Hướng dẫn sử dụng email marketing trong khách sạn

Email Marketing là phương tiện nhanh nhất để tiếp cận, kết nối với du khách, dù cũ hay mới đặt phòng. Đây cũng là giải pháp thân thiện, chi phí cạnh tranh giúp khách sạn xây dựng chiến lược Marketing hiệu quả.

Tại sao email marketing lại cần thiết trong kinh doanh khách sạn

Email marketing là công cụ mạnh mẽ cho nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả ngành khách sạn. Dưới đây là những lý do tại sao email marketing lại quan trọng đối với hoạt động kinh doanh khách sạn:

Cho phép xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với du khách (cả cũ và mới).
Kết nối với khách từng đặt phòng, thu hút họ đặt phòng lặp lại và cải thiện lòng trung thành.
Không tốn chi phí quảng cáo, phụ phí khi triển khai chiến dịch.
Có thể bán thêm và bán chéo cho khách từng đặt phòng.
Email marketing là cách để cập nhật cho du khách biết khách sạn hiện tại có gì mới.
Email marketing là cách dễ dàng để tiếp cận nhiều du khách hơn.
Hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí để tăng doanh thu và lợi nhuận cho khách sạn.
Thu được ROI (Return on Investment – Tỷ suất hoàn vốn) cao hơn.
…

Email marketing là một trong những phương tiện nhanh nhất để tiếp cận, kết nối với du khách, dù cũ hay mới đặt phòng.

Triển khai email marketing trong khách sạn trong 5 bước

Triển khai chiến dịch email marketing trong khách sạn cần các công cụ phù hợp, đặc biệt là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Tạo danh sách email

Đây là bước đầu tiên trong chiến dịch email marketing trong khách sạn. Bạn chỉ có thể gửi email cho người dùng theo kế hoạch định sẵn. Hãy bắt đầu bằng việc đánh giá danh sách contact hiện tại để phân loại, sắp xếp vào các danh sách gửi mail cụ thể.

Cách hay nhất để khiến du khách phản hồi là cung cấp các ưu đãi hoặc thu hút đặc biệt, ví dụ:

Giảm giá cho lượt đặt phòng kế tiếp, hoặc hiện tại.
Đón tại sân bay miễn phí.
Nhận phòng sớm.
Hướng dẫn du lịch, trải nghiệm tại địa phương.
Ưu đãi và giảm giá chỉ dành cho khách hàng thân thiết.
…

Phân loại đối tượng mục tiêu để có kết quả tốt hơn

Sẽ sai lầm khi cho rằng mọi du khách bước vào khách sạn của bạn đều có nhu cầu như nhau. Phân loại đối tượng mục tiêu giúp khách sạn xác định nội dung tiếp thị nào phù hợp với từng người để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Ví dụ, khách du lịch sẽ có nhu cầu khác với khách doanh nhân, cả về mục đích lẫn trải nghiệm kỳ vọng. Đây là lý do tại sao phân loại đối tượng khi gửi email marketing là rất quan trọng, nhằm đảm bảo email sẽ có hiệu quả tốt nhất.

Phân loại danh sách đối tượng mục tiêu thành các nhóm như khách đặt phòng lần đầu và khách đặt phòng trở lại. Với khách đặt phòng lần đầu, hãy gửi email chứa chứa thông tin về khách sạn, ưu đãi hấp dẫn… Với khách đặt phòng trở lại, có thể được gửi thông tin về các ưu đãi đặc biệt khiến họ muốn đặt phòng thêm lần nữa.

Gửi thông báo được cá nhân hóa

Các nghiên cứu chỉ ra rằng, hủy bỏ kế hoạch đặt phòng với một khách sạn nhất định chiếm 81%. Nhưng nếu khách sạn đó tương tác với du khách đúng thời điểm, khách sạn sẽ có cơ hội để đảo ngược tình huống, thu hút đặt phòng trở lại. Với các thông báo, email được cá nhân hóa thông điệp thì điều này hoàn toàn có khả thi.

Giảm giá đặt phòng và ưu đãi đặc biệt

Một cách khác để thu hút du khách đăng ký nhận email và đặt phòng khách sạn. Cách tiếp cận này hoạt động tốt vì ưu đãi và giảm giá phòng có hiệu lực trong một thời gian giới hạn, tạo ra cảm giác cấp bách và sợ bỏ lỡ nếu họ không nắm bắt cơ hội như vậy. Khách sạn cũng có thể gửi email đặt phòng phút chót cho ai đã click vào email nhưng chưa đặt phòng.

Email khuyến mãi

Email về mọi sự kiện sắp xảy ra tại khách sạn có thể hơi căng thẳng và khiến du khách mệt mỏi. Cách giải quyết là sử dụng email khuyến mãi, chúng thường cung cấp:

Khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt.
Khuyến mãi theo mùa, ưu đãi đặc biệt trên hạng phòng hoặc thời gian.

Email trước khi du khách đến

Đây là những email khách sạn gửi cho du khách trước khi họ đến khách sạn của bạn. Những email này đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp khách của bạn lên kế hoạch cho kỳ nghỉ của họ. Một số email trước khi đến tiêu chuẩn là:

Email xác nhận

Đây là email du khách nhận sau khi đặt phòng thành công. 90% du khách thường đợi email này trước khi tiếp tục hành trình, bởi khi họ nhận được email xác nhận thì đó là dấu hiệu cho thấy đặt phòng của họ đã được khách sạn xử lý và phê duyệt.

