Room rate là gì? Các loại giá phòng khách sạn cần biết

Trong ngành khách sạn, room rate là một khái niệm cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và chiến lược kinh doanh. Việc hiểu rõ giá phòng khách sạn và các loại giá khác nhau giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác trong quản lý doanh thu (Revenue Management), tối ưu hóa lợi nhuận và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Room rate là gì?

Room rate (giá phòng) là mức giá được khách sạn áp dụng để bán một loại phòng trong một khoảng thời gian nhất định. Giá phòng có thể dao động tùy theo:

• Loại phòng (standard, deluxe, suite,…)
• Thời điểm đặt phòng (mùa cao điểm – thấp điểm)
• Kênh bán (trực tiếp, OTA, đại lý du lịch…)
• Điều kiện đặt phòng (có hoàn hủy, không hoàn hủy, bao gồm ăn sáng hay không…)

Giá phòng không cố định mà thay đổi linh hoạt dựa trên chiến lược định giá (pricing strategy) và nhu cầu thị trường.

Các loại giá phòng khách sạn phổ biến

Dưới đây là những loại room rate khách sạn thường áp dụng. Mỗi loại giá phục vụ cho một phân khúc khách hàng hoặc mục tiêu kinh doanh cụ thể:

1. Rack Rate (Giá niêm yết)

Rack Rate hay giá niêm yết là mức giá cao nhất mà khách sạn công bố cho loại phòng đó, chưa bao gồm giảm giá hoặc khuyến mãi. Thường chỉ mang tính tham khảo, ít khi được áp dụng thực tế. Dùng để làm cơ sở cho các chương trình chiết khấu (% giảm từ giá niêm yết).

2. BAR – Best Available Rate (Giá tốt nhất tại thời điểm đặt)

BAR (Best Available Rate) là mức giá tốt nhất được khách sạn công bố công khai tại thời điểm đặt phòng, chưa bao gồm các chương trình khuyến mãi đặc biệt, mã giảm giá hoặc chiết khấu theo hợp đồng.

Đây là giá linh hoạt theo ngày, thay đổi theo cung – cầu, mùa vụ, công suất phòng và hành vi đặt phòng của khách. Giá BAR thường là giá khởi điểm trong hệ thống định giá động (dynamic pricing).

3. Corporate Rate (Giá doanh nghiệp)

Corporate Rate hay giá doanh nghiệp là mức giá ưu đãi dành riêng cho các công ty, tổ chức hoặc khách công tác, được khách sạn thiết lập thông qua hợp đồng thương mại (corporate agreement). Loại giá này thường thấp hơn BAR (Best Available Rate) và ổn định trong một khoảng thời gian nhất định (theo quý hoặc theo năm), kèm theo các ưu đãi đặc biệt như: bữa sáng, late check-out, miễn phí nâng hạng,... nhằm duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Corporate Rate được áp dụng cho:

• Khách đặt phòng thuộc công ty/tổ chức đã ký hợp đồng với khách sạn
• Mục đích lưu trú là công tác, hội họp, khảo sát thị trường,…
• Khách đặt qua kênh trực tiếp hoặc qua bộ phận sales doanh nghiệp

4. Group Rate (Giá đoàn)

Group Rate hay giá đoàn là mức giá đặc biệt được khách sạn xây dựng cho đoàn khách có số lượng lớn, thường đi theo nhóm vì mục đích như:

• Du lịch theo tour
• Tham gia hội thảo, hội nghị (MICE)
• Team building hoặc nghỉ dưỡng tập thể
• Đoàn học sinh, sinh viên, đoàn công tác nhà nước

Giá đoàn thường được báo riêng theo yêu cầu, dựa trên quy mô, ngày lưu trú, số đêm, dịch vụ kèm theo và khả năng lấp đầy công suất phòng tại thời điểm đó

Group Rate được áp dụng khi:

• Số lượng phòng hoặc người đạt ngưỡng tối thiểu (thường từ 8–10 phòng trở lên, tùy khách sạn)
• Khách đặt theo đoàn, qua đơn vị tổ chức (travel agent, công ty tổ chức sự kiện…)
• Yêu cầu báo giá riêng và đàm phán điều kiện đi kèm
• Có thể bao gồm cả dịch vụ F&B, phòng họp, phương tiện di chuyển,…

5. Promotional Rate (Giá khuyến mãi)

Promotional Rate hay giá khuyến mãi là mức giá ưu đãi tạm thời được khách sạn áp dụng trong các chiến dịch marketing ngắn hạn, nhằm mục đích kích cầu, tăng lượt đặt phòng hoặc cải thiện công suất vào giai đoạn thấp điểm.

