Tốc độ đặt phòng (Booking Pace) là gì?

Tốc độ đặt phòng (Booking Pace) là gì? Đây là chỉ số quan trọng giúp người làm revenue management theo dõi số lượng đặt phòng tích lũy theo thời gian, so sánh với các kỳ trước để dự báo nhu cầu và điều chỉnh giá bán phù hợp. Việc hiểu rõ booking pace không chỉ giúp khách sạn/cơ sở lưu trú nhận diện xu hướng đặt phòng sớm hay muộn mà còn là cơ sở để triển khai chiến lược giá linh hoạt, tối ưu công suất phòng và tăng doanh thu hiệu quả. Cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

Tốc độ đặt phòng (Booking Pace) là gì?

Tốc độ đặt phòng (Booking Pace) là chỉ số cho biết khách hàng thường đặt phòng trước bao nhiêu ngày, và bao nhiêu phòng được đặt tại từng thời điểm trước ngày lưu trú. Booking Pace là một chỉ số quan trọng trong quản trị doanh thu khách sạn, phản ánh tốc độ mà khách hàng thực hiện đặt phòng trong khoảng thời gian trước ngày lưu trú. Cụ thể, nó cho thấy:

• Khách thường đặt trước bao nhiêu ngày so với ngày nhận phòng (lead time).
• Tỷ lệ phòng đã được đặt tại từng thời điểm, giúp khách sạn theo dõi tiến độ lấp đầy phòng theo thời gian thực.

Việc theo dõi Booking Pace cho phép khách sạn:

• Dự báo nhu cầu: Xác định các giai đoạn cao điểm và thấp điểm dựa trên hành vi đặt phòng trong quá khứ.
• Đưa ra quyết định kịp thời: Nếu tốc độ đặt phòng đang chậm hơn kỳ vọng có thể cần chạy khuyến mãi, kích cầu hoặc phân phối lại ngân sách marketing.
• Tối ưu chiến lược giá: Booking Pace là dữ liệu đầu vào quan trọng trong mô hình Dynamic Pricing (giá linh hoạt) và các hệ thống quản lý doanh thu (RMS).
• Đánh giá hiệu quả chiến dịch: So sánh pace hiện tại với cùng kỳ năm trước giúp xác định chiến dịch quảng bá hoặc chính sách giá có thực sự hiệu quả.

Ví dụ:

Đối với kỳ nghỉ lễ 2/9, khách sạn A có 100 phòng với chỉ số booking pace như sau:

• 30 ngày trước: Đã bán 20% số phòng
• 14 ngày trước: Đã bán 60%
• 7 ngày trước: Đã bán 80%
• 1 ngày trước: Còn trống 20%

Nhờ vậy, bạn có thể dự đoán xu hướng đặt phòng và đưa ra các quyết định điều chỉnh giá, chạy khuyến mãi hoặc phân bổ ngân sách marketing một cách chính xác hơn.

Công thức tính tốc độ đặt phòng Booking Pace

Công thức tính tốc độ đặt phòng như sau:

Booking Pace (%) = Số lượng phòng đã đặt/ Số lượng phòng có sẵn × 100

Ví dụ minh họa cách tính: Giả sử khách sạn có 100 phòng cho kỳ nghỉ lễ 2/9

Thời điểm trước ngày lưu trú	Số phòng đã đặt	Booking Pace (%)
30 ngày trước	20 phòng	(20 / 100) × 100 = 20%
14 ngày trước	60 phòng	(60 / 100) × 100 = 60%
7 ngày trước	80 phòng	(80 / 100) × 100 = 80%
1 ngày trước	80 phòng	Vẫn là 80% (còn trống 20%)

 

Tại sao tốc độ đặt phòng lại quan trọng?

Trong bối cảnh thị trường du lịch thay đổi nhanh chóng, đặc biệt khi nhu cầu khách có thể biến động từng ngày, thậm chí từng giờ thì Booking Pace là công cụ “cảnh báo sớm” cực kỳ giá trị cho các nhà quản lý doanh thu (Revenue Manager).

