Trong kỷ nguyên số, một phần mềm quản lý khách sạn (PMS) không chỉ dừng lại ở việc quản lý phòng và lễ tân, mà còn phải trở thành “trung tâm kết nối” cho toàn bộ hệ sinh thái công nghệ khách sạn. Yếu tố quyết định cho khả năng này chính là API cầu nối giúp PMS dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác như OTAs, channel manager, kế toán, CRM, RMS, cổng thanh toán hay khóa cửa thông minh. Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp API?
API (Application Programming Interface) là một giao diện lập trình ứng dụng, cho phép các phần mềm khác nhau giao tiếp và trao đổi dữ liệu với nhau.
Hiểu đơn giản:
- API giống như “cầu nối” hoặc “người phiên dịch” giữa hai phần mềm.
- Thay vì phải can thiệp trực tiếp vào mã nguồn, lập trình viên hoặc phần mềm chỉ cần gọi đến API để lấy hoặc gửi dữ liệu.
PMS có API mở sẽ cho phép bên thứ ba sử dụng API để lấy dữ liệu cần thiết từ PMS (booking, thông tin khách hàng, doanh thu, check-in/check-out,...). Đây là hình thức API mở (Open PMS API), giúp các phần mềm khác gọi dữ liệu ra hoặc đồng bộ dữ liệu với PMS.
Điều này có nghĩa là PMS có thể dễ dàng tích hợp theo mô hình All-in-one với nhiều hệ thống khác trong khách sạn, bao gồm:
- Tích hợp với CRM: Dữ liệu khách hàng được đồng bộ tự động từ PMS sang CRM, giúp khách sạn dễ dàng triển khai chăm sóc cá nhân hóa, gửi email marketing hoặc chương trình khách hàng thân thiết.
- Tích hợp với RMS: Thông tin đặt phòng, công suất phòng và doanh thu được truyền real-time sang RMS, hỗ trợ khách sạn điều chỉnh giá phòng tối ưu theo từng giai đoạn và nhu cầu thị trường.
- Tích hợp với hệ thống kế toán: Doanh thu và chi phí được cập nhật tức thì từ PMS sang phần mềm kế toán, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và giảm thiểu sai sót nhập liệu thủ công.
- Tích hợp với Channel Manager và OTA: Giá và tình trạng phòng trống từ PMS được đồng bộ trực tiếp ra các kênh bán phòng trực tuyến, tránh tình trạng overbooking hoặc sai lệch dữ liệu.
- Tích hợp với giải pháp công nghệ khác: Cổng thanh toán trực tuyến, khóa cửa thông minh, kiosk check-in, chatbot hay hệ thống marketing automation đều có thể hoạt động mượt mà nhờ PMS API.
Nhờ đó, PMS không chỉ còn là công cụ quản lý phòng, mà trở thành nền tảng trung tâm kết nối toàn bộ hệ sinh thái công nghệ khách sạn.
Tại sao khách sạn cần một PMS có API mở?
Khi chọn phần mềm quản lý khách sạn, nhiều nhà quản lý thường không để ý rằng khả năng tích hợp qua API mở là một tiêu chí rất quan trọng. Đây chính là nền tảng để khách sạn có thể dễ dàng xây dựng và kết nối hệ sinh thái công nghệ trong tương lai như: thanh toán trực tuyến, khóa cửa thông minh, khai báo lưu trú, marketing automation cho đến chatbot hay phần mềm kế toán. Khi sử dụng phần mềm PMS có API sẽ mang lại nhều lợi ích cho khách sạn như:
1. Kết nối linh hoạt với nhiều hệ thống khác nhau
API đóng vai trò như một “cầu nối”, giúp PMS tích hợp dễ dàng với các phần mềm và thiết bị bên ngoài:
- Channel manager (phân phối phòng ra OTA).
- Cổng thanh toán trực tuyến.
- Hệ thống khóa cửa thông minh.
- Phần mềm kế toán, CRM, chatbot, marketing automation.
Khách sạn không bị giới hạn trong một hệ sinh thái khép kín mà có thể tự do chọn những công cụ tốt nhất.
2. Tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian triển khai
- Thay vì phải phát triển tính năng mới từ đầu, khách sạn có thể tận dụng giải pháp đã có sẵn trên thị trường và kết nối qua API.
- Giúp giảm chi phí đầu tư công nghệ và đẩy nhanh tốc độ triển khai các dự án số hóa.
