USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) là hệ thống chuẩn mực thống nhất về kế toán cho ngành lưu trú được Hiệp hội Khách sạn Mỹ (AHLA) xây dựng và cập nhật định kỳ, hiện đã trở thành khung tham chiếu phổ biến cho các khách sạn, resort và chuỗi lưu trú trên toàn thế giới. Trong bài viết dưới đây Blue Jay PMS sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về khái niệm, quá trình hình thành phát triển của USALI cũng như lợi ích và thách thức khi khách sạn triển khia hệ thống này!
USALI là gì?
USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) là hệ thống chuẩn mực thống nhất về kế toán cho ngành lưu trú, một bộ tiêu chuẩn quốc tế được Hiệp hội Khách sạn Mỹ (AHLA) xây dựng và cập nhật định kỳ, hiện đã trở thành khung tham chiếu phổ biến cho các khách sạn, resort và chuỗi lưu trú trên toàn thế giới.
USALI là bộ hướng dẫn chuẩn về cách phân loại, ghi nhận, trình bày và phân tích các khoản doanh thu, phương pháp phân bổ chi phí, lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh lưu trú. Mục tiêu chính là đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và khả năng so sánh giữa các khách sạn, dù ở quy mô hay quốc gia khác nhau.
Điểm mạnh của USALI là nó áp dụng được cho mọi loại hình khách sạn, bất kể quy mô, thương hiệu hay khu vực hoạt động. Việc áp dụng USALI giúp việc so sánh hiệu suất, đánh giá đầu tư, đàm phán hợp đồng và quản lý tài sản trở nên hiệu quả và nhất quán hơn.
Ví dụ: ngoài các báo cáo tài chính chuẩn như bảng cân đối kế toán hay báo cáo kết quả kinh doanh, USALI còn cung cấp các chỉ số báo cao chuyên biệt như GOP (Gross Operating Profit) và EBITDA (EBITDA after FF&E Reserve) rất hữu ích cho quản trị nội bộ.
(1).jpg "USALI là gì?")
Lịch sử và phát triển của USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry):
- Năm 1936: Phiên bản đầu tiên do Hotel Association of New York City phát hành.
- Sau đó được Hiệp hội Khách sạn Mỹ (AHLA) tiếp quản, định kỳ 5–10 năm cập nhật.
- Phiên bản mới nhất là USALI 11th Edition (2014), bổ sung các chỉ số tài chính hiện đại và phù hợp với xu hướng công nghệ, phân tích dữ liệu.
Lợi ích khi triển khai USALI
Thống nhất kế toán nội bộ
Các tập đoàn hoặc chuỗi khách sạn có thể so sánh hiệu quả hoạt động giữa các khách sạn có đặc điểm khác nhau (vị trí, phân khúc khách hàng, mô hình vận hành...) một cách đồng nhất và công bằng, nhờ sử dụng cùng một chuẩn mực kế toán.
Chuẩn hóa tài chính
Chuẩn hóa báo cáo tài chính giữa các tài sản và bộ phận giúp so sánh nội bộ (giữa các khách sạn trong chuỗi) và đối chiếu với benchmark ngành. USALI đưa ra định nghĩa, nhóm mục và thuật ngữ đồng bộ cho Rooms, F&B, Undistributed Expenses, GOP, NOI,… nên tránh được sự mơ hồ trong phân loại.
Benchmarking có ý nghĩa
Tăng khả năng benchmark & phân tích hiệu suất tương đối kết hợp các chỉ số như RevPAR, GOPPAR, TRevPAR… khách sạn có thể biết mình đang mạnh/yếu ở đâu so với tiêu chuẩn ngành hoặc các đối thủ.
Hiển thị tài chính rõ ràng
Hỗ trợ ra quyết định quản trị dữ liệu nhất quán cho phép phân tích xu hướng, xác định điểm nghẽn (ví dụ: chi phí chưa tối ưu trong bộ phận nào), và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
Cho phép tích hợp với PMS/RMS/accounting system sẽ giúp tổng hợp và xuất báo cáo sẽ nhanh hơn, giảm thiểu sai sót thủ công.
Hỗ trợ tiếp cận nguồn vốn
Các nhà đầu tư và cho vay thường yêu cầu báo cáo tài chính chuẩn hóa để đánh giá rủi ro và định giá. USALI giúp:
- Giảm sự bất cân xứng thông tin.
- Tăng độ tin cậy.
- Hỗ trợ quá trình thẩm định và đàm phán điều khoản tài chính.
Tăng năng lực dự báo và lập kế hoạch tài chính
Nhờ các ratios và operating metrics mở rộng trong phiên bản 11th, quản lý có bộ công cụ để theo dõi hiệu suất theo thời gian và lập kế hoạch ngân sách.
.jpg "Lợi ích khi triển khai USALI")
Thách thức và cân nhắc khi triển khai USALI
Dù USALI giúp khách sạn chuẩn hóa báo cáo tài chính, nâng cao khả năng phân tích hiệu quả kinh doanh và so sánh ngành, nhưng việc triển khai lại đi kèm nhiều thách thức thực tiễn. Dưới đây là những rào cản phổ biến cần được đánh giá kỹ lưỡng trước khi áp dụng:
1. Phức tạp trong phân loại chi phí theo bộ phận
USALI yêu cầu ghi nhận chi phí theo từng bộ phận (department-level reporting) thay vì chỉ theo khoản mục kế toán tổng hợp. Cho nên khi triên khai USALI thì phải cấu trúc lại hệ thống hạch toán, phân bổ chi phí gián tiếp như điện, nước, chi phí hỗ trợ,… theo nguyên tắc hợp lý, đòi hỏi kế toán viên hiểu rõ logic hoạt động từng bộ phận.
