Những việc khách sạn cần làm sau khi sáp nhập 34 tỉnh thành

Từ ngày 1/7/2025, Việt Nam chính thức vận hành mô hình hành chính mới với 34 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Sự thay đổi lớn này không chỉ tác động đến cơ cấu quản lý nhà nước mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ, đặc biệt là ngành khách sạn. Vậy khách sạn cần làm gì để thích ứng nhanh, đảm bảo vận hành ổn định và tận dụng cơ hội từ thay đổi hành chính? Dưới đây là danh sách những việc quan trọng mà khách sạn không thể bỏ qua.

1. Cập nhật thông tin địa chỉ trên tất cả nền tảng

Sau sáp nhập, nhiều địa phương sẽ có tên gọi mới hoặc thay đổi ranh giới hành chính. Khách sạn cần nhanh chóng cập nhật địa chỉ mới trên:

• Google Maps, OTA (Booking, Agoda, Traveloka…)
• Website, fanpage, brochure, hóa đơn, hợp đồng.
• Các tài khoản ngân hàng, hệ thống thanh toán.

Để đảm bảo khách hàng không nhầm lẫn, trong giai đoạn này nên hiển thị song song địa danh cũ và mới. Ví dụ: “Khách sạn Blue Ocean – thuộc thành phố Hội An (nay trực thuộc Đà Nẵng)”.

2. Cập nhật thông tin trên các nền tảng đặt phòng trực tuyến

Với nhiều khách sạn, đặc biệt là khách sạn vừa và nhỏ, các nền tảng đặt phòng trực tuyến (OTA) như Booking.com, Agoda, Traveloka, TripAdvisor hay Google Hotel đóng vai trò như kênh phân phối chính. Sau khi Việt Nam sáp nhập còn 34 tỉnh, nếu thông tin trên các nền tảng này không được cập nhật kịp thời, khách sạn có thể đối mặt với những hệ quả nghiêm trọng:

Tác động nếu không cập nhật kịp thông tin OTA:

• Khách không tìm thấy khách sạn: Khi tên tỉnh hoặc thành phố cũ không còn tồn tại, khách tìm kiếm theo từ khóa quen thuộc sẽ không thấy kết quả, dẫn đến mất lượt đặt phòng.
• Thông tin bị mâu thuẫn: Khác biệt giữa địa chỉ trên website, OTA và Google Maps có thể khiến khách nghi ngờ độ tin cậy, gây giảm tỷ lệ chuyển đổi.
• Đánh mất thứ hạng hiển thị: Các OTA ưu tiên khách sạn có thông tin chính xác và cập nhật thường xuyên. Việc thông tin lỗi thời có thể khiến khách sạn tụt hạng, giảm hiển thị với khách hàng tiềm năng.
• Giảm tỉ lệ đặt phòng và doanh thu: Sự sụt giảm về hiển thị và khả năng tìm kiếm trực tiếp ảnh hưởng đến tỉ lệ lấp phòng, đặc biệt trong mùa thấp điểm hoặc giai đoạn phục hồi du lịch.

Khách sạn cần thực hiện gì?

• Kiểm tra toàn bộ thông tin trên các nền tảng OTA: Bao gồm tên khách sạn, địa chỉ, tên tỉnh/thành phố, mã bưu điện, số điện thoại và email nhận đặt phòng.
• Gửi yêu cầu cập nhật chính thức đến các OTA: Thông qua kênh quản trị dành cho đối tác khách sạn (Partner Center) của từng nền tảng. Nên kèm theo thông báo hành chính hoặc bản đồ hành chính mới (nếu có).
• Điều chỉnh mô tả chi tiết: Bổ sung nội dung giúp khách dễ nhận diện, chẳng hạn: “Khách sạn hiện thuộc tỉnh Bình Thuận, trước đây thuộc tỉnh Lâm Đồng”.
• Đồng bộ địa chỉ với Google Maps và website: Đảm bảo khi khách nhấp vào địa chỉ, bản đồ dẫn đúng vị trí, không gây hiểu lầm về khoảng cách hay khu vực.
• Gắn link google map định vị chính xác vị trí của khách sạn trên các nền tảng.

Gợi ý mô tả cập nhật trong OTA:
"Khách sạn tọa lạc tại trung tâm thành phố Bảo Lộc – nay thuộc tỉnh Bình Thuận (trước đây thuộc tỉnh Lâm Đồng). Vị trí thuận tiện, gần các điểm tham quan nổi tiếng."

