Revenue Management System (RMS) - Giải pháp tối ưu doanh thu

Trong bối cảnh ngành lưu trú ngày càng cạnh tranh, việc quản lý giá và tối ưu doanh thu không còn đơn thuần là một công việc thủ công dựa trên kinh nghiệm. Revenue Management System (RMS) ra đời như một giải pháp công nghệ giúp khách sạn định giá thông minh, phản ứng nhanh với thị trường, từ đó tối ưu công suất phòng, tăng doanh thu và giảm thiểu sai sót trong vận hành. Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây để hiểu hơn về giải pháp này!

Hệ thống RMS - Revenue Management System là gì?

Hệ thống quản lý doanh thu (Revenue Management System – RMS) là một công cụ toàn diện giúp khách sạn tối ưu hóa giá bán, công suất phòng và lợi nhuận thông qua các quyết định định giá thông minh dựa trên dữ liệu.

RMS phân tích dữ liệu nội bộ (lịch sử đặt phòng, tỷ lệ lấp đầy, loại phòng…) và dữ liệu thị trường bên ngoài (giá đối thủ, xu hướng nhu cầu…) để:

• Đề xuất mức giá tối ưu theo thời gian thực.
• Quản lý hàng tồn kho và các điều kiện lưu trú.
• Tự động hóa báo cáo và hỗ trợ chiến lược doanh thu.

Tóm lại, RMS giúp khách sạn bán đúng phòng, cho đúng khách, vào đúng thời điểm và với mức giá phù hợp nhằm tối đa hóa tổng doanh thu và hiệu suất vận hành.

Những điểm đột phá trong công nghệ của giải pháp RMS thế hệ mới?

Trong thời đại mà AI đang định hình lại toàn bộ ngành khách sạn, các hệ thống quản lý doanh thu (Revenue Management Systems – RMS) cũng đã bước sang một kỷ nguyên mới. Không còn chỉ là công cụ hỗ trợ tính toán giá phòng thủ công hay dựa trên quy tắc cố định, RMS thế hệ mới mang đến khả năng phân tích sâu dữ liệu, dự báo nhu cầu và tự động ra quyết định giá bán với độ chính xác cao, nhờ vào sự kết hợp giữa machine learning, dữ liệu cạnh tranh siêu chi tiết và tự động hóa thông minh như:

• Tối ưu dựa trên dữ liệu cạnh tranh siêu chi tiết (Hyper-competitive Data)

Khác biệt cốt lõi của RMS mới là khả năng phân tích dữ liệu cạnh tranh không chỉ từ các khách sạn, mà còn từ Airbnb, Booking.com, các căn hộ du lịch, và cả listing nhỏ lẻ. Cho phép theo dõi giá phòng, tỷ lệ lấp đầy, chính sách hủy, ưu đãi của các đối thủ theo thời gian thực (real-time).

•  Tích hợp AI dự đoán và sử dụng machine learning để:
  • Đề xuất giá phòng tối ưu theo loại phòng, kênh bán, đối tượng khách.
  • Chiến lược thay đổi giá tự động theo biến động thị trường.
  • Kết hợp nhiều yếu tố, bao gồm: Dữ liệu thị trường Phân tích tiện nghi, Đón khách Phát hiện sự kiện liên quan.
• Phù hợp với các mô hình lưu trú thay thế (Alternative Accommodation)
  • Căn hộ dịch vụ.
  • Nhà nghỉ dưỡng (vacation rental).
  • Quản lý nhiều cơ sở (multi-property) theo chuỗi.
• Dashboard trực quan, dễ sử dụng cho non-tech user
  • Có thể xem nhanh hiệu suất (Occupancy, RevPAR, ADR), KPI so với đối thủ.
  • Cung cấp actionable insight không chỉ là dữ liệu thô.
• Tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác
  • RMS mới có khả năng kết nối với PMS, Channel Manager, Booking Engine
  • Hỗ trợ tự động hóa thay đổi giá và điều kiện phòng trên các OTA.
• Tập trung vào tự động hóa quyết định
  • Hướng đến các cơ sở không có chuyên viên revenue chuyên trách.
  • Người quản lý có thể áp dụng chiến lược giá linh hoạt theo đề xuất AI, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.

Phần mềm quản lý doanh thu khách sạn hiện đại hoạt động như thế nào?

Phần mềm RMS hoạt động như một "trợ lý ảo thông minh", giúp hotelier đưa ra các quyết định giá và phân phối phòng dựa trên dữ liệu thực tế. Quy trình cơ bản của một RMS hiện đại gồm:

Thu thập dữ liệu đa nguồn

• Dữ liệu nội bộ: Lịch sử đặt phòng, loại phòng, công suất, mức giá.
• Dữ liệu thị trường: Giá đối thủ (OTA, Airbnb), sự kiện địa phương, xu hướng nhu cầu.

