Quản lý và khai báo khách lưu trú là một trong những nghiệp vụ quan trọng hàng đầu của khách sạn, không chỉ để kiểm soát thông tin khách hàng mà còn nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về khai báo lưu trú. Cùng tìm hiểu cách quản lý nghiệp vụ này nhanh chóng và tiện lợi với Phần mềm quản lý khách sạn - Blue Jay PMS nhé!
Tầm quan trọng của việc quản lý khách lưu trú & khai báo lưu trú
Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, quản lý khách lưu trú không chỉ giúp kiểm soát thông tin khách hàng mà còn là nghiệp vụ bắt buộc để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Theo quy định hiện hành, các cơ sở lưu trú cần thực hiện khai báo lưu trú cho khách với cơ quan công an, đặc biệt là với khách nước ngoài hoặc khách Việt Nam đến sau 23 giờ.
Theo Điều 44, Nghị định 96/2016/NĐ-CP, cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú có trách nhiệm thông báo khách lưu trú cho cơ quan công an địa phương (xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm công an. (Nguồn - Thư Viện Pháp Luật)
Khách Việt Nam:
- Khai báo trước 23 giờ trong ngày khách đến.
- Nếu khách đến sau 23 giờ, khai báo trước 08 giờ sáng hôm sau.
- Có thể khai báo online nếu có kết nối Internet; nếu không, thực hiện trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Khách nước ngoài:
- Bắt buộc điền Phiếu khai báo tạm trú và gửi đến cơ quan công an.
Những khó khăn trong khai báo lưu trú thủ công
Tuy nhiên, nếu thực hiện thủ công, quy trình này thường mất nhiều thời gian, dễ sai sót và tạo thêm gánh nặng hành chính cho bộ phận lễ tân. Đây là lý do nhiều cơ sở lưu trú, từ khách sạn, nhà nghỉ cho đến homestay, đang tìm đến các giải pháp công nghệ để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả đồng thời giảm thiểu sai sót.
Trước hết, lễ tân phải nhập lại toàn bộ thông tin từ giấy tờ tùy thân của khách. Việc này vừa tốn thời gian, vừa dễ xảy ra sai sót như nhập nhầm số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
Bên cạnh đó, khi tiếp nhận khách đoàn hoặc khách đến muộn, khối lượng khai báo tăng lên đột ngột khiến việc lập báo cáo dễ bị thiếu sót. Đây cũng là áp lực lớn với bộ phận lễ tân, nhất là trong khung giờ cao điểm.
Ngoài ra, quy định pháp luật yêu cầu khai báo kịp thời và chính xác. Nếu thực hiện chậm hoặc sai thông tin, cơ sở lưu trú có thể đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính.
Cuối cùng, việc lưu trữ dữ liệu trên giấy tờ khiến công tác tra cứu, tổng hợp báo cáo gặp nhiều khó khăn. Khi cần kiểm tra lịch sử khách lưu trú, nhân viên phải mất nhiều thời gian để tìm lại hồ sơ.
Ứng dụng công nghệ để rút ngắn thời gian khai báo
Để khắc phục những khó khăn trên, nhiều khách sạn đã chuyển sang giải pháp quản lý lưu trú bằng phần mềm. Thay vì làm thủ công, hệ thống có thể:
- Tự động thu thập dữ liệu từ giấy tờ check-in.
- Xuất file danh sách khách lưu trú đúng chuẩn để nộp trực tuyến.
- Giúp lễ tân giảm bớt thao tác hành chính, tập trung hơn vào phục vụ khách.
Chẳng hạn, Blue Jay PMS tích hợp sẵn tính năng báo cáo khách lưu trú. Lễ tân chỉ cần xuất file từ hệ thống và tải lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, thay vì nhập tay từng dòng thông tin. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, mà còn giúp khách sạn luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Hướng dẫn thông báo lưu trú online với phần mềm
Blue Jay PMS tích hợp sẵn tính năng khai báo lưu trú online, giúp khách sạn xử lý thủ tục nhanh gọn. Hệ thống sẽ tự động thu thập thông tin từ giấy tờ khi khách check-in, điền vào các trường khai báo cần thiết và tạo file báo cáo đúng chuẩn. Lễ tân chỉ cần xuất file này và nộp trực tuyến lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Nhờ đó, quy trình khai báo trở nên chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm tải đáng kể khối lượng công việc hành chính.
Bước 1: Xuất danh sách khách lưu trú từ hệ thống PMS
- Truy cập mục Báo cáo kinh doanh → Danh sách khách ở trên Blue Jay PMS để xuất file danh sách khách lưu trú. Đây sẽ là tệp cần dùng để tải lên cổng dịch vụ công.
.jpg "Bước 1: Tải file danh sách khách ở")
Bước 2: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công
.jpg "Bước 2: Cổng Dịch vụ công Quốc gia")
Bước 3: Tìm dịch vụ thông báo lưu trú
- Sử dụng thanh tìm kiếm trên cổng dịch vụ công, nhập từ khóa “thông báo lưu trú” để truy cập đúng thủ tục cần thực hiện.
.jpg "Bước 3: Vào dịch vụ thông báo lưu trú")
Bước 4: Tạo thông báo lưu trú mới
Nhấn chọn Tạo thông báo lưu trú, hệ thống sẽ mở biểu mẫu để nhập hoặc tải dữ liệu khách lưu trú. Lễ tân sẽ phải điền các thông tin liên quan đến cơ quan thực hiện xử lý khai báo lưu trú và thông tin người tạo thông báo.
.jpg "Bước 4: Tạo khai báo lưu trú khách sạn")
Bước 5: Tải tệp danh sách khách lưu trú
- Chọn [Tải tệp] và tải lên danh sách khách đã xuất từ Blue Jay PMS. Sau khi kiểm tra thông tin, nhấn [Lưu] để hoàn tất quá trình khai báo online.
.jpg "Bước 5: Tải danh sách lưu trú")
Trên đây là hướng dẫn khai báo lưu trú online cho khách sạn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích đối với các khách sạn trong việc đơn giản hóa thủ tục và có thêm lựa chọn ứng dụng công nghệ để tiết kiệm thời gian. Đừng quên đọc thêm nhiều bài viết thú vị tại blog quản lý khách sạn của Blue Jay PMS nhé!