9 chức năng không thể thiếu trong PMS khách sạn hiện đại

Việc lựa chọn một phần mềm ảnh hưởng đến lâu dài hoạt động của khách sạn. Bài viết này Blue Jay PMS sẽ cung cấp các chức năng phải có của một phần mềm PMS đáp ứng cho việc quản lý hoạt động của khách sạn.

PMS – Hệ thống PMS hay Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Property Management System (PMS) là một phần mềm quản lý thông tin đặt phòng, vận hành nghiệp vụ khách sạn, xử lý đặt phòng và theo dõi doanh thu, báo cáo kế toán,... giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn trên một hệ thống đồng bộ duy nhất.

Tại sao khách sạn cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS?

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System - PMS) là công cụ thiết yếu giúp các khách sạn vận hành hiệu quả, nhất là trong bối cảnh nhu cầu của khách ngày càng cao và cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Việc sử dụng PMS mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên vận hành lẫn nhà quản lý cấp cao:

• Tích hợp tất cả nghiệp vụ vào một nền tảng duy nhất (All in one): Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc để quản lý đặt phòng, lễ tân, dọn phòng, mini-bar hay nhà hàng, PMS giúp kết nối và đồng bộ hóa mọi hoạt động vận hành trong khách sạn. Điều này giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Cung cấp thông tin tức thời: PMS cho phép nhân viên theo dõi ngay lập tức tình trạng phòng, yêu cầu của khách (ví dụ: bữa sáng, minibar, wake-up call…), hỗ trợ phục vụ khách tốt hơn và nâng cao trải nghiệm lưu trú.
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Với hệ thống báo cáo doanh thu, công suất phòng, lợi nhuận… được cập nhật theo thời gian thực, ban quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động, đưa ra kế hoạch kinh doanh, đầu tư và tiếp thị phù hợp.
• Đơn giản hóa nghiệp vụ hằng ngày: Từ check-in/check-out, xuất hóa đơn, theo dõi dọn phòng đến quản lý kênh OTA  mọi thao tác đều được tự động hóa và tinh gọn, giúp nhân viên tiết kiệm công sức và tránh sai sót thủ công.
• Nâng cao trải nghiệm cho cả khách và nhân viên: PMS hiện đại thường tích hợp các tính năng như nhận phòng không chạm, gửi tin nhắn tự động, thanh toán online… giúp khách hàng cảm thấy thuận tiện, đồng thời giúp nhân viên phục vụ nhanh và chính xác hơn.

>>> Xem ngay: 6 lý do chọn phần mềm quản lý khách sạn tất cả trong một (All in one)

PMS là phần mềm quản lý thông tin đặt phòng, vận hành nghiệp vụ khách sạn, xử lý đặt phòng và theo dõi doanh thu.

Làm sao chọn được phần mềm PMS phù hợp?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn (PMS) với tính năng và mức giá khác nhau. Điều này khiến việc lựa chọn một PMS phù hợp với nhu cầu vận hành và định hướng phát triển của khách sạn trở nên phức tạp hơn bao giờ hết.

Về bản chất kỹ thuật, PMS là một hệ thống cơ sở dữ liệu trung tâm, lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến đặt phòng, khách lưu trú, doanh thu và vận hành. Do đó, nếu lựa chọn không phù hợp và cần thay đổi sau này, khách sạn sẽ gặp không ít khó khăn trong việc chuyển đổi dữ liệu và đào tạo lại nhân sự.

Chính vì vậy, để tối ưu hiệu quả đầu tư, trước khi quyết định lựa chọn phần mềm PMS, bạn cần đánh giá kỹ lưỡng các chức năng cốt lõi mà hệ thống đó phải có. Dưới đây là 8 chức năng quan trọng mà một phần mềm PMS hiện đại cần đáp ứng để phục vụ tốt cho vận hành và tăng trưởng doanh thu khách sạn.

>>> Xem ngay: Top các phần mềm quản lý khách sạn dễ dùng và phổ biến nhất hiện nay.

9 chức năng của phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm PMS không chỉ là công cụ hỗ trợ đặt phòng còn là “trung tâm điều phối” toàn bộ hoạt động trong khách sạn. Từ lễ tân, buồng phòng, doanh thu,... mọi bộ phận đều vận hành mượt mà hơn khi có PMS phù hợp.

