Trong bối cảnh ngành khách sạn đang chuyển mình mạnh mẽ với xu hướng contactless hotel để tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm lưu trú, self check-in đã trở thành một tiêu chuẩn mới. Và trong số các hình thức triển khai, kiosk check-in nổi lên như một giải pháp then chốt nhằm giúp khách tự làm thủ tục nhận phòng nhanh chóng ngay tại sảnh, không cần chờ đợi lễ tân. Không chỉ đơn thuần là một thiết bị tự phục vụ, kiosk còn là mảnh ghép quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của khách sạn, giúp giảm tải nhân sự, tăng doanh thu phụ và tạo dấu ấn chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Cùng Blue Jay PMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
1. Kiosk check-in là gì?
Kiosk check-in là hình thức khách tự làm thủ tục nhận phòng thông qua máy kiosk đặt tại sảnh khách sạn, không cần sự hỗ trợ trực tiếp từ nhân viên lễ tân. Khách chỉ cần vài thao tác đơn giản trên màn hình cảm ứng như nhập mã đặt phòng, quét hộ chiếu/CMND, thanh toán trực tiếp và nhận thẻ phòng vật lý. Kiosk check-in là một nhánh triển khai của self check-in, tập trung vào tối ưu trải nghiệm tự phục vụ tại điểm đến, nơi công nghệ và dịch vụ gặp nhau để tạo nên quy trình nhận phòng liền mạch.
Cách hoạt động phổ biến của kiosk check-in
- Khách đến sảnh khách sạn và chọn ngôn ngữ trên màn hình kiosk.
- Nhập mã đặt phòng hoặc quét mã QR từ email xác nhận.
- Xác thực danh tính bằng quét hộ chiếu/CMND.
- Thanh toán (nếu còn chi phí phát sinh).
- Máy tự động in và cấp thẻ phòng hoặc gửi mã mở cửa qua email/app.
.jpg "Kiosk check-in là gì?")
Lợi ích của kiosk check-in đối với khách sạn
Giảm tải công việc cho lễ tân tiết kiệm chi phí nhân sự
Với kiosk check-in, một phần lớn khối lượng công việc lặp lại như nhập thông tin, xác minh giấy tờ, thu thanh toán,… được tự động hóa hoàn toàn.
Khách sạn có thể vận hành với ít nhân viên hơn, đặc biệt trong giờ cao điểm check-in/out.
Rút ngắn thời gian nhận phòng cải thiện trải nghiệm khách
Thay vì xếp hàng chờ lễ tân, khách có thể hoàn tất thủ tục chỉ trong 1–3 phút. Điều này đặc biệt hữu ích với:
- Khách đoàn đến cùng lúc
- Khách business cần lên phòng nhanh để nghỉ ngơi hoặc làm việc
- Khách quốc tế đến muộn giờ
Tăng tính chuyên nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu
Một sảnh lễ tân với kiosk hiện đại không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn tạo ấn tượng về khách sạn công nghệ cao, từ đó nâng cao đánh giá và trải nghiệm tổng thể.
Thu thập dữ liệu và upsell tự động
Hệ thống kiosk có thể tích hợp với PMS để tự động:
- Ghi nhận thông tin lưu trú, sở thích của khách
- Gợi ý nâng hạng phòng, đặt dịch vụ spa, ăn sáng… ngay trong quá trình check-in
- Đây là cơ hội để tăng doanh thu phụ (ancillary revenue) một cách tự động.
.jpg "Lợi ích của kiosk check-in đối với khách sạn")
Vai trò của kiosk check-in trong chiến lược self check-in tổng thể
Trong khi self check-in là một khái niệm bao quát mô tả mọi hình thức khách tự làm thủ tục nhận phòng (qua ứng dụng di động, web app, hoặc kiosk), thì kiosk check-in chính là một nhánh quan trọng trong hệ sinh thái đó, tập trung vào trải nghiệm tự phục vụ ngay tại điểm đến.
Điểm mạnh của kiosk không nằm ở việc thay thế các hình thức khác, mà ở chỗ hoàn thiện trải nghiệm self check-in theo chiều sâu, đặc biệt trong những tình huống mà khách sạn cần cân bằng giữa tự động hóa và sự hiện diện con người.
Ví dụ: Trong khi mobile check-in phát huy hiệu quả với khách quen hoặc khách đặt trước qua OTA, thì kiosk lại giúp lấp khoảng trống cho khách walk-in, khách đoàn hoặc khách chưa quen thao tác công nghệ. Nhờ vậy, toàn bộ hành trình check-in được bao phủ trọn vẹn từ online đến onsite.