Khuyến mãi có thể đi kèm:

• Giảm giá trực tiếp (%).
• Ưu đãi dịch vụ đi kèm (free breakfast, miễn phí nâng hạng phòng,…).
• Quà tặng (voucher, đồ lưu niệm).
• Tích điểm/hoàn tiền. 

Promotional Rate thường triển khai vào các dịp đặc biệt hoặc theo chiến dịch cụ thể, như:

• Lễ Tết: Tết Nguyên Đán, lễ tình nhân, Giáng sinh, 8/3...
• Mùa thấp điểm: Tháng vắng khách trong năm
• Chương trình thành viên: Mừng sinh nhật, hoàn tiền, điểm thưởng
• Flash sale / Early Bird / Last-minute: Kích cầu nhanh theo thời gian giới hạn
• Sự kiện đặc biệt: Khai trương, kỷ niệm thành lập khách sạn, hợp tác với đối tác,…

6. Advance Purchase Rate (Giá đặt sớm)

Advance Purchase Rate hay giá đặt sớm là mức giá ưu đãi dành cho khách đặt phòng trước một khoảng thời gian nhất định, thường từ 7 đến 30 ngày tùy chính sách từng khách sạn. Mức giảm giá này đổi lại các điều kiện nghiêm ngặt như:

• Thanh toán trước 100%
• Không hoàn, không hủy
• Không thay đổi ngày lưu trú

7. Last-minute Rate (Giá đặt sát ngày)

Last-minute Rate (Giá đặt sát ngày) là mức giá dành cho khách đặt phòng vào sát ngày lưu trú, thường là trong vòng 24–48 giờ trước khi check-in. Đặc điểm của loại giá này là:

• Có thể giảm giá mạnh để lấp đầy phòng trống vào giờ chót trong giai đoạn thấp điểm.
• Nhưng cũng có thể tăng giá nếu cầu cao (ví dụ: sự kiện lớn, mùa cao điểm) – tùy vào chiến lược giá động.
• Thường đi kèm điều kiện như: không hoàn hủy, thanh toán ngay.

Vai trò trong pricing strategy:

• Tối ưu doanh thu giờ chót bằng cách tận dụng nhu cầu phát sinh muộn.
• Tăng khả năng lấp đầy (occupancy) trong những ngày vắng khách.
• Góp phần vào chiến lược revenue recovery khi công suất phòng thấp.

8. OTA Rate

OTA Rate hay giá OTA là mức giá phòng được hiển thị và bán thông qua các đại lý du lịch trực tuyến (Online Travel Agencies) như Booking.com, Agoda, Traveloka, v.v. Các mức giá này được thiết kế riêng cho từng nền tảng OTA , vốn chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu đặt phòng của nhiều khách sạn, đặc biệt với khách lẻ và khách quốc tế. Đặc điểm của loại giá này:

• Thường cao hơn giá trên website chính thức của khách sạn để bù chiết khấu/hoa hồng cho OTA (có thể từ 15%–25%).
• Dễ bị chi phối bởi thuật toán và chính sách của OTA (giá, vị trí hiển thị, đánh giá sao...).
• Có thể tham gia các chương trình khuyến mãi OTA để tăng hiển thị nhưng phải chia sẻ thêm chi phí.

Vai trò của giá OTA trong chiến lược giá pricing strategy:

• OTA Rate là một phần quan trọng trong chiến lược phân phối phòng (distribution strategy).
• Góp phần tạo doanh thu nhanh chóng nhưng ảnh hưởng đến lợi nhuận do mất phí hoa hồng.
• Đòi hỏi khách sạn cần áp dụng Rate Parity (Nguyên tắc ngang giá) hoặc Rate Disparity (Chênh lệch giá phòng) có chủ đích để điều hướng khách đặt qua kênh có lợi hơn như website trực tiếp.