Phân tích & dự đoán nhu cầu

• Sử dụng các thuật toán AI/machine learning để dự đoán công suất tương lai.
• Xác định những thời điểm có nhu cầu tăng cao/thấp bất thường.
• Đề xuất giá và chính sách lưu trú:
• Gợi ý giá tối ưu theo ngày, loại phòng, kênh bán.
• Đề xuất hạn chế như min stay, close to arrival, last minute deal…

Tự động cập nhật lên các kênh

Kết nối với PMS, Channel Manager để tự động đẩy giá lên Booking.com, Agoda, Airbnb, website khách sạn, v.v.

Tại sao giải pháp quản lý doanh thu RMS lại quan trọng?

Thị trường thay đổi quá nhanh để quản lý thủ công

Ngày nay, thị trường du lịch và lưu trú biến động theo giờ, thậm chí theo phút:

• Giá đối thủ thay đổi liên tục.
• Nhu cầu tăng đột biến do sự kiện, thời tiết, kỳ nghỉ lễ…
• Xu hướng tìm kiếm và đặt phòng thay đổi theo hành vi khách hàng.

Nếu bạn vẫn dùng Excel hoặc định giá thủ công, bạn sẽ phản ứng chậm và bỏ lỡ doanh thu.

Giá là yếu tố cạnh tranh quan trọng

Khách hàng hiện nay so sánh giá kỹ lưỡng trên Booking, Agoda, Google, Trivago,... trước khi đặt. Vì vậy, khách sạn cần:

• Cập nhật giá nhanh hơn đối thủ, thậm chí trước cả khi đối thủ điều chỉnh.
• Đưa ra giá linh hoạt theo từng kênh, để không bị mất biên lợi nhuận do phí hoa hồng OTA.
• Duy trì sự hấp dẫn về giá mà vẫn đảm bảo lợi nhuận.

RMS giúp bạn định giá theo thời gian thực, tùy theo từng kênh bán, loại phòng, nhóm khách – điều mà con người khó làm nhanh và chính xác mỗi ngày.

Tối ưu công suất phòng mà không cần hạ giá

Nhiều khách sạn chọn cách giảm giá sâu để “lấp đầy phòng” – nhưng điều này làm:

• Mất giá trị thương hiệu.
• Hạ mặt bằng giá chung của khu vực.
• Giảm lợi nhuận dài hạn.

RMS giúp bạn dự báo nhu cầu, từ đó giữ mức giá tối ưu tùy theo thời điểm (trước sự kiện, vào cuối tuần, ngày lễ...) mà không phải giảm giá vô tội vạ.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Không còn chuyện "bắt chước giá khách sạn bên cạnh" hoặc “đặt đại một mức giá cho hôm sau”:

• RMS phân tích đồng thời dữ liệu nội bộ (công suất, ADR, pickup rate, hành vi đặt phòng…) và dữ liệu bên ngoài (giá đối thủ, sự kiện, mùa vụ…).
• Mọi đề xuất đều có cơ sở dữ liệu rõ ràng, minh bạch.
• Nhà quản lý dễ dàng so sánh giữa các phương án định giá và chọn ra chiến lược phù hợp.

8 lợi ích khi khách sạn áp dụng hệ thống RMS vào hoạt động kinh doanh

• 1. Tăng doanh thu và lợi nhuận

RMS giúp khách sạn bán đúng phòng, cho đúng đối tượng khách, vào đúng thời điểm với mức giá tối ưu. Nhờ đó, khách sạn tận dụng được các giai đoạn cao điểm, tăng giá hợp lý khi nhu cầu thị trường tăng, thay vì để trống phòng hoặc bán dưới giá trị thực.

• 2. Dự báo nhu cầu chính xác

Nhờ khả năng phân tích dữ liệu lịch sử kết hợp với các yếu tố thị trường hiện tại, RMS có thể dự đoán khi nào nhu cầu tăng đột biến (ví dụ: lễ hội, sự kiện địa phương). Điều này cho phép khách sạn điều chỉnh giá và chính sách lưu trú sớm, thay vì phản ứng chậm sau khi cơ hội đã qua.

• 3. Tối ưu giá bán theo từng kênh phân phối

Không phải kênh bán nào cũng giống nhau. RMS hiện đại có thể đề xuất giá khác nhau cho Booking.com, Agoda, Airbnb… tùy theo mức hoa hồng, hành vi người dùng và lợi thế từng nền tảng. Điều này giúp khách sạn tối đa hóa lợi nhuận ròng trên mỗi đặt phòng.

• 4. Tiết kiệm thời gian và nhân sự

Với RMS, quy trình định giá, phân tích, cập nhật giá và chính sách không còn phụ thuộc vào thao tác thủ công. Người quản lý không cần phải kiểm tra thủ công từng OTA hay Excel. Thay vào đó, hệ thống tự động đề xuất, cập nhật và đồng bộ chỉ với vài thao tác đơn giản.

Ngoài ra RMS còn hỗ trợ đội ngũ vận hành dễ dàng, không cần chuyên gia revenue. Cực kỳ phù hợp cho các khách sạn nhỏ, boutique hotel hoặc homestay chuyên nghiệp chưa có nhân sự Revenue Management chuyên trách. Các chủ khách sạn kiêm quản lý, cần một công cụ thông minh và dễ dùng.