Dưới đây là lý do tại sao chỉ số này quan trọng và cách nó giúp tối ưu hiệu quả kinh doanh:

Dự báo nhu cầu lưu trú chính xác hơn

Booking pace là nền tảng cho việc dự báo nhu cầu một chức năng cốt lõi trong quản trị doanh thu. Bằng cách phân tích tốc độ đặt phòng tại từng thời điểm trước ngày lưu trú (30, 60, 90 ngày...), Revenue Manager có thể:

• Xác định xu hướng đặt phòng theo mùa vụ, phân khúc thị trường và kênh phân phối. Ví dụ: khách công vụ thường đặt sớm hơn khách lẻ OTA.
• Ước lượng nhu cầu thực tế tại từng mốc thời gian, giúp phòng kinh doanh hoặc marketing chuẩn bị kịp thời các chiến dịch thúc đẩy bán (boosting) nếu phát hiện tốc độ đặt phòng thấp hơn kỳ vọng.

Đây là cơ sở để lập kế hoạch giá, phân bổ phòng, và ra quyết định phân phối linh hoạt theo thời gian thực thay vì dựa vào phán đoán chủ quan.

Tối ưu chiến lược giá động (Dynamic Pricing)

Sự biến động của booking pace là chỉ dấu quan trọng giúp Revenue Manager điều chỉnh giá một cách chiến lược theo thời điểm:

• Nếu tốc độ đặt phòng tăng nhanh hơn kỳ vọng: Đây là dấu hiệu cho thấy nhu cầu cao – bạn có thể tăng giá từ sớm để tối đa hóa ADR và RevPAR.
• Nếu tốc độ đặt phòng chậm lại, hoặc thấp hơn so với cùng kỳ năm trước: Có thể cần kích cầu bằng khuyến mãi, chính sách ưu đãi sớm (early bird) hoặc giảm giá tạm thời cho các kênh OTA.

Đặc biệt, khi tích hợp dữ liệu booking pace với các yếu tố như mức giá đối thủ, chỉ số thị trường (STR), lịch sự kiện tại địa phương, việc điều chỉnh giá sẽ mang tính chủ động và hiệu quả hơn nhiều lần.

Đo lường hiệu quả chiến dịch và sự kiện

Booking pace giúp bạn trả lời câu hỏi: "Chiến dịch marketing hoặc chương trình ưu đãi có thực sự mang lại hiệu quả không?" Bằng cách theo dõi booking pace theo từng tuần hoặc từng giai đoạn:

• Bạn có thể so sánh hiệu suất đặt phòng giữa các chiến dịch trong cùng một mùa.
• Phân tích sâu hơn: Đặt phòng đến từ phân khúc nào, nguồn nào, vào thời điểm nào? Có đến từ chiến dịch OTA, Facebook Ads hay email remarketing?

Ví dụ: một chương trình "staycation cuối tuần" có thể tăng tốc booking pace trong 10 ngày đầu triển khai, nhưng chững lại sau đó – từ đó đưa ra quyết định gia hạn hay cải tiến thông điệp.

Cho nên việc áp dụng booking pace như một chỉ số đánh giá performance campaign thực tế giúp đội ngũ marketing & bán hàng ra quyết định dựa trên dữ liệu (actionable insight) chứ không cảm tính.

Tối ưu phân phối và quản lý kênh hiệu quả hơn

Không chỉ theo dõi bao nhiêu phòng đã được bán, Booking pace còn cho biết đặt qua kênh nào và vào thời điểm nào. Đây là dữ liệu quan trọng để tối ưu chiến lược phân phối (distribution strategy):

• Nếu bạn thấy OTA A có booking pace nhanh hơn OTA B trong khoảng 30–45 ngày trước lưu trú → Có thể xem xét tăng ngân sách quảng cáo trên OTA A hoặc ưu tiên inventory tại đây.
• Ngược lại, nếu website khách sạn có tốc độ đặt phòng tốt nhưng dồn vào sát ngày (D-7, D-3) → cần cân nhắc các chiến lược chuyển đổi khách sớm hơn (early booking incentive), giảm rủi ro "bán sát giờ".

Điều này đặc biệt quan trọng khi khách sạn đang triển khai chiến lược giảm phụ thuộc OTA và tăng booking trực tiếp (Direct Booking Strategy).

Công cụ theo dõi tốc độ đặt phòng hiệu quả?