9. Member Rate (Giá dành cho thành viên)

Member Rate (Giá dành cho thành viên) là mức giá ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng đã đăng ký thành viên trên website khách sạn hoặc tham gia chương trình khách hàng thân thiết (loyalty program). Chỉ áp dụng khi khách đăng nhập tài khoản thành viên trên website khách sạn, hoặc đặt phòng qua kênh trực tiếp được nhận diện là thành viên (qua email, số điện thoại...). Đặc điểm của mức giá dành cho thành viên:

• Thường rẻ hơn BAR và chỉ hiển thị khi khách đã đăng nhập.
• Có thể đính kèm thêm quyền lợi như điểm thưởng, nâng hạng, miễn phí bữa sáng, late check-out...
• Là giá không công khai (unpublished rate), giúp khách sạn tuân thủ chính sách Rate Parity mà không bị OTA phạt.

Vai trò trong trong chiến lược giá (pricing strategy):

• Giúp khuyến khích đặt phòng trực tiếp, giảm phụ thuộc OTA.
• Tăng tỷ lệ quay lại và giá trị vòng đời khách hàng.
• Góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng phục vụ cho remarketing, email automation và CRM.

10. Non-refundable Rate (Giá không hoàn hủy)

Non-refundable Rate (Giá không hoàn hủy) là mức giá ưu đãi dành cho khách chấp nhận điều kiện không hoàn tiền, dù vì bất kỳ lý do gì (hủy phòng, thay đổi kế hoạch…). Giá Non-refundable Rate thường rẻ hơn BAR, thường giảm từ 10–25% để đổi lấy sự cam kết từ phía khách.

Đặc điểm:

• Khách phải thanh toán ngay khi đặt.
• Không được thay đổi ngày ở hoặc tên khách.
• Giúp khách sạn giảm rủi ro hủy đặt phòng vào phút chót, no-show,...

Giá Non-refundable Rate sẽ:

• Góp phần ổn định dòng tiền sớm, đặc biệt trong mùa thấp điểm.
• Hỗ trợ dự đoán công suất phòng chính xác hơn.
• Tăng khả năng upsell hoặc bán dịch vụ bổ sung trước khi khách đến.

Mối liên hệ giữa giá phòng (Room Rate) & Doanh thu ( Revenue)

Việc xây dựng các mức giá phòng khác nhau không chỉ để tăng doanh thu mà còn giúp:

• Phân khúc khách hàng rõ ràng (cá nhân, đoàn, doanh nghiệp…)
• Kích thích đặt phòng sớm, giảm tình trạng phòng trống
• Tối ưu hiệu quả phân phối trên nhiều kênh
• Nâng cao trải nghiệm khách nhờ đa dạng lựa chọn

Hệ thống quản lý doanh thu (RMS) hoặc PMS tích hợp module pricing thường được khách sạn sử dụng để tự động cập nhật room rate theo chiến lược và dữ liệu thực tế (công suất, mùa vụ, đối thủ…).

Kết luận:

Room rate không chỉ là con số giá tiền, mà là một phần quan trọng trong chiến lược vận hành và tối ưu lợi nhuận khách sạn. Việc nắm rõ các loại giá phòng giúp nhà quản lý linh hoạt ứng phó với biến động thị trường, cá nhân hóa trải nghiệm khách và đạt được mục tiêu tài chính.

Trên đây, Blue Jay PMS đã giúp bạn hiểu rõ khái niệm Room Rate và các loại giá phòng phổ biến trong ngành khách sạn. Việc nắm vững từng loại giá, điều kiện áp dụng và vai trò trong chiến lược giá sẽ giúp các nhà quản lý tối ưu doanh thu hiệu quả hơn, đồng thời mang lại trải nghiệm đặt phòng minh bạch và hấp dẫn cho khách hàng.

Để áp dụng chiến lược giá linh hoạt, chính xác theo từng thời điểm, đừng quên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tích hợp tính năng quản lý giá thông minh Blue Jay PMS.