Casual là gì? Bí quyết sử dụng nhân sự thời vụ mùa cao điểm

Casual staff là một nguồn nhân lực cực kỳ tối ưu chi phí cho khách sạn trong mùa cao điểm hoặc cần sự bổ sung nhân sự nhanh chóng cho các sự kiện lớn, tiệc cưới, hội nghị. Khi được tuyển chọn và quản lý hiệu quả, nhân viên thời vụ không chỉ giúp giảm áp lực vận hành mà còn duy trì chất lượng dịch vụ, đảm bảo trải nghiệm của khách hàng luôn ở mức cao nhất. Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngay khái niệm, cách tuyển dụng cũng như quản lý và vận dụng nguôn nhân sự này một cách hiệu quả nhé!

Casual staff là gì?

Casual staff là thuật ngữ dùng để chỉ nhân viên thời vụ hoặc lao động làm việc không cố định, thường được thuê để đáp ứng nhu cầu nhân sự tăng cao trong một giai đoạn nhất định.

Đặc điểm của casual staff:

• Không có lịch làm việc cố định, làm theo ca hoặc theo ngày.
• Thanh toán linh hoạt, tính lương theo giờ/ca/ngày.
• Ít hoặc không hưởng phúc lợi dài hạn (bảo hiểm, nghỉ phép có lương).
• Mức lương thường cao hơn nhân viên cố định để bù lại tính không ổn định.

Trong lĩnh vực khách sạn, casual staff là nhân viên thời vụ được tuyển để hỗ trợ vận hành trong những giai đoạn nhu cầu khách tăng đột biến, chẳng hạn mùa du lịch, lễ hội, sự kiện lớn. Họ có thể đảm nhận các vai trò như:

• Buồng phòng (Housekeeping): Dọn dẹp phòng, thay ga giường, vệ sinh khu vực công cộng.
• Lễ tân (Front Desk): Hỗ trợ check-in/check-out, tư vấn thông tin cơ bản.
• Nhà hàng & Bar (F&B): Phục vụ bàn, bartender, hỗ trợ tiệc buffet.
• Sự kiện (Event Staff): Set up hội nghị, đám cưới, lễ hội.

Khi nào khách sạn nên dùng casual staff?

Casual staff phù hợp trong những tình huống sau:

Ưu và nhược điểm của nhân sự casual

Tuy nhiên, để tận dụng nguồn nhân lực casual thực sự hiệu quả, các hotelier cần hiểu rõ điểm mạnh cũng như điểm yếu của nhóm này để có những cân nhắc phù hợp trong chiến lược nhân sự:

Ưu điểm khi tuyển dụng casual

• Linh hoạt trong điều phối nhân sự: Khách sạn có thể dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng casual staff tùy theo công suất phòng, lịch sự kiện hoặc mùa du lịch. Giúp giảm áp lực cho đội ngũ nhân viên chính thức khi khối lượng công việc tăng đột biến.
• Chi phí hiệu quả: Chỉ trả lương cho số giờ hoặc ca làm việc thực tế, không phát sinh chi phí cố định như bảo hiểm, lương tháng. Tránh lãng phí ngân sách trong giai đoạn thấp điểm.
• Tuyển dụng nhanh chóng: Có thể tìm ứng viên trong thời gian ngắn thông qua các nguồn như mạng xã hội, giới thiệu nội bộ hoặc hợp tác với agency nhân sự. Đặc biệt phù hợp khi khách sạn cần bổ sung nhân lực gấp cho các sự kiện hoặc đoàn khách đặt phút chót.

Nhược điểm khi tuyển và sử dụng casual

• Chất lượng dịch vụ không đồng đều: Casual staff thường không quen với quy trình vận hành và tiêu chuẩn dịch vụ của khách sạn, dễ dẫn đến sai sót hoặc trải nghiệm khách hàng không nhất quán. Đặc biệt, với các vị trí tiếp xúc trực tiếp với khách (lễ tân, phục vụ bàn), thiếu kỹ năng giao tiếp có thể ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu.
• Tỷ lệ gắn bó thấp: Do tính chất thời vụ, nhiều casual staff coi đây là công việc tạm thời và sẵn sàng nghỉ khi có cơ hội khác, gây khó khăn cho việc duy trì nhân sự ổn định. Khách sạn phải tốn thời gian tuyển mới liên tục nếu không có nguồn ứng viên dự phòng.
• Cần thời gian và chi phí đào tạo: Mặc dù làm ngắn hạn, casual staff vẫn cần được đào tạo để hiểu quy trình, sử dụng thiết bị hoặc phần mềm quản lý khách sạn (PMS). Việc đào tạo vội vàng hoặc thiếu hướng dẫn dễ dẫn đến hiệu suất thấp và lỗi vận hành.

Bí quyết quản lý và sử dụng nguồn nhân sự casual hiệu quả mùa cao điểm

1. Lập kế hoạch nhân sự từ sớm

• Dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu đặt phòng năm trước.
• Xác định bộ phận cần tăng cường: lễ tân, buồng phòng, F&B, sự kiện.

2. Xây dựng quy trình đào tạo nhanh

• Chuẩn bị bộ tài liệu training rút gọn cho casual staff.
• Sử dụng video hướng dẫn để tiết kiệm thời gian đào tạo.

3. Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn (PMS)

• Tích hợp lịch làm việc, phân ca và chấm công trực tuyến.
• Theo dõi năng suất làm việc, ghi nhận feedback từ quản lý.
• Giúp casual staff nắm rõ quy trình ngay từ ngày đầu.

4. Gắn kết và khuyến khích

• Thưởng theo hiệu suất hoặc số ca hoàn thành.
• Mời tham gia các hoạt động nội bộ để tạo cảm giác gắn bó.

Cách tuyển dụng casual staff chất lượng cho khách sạn

1. Đa dạng kênh tìm nguồn (sourcing)

• Tuyển nội bộ & referral: Khuyến khích nhân viên chính thức giới thiệu người quen từng làm trong ngành, kèm thưởng giới thiệu nếu ứng viên duy trì hiệu quả.
• Mạng xã hội chuyên ngành: Đăng tuyển trên Facebook nhóm hotelier/khách sạn địa phương/tuyển thời vụ địa phương, LinkedIn (với vị trí lễ tân hoặc quản lý sự kiện), TikTok nếu muốn thu hút giới trẻ làm thời vụ.
• Nền tảng gig & việc làm thời vụ: Dùng các app/website (ở Việt Nam: như Vieclam24h, Indeed VN, các hội nhóm việc làm thời vụ) để tiếp cận người tìm việc linh hoạt.
• Hợp tác với trường nghề / trung tâm đào tạo du lịch - khách sạn: Tuyển casual từ sinh viên thực tập hoặc bán thời gian, đồng thời duy trì liên kết để tạo nguồn ứng viên tiềm năng cho các mùa cao điểm sau..
• Agency / Staffing partners: Hợp tác với các công ty cung cấp nhân sự thời vụ có chuyên môn về khách sạn, đặc biệt cho mùa cao điểm lớn.

2. Thương hiệu nhà tuyển dụng đơn giản nhưng rõ ràng

• Gắn “casual staff” với lợi ích cụ thể: ca linh hoạt, thanh toán nhanh, có cơ hội chuyển lên chính thức, được đào tạo nhanh.
• Thể hiện rõ “văn hóa phục vụ” và “quy trình hỗ trợ” để giảm lo ngại về chất lượng, ví dụ: “Được kèm 1:1 trong ngày đầu”, “Hỗ trợ onboarding nhanh trong 2 giờ”.

3. Lọc & sàng lọc hiệu quả

• Mẫu mô tả công việc ngắn gọn, rõ ràng, có ghi:
• Vị trí: Casual Housekeeping / Casual Front Desk / Casual F&B.
• Yêu cầu: Kỹ năng giao tiếp cơ bản, chịu áp lực, có thể làm ca đêm/ cuối tuần.
• Lợi ích: Lương theo ca, đào tạo, có thể được giữ lại mùa sau.
• Phỏng vấn nhanh theo kịch bản (qua điện thoại hoặc trực tiếp):
  • “Bạn đã từng làm trong môi trường khách sạn chưa? Vai trò cụ thể là gì?”
  • “Bạn xử lý thế nào nếu khách phàn nàn về dịch vụ?”
  • “Bạn sẵn sàng làm ca gấp / cuối tuần không?”
• Bài test tình huống ngắn (cho vị trí lễ tân/F&B): mô phỏng check-in nhanh, xử lý phản hồi khách, phục vụ bàn cư xử chuyên nghiệp.

4. Onboarding tối giản nhưng hiệu quả

• Gửi trước “welcome pack” số hóa: Checklist ca đầu, quy tắc đồng phục, hướng dẫn nhanh bằng video.
• Áp dụng buddy system: Mỗi casual mới đi cùng một nhân viên có kinh nghiệm trong ca đầu để rút ngắn đường cong học.
• Đánh giá sau ca đầu: Feedback 2 chiều (quản lý đánh giá năng lực, casual phản hồi về khó khăn).

5. Giữ chân & tái tuyển

• Danh sách ưu tiên mùa sau: Ghi nhận casual performance cao để mời lại trước công khai tuyển. 
• Ưu đãi tái tuyển: Trả thêm chút “bonus mùa tái tuyển” hoặc ưu tiên lịch ca tốt cho người từng làm tốt.
• Gắn kết dù chỉ làm thời vụ: Mời vào nhóm casual nội bộ (lập nhóm chat riêng cho nhóm nhân sự này để duy trì tuyển dụng tốt hơn), gửi lời cảm ơn cá nhân sau mùa cao điểm, tạo cảm giác được trân trọng.

Trên đây là những thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tuyển dụng, quản lý và tận dụng hiệu quả nguồn nhân sự casual trong khách sạn. Hy vọng bài viết mang đến cho bạn nhiều góc nhìn thực tiễn để áp dụng linh hoạt, đặc biệt trong mùa cao điểm hoặc khi cần bổ sung nhân lực nhanh chóng.

Đừng quên khám phá thêm nhiều bài viết chuyên sâu về quản lý và tối ưu vận hành khách sạn tại blog của Blue Jay PMS – giải pháp phần mềm quản lý khách sạn toàn diện.