nhất, và tích hợp luôn với PMS hoặc Channel Manager nếu cần.

Mẹo tăng hiệu quả bán phòng qua GDS

• Tham gia chương trình ưu đãi dành cho đại lý (GDS Preferred Program). Các chương trình này giúp khách sạn tăng khả năng hiển thị và được ưu tiên trong kết quả tìm kiếm của đại lý du lịch.
• Luôn đảm bảo có sẵn đủ số lượng phòng trên GDS vào các thời điểm cao điểm để không bỏ lỡ cơ hội từ các đoàn khách lớn hoặc khách doanh nghiệp.
• Theo dõi hiệu suất và xây dựng mối quan hệ với các đối tác hiệu quả. Phân tích báo cáo booking để xác định các đại lý mang lại doanh thu cao, từ đó xây dựng chiến lược hợp tác và chăm sóc riêng.

Các lưu ý cần nắm khi khai thác GDS: Chi phí duy trì cao hơn OTA: cần đạt KPI doanh thu rõ ràng. Chỉ phù hợp với các khách sạn từ 3 sao trở lên,

Kết luận: Trong bối cảnh du lịch toàn cầu đang hồi phục, việc kết hợp nhiều kênh bán, đặc biệt là GDS, sẽ giúp khách sạn đạt được sự đồng bộ, tối ưu hóa lưồng đặt và đảm bảo trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng.

Trên đây là các kiến thức xoay quanh hệ thống phân phối toàn cầu GDS. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp các quản lý và chủ khách sạn sẽ có thêm một chiến lược bán phòng hiệu quả đối với kênh bán phòng này. Cùng đọc thêm nhiều thông tin hữu ích khác về quản lý, kinh doanh, marketing khách sạn tại blog của BluejayPMS.