Báo cáo Booking Pace bằng Excel / Google Sheets

Người quản lý có thể trích xuất dữ liệu đặt phòng từ các nguồn như phần mềm quản lý khách sạn (PMS), OTA, hoặc đơn đặt phòng ghi nhận thủ công. Sau đó, tiến hành tổng hợp số lượng phòng đã được đặt tại các mốc thời gian cụ thể như 30, 60 hoặc 90 ngày trước ngày nhận phòng. Dữ liệu này được so sánh theo từng năm (năm trước – năm nay) hoặc phân tích chi tiết hơn theo phân khúc khách hàng (cá nhân, đoàn, công ty) hoặc kênh phân phối (OTA, đặt trực tiếp...).

Ưu điểm:

• Miễn phí, dễ tùy chỉnh theo mục tiêu quản lý.
• Chủ động xây dựng biểu đồ so sánh theo năm (YoY).

Hạn chế:

• Tốn thời gian cập nhật và dễ sai sót nếu dữ liệu không sạch.
• Không theo dõi thời gian thực (real-time).
• Chỉ phù hợp với các khách sạn nhỏ.

PMS có tính năng báo cáo Booking Pace

Một số phần mềm quản lý khách sạn (PMS) hiện đại đã tích hợp báo cáo booking pace. Thậm chí các phần mềm PMS hiện đại còn giúp bạn xem được các biểu đồ so sánh tốc độ đặt phòng theo năm. Phân tích theo nguồn (kênh OTA, direct), phân khúc (cá nhân, đoàn, công ty). Dự báo doanh thu theo từng ngày dựa trên xu hướng đặt phòng.

Ưu điểm:

• Tự động, cập nhật real-time.
• Có thể kết hợp với các dữ liệu khác như ADR, RevPAR, Occupancy để phân tích đa chiều.

Nhược điểm:  Chỉ cung cấp báo cáo và chỉ số đơn thuần chưa có khả năng phân tích chuyên sâu.

Hệ thống RMS (Revenue Management System)

Nếu như Excel / Google Sheets chỉ phù hợp cho khách sạn nhỏ, thủ công, dễ sai sót và không cập nhật theo thời gian thực. PMS chỉ cung cấp báo cáo Booking Pace cơ bản mà thiếu tính năng phân tích chuyên sâu, không gợi ý hành động cụ thể khi pace tăng hoặc giảm. Thì RMS (Revenue Management System) sẽ là công cụ toàn diện giúp khách sạn không chỉ theo dõi mà còn tối ưu Booking Pace một cách chủ động và thông minh.

• Nhận diện bất thường trong xu hướng đặt phòng: Hệ thống RMS liên tục đối chiếu pace hiện tại với dữ liệu lịch sử (YoY/MoM), từ đó đưa ra cảnh báo nếu tốc độ đặt phòng có dấu hiệu lệch xu hướng đặt phòng.Chậm hơn hoặc tăng nhanh bất thường giúp bạn kịp thời điều chỉnh giá và kế hoạch bán phòng.
• Tự động đề xuất điều chỉnh giá: Khi tốc độ đặt phòng (booking pace) cao hơn kỳ vọng, RMS có thể đề xuất tăng giá. Ngược lại, nếu pace chậm, hệ thống sẽ gợi ý giảm giá, tung khuyến mãi hoặc phân bổ lại phòng trống để kích cầu.
• Phân tích đa chiều theo phân khúc và kênh bán: Dễ dàng thấy kênh OTA nào đang mang lại booking sớm, phân khúc nào đang chậm để đưa ra quyết định marketing chính xác.
• Dự báo doanh thu và công suất theo thời gian thực: RMS không chỉ hỗ trợ theo dõi Booking Pace theo thời gian thực, mà còn giúp khách sạn tối ưu toàn diện chiến lược giá, phân phối và quản trị doanh thu trên mọi kênh bán..

Trên đây, Blue Jay PMS đã giải thích giúp bạn khái, công thức ý nghĩa và cách ứng dụng chỉ số booking pace (tốc độ đặt phòng) trong công việc tối ưu doanh thu khách sạn. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn cải tối ưu và cải thiện các hoạt động kinh doanh của khách sạn.