Nhu cầu du khách khi đặt phòng, trải nghiệm tại khách sạn ngày một tăng. Để đáp ứng, các khách sạn cần áp dụng các công nghệ khách sạn để làm tốt hơn và cạnh tranh với các khách sạn đối thủ khác bằng các gợi ý sau.
Công nghệ khách sạn vừa là xu hướng phát triển, vừa là công cụ đáp ứng những điều đó, do vậy hãy nên tìm hiểu và áp dụng nhanh các tiêu chuẩn, công nghệ để khách sạn của bạn không chỉ nhanh nhạy với xu hướng, mà còn hiện đại và nâng cao hiệu quả trong quá trình vận hành.
Công nghệ khách sạn là gì?
Công nghệ khách sạn là hệ thống các công cụ, nguồn lực có sử dụng công nghệ trong quá trình vận hành, giúp khách sạn và hệ thống tài sản vệ tinh (nhà hàng, tour, doanh nghiệp liên kết…) vận hành trơn tru, hiệu quả, đáp ứng những nhu cầu và mong muốn của người sử dụng dịch vụ.
Phạm vi áp dụng của công nghệ trải dài từ đặt phòng khách sạn, quản lý tài sản khách sạn, trải nghiệm trên di động, quản lý phòng, quản lý nhân viên… và ngày một mở rộng, dựa trên nhu cầu, sự thay đổi thị hiếu của thị trường, du khách lẫn mong muốn của các khách sạn.
Một số công nghệ khách sạn phổ biến, được sử dụng nhiều trong các khách sạn hiện nay như là:
- Công cụ đặt phòng trực tuyến: Phổ biến nhất là kênh bán phòng trực tuyến (OTA), là các kênh bán phòng của bên thứ 3, giúp khách sạn đăng bán và tiếp cận khách hàng tiềm năng trên toàn thế giới. Một giải pháp khác Booking Engine, là kênh bán phòng trực tuyến trên website khách sạn, giúp trải nghiệm khách hàng liền mạch, quản lý thông tin tốt hơn, giảm chi phí vận hành và chi phí bán phòng hơn.
- Trải nghiệm trên thiết bị di động: Phổ biến nhất là ứng dụng trên di động, giúp người dùng truy cập và thao tác đặt phòng, yêu cầu dịch vụ tại khách sạn nhanh chóng và thuận tiện. Một giải pháp khác là tương thích website trên di động, đáp ứng xu hướng tìm kiếm và thao tác đặt phòng trên di động ngày một tăng.
- Tiện nghi phòng: Các tiện nghi áp dụng công nghệ như checkin tự động, ứng dụng IoT vào các thiết bị như TV, điều hòa hoặc đèn phòng…
- Thực tế ảo tăng cường: Giúp du khách hình dung và biết trước trải nghiệm khi lưu trú tại khách sạn, hoặc áp dụng các trải nghiệm du lịch tại địa phương trước khi bắt đầu chính thức.
Công nghệ khách sạn là hệ thống các công cụ, nguồn lực có sử dụng công nghệ trong quá trình vận hành, giúp khách sạn và hệ thống tài sản vệ tinh vận hành trơn tru, hiệu quả.
Tầm quan trọng của công nghệ khách sạn với các khách sạn là gì?
Có 5 lý do khiến công nghệ khách sạn trở nên quan trọng, và các khách sạn cần áp dụng vào hệ thống của mình, bao gồm:
- Nâng cao trải nghiệm du khách tại khách sạn: Công nghệ khách sạn đem đến những trải nghiệm về tiện nghi và dịch vụ, như đặt phòng nhanh và thuận tiện hơn, tương tác và kết nối với khách sạn hiệu quả hơn, kiểm soát và điều chỉnh trạng thái phòng linh hoạt hơn… giúp họ tập trung vào trải nghiệm, và đánh giá cao hơn chất lượng của khách sạn.
- Hệ thống hóa quy trình, hoạt động tại khách sạn: Trong khách sạn sẽ có nhiều bộ phận, công việc lẫn tác vụ phải thực hiện mỗi ngày. Khi áp dụng các công nghệ khách sạn thì đặt tất cả điều này vào cùng một hệ thống, giúp việc vận hành trở nên trơn tru, đơn giản và hiệu quả.
- Cải thiện, nâng cao giao tiếp giữa các bộ phận: Công nghệ khách sạn khi sử dụng sẽ cải thiện khả năng giao tiếp, tăng cường trải nghiệm tương tác giữa các bộ phận trong khách sạn, như giữa các nhân viên, hay giữa nhân viên và khách đặt phòng thông qua các tính năng trao đổi, giao tiếp tại khách sạn.
- Cải thiện doanh thu, tối ưu lợi nhuận: Công nghệ khách sạn giúp tiết kiệm thời gian thao tác, tự động điều chỉnh và tối ưu trạng thái lẫn giá phòng khách sạn… Tổng quan lại, công nghệ khách sạn giúp tối ưu nguồn lực và doanh thu, từ đó cải thiện và tăng cường lợi nhuận tổng thể.