2. Yêu cầu phần mềm kế toán hoặc PMS tương thích
Một số tính năng quan trọng như phân loại doanh thu/chi phí theo chuẩn USALI, cấu hình mã tài khoản (chart of accounts), và báo cáo theo bộ phận phải được hệ thống phần mềm hỗ trợ. Các khách sạn chưa sử dụng phần mềm PMS hiện đại hoặc vẫn làm kế toán thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn.
3. Thiếu hụt nhân sự có chuyên môn USALI
USALI phổ biến tại các thị trường phát triển như Mỹ, châu Âu, nhưng vẫn còn khá mới tại Việt Nam và nhiều quốc gia châu Á. Tại Việt Nam, nhân sự từng triển khai USALI còn rất hạn chế. Tuyển dụng khó, phải đào tạo nội bộ hoặc thuê chuyên gia triển khai.
4. Chênh lệch giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính
USALI chủ yếu phục vụ quản trị nội bộ, trong khi VAS/IFRS được dùng để báo cáo pháp lý và quyết toán thuế. Tuy nhiên một vài chỉ số đặc thù trong USALI như GOP hay EBITDA không nằm trong hệ thống chuẩn kế toán tài chính VAS/GAAP, gây khó khăn khi đối chiếu số liệu giữa hai hệ thống. Cho nên nếu một khách sạn hay cơ sở lưu trú nò đó cần áp dụng cả USALI và VAS, họ sẽ phải vận hành hai hệ thống song song gây tốn kém chi phí và thời gian vận hành.
5. Rào cản thay đổi từ nội bộ
Bất kỳ thay đổi nào trong hệ thống kế toán cũng dễ gặp sự phản đối từ nhân sự lâu năm. Tâm lý ngại thay đổi, e ngại phát sinh khối lượng công việc và rủi ro sai sót.
.jpg "Thách thức và cân nhắc khi triển khai USALI")
Các phiên bản cập nhật của USALI
USALI được quản lý bởi Ủy ban Tài chính Toàn cầu, được tài trợ bởi HFTP (Hiệp hội Chuyên gia Công nghệ và Tài chính Khách sạn) và AHLA (Hiệp hội Khách sạn và Nhà nghỉ Hoa Kỳ).
Phiên bản thứ 12 của USALI, công bố năm 2024, sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Phiên bản mới tiếp tục phù hợp với GAAP và mở rộng thêm hỗ trợ các chuẩn quốc tế như IFRS.
Các điểm cập nhật nổi bật bao gồm:
- Cập nhật về báo cáo bền vững (ESG)
Bộ phận “Utilities” được đổi tên thành “Năng lượng, Nước và Chất thải” với các chỉ số đo lường cụ thể như kWh tiêu thụ, lít nước, % năng lượng tái tạo... đáp ứng yêu cầu ESG từ khách hàng doanh nghiệp và nhà đầu tư.
- Hỗ trợ mô hình all-inclusive
Một phần riêng biệt hướng dẫn cụ thể cách phân bổ doanh thu cho các gói trọn gói (all-inclusive) – mô hình đang phát triển mạnh ở các khu nghỉ dưỡng.
- Minh bạch chi phí lao động
Bổ sung báo cáo chi tiết chi phí nhân sự theo bộ phận và vị trí, giúp tính toán FTE (Full-Time Equivalents) và đánh giá hiệu suất nhân sự hiệu quả hơn.
- Báo cáo chi phí thương hiệu/vận hành
Một lịch trình mới theo dõi các khoản phí bắt buộc mà thương hiệu hoặc công ty vận hành thu từ khách sạn (ví dụ: phí hỗ trợ kỹ thuật, phí sử dụng nền tảng...), từ đó giúp minh bạch hóa ngân sách và đàm phán hợp đồng tốt hơn.
.jpg "Các phiên bản cập nhật của USALI")
Các chỉ số tài chính quan trọng theo chuẩn USALI
- RevPAR (Revenue per Available Room)
- GOPPAR (Gross Operating Profit per Available Room) – chỉ số nổi bật được nhấn mạnh trong sự tiến hóa gần đây của USALI như một thước đo phản ánh hiệu quả hoạt động ròng.
- TRevPAR (Total Revenue per Available Room)
- GOP%, NOI, EBITDA
- Cost ratios: Như labor cost %, F&B cost %, utility cost % theo phân bổ chuẩn.
- Occupancy, ADR (Average Daily Rate)
- Financial Ratios & Operating Metrics: phần mở rộng trong USALI 11th giúp phân tích labor productivity, departmental efficiency, flow-through rate.
USALI không chỉ là một bộ hướng dẫn kế toán đơn thuần mà còn là công cụ chiến lược giúp khách sạn minh bạch tài chính, tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành lưu trú toàn cầu. Trong bối cảnh ngành khách sạn ngày càng được số hóa. Hy vọng bài viết này sẽ thực sự hữu ích đối với các hotelier.
Đừng quên khám phá thêm nhiều bài viết chuyên sâu về quản lý và tối ưu vận hành khách sạn tại blog của Blue Jay PMS – giải pháp phần mềm quản lý khách sạn toàn diện .