Với khối lượng công việc ngày càng nhiều, yêu cầu chính xác và tức thời, việc sử dụng phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết là yếu tố quyết định giúp khách sạn tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là 8 chức năng quan trọng mà bất kỳ phần mềm quản lý khách sạn hiện đại nào cũng cần có để đảm bảo vận hành trơn tru và hiệu quả trong mọi tình huống.

1. Giao diện lịch đặt phòng & bảng điều khiển trực quan

Lịch đặt phòng là trung tâm điều phối hoạt động vận hành mỗi ngày tại khách sạn. Đây là công cụ làm việc chính của lễ tân, nơi mọi thao tác đặt phòng, kiểm tra tình trạng phòng, điều chỉnh giá, và xử lý yêu cầu khách đều diễn ra. Giao diện lịch hiệu quả sẽ giúp khách sạn không bỏ sót bất kỳ cơ hội bán phòng nào và đảm bảo mọi thông tin luôn được cập nhật theo thời gian thực.

Một lịch làm việc hoặc bảng điều khiển phải đảm bảo:

• Hiển thị trực quan tất cả các đặt phòng, giá cả và trạng thái phòng trên một màn hình giúp người dùng dễ dàng quan sát tổng thể.
• Cho phép tìm kiếm nhanh, lọc theo ngày, trạng thái phòng, tên khách, loại phòng,…
• Thao tác nhanh chóng: Thêm hoặc sửa đặt phòng, gán phòng ở, thay đổi ngày lưu trú, điều chỉnh giá và trạng thái phòng chỉ bằng vài cú nhấp hoặc kéo thả.
• Bảng điều khiển cần đồng bộ thời gian thực với các bộ phận khác như buồng phòng, kế toán, channel manager để đảm bảo thông tin luôn chính xác.

Những yếu tố này giúp tăng tốc độ xử lý trong giờ cao điểm, tối ưu hóa vận hành và tiết kiệm đáng kể thời gian cho lễ tân cũng như các bộ phận liên quan.

2. Quản lý kênh phân phối & đồng bộ kênh mạnh mẽ

Trong môi trường cạnh tranh, khách sạn cần phân phối phòng trên nhiều kênh bán như OTA (Booking, Agoda, Traveloka,…), website đặt phòng trực tiếp, fanpage hoặc các đại lý. Nếu không có hệ thống đồng bộ, thông tin dễ bị sai lệch, dẫn đến đặt trùng (overbooking), thất thoát doanh thu hoặc ảnh hưởng uy tín. Một PMS hiện đại cần có tính năng quản lý kênh (channel manager) tích hợp sẵn, giúp cập nhật tình trạng phòng và giá theo thời gian thực trên tất cả các nền tảng.

Nên ưu tiên chọn những phần mềm có khả năng:

• Tích hợp đồng bộ 2 chiều với các OTA lớn (Agoda, Booking.com, Airbnb, Traveloka…) và website đặt phòng trực tiếp
• Giao diện quản lý giá và tình trạng phòng tập trung, dễ thao tác: chỉ cần thay đổi một nơi, hệ thống tự đồng bộ thông tin lên tất cả kênh.
• Đồng bộ thời gian thực để tránh sai sót số lượng phòng trống
• Cho phép cập nhật linh hoạt giá phòng theo từng kênh (rate plan, khuyến mãi, gói combo,...)

Đây là chức năng cực kỳ quan trọng mang lại nhiều lợi ích như:

• Đảm bảo bán phòng tối đa trên nhiều kênh mà vẫn kiểm soát được tình trạng phòng.
• Tránh overbooking, giảm sai sót thủ công khi cập nhật nhiều hệ thống riêng lẻ.
• Tăng doanh thu nhờ tiếp cận nhiều kênh, nhưng vẫn giữ được quyền kiểm soát và chủ động về giá.
• Hỗ trợ nhân viên thao tác nhanh, quản lý dễ dàng dù khách sạn có quy mô vừa hoặc lớn.

Lời khuyên: Hãy ưu tiên lựa chọn phần mềm PMS có channel manager (CMS tích hợp sẵn, tránh dùng các công cụ rời rạc hoặc bên thứ ba thiếu ổn định. Việc đồng bộ chậm vài phút cũng có thể gây ra thiệt hại lớn trong giờ cao điểm.

3. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud)

Trong ngành khách sạn, khả năng truy cập dữ liệu tức thời và đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục là yếu tố sống còn. Việc sử dụng phần mềm PMS vận hành trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) cho phép khách sạn làm việc mọi lúc, mọi nơi, không bị giới hạn bởi thiết bị hay địa điểm.