- Tăng cường bảo mật: Công nghệ khách sạn còn tăng cường bảo mật, giúp hệ thống khách sạn vận hành trơn tru, an toàn hơn. Một ứng dụng phổ biến là khóa từ, giúp khách nhanh chóng được cấp quyền mở khóa phòng và thuận tiện cho khách sạn quản lý lẫn thu hồi quyền truy cập.
9 xu hướng công nghệ hàng đầu trong ngành khách sạn
Dưới đây là các công nghệ khách sạn mới nhất, nằm trong xu hướng phát triển của thị trường, đáp ứng cơ bản lẫn nâng cao nhu cầu của khách đặt phòng, và được nhiều khách sạn hiện nay áp dụng.
Địa phương hóa trải nghiệm khách hàng
Dựa vào thông tin đặt phòng, khách sạn có thể biết du khách đến từ địa phương nào, để tạo nên những trải nghiệm cá nhân hóa, địa phương hóa, đáp ứng phần nào trải nghiệm của du khách, cũng như tạo ra dấu ấn riêng biệt, chuyên nghiệp trong mắt du khách.
Ví dụ: Du khách đến từ miền Nam, thực phẩm phục vụ tại phòng có thể điều chỉnh bớt cay, thêm ngọt cho hợp khẩu vị, và không khiến việc trải nghiệm ẩm thực trở nên khó khăn.
Nếu khách sạn cung cấp công cụ để kết nối và giao tiếp với khách đặt phòng, ví dụ như hotline, hoặc ứng dụng di động thì có thể định vị dựa trên tương tác để nhân viên gần nhất có thể tiếp cận, nhằm phục vụ và hỗ trợ nhanh hơn.
Kết nối và tương tác với thiết bị bằng internet
Từ 2017 thì Internet of Things (Internet kết nối vạn vật – IoT) được xem là xu hướng mới nổi, và dần theo thời gian thì chứng tỏ được vị thế và áp dụng sâu rộng trong nhiều lĩnh vực, ngành lưu trú khách sạn cũng không nằm ngoài xu thế áp dụng ấy. Trong lĩnh vực lưu trú, khách sạn, IoT giúp các thiết bị điện, điện tử được kết nối với Internet và thao tác từ xa, giúp trải nghiệm trở nên thuận tiện và dễ dàng, ví dụ như là:
- Khóa từ thông minh: Kích hoạt khi có khách checkin, và mở khóa theo mã PIN cấp riêng cho từng khách đặt phòng.
- Điều hòa, hệ thống đèn điện: Tắt, mở chủ động hoặc điều chỉnh cường độ theo hành trình của khách đặt phòng. Ví dụ như trước khi khách về phòng, hoặc không phát hiệu dấu hiệu nhiệt tại từng khu vực.
- Thiết bị giải trí: Cung cấp nội dung giải trí tùy biến theo địa phương như ngôn ngữ hiển thị theo ngôn ngữ địa lý của du khách, hoặc điều khiển bằng giọng nói.
Tổng quan lại, IoT hướng đến những trải nghiệm chủ động, tự động dựa trên hành vi và nhu cầu của người dùng, giúp du khách thuận tiện và tận hưởng tốt nhất những dịch vụ tại khách sạn của bạn.
Check in, check out tự động
Các khách sạn hiện đại đang áp dụng quầy check in tự động, giúp giảm bớt áp lực cho quầy lễ tân để họ có thể làm tốt nhiều công việc khác hơn. Ngoài ra, quầy check in tự động còn thông tin khách hàng được cập nhật tự động, chính xác và trực quan, giảm thiểu sai sót cũng như tiết kiệm thời gian cho việc cập nhật. Với khách đặt phòng, thủ tục nhanh và hiện đại, tránh cảnh chen chân xếp hàng hoặc đợi hệ thống do sử dụng phần mềm quản lý khách sạn kém ổn định.
Thanh toán không tiếp xúc
Thanh toán không tiếp xúc thông qua máy quẹt thẻ, thanh toán 1 chạm hoặc thanh toán trực tuyến… là những công nghệ thanh toán hiện đại, dần phổ biến ở các khách sạn. Lợi thế lớn nhất của thanh toán không tiếp xúc là giúp trải nghiệm thanh toán của khách đặt phòng trở nên nhanh chóng và dễ dàng, với khách sạn thì quản lý dòng tiền hiệu quả và tránh thất thoát tốt hơn.
Công nghệ khách sạn này cũng giúp khách sạn áp dụng và triển khai nhiều hình thức bán dịch vụ, sản phẩm trong khách sạn như là mua trước trả sau, quầy hàng thanh toán không tiếp xúc… để tối ưu doanh thu, và đem lại hiệu quả khi bán hàng.
Phần mềm quản lý khách sạn hoạt động dựa trên đám mây
Phần mềm quản lý khách sạn dựa trên đám mây khác với phần mềm quản lý khách sạn hoạt động cục bộ là ở việc chúng không bị giới hạn bởi yêu cầu phần cứng, khi chỉ cần mạng là có thể thao tác, do vậy mà chúng cũng thêm ưu điểm vượt trội là không giới hạn vị trí khi ở bất kỳ đâu thì nhân viên khách sạn vẫn có thể thao tác với phần mềm.