• 5. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Mọi đề xuất từ RMS đều được đưa ra dựa trên phân tích dữ liệu – từ lịch sử đặt phòng đến tình hình giá đối thủ. Điều này giúp hotelier tránh ra quyết định cảm tính, thiếu căn cứ – nhất là trong thời điểm thị trường biến động liên tục.

• 6. Đồng bộ giá và tồn kho dễ dàng

RMS khi tích hợp với PMS và Channel Manager sẽ đảm bảo mọi thay đổi giá, điều kiện lưu trú và số lượng phòng đều được cập nhật đồng bộ trên tất cả các kênh. Không còn tình trạng lệch giá giữa các OTA, hoặc quá bán (overbooking) do sai lệch tồn kho.

• 7. Hiệu suất kinh doanh rõ ràng, minh bạch

Thông qua dashboard và hệ thống báo cáo trực quan, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi các chỉ số quan trọng như công suất phòng (occupancy), giá bán trung bình (ADR), doanh thu phòng (RevPAR), TRevPAR, GOPPAR,... theo ngày, tuần, tháng. Nhờ đó, việc đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến lược trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

• 8. Nâng cao khả năng cạnh tranh dài hạn

Trong khi nhiều khách sạn vẫn còn cập nhật giá thủ công hoặc chậm phản ứng với thị trường, việc ứng dụng RMS giúp bạn chủ động hơn, nhanh nhạy hơn và định giá có chiến lược hơn. Điều này giúp bạn duy trì lợi thế cạnh tranh mà không cần phải liên tục hạ giá để thu hút khách.

Các tính năng chính cần có trong phần mềm RMS

Không phải RMS nào cũng giống nhau. Khi đánh giá lựa chọn phần mềm phù hợp, bạn nên ưu tiên các tính năng sau:

• 1. Dự báo công suất thông minh

​Hệ thống liên tục phân tích hành vi đặt phòng để dự báo doanh thu chính xác theo từng ngày, từng tuần và các dịp lễ, giúp khách sạn chủ động điều chỉnh giá và nguồn lực.

• 2. Định giá động (Dynamic Pricing)

AI tự động đề xuất giá tối ưu, cho phép thiết lập mức giá trần/sàn và tùy biến theo loại phòng, kênh bán hoặc phân khúc khách hàng cụ thể.

• 3. Tích hợp với hệ sinh thái công nghệ khách sạn

RMS hiện đại tích hợp mượt mà với PMS, Channel Manager và Booking Engine, cho phép đồng bộ hai chiều với các OTA để cập nhật giá và tồn kho theo thời gian thực.

• 4. Dashboard trực quan, dễ dùng

Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng không chuyên về dữ liệu, dễ dàng theo dõi các chỉ số hiệu suất như ADR, RevPAR, pickup rate và các KPI cốt lõi khác trong quản lý doanh thu.

• 5. Phân tích đối thủ cạnh tranh (Compset)

RMS thế hệ mới giúp bạn theo dõi giá phòng, chính sách hủy và ưu đãi của đối thủ theo thời gian thực. Không chỉ với các khách sạn truyền thống mà còn bao gồm Airbnb, căn hộ du lịch và các mô hình lưu trú ngắn hạn, mang lại cái nhìn toàn cảnh và cập nhật nhất về thị trường cạnh tranh.

• 6. Tự động hóa điều chỉnh giá

Tự động hóa điều chỉnh giá là tính năng cốt lõi của hệ thống RMS, giúp khách sạn cập nhật giá phòng theo thời gian thực dựa trên dữ liệu về nhu cầu, đối thủ, và tình trạng phòng. Nhờ trí tuệ nhân tạo, RMS liên tục phân tích thị trường và đề xuất mức giá tối ưu để tối đa doanh thu mà không cần can thiệp thủ công. Tính năng này giúp khách sạn phản ứng nhanh với biến động và giữ lợi thế cạnh tranh.

• 7.  Chức năng so sánh giá 

​Trong kỷ nguyên số, du khách có thể so sánh giá phòng chỉ trong vài giây. Họ thường truy cập các trang so sánh giá (metasearch) như Google Hotel Ads, Trivago hoặc đối chiếu trực tiếp giá giữa OTA và website khách sạn.

Vì vậy, một Revenue Management System (RMS) hiện đại cần tích hợp chức năng so sánh giá (rate shopping), giúp khách sạn:

• Theo dõi giá bán phòng của chính mình trên các kênh như Booking Engine, OTA, GDS,…
• So sánh giá của đối thủ cạnh tranh theo thời gian thực.
• Phát hiện và cảnh báo vi phạm Rate Parity (Giá phòng trên một OTA thấp hơn giá niêm yết chính thức)

Trong một thị trường siêu cạnh tranh và biến động nhanh như hiện nay, RMS không còn là một công cụ hỗ trợ mà là một nền tảng chiến lược để giúp khách sạn tồn tại và phát triển. Hy vọng những thông tin này sẽ thực sự hữu ích cho những ai đang cần tìm kiếm một giải pháp để tối ưu doanh thu cho cớ sở lưu trú của mình.