Điều này đặc biệt quan trọng với chủ đầu tư, quản lý cấp cao hoặc nhân sự vận hành từ xa, những mô hình dạng chuỗi, nhiều cơ sở muốn theo dõi tình hình công suất và doanh thu tổng thể để ra quyết định kịp thời.

4. Quản lý buồng phòng & quản lý kho

Bộ phận buồng phòng là mắt xích quan trọng trong trải nghiệm khách hàng. Việc cập nhật sai trạng thái phòng hoặc bỏ sót các dịch vụ sử dụng như minibar, laundry có thể ảnh hưởng đến cả quy trình nhận/trả phòng, gây thất thoát doanh thu và gián đoạn phục vụ. Một phần mềm PMS hiệu quả cần hỗ trợ nhân viên buồng phòng cập nhật nhanh tình trạng phòng và quản lý tồn kho dễ dàng.  

• Sơ đồ phòng theo tầng trực quan, dễ nhìn và cập nhật nhanh trạng thái phòng (bẩn/sạch/đang dọn/đã sẵn sàng/đang bảo trì).
• Cho phép chuyển trạng thái phòng chỉ bằng một cú nhấp – giảm thao tác thủ công, rút ngắn thời gian luân chuyển.
• Theo dõi tồn kho minibar, laundry, amenities… theo từng phòng hoặc tổng hợp theo ca làm.
• Ghi nhận các dịch vụ khách đã sử dụng để đồng bộ với hóa đơn khi trả phòng.
• Hệ thống có thể xuất bảng công việc dạng worksheet, in cho nhân viên hoặc cập nhật trực tiếp trên thiết bị di động.

Đây là một chức năng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn:

• Đồng bộ thông tin phòng giữa buồng phòng, lễ tân và kế toán
• Rút ngắn thời gian dọn phòng và chuẩn bị đón khách
• Tránh thất thoát hàng hóa minibar hoặc sai sót khi tính tiền dịch vụ
• Giúp tổ trưởng dễ giao ca, kiểm tra hiệu suất công việc
• Tăng trải nghiệm khách hàng nhờ quy trình nhận phòng nhanh, phòng luôn sẵn sàng đúng giờ

5. Quản lý và tối ưu doanh thu, lợi nhuận

Trong ngành khách sạn, mỗi phòng không bán được là một cơ hội doanh thu bị mất vĩnh viễn. Việc quản lý doanh thu hiệu quả (Revenue Management) không chỉ giúp khách sạn tối ưu giá bán theo mùa, mà còn tăng hệ số sử dụng phòng và lợi nhuận gộp. Một phần mềm quản lý PMS hiện đại cần tích hợp các công cụ hỗ trợ quản lý doanh thu theo thời gian thực, đặc biệt hữu ích với khách sạn không có nhân sự chuyên trách.

Chức năng quản lý doanh thu của phần mềm sẽ giúp:

• Hiển thị rõ ràng giá phòng, công suất, doanh thu từng ngày theo dạng lịch.
• Cho phép điều chỉnh giá linh hoạt theo mùa vụ, ngày lễ, sự kiện và công suất giúp khách sạn tối ưu doanh thu và lợi nhuận.

6. Bộ xử lý thanh toán

Thanh toán là bước cuối cùng trong hành trình khách lưu trú, nhưng lại là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến cả trải nghiệm khách hàng và hiệu quả tài chính của khách sạn. Nếu quy trình này vẫn được xử lý thủ công hoặc tách rời khỏi hệ thống PMS, nguy cơ xảy ra sai sót, thất thoát hoặc chậm trễ là rất cao đặc biệt trong giờ cao điểm.

Một bộ xử lý thanh toán được tích hợp sẵn trong phần mềm PMS sẽ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình:

• Thu tiền theo từng phòng hoặc từng giao dịch.
• Cập nhật thông tin thanh toán vào hóa đơn và báo cáo doanh thu.
• Đối chiếu công nợ, xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác, minh bạch.

Đặc biệt, trong bối cảnh hành vi thanh toán ngày càng đa dạng (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, ví điện tử, QR…), khách sạn nên ưu tiên lựa chọn phần mềm quản lý tích hợp sẵn nhiều phương thức thanh toán, giúp đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu của khách và tối ưu hóa vận hành.

Phần mềm quản lý khách sạn Blue Jay PMS hiện nay đã tích hợp đầy đủ cổng thanh toán trực tuyến và hóa đơn điện tử tự động – giúp đồng bộ hóa toàn bộ quá trình từ khi đặt cọc cho đến khi trả phòng và xuất hóa đơn hoàn chỉnh.

