Trong khách sạn, Floor Supervisor (giám sát tầng) là người đảm bảo mọi phòng đều đạt chuẩn chất lượng trước khi bàn giao cho khách. Họ vừa quản lý nhân viên buồng phòng, vừa kiểm soát vệ sinh, tiện nghi và báo cáo tình trạng phòng. Tuy nhiên, khối lượng công việc lớn, áp lực giờ cao điểm và quy trình giám sát thủ công khiến vị trí này thường đối mặt với nhiều thách thức. Hãy cùng Blue Jay PMS tìm hiểu vai trò, nhiệm vụ và các giải pháp giúp Giám sát tầng giảm tải áp lực, nâng cao hiệu quả công việc nhé!
Floor Supervisor trong khách sạn là gì?
Floor Supervisor (Giám sát tầng) là vị trí thuộc bộ phận Housekeeping (buồng phòng), chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý nhân viên buồng phòng tại một tầng hoặc khu vực cụ thể. Họ đóng vai trò cầu nối giữa nhân viên và cấp quản lý cao hơn (Executive Housekeeper), đảm bảo phòng luôn đạt chuẩn vệ sinh, đầy đủ tiện nghi và sẵn sàng phục vụ khách.
.jpg)
Vai trò của Floor Supervisor
- Floor Supervisor là cầu nối giữa nhân viên buồng phòng và cấp quản lý (Executive Housekeeper).
- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh và chất lượng phòng trước khi bàn giao cho khách.
- Quản lý nhân sự ở tầng/khu vực được phân công, giúp vận hành trơn tru.
- Góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm thiểu sai sót và khiếu nại.
- Hỗ trợ quản lý tài sản, trang thiết bị, đồ vải, tránh thất thoát và lãng phí.
Nhiệm vụ chính của Floor Supervisor
- Giám sát & phân công công việc cho nhân viên buồng phòng trong khu vực phụ trách.
- Kiểm tra phòng sau khi dọn, đảm bảo sạch sẽ, đầy đủ amenities và đạt chuẩn khách sạn.
- Báo cáo sự cố, hỏng hóc hoặc thiếu sót về trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận liên quan.
- Quản lý vật dụng, đồ vải (linen) và giám sát việc sử dụng hợp lý.
- Đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới và thường xuyên nhắc nhở nhân viên tuân thủ quy trình làm việc.
- Hỗ trợ khách khi cần thiết (ví dụ: xử lý nhanh tình huống phòng chưa đạt chuẩn hoặc yêu cầu đặc biệt).
Những vấn đề khiến giám sát tầng mất nhiều thời gian và công sức
Trong vận hành khách sạn, Floor Supervisor thường đối mặt với nhiều áp lực về thời gian và khối lượng công việc. Một số vấn đề phổ biến:
Khối lượng công việc lớn trong giờ cao điểm
Trong các khung giờ check-in/check-out, giám sát tầng phải đồng thời quản lý nhiều phòng cần dọn, xử lý yêu cầu gấp từ lễ tân và kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao. Áp lực này dễ khiến họ rơi vào tình trạng quá tải, dẫn đến sai sót trong công tác giám sát.
Khó kiểm soát chất lượng phòng một cách đồng bộ
Khi chỉ dựa vào báo cáo miệng hoặc giấy tờ, việc đảm bảo phòng đạt chuẩn vệ sinh và đầy đủ amenities thường thiếu tính nhất quán. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng.
Mất thời gian cho quy trình báo cáo và giao tiếp
Nhiều khách sạn vẫn áp dụng cách truyền thống: nhân viên báo tình trạng phòng qua giấy tờ hoặc điện thoại, giám sát phải kiểm tra lại rồi mới thông báo cho lễ tân. Quy trình nhiều bước này làm kéo dài thời gian, khiến phòng chậm được đưa vào trạng thái sẵn sàng (available).
Khó quản lý hiệu suất nhân viên buồng phòng
Do thiếu công cụ theo dõi năng suất (thời gian dọn từng phòng, số lượng phòng hoàn thành trong ca…), giám sát tầng thường phải ước lượng hoặc ghi chép thủ công. Điều này khiến việc đánh giá hiệu quả thiếu minh bạch và khó chính xác.
Giải pháp giúp giám sát tầng nâng cao hiệu quả công việc
Để giảm tải áp lực và nâng cao năng suất cho Floor Supervisor, nhiều khách sạn hiện nay đã áp dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS và các công cụ số hóa cho bộ phận buồng phòng. Một số giải pháp nổi bật gồm:
- Quản lý tình trạng phòng theo thời gian thực: Nhân viên cập nhật trạng thái (đang dọn, đã sẵn sàng, cần bảo trì) ngay trên ứng dụng di động. Giám sát tầng có thể theo dõi toàn bộ khu vực phụ trách mà không cần di chuyển hay gọi điện.
- Check-list số hóa cho công tác kiểm tra phòng: Thay vì kiểm tra thủ công, giám sát tầng sử dụng check-list điện tử để đảm bảo không bỏ sót bước nào. Dữ liệu được lưu lại, minh bạch và dễ truy xuất khi có khiếu nại.
- Tự động đồng bộ với lễ tân: Khi phòng đã dọn xong và đạt chuẩn, hệ thống tự động cập nhật cho lễ tân, giúp giảm thời gian chờ và hạn chế sai sót trong giao tiếp.
- Theo dõi hiệu suất nhân viên buồng phòng: PMS hiển thị báo cáo chi tiết về số lượng phòng dọn, thời gian hoàn thành và mức độ đáp ứng tiêu chuẩn. Giúp giám sát tầng đánh giá chính xác hiệu quả làm việc, đồng thời có cơ sở cho đào tạo và cải thiện.
Việc chuyển đổi công nghệ vào công việc của giám sát tầng giúp khách sạn có được những lợi ích gì?
Việc áp dụng PMS mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho khách sạn. Trước hết, hệ thống giúp rút ngắn thời gian đưa phòng vào tình trạng sẵn sàng (available), đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm tra chất lượng. Bên cạnh đó, khả năng theo dõi và phân tích hiệu suất cho phép tối ưu việc phân công nhân sự, tránh lãng phí nguồn lực. Quan trọng hơn, sự đồng bộ và tốc độ trong phục vụ góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng, mang lại hình ảnh chuyên nghiệp và dịch vụ nhất quán cho khách sạn.