Việc cập nhật kịp thời thông tin OTA không chỉ giúp khách sạn duy trì tỷ lệ đặt phòng ổn định mà còn bảo vệ uy tín thương hiệu và trải nghiệm của khách hàng trong giai đoạn nhạy cảm hậu sáp nhập hành chính. Đây là bước bắt buộc phải thực hiện ngay, không nên chậm trễ.

>>> Phần mềm CMS (Channel Manager) -  Giải pháp quản lý OTA cho khách sạn <<<

3. Điều chỉnh giấy phép kinh doanh và hồ sơ pháp lý

Việc thay đổi tên tỉnh, thành sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin trong giấy phép kinh doanh, mã số thuế và các loại giấy tờ pháp lý khác. Khách sạn cần:

• Làm việc với trung tâm hành chính công cấp tỉnh hoặc xã để cập nhật giấy phép kinh doanh.
• Điều chỉnh lại địa chỉ trong giấy chứng nhận PCCC, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép xả thải, chứng nhận hạng sao…
• Kiểm tra hiệu lực pháp lý của các loại hợp đồng đã ký kết (với đối tác, nhân viên, nhà cung ứng).

Việc này nên được thực hiện sớm nhằm tránh bị đình trệ thủ tục, thanh kiểm tra hoặc các rủi ro pháp lý không đáng có.

4. Tối ưu lại chiến lược marketing và nhận diện thương hiệu

Khi địa danh thay đổi, thương hiệu gắn liền với vị trí khách sạn cũng cần điều chỉnh để không mất đi lượng tìm kiếm từ khách hàng cũ và tiếp cận nhóm khách mới. Một số hành động cần thiết:

• Cập nhật SEO địa phương: điều chỉnh từ khóa trong website, bài blog, mô tả khách sạn trên OTA theo tên tỉnh mới.
• Truyền thông chủ động: thông báo cho khách hàng cũ và mới về thay đổi hành chính, nhấn mạnh rằng trải nghiệm tại khách sạn không thay đổi.
• Thiết kế lại hình ảnh thương hiệu (nếu cần): có thể làm mới bản đồ hướng dẫn, banner, nội dung social media theo tên địa phương mới.

Đây là thời điểm phù hợp để khách sạn tái định vị hình ảnh và mở rộng đối tượng khách hàng.

5. Chủ động làm việc với chính quyền địa phương mới

Với mô hình chính quyền 2 cấp (tỉnh – xã) thay vì 3 cấp như trước, việc liên hệ và làm thủ tục hành chính có thể sẽ thay đổi. Chủ khách sạn nên:

• Xác định rõ cơ quan đầu mối phụ trách lĩnh vực du lịch, lưu trú tại xã hoặc tỉnh mới.
• Hỏi thông tin về quy trình cấp phép mới, hỗ trợ pháp lý, điều kiện kinh doanh cập nhật.
• Chủ động tham gia các hiệp hội khách sạn, hiệp hội du lịch ở tỉnh mới để được chia sẻ thông tin và nhận hỗ trợ từ nhà nước.
• Giai đoạn đầu có thể xảy ra quá tải thủ tục, do đó chủ khách sạn nên thực hiện càng sớm càng tốt.

6. Nắm bắt quy hoạch phát triển vùng để định hướng đầu tư

Một trong những mục tiêu của việc sáp nhập tỉnh là để mở rộng không gian phát triển, liên kết vùng và tăng hiệu quả quy hoạch. Đây là cơ hội để khách sạn:

• Tìm hiểu về các dự án hạ tầng, khu du lịch, sân bay, cao tốc trong vùng mới
• Thiết kế tour, combo nghỉ dưỡng kết hợp nhiều điểm đến thuộc cùng tỉnh hoặc vùng lân cận
• Xem xét mở rộng chi nhánh hoặc hợp tác liên vùng để tăng thời gian lưu trú của khách
• Khách sạn chủ động đầu tư theo định hướng vùng sẽ có lợi thế cạnh tranh trong trung và dài hạn.

Kết luận:

Việc Việt Nam sáp nhập còn 34 tỉnh thành không chỉ là thay đổi hành chính mà còn là bước ngoặt quan trọng đối với các doanh nghiệp khách sạn. Nếu chủ động thích ứng, cập nhật thông tin kịp thời và xây dựng lại chiến lược kinh doanh phù hợp, đây hoàn toàn có thể là cơ hội lớn để mở rộng thị phần, nâng cấp thương hiệu và tiếp cận thị trường du lịch mới.