Khi nào kiosk check-in phát huy tối đa giá trị?
Vào những khung giờ cao điểm chẳng hạn khi khách đoàn đến cùng lúc hoặc thời điểm nhận phòng buổi chiều, kiosk check-in giúp chia tải áp lực cho quầy lễ tân, rút ngắn thời gian chờ và giảm tình trạng ùn tắc tại sảnh. Nhờ đó, khách sạn vẫn duy trì được trải nghiệm suôn sẻ dù lượng khách tăng đột biến.
Đối với nhóm khách lớn tuổi hoặc khách quốc tế chưa quen thao tác qua app, kiosk là lựa chọn trực quan và dễ sử dụng hơn. Giao diện cảm ứng thân thiện giúp họ tự làm thủ tục nhanh chóng mà không cần cài đặt hay đăng nhập tài khoản.
Khi khách sạn có mục tiêu là xây dựng trải nghiệm check-in công nghệ cao, kiosk chính là “điểm chạm đầu tiên” thể hiện phong cách thương hiệu. Thiết bị được bố trí tại sảnh không chỉ tối ưu quy trình vận hành mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, hiện đại và khác biệt ngay khi khách bước vào khách sạn.
Ứng dụng kiosk check-in trong mô hình khách sạn hiện đại
Trong xu hướng khách sạn tự động hóa (smart hotel), kiosk check-in đang trở thành một giải pháp phổ biến giúp nâng cao trải nghiệm khách và tối ưu hiệu suất vận hành. Dưới đây là những mô hình khách sạn tiêu biểu ứng dụng hiệu quả công nghệ này:
City hotel & business hotel
Với nhóm khách công tác, tốc độ là ưu tiên hàng đầu. Kiosk check-in giúp khách:
- Nhận phòng nhanh chóng chỉ trong vài thao tác,
- Không cần xếp hàng chờ lễ tân,
- Tự in thẻ phòng hoặc lấy mã mở khóa điện tử ngay lập tức.
Giải pháp lý tưởng cho các khách sạn phục vụ khách đi công tác, hội nghị, transit hoặc lưu trú ngắn ngày.
Khách sạn quy mô lớn
Vào các khung giờ cao điểm (đặc biệt khi check-in đoàn), lễ tân thường quá tải. Kiosk check-in giúp:
- Giảm áp lực nhân sự lễ tân,
- Rút ngắn thời gian xử lý trung bình mỗi lượt check-in,
- Giảm sai sót khi nhập thông tin thủ công.
Đảm bảo quy trình nhận phòng diễn ra trơn tru, chuyên nghiệp, ngay cả khi lượng khách lớn.
Chuỗi khách sạn thông minh (smart hotel)
Trong hệ sinh thái khách sạn số hóa, kiosk check-in là mảnh ghép quan trọng kết nối cùng:
- PMS (Phần mềm quản lý khách sạn) để đồng bộ dữ liệu phòng, hóa đơn, khách lưu trú.
- Smart lock / khóa thông minh giúp khách tự mở cửa bằng mã hoặc thẻ.
- Ứng dụng di động (Hotel App) cho phép check-in từ xa và quản lý thông tin lưu trú.
Khi các hệ thống này kết nối liền mạch, khách sạn đạt được trải nghiệm “không tiếp xúc” (contactless experience) xu hướng đang được các thương hiệu quốc tế như Marriott, Accor, IHG triển khai mạnh mẽ.
Việc triển khai kiosk check-in không chỉ là một bước nâng cấp trải nghiệm khách hàng, mà còn giúp:
- Tối ưu vận hành.
- Giảm chi phí nhân sự.
- Tăng tính chuyên nghiệp và hiện đại cho thương hiệu khách sạn.
Lưu ý khi triển khai kiosk check-in
Việc đầu tư kiosk check-in không chỉ là lắp đặt thiết bị tại sảnh mà cần đảm bảo sự đồng bộ giữa công nghệ - vận hành - trải nghiệm người dùng. Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà khách sạn cần chú ý khi triển khai:
Tích hợp được với PMS
Kiosk chỉ phát huy hiệu quả tối đa khi kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý khách sạn (PMS). Sự đồng bộ này cho phép:
- Tự động cập nhật trạng thái phòng và thông tin đặt chỗ theo thời gian thực.
- Ghi nhận dữ liệu check-in vào hồ sơ khách mà không cần thao tác thủ công.
- Liên kết với hệ thống thanh toán và xuất hóa đơn tự động.