Phần mềm quản lý khách sạn bao quát, giải quyết toàn bộ khía cạnh của khách sạn như lễ tân, dọn phòng, thanh toán hay đặt phòng khách sạn. Lợi thế của chúng không chỉ ở việc hỗ trợ vận hành, mà còn tương thích và kết nối với đa nền tảng, công cụ như công cụ đặt phòng trực tuyến, hay hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn… nhằm tối ưu tối đa hiệu suất khi vận hành.
Hệ thống quản lý doanh thu
Doanh thu là nền tảng cơ bản, phản ánh chiến lược kinh doanh và vận hành hiện tại của khách sạn của đem lại hiệu quả như mong muốn không. Dù vậy, nhiều khách sạn đang gặp vấn đề trong việc quản lý doanh thu, như tính toán hoặc hệ thống dòng tiền, cân đối thu chi lẫn xác định doanh thu chính xác. Những vấn đề này đều có thể khắc phục khi khách sạn sử dụng các công cụ, hệ thống quản lý doanh thu tại khách sạn, như công cụ quản lý khách sạn nhằm tính chính xác các con số liên quan đến tài chính tại khách sạn.
Bot chat
Botchat giúp khách sạn trả lời nhanh, hiệu quả các câu hỏi phổ biến, đơn giản như tình trạng phòng, giá phòng khách sạn hay các tiện ích tại khách sạn… hỗ trợ đắc lực trong việc chốt deal, bán phòng tốt hơn tại khách sạn. Với công nghệ AI đang phát triển ngày một mạnh mẽ, nếu có đủ cơ sở dữ liệu và luôn được cập nhật, thì hệ thống botchat sẽ trả lời được rất nhiều câu hỏi như một nhân viên tư vấn bình thường.
Trải nghiệm trên thiết bị di động
Theo Thinkwithgoogle, 31% khách du lịch và 53% khách doanh nhân đặt phòng khách sạn trên di động. Điều này chứng tỏ tầm quan trọng, và các khách sạn không nên bỏ lỡ trải nghiệm của du khách trên thiết bị di động. Sự tiện lợi, nhỏ gọn, đa năng của điện thoại thông minh giúp chúng ngày một phổ biến, nên ngày càng nhiều người thao tác tìm hiểu, đặt phòng trực tuyến trên di động chứ không phải thiết bị nào khác.
Các khách sạn có thể xây dựng website khách sạn, kênh bán phòng trực tuyến… được tối ưu đa thiết bị, hiển thị trực quan và mượt trên di động nhằm đáp ứng nhu cầu ngày một tăng.
Bên cạnh đó, cũng hãy nên phát triển các kênh giao tiếp qua thiết bị di động như tin nhắn SMS, kênh chat trực tuyến, hoặc quét mã QR để xác nhận thông tin… giúp trải nghiệm được liền mạnh, thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Quản lý đánh giá trực tuyến
Đánh giá trực tuyến đầu tiên là cơ sở để khách hàng tiềm năng xem xét, so sánh trước khi ra quyết định. Đánh giá trực tuyến tích cực có tỷ lệ thuận với tỷ lệ đặt phòng thành công, và điều này cũng tương tự với các đánh giá trực tuyến tiêu cực. Do vậy, các khách sạn cần thu hút và thúc đẩy nhiều đánh giá trực tuyến tích cực, hạn chế các đánh giá trực tuyến tiêu cực về khách sạn của mình.
Sử dụng các công nghệ khách sạn, như Google Alert, phần mềm quản lý đánh giá trực tuyến… sẽ giúp khách sạn thu thập, phân loại và sàng lọc các đánh giá trực tuyến từ khắp các kênh, hệ thống như kênh mạng xã hội, bán phòng trực tuyến, hay là Google Business của khách sạn.
Ngoài ra, các đánh giá trực tuyến cũng phản ánh nhu cầu, mong muốn của du khách, khách đặt phòng tại khách sạn, và là cơ sở để thăm do chất lượng cũng như trải nghiệm của các khách sạn đối thủ. Do vậy, việc phân loại, hệ thống nhằm sàng lọc những thông tin hữu ích, có giá trị về trải nghiệm người dùng tại khách sạn thông qua các đánh giá trực tuyến là điều nên làm.
Kết luận
Tổng quan lại, công nghệ khách sạn là xu thế phát triển, được áp dụng sâu rộng và đem lại nhiều hiệu quả thiết thực cho các khách sạn khi vận hành. Nhưng cũng đừng quên rằng, không phải công nghệ nào cũng phù hợp, và đem lại hiệu quả như mong muốn, thế cho nên cần phải tìm hiểu và áp dụng một cách phù hợp, nhằm cải thiện hiệu suất hoạt động, và tạo nên những trải nghiệm tích cực cho khách đặt phòng.