Email xác nhận chứa các thông tin sau:

Ngày đến.
Thời gian nhận và trả phòng của khách sạn.
Loại, hạng phòng.
Địa chỉ khách sạn, hướng dẫn đường đi.
Giá lưu trú (đã bao gồm các khoản phí hoặc thuế).

Email xác nhận là khởi đầu cho email marketing của bạn và thiết lập mối quan hệ với khách của khách sạn. Chúng giúp tinh thần của du khách trở nên thoải mái.

Email trải nghiệm độc quyền

Email trải nghiệm độc quyền thể hiện với du khách rằng khách sạn thực sự quan tâm đến lợi ích và trải nghiệm của họ. Email này không chỉ khơi dậy sự phấn khích cho du khách, mà còn cho phép khách sạn tìm hiểu rõ nhu cầu của du khách để đáp ứng cho phù hợp.

Hãy hỏi xem du khách có nhu cầu, vấn đề nào cần lưu ý khi lưu trú tại khách sạn của bạn không. Hãy đảm bảo rằng những thông tin, câu hỏi mà bạn sử dụng sẽ hữu ích để khiến trải nghiệm của du khách trở nên thân thiện, nhiều kỷ niệm đẹp.

Email nhắc nhở trước khi đến

Email nhắc nhở trước khi đến gửi 1 hoặc 2 ngày trước khi du khách đến. Đây là email nhắc nhở trước khi du khách đặt phòng khách sạn. Email này được sử dụng để tìm hiểu sở thích của du khách, cung cấp những trải nghiệm có thể xảy ra.

Email sau khi du khách đến

Khi trả phòng khách sạn, du khách sẽ nhận được email chứa hóa đơn kèm lời cảm ơn được cá nhân hóa. Lời cảm ơn phải thể hiện rõ là khách sạn trân trọng khi du khách chọn khách sạn của bạn, bởi ngoài kia có rất nhiều lựa chọn mà họ có thể tìm hiểu.

Email bản tin định kỳ

Email bản tin định kỳ là rất cần thiết. Khách sạn phải duy trì liên lạc, tương tác với du khách ngay cả khi khách sạn không còn phòng để bán. Email bản tin định kỳ giúp thu hút du khách, giới thiệu các ưu đãi hay món ăn mới…

8 bước để tạo email hoàn hảo cho du khách của khách sạn

Cho dù đó là email khuyến mãi, email xác nhận hay email định kỳ… thì các bước sau đây là tiêu chuẩn để triển khai email marketing trong khách sạn.

Xác định khách tiềm năng

Email marketing rất nhạy cảm. Bạn có thể làm hỏng chiến dịch email marketing của mình nếu gửi sai cách. Nên điều đầu tiên cần làm trước khi bạn gửi thư cho khách là tiến hành nghiên cứu khách hàng. Xác định khách hàng tiềm năng sẽ cung cấp cho khách sạn những thông tin chi tiết về nhân khẩu học, cho phép tạo email hoàn hảo và hấp dẫn.

Viết một tiêu đề và dòng chủ đề (subject) hấp dẫn

Người đọc có xu hướng mở email nhiều hơn khi chúng chứa một tiêu đề hấp dẫn. Nếu tiêu đề, subject không hấp dẫn, người đọc sẽ phớt lờ và chúng có nguy cơ rơi vào hộp thư rác.

Thêm hình ảnh và logo

Hãy luôn đính kèm logo khách sạn vào mọi email gửi đi, kèm hình ảnh chất lượng cao của khách sạn, hoặc một vài hoạt động khác liên quan đến ngữ cảnh, nội dung của mail vừa gửi.

Tạo bản sao

Cá nhân hóa tin nhắn, bắt đầu với tên khách, sau đó mô tả ngắn gọn, dễ đọc về ưu đãi.

Thêm nút kêu gọi hành động (call to action)

Tùy thuộc vào đối tượng hoặc mục tiêu của email, mà khách sạn có thể thêm call to action cho phù hợp, ví dụ: Đặt phòng ngay.

Bao gồm thông tin liên hệ

Luôn đảm bảo rằng tên, chi tiết liên lạc, mạng xã hội và thậm chí cả tùy chọn hủy đăng ký của khách sạn đều hiển thị trong email.

Gửi đi

Bạn có thể gửi email test bằng cách gửi đến bản thân hoặc đồng nghiệp để hiệu đính. Cũng cần kiểm tra chéo để đảm bảo không có lỗi chính tả, sai sót link trong nội dung.

Theo dõi kết quả

Theo dõi tỷ lệ mở,, số lượng đặt phòng mới và hiệu quả đem lại là điều cần thiết giúp khách sạn đánh giá hiệu quả của chiến dịch.

Kết luận

Cho dù mục tiêu bán phòng là tăng lượt đặt phòng, cải thiện doanh thu hay giới thiệu về khách sạn, thì email marketing trong khách sạn cũng đều là công cụ hữu hiệu, cả về chi phí lẫn lợi ích để đạt được mục tiêu ấy. Hãy bắt đầu với email marketing trong khách sạn ngay hôm nay với những hướng dẫn được nêu ở trên để nhìn thấy sự thay đổi, khác biệt trong hoạt động kinh doanh của khách sạn.

(Catala Consulting)