7. Hệ thống báo cáo

Báo cáo là nền tảng để khách sạn kiểm soát hiệu quả kinh doanh, dòng tiền và ra quyết định đúng lúc. Một PMS hiện đại cần cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác và linh hoạt cho nhiều phòng ban đặc biệt là kế toán, quản lý vận hành và chủ đầu tư. Hệ thống báo cáo của phần mềm khách sạn cần đảm bảo:

• Cung cấp đầy đủ các loại báo cáo tài chính và vận hành: doanh thu, công nợ, tình hình đặt phòng, phân tích theo nguồn khách, theo hình thức thanh toán
• Cho phép lọc linh hoạt theo thời gian, loại giao dịch, kênh bán, hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ...)
• Báo cáo được tổng hợp tự động theo thời gian thực, giảm thao tác thủ công
• Hỗ trợ xuất file Excel, PDF, phục vụ lưu trữ, trình ký hoặc gửi giữa các phòng ban
• Có thể cấu hình mẫu báo cáo theo nhu cầu (theo cơ sở, theo chuỗi, theo tài khoản...)

8. Tích hợp công cụ đặt phòng trực tuyến

Trong bối cảnh chi phí hoa hồng OTA ngày càng tăng và hành vi khách hàng chuyển dịch sang tự đặt phòng online, việc sở hữu một công cụ đặt phòng trực tiếp (Booking Engine) tích hợp sẵn trong phần mềm quản lý PMS là yếu tố then chốt giúp khách sạn:

• Tăng tỉ lệ đặt phòng trực tiếp không mất phí hoa hồng.
• Chủ động kiểm soát giá bán, khuyến mãi và trải nghiệm khách từ đầu.
• Tối ưu lợi nhuận trên mỗi lượt đặt phòng.

9. Tích hợp quản lý thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng không chỉ để lưu trữ, mà là tài sản chiến lược giúp khách sạn nâng cao trải nghiệm dịch vụ, tăng tỷ lệ quay lại và tối ưu hóa hoạt động marketing. Một phần mềm PMS hiện đại cần tích hợp khả năng quản lý khách hàng như một CRM thu nhỏ cho phép thu thập, phân loại và khai thác dữ liệu khách một cách hiệu quả, chính xác và bảo mật.

Một số lưu ý khi chọn nhà cung cấp phần mềm

Dịch vụ khách hàng tốt, cho phép giải quyết vấn đề và sự cố ngay lập tức

• Có đội ngũ support nhiệt tình am hiểu về nghiệp vụ khách sạn.
• Cung cấp hướng dẫn sử dụng rõ ràng, có video, SOP, tài liệu đầy đủ.
• Có khả năng phản hồi nhanh khi gặp sự cố, hỗ trợ 24/7 hoặc theo ca trực đêm, đặc biệt trong mùa cao điểm.

Cho phép tích hợp API, dễ kết nối với phần mềm bên ngoài

Khách sạn hiện đại không chỉ cần một phần mềm quản lý phòng, mà cần một hệ sinh thái số linh hoạt có khả năng kết nối với các công cụ chuyên biệt: thanh toán, marketing, khóa cửa thông minh, check-in tự động, chatbot, phần mềm kế toán,… Một phần mềm PMS có API mở (Application Programming Interface) giúp khách sạn dễ dàng tích hợp với các giải pháp công nghệ bên ngoài, tiết kiệm thời gian, chi phí phát triển, đồng thời tăng khả năng mở rộng trong tương lai.

Cập nhật tính năng mới liên tục và miễn phí

Trong ngành khách sạn, nhu cầu vận hành và kỳ vọng của khách hàng thay đổi liên tục theo thời gian. Vì vậy, một phần mềm quản lý PMS không nên là sản phẩm “mua một lần rồi để đó” mà phải là nền tảng công nghệ sống, liên tục được nâng cấp và cải tiến để phù hợp với những thay đổi của ngành.

Ưu tiên chọn nhà cung cấp có lộ trình phát triển tính năng rõ ràng, có kênh công bố bản cập nhật định kỳ và đặc biệt là không thu phí thêm cho người dùng hiện tại khi cập nhật hệ thống.

Trên đây là những chức năng quan trọng cần có trong một phần mềm quản lý khách sạn PMS cần có. Hy vọng với những thông tin này bạn sẽ lựa chọn được một phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với mô hình cơ sở lưu trú.