8 tính năng phải có của phần mềm quản lý khách sạn (PMS)

Khách sạn là một loại hình hoạt động kinh doanh, cung cấp một lượng lớn các dịch vụ cho khách lưu trú như ăn uống, chổ ở, đi lại, giải trí ... Lễ tân là trái tim của khách sạn nơi tất cả dịch vụ được yêu cầu bởi khách lưu trú, do đó, cần một hệ thống mà có thể giúp lễ tân bán dịch vụ và theo dõi chúng hiệu năng và hiệu quả.

Hệ thống thông tin lễ tân là phân hệ quan trọng nhất của phần mềm quản lý khách sạn. Vậy PMS là gì và vì sao nó hữu ích cho việc vận hành - quản lý hoạt động khách sạn hiệu quả?.

PMS - Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Property Managmement System (PMS) là một phần mềm quản lý thông tin, vận hành nghiệp vụ, xử lý đặt phòng và theo dõi doanh thu, giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn trên một hệ thống đồng  bộ duy nhất. Tại sao khách sạn cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn - PMS ?

Các nhân viên trong khách sạn cần sử dụng phần mềm vì những lý do sau đây:

• Nó tích hợp tất cả các hoạt động quan trọng của khách sạn vào trong một nền tảng chung
• Nó cung cấp thông tin tức thời về chổ ở, đặt phòng, bữa sáng của khách, mini-bar, ...
• Nó cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, rất hữu ích cho quản lý cấp cao để hoạch định muc tiêu kinh doanh cũng như đầu tư theo chiến lược tốt hơn.
• Nó đơn giản hóa các hoạt động phức tạp hằng ngày
• Nó đem lại sự thuận tiện cho các nhân viên khách sạn cũng như khách lưu trú

Ngày nay có rất nhiều giải pháp PMS khác nhau cho khách sạn trên thị trường. Điều này làm phức tạp việc lựa chọn phần mềm nào hiệu quả phù hợp với nhu cầu khách sạn. Về mặt kỹ thuật, hệ thống quản lý tài sản (PMS) là một cơ sở dữ liệu. Do đó, việc chuyển sang hệ thống khác có thể gây rắc rối vì cần chuyển tất cả dữ liệu sang một hệ thống mới.
Một chương trình tốt chắc chắn phải cung cấp cho người dùng những tính năng sau đây.

1. Giao diện người dùng đơn giản và rõ ràng, dễ sử dụng
Hệ thống phải có thể sử dụng được trên PC, máy tính bảng, điện thoại thông minh. Được vận hành dễ dàng bởi các công cụ có tính linh hoạt cao. Điều cần thiết là người dùng có thể xem trên ngôn ngữ thường dùng của họ. 

2. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud)
Qua đó, bạn sẽ có thể truy cập dữ liệu của mình từ khắp mọi nơi. Với tùy chọn này, thông tin sẽ không bao giờ bị mất hoặc gián đoạn vì dữ liệu luôn sao lưu được thực hiện tự động trên máy chủ đám mây. Một hệ thống trên đám mây cho phép làm việc nhanh chóng, đáng tin cậy và hạn chế các rủi ro về mất mát dữ liệu do sự cố đối với các máy chủ đặt tại cơ sở kinh doanh.

3. Dịch vụ khách hàng tốt, cho phép giải quyết vấn đề và sự cố ngay lập tức
Thời gian là tiền bạc, mọi người đều biết điều đó. Điều quan trọng là dịch vụ khách hàng luôn sẵn sàng cho bạn. Bằng cách này, công việc kinh doanh của bạn sẽ không bị xáo trộn bởi những bất trắc dù nhỏ và sẽ hoạt động hiệu quả. Bạn có thể thử gọi dịch vụ khách hàng để xem câu hỏi của bạn sẽ được trả lời nhanh như thế nào.

4. Dễ dàng kết nối phần mềm bên ngoài
Nó có nghĩa là phần mềm khách sạn nên được mở để hoạt động với các ứng dụng khác có thể. Các ứng dụng này có thể thực hiện nhiệm vụ khác cụ thể, chẳng hạn như marketing, phân tích dữ liệu, quản lý năng suất, bán phòng, ứng dụng cho khách của khách sạn hoặc quản lý danh tiếng (Reputation Management). Những điều này sẽ rất hữu ích cho công việc điều hành khách sạn.

Hơn nữa, thế giới của chúng ta tiếp tục phát triển liên tục và rất nhanh, và với một hệ thống mở, bạn sẽ luôn hướng tới tương lai và có thể tích hợp các ứng dụng cần thiết trong PMS của bạn bất cứ lúc nào.

5. Kiến trúc mô hình tốt nhất về phần mềm quản lý khách sạn là Modul
Nếu một PMS bao gồm các Modul độc lập, hoạt động trên một nền tảng chung thì điều này vô cùng có lợi.  Nó có thể phù hợp cho các khách sạn nhỏ và vừa, cũng như cho các chuỗi khách sạn lớn một khi bạn có nhu cầu phát triển, chỉ việc tích hợp các Modul bạn cần sử dụng hoặc bổ sung chúng mà không làm bạn phải thay đổi phần mềm

6. Giao diện lịch làm việc (Calendar) dễ sử dụng
Giao diện lịch đặt phòng giúp lễ tân tìm nhanh hơn và kiểm soát tốt hơn tất cả các đặt phòng, giá cả và trạng thái phòng. Tại đây, các đặt phòng có thể được thêm hoặc thay đổi, các phòng ở được gán nhanh chóng, quản lý hoặc thay đổi trạng thái, thay đổi giá thuận tiện.

7. Dễ dàng đặt và bán phòng
Đối với điều này, chức năng lịch hiển thị các phòng trống và giá. Khách nhận được đề xuất về loại phòng và giá tùy theo nhu cầu của riêng mình.

8. Hỗ trợ cho các mô hình giá phòng truyền thống và biến động
Các công cụ quản lý giá phòng của phương pháp quản lý doanh thu lợi nhuận hiện đại là rất lợi cho kinh doanh. Tuy nhiên, cũng có thể dụng mô hình giá cũ và thật tốt nếu mô hình quản lý giá có thể dễ dàng được lựa chọn.