Cho nên các khách sạn đang cân nhắc triển khai kiosk check-in tự động hãy chọn giải pháp kiosk có khả năng tích hợp mở (open API) để dễ dàng kết nối với PMS và các hệ thống khác như CRM, POS hay smart lock.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Với những khách sạn phục vụ lượng lớn khách nước ngoài, việc kiosk hỗ trợ đa ngôn ngữ (ít nhất là tiếng Anh và các ngôn ngữ phổ biến của thị trường mục tiêu) là yếu tố bắt buộc. Điều này không chỉ giúp khách dễ thao tác mà còn giảm sự phụ thuộc vào nhân viên hỗ trợ tại sảnh.
Gợi ý: Ngoài ngôn ngữ, hãy tối ưu giao diện kiosk theo phong cách trực quan (icon, hướng dẫn từng bước) để khách thuộc nhiều độ tuổi cũng dễ dàng sử dụng.
Lựa chọn vị trí đặt kiosk tối ưu
Vị trí kiosk ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ khách sử dụng. Một số nguyên tắc quan trọng:
- Đặt tại khu vực sảnh chính, dễ nhìn và dễ tiếp cận ngay khi khách bước vào.
- Đảm bảo có không gian đứng thao tác thoải mái, tránh gây tắc nghẽn vào giờ cao điểm.
- Trong giai đoạn đầu triển khai, nên có nhân viên hỗ trợ gần đó để hướng dẫn khách và thu thập phản hồi.
Tip: Nếu khách sạn có nhiều quầy lễ tân, nên bố trí kiosk xen kẽ để khách có thể lựa chọn hình thức check-in phù hợp.
Bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định pháp lý
- Vì kiosk thu thập nhiều thông tin nhạy cảm (CMND/hộ chiếu, thông tin thanh toán…), bảo mật cần được đặt lên hàng đầu. Hãy đảm bảo rằng:
- Dữ liệu được mã hóa trong quá trình truyền và lưu trữ.
- Kiosk đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật thanh toán quốc tế (như PCI DSS).
- Có cơ chế xóa dữ liệu tạm thời sau khi khách hoàn tất check-in để tránh rò rỉ.
Lưu ý: Kiểm tra định kỳ thiết bị và phần mềm để đảm bảo không có lỗ hổng bảo mật, đặc biệt nếu kiosk được kết nối mạng.
Kiosk check-in bước chuyển mình sang “khách sạn không tiếp xúc”
Khi ngành khách sạn bước vào kỷ nguyên contactless hospitality, nhu cầu tối ưu trải nghiệm mà vẫn đảm bảo an toàn, tiện lợi cho khách trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Trong bức tranh chuyển đổi đó, kiosk check-in không chỉ là một công cụ tự động hóa, mà còn là bước đệm quan trọng giúp khách sạn tiến gần hơn đến mô hình vận hành không tiếp xúc.
Khác với mobile check-in vốn yêu cầu khách chủ động thao tác từ trước khi đến, kiosk đóng vai trò như “cầu nối vật lý” giữa trải nghiệm số và không gian thực.
Tại đây, khách có thể tự đăng ký, xác nhận thông tin, thanh toán, in thẻ phòng,... toàn bộ quy trình diễn ra mà không cần tương tác trực tiếp với nhân viên. Điều này giúp:
- Giảm thiểu tiếp xúc vật lý, đáp ứng tiêu chuẩn an toàn và vệ sinh hậu COVID.
- Duy trì tính cá nhân hóa khi khách vẫn có thể tương tác nhẹ nhàng với nhân viên hỗ trợ nếu cần.
- Tăng tính linh hoạt cho mô hình vận hành hybrid – nơi con người và công nghệ cùng tồn tại để tối ưu chi phí mà không làm mất đi yếu tố con người trong dịch vụ.
Nói cách khác, kiosk check-in chính là “điểm chạm chuyển đổi” giữa khách sạn truyền thống và khách sạn không tiếp xúc nơi quy trình được tự động hóa nhưng trải nghiệm vẫn được cá nhân hóa, hiện đại mà vẫn thân thiện.
Kết luận:
Kiosk check-in không phải để “thay thế con người” mà để giải phóng con người khỏi các công việc lặp lại, để đội ngũ khách sạn có thể tập trung vào việc mang lại giá trị cao hơn: chăm sóc cá nhân hóa và tối ưu trải nghiệm lưu trú. Đừng quên tìm hiểu thêm nhiều xu hướng công nghệ hàng đầu trong ngành khách sạn.