3. Trải nghiệm khách hàng mượt mà
API giúp đồng bộ dữ liệu giữa PMS và các ứng dụng khác.
Ví dụ: Khách đặt phòng trên website, dữ liệu tự động đổ về PMS, khi khách đến có thể check-in tự động qua kiosk hoặc mobile app.
- Trải nghiệm khách liền mạch, nhanh chóng, không bị trùng lặp hoặc sai sót.
4. Dễ dàng mở rộng trong tương lai
- Khi khách sạn muốn nâng cấp hệ thống (AI chatbot, loyalty program, IoT cho phòng thông minh…), chỉ cần kết nối thêm API, không cần thay PMS.
- Đảm bảo PMS luôn bắt kịp xu hướng công nghệ mới.
5. Tăng khả năng khai thác và phân tích dữ liệu
API cho phép khách sạn truy xuất dữ liệu real-time từ PMS và các hệ thống khác. Dữ liệu này giúp ích rất nhiều cho khách sạn trong việc:
- Phân tích hành vi khách hàng.
- Xây dựng chiến dịch marketing cá nhân hóa.
- Tối ưu giá phòng và quản lý doanh thu (Revenue Management).
6. Tăng tính chủ động và giảm phụ thuộc
- Với API mở, khách sạn có thể tự do chọn công cụ tích hợp, không bị khóa chặt bởi một nhà cung cấp PMS duy nhất.
- Tạo sự chủ động trong việc xây dựng hệ sinh thái công nghệ riêng phù hợp với mô hình và chiến lược kinh doanh của khách sạn.
Kết luận: PMS có API mở sẽ là cầu nối công nghệ, giúp khách sạn linh hoạt tích hợp, tiết kiệm chi phí, cải thiện trải nghiệm khách, đồng thời khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu.
Phần mềm quản lý khách sạn All in one Blue Jay PMS
Trong bối cảnh khách sạn hiện đại cần một hệ sinh thái công nghệ vận hành liền mạch, Bluejay PMS không chỉ cung cấp giải pháp quản lý toàn diện với PMS, CMS, website và booking engine, mà còn mang đến dịch vụ PMS API – “cầu nối” giúp hệ thống khách sạn tích hợp dễ dàng với CRM, hệ thống kế toán, channel manager và nhiều giải pháp bên thứ ba khác.
Dịch vụ PMS API của Blue Jay PMS cho phép:
- Cho phép bên thứ 3 (Website, CRM, OTA, Channel Manager, Accounting…) kết nối và lấy dữ liệu từ PMS thông qua API mở.
- Dữ liệu có thể là: booking, thông tin khách hàng, doanh thu, tình trạng phòng, lịch sử check-in/check-out,…
- Hỗ trợ push/pull dữ liệu 2 chiều, đảm bảo tính đồng bộ và bảo mật.
Lợi ích nổi bật:
- Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực: giá, phòng trống, booking, check-in/check-out luôn được cập nhật tức thì.
- Tích hợp linh hoạt: kết nối đa dạng hệ thống từ CRM, RMS, kế toán đến marketing automation.
- Quản lý dữ liệu khách hàng thông minh: khai thác thông tin lưu trú để chăm sóc sau bán và upsell hiệu quả.
- Tùy biến báo cáo nội bộ: dễ dàng đồng bộ dữ liệu PMS với công cụ phân tích BI và báo cáo quản trị.
Case study – Haviland House
Nhờ tích hợp Bluejay PMS API, Haviland House đã đồng bộ dữ liệu khách hàng trực tiếp sang CRM, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian tổng hợp dữ liệu và triển khai các kế hoạch marketing hiệu quả hơn.
Kết luận:
Trong kỷ nguyên số, một phần mềm quản lý khách sạn chỉ thực sự phát huy giá trị khi có khả năng kết nối linh hoạt với toàn bộ hệ sinh thái công nghệ. PMS có API mở không chỉ giúp khách sạn tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành mà còn nâng tầm trải nghiệm khách hàng và khai thác tối đa giá trị dữ liệu.
Hy vọng bài viết trên đây của Blue Jay PMS đã mang đến cho bạn thêm góc nhìn mới về ứng dụng công nghệ trong quản lý khách sạn. Đừng quên khám phá thêm nhiều bài viết hữu ích khác về quản lý và kinh doanh khách sạn tại blog của chúng tôi nhé!