Quy trình thanh toán là một khâu vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Tưởng chừng như đơn giản nhưng quy trình thanh toán ở nhiều khách sạn vẫn gặp phải nhiều khó khăn. Hãy cùng với Blue Jay Pms tìm hiểu quy trình thanh toán khách sạn diễn ra như thế nào? Những sai sót và khó khăn thường hay gặp trong quy trình này? Và làm thế nào để tối ưu quy trình này một cách tốt nhất?
Các bước trong quy trình thanh toán khách sạn
Khác với các mô hình dịch vu khác quá trình thanh toán trong khách sạn sẽ có phần phức tạp hơn. Bởi quá trình này liên quan đến nhiều bộ phận. Cộng với việc Sau khi xác nhận khách hàng đã đăng kí dịch vụ của khách sạn thì quy trình thanh toán bắt đầu được kích hoạt.
Bước 1: Xác nhận thông tin và chi phí
Kiểm tra lại thông tin đặt phòng của khách như: tên, số phòng, ngày nhận phòng, ngày trả phòng,... Thông báo cho khách tổng chi phí của thuê phòng để khách hàng có thể nắm và giải đáp thắc mắc về chi phí cho khách hàng nếu có.
Bước 2: Thanh toán trước hoặc đặt cọc
Sau khi hoàn thành bước 1 lễ tân hoặc bộ phận sale đang việc với khách thông báo số tiền cần phải cọc cho dịch vụ đối với các trường hợp không booking qua OTA. Sau khi nhận được tiền đặt cọc của khách lễ tân tiến hành ghi nhận thanh toán và lưu lại thông tin. Việc lưu lại thông tin trong bước này là vô cùng cần thiết và đòi hỏi sự chính xác để các bước hoàn tất thanh toán sau khách sử dụng dịch vụ được nhanh chóng. Điều này có thể thực hiện thông qua thẻ tín dụng hoặc thanh toán trực tuyến.
Bước 3: Hoàn tất thanh toán phần còn lại khi check out
Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ tại khách sạn thì sẽ tiến hành hoàn tất thủ tục thanh toán. Bước này diễn ra trong quy trình check out của khách sạn. Lễ tân sẽ đón tiếp khách hàng tại quầy lễ tân và tiến hành kiểm tra các thông tin cũng như đối soát để tính toán thêm các dịch vụ phát sinh vào hóa đơn. Sau khi đã có hóa đơn tạm rính, lễ tân hướng dẫn khách hàng chọn phương thức thanh toán phù hợp cũng như tổng số tiền còn lại cần phải thanh toán.
Bước 4: Cung cấp/ xuất hóa đơn
Sau khi khách thanh toán lễ tân có nhiệm vụ phải kiểm tra tổng số tiền nhận được đã khớp với trên hóa đơn chưa. Xuất hóa đơn nếu khách có yêu cầu.
Các yếu tố mà lễ tân cần chú ý và kiểm tra trước khi xác nhận và cung cấp hóa đơn cho khách:
- Tên khách hàng
- Số phòng, các khoản chi tiêu, tổng số tiền cần thanh toán.
- Ngày lập hóa đơn
- Phụ phí (nếu có)
- Giảm giá (nếu có)
- Thuế VAT
- Phương thức thanh toán
Những khó khăn thường gặp trong quy trình thanh toán tại khách sạn
Trong quy trình thanh toán tại khách sạn thường hay phát sinh những sai sót gây ảnh hưởng rất nhiều đến trải nghiệm của khách hàng. Những vấn đề này xảy ra làm kéo dài thời gian check out dẫn đến tốn rất nhiều thời gian của khách hàng.
Sai sót trong quá trình tính toán hóa đơn, thất lạc thông tin
Một vấn đề khác thường gặp trong quy trình thanh toán khách sạn là sai sót trong việc tính toán hóa đơn. Nhân viên dễ mắc lỗi khi tính thừa hoặc thiếu các khoản phí phát sinh như dịch vụ phòng, ăn uống, giặt ủi, dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng. Những sai sót này có thể ảnh hưởng lớn đến uy tín của khách sạn.
Sự cố trong hệ thống thanh toán
Hệ thống thanh toán có thể gặp sự cố, không xử lý được giao dịch hoặc không kết nối với các cổng thanh toán trực tuyến, gây gián đoạn trong quá trình thanh toán. Khách hàng không thể hoàn tất thanh toán một cách suôn sẻ, gây phiền toái và làm giảm trải nghiệm khách hàng.
Quản lý các khoản đặt cọc và hoàn trả
Khách sạn thường yêu cầu đặt cọc cho các dịch vụ hoặc phòng. Tuy nhiên, việc quản lý và hoàn trả các khoản này đôi khi bị chậm trễ hoặc tính sai, gây khó chịu cho khách. Khách hàng không hài lòng và có thể khiếu nại về việc hoàn trả tiền không minh bạch.
Vấn đề trong việc quản lý đa phương thức thanh toán
Khi khách sạn sử dụng nhiều phương thức thanh toán (thẻ tín dụng, ví điện tử, tiền mặt, chuyển khoản) nhưng không có hệ thống đồng bộ, việc quản lý và đối soát các khoản thu chi trở nên phức tạp và dễ gây ra sai sót. Tăng nguy cơ nhầm lẫn, chậm trễ trong việc đối soát và mất kiểm soát tài chính.
Các phương thức thanh toán bảo mật thông tin kém
Nếu khách sạn không sử dụng các biện pháp bảo mật hiện đại, thông tin cá nhân và tài chính của khách hàng có thể bị rò rỉ hoặc tấn công mạng trong quá trình thanh toán. Điều này gây tổn hại nghiêm trọng cho khách hàng từ đó dẫn đến việc mất đi uy tín của khách sạn.
-min.jpg)
Giải pháp tối ưu quy trình thanh toán.
Đồng bộ hóa hệ thống thanh toán với hệ thống quản lý đặt phòng
Việc đồng bộ và tích hợp hai hệ thống này sẽ giúp tối ưu các bước trong quy trình thanh toán từ đó rút ngắn quy trình check out. Việc sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng có tích hợp tính năng thanh toán sẽ giúp tự động hóa quy trình thanh toán và mang lại nhiều lợi ích như:
- Giảm thiểu các sai sót do tính toán bằng phương pháp thủ công.
- Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp qua hệ thống, không cần chờ đợi.
- Thông tin về đặt phòng và thanh toán đều được cập nhật liên tục một cách chính xác hỗ trợ tối đa trong việc thống kê vào hóa đơn thanh toán.
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên lễ tân.
- Phát hiện và ngăn chặn gian lận: Việc đồng bộ hóa giúp phát hiện các giao dịch bất thường.
-min.jpg)
Áp dụng hóa đơn điện tử tự động
Áp dụng hóa đơn điện tử tự động là một trong những công nghệ được nhiều khách sạn ứng dụng trong thời gian gần đây. Việc gửi hóa đơn tự động giúp quá trình thanh toán tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cả nhân viên lễ tân và khách hàng trong quy trình check out khách sạn. Hóa đơn này có thể được gửi qua email hoặc tải xuống trực tiếp từ ứng dụng. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp tăng tính chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.
Sử dụng thanh toán không tiếp xúc (Contactless Payment)
Áp dụng các phương thức thanh toán không tiếp xúc như thẻ tín dụng, ví điện tử (Apple Pay, Google Pay), hoặc QR code để khách hàng có thể thanh toán một cách an toàn và nhanh chóng.
Tự động hóa quy trình thanh toán bằng phần mềm PMS
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn (PMS) có tích hợp tính năng tự động hóa quy trình thanh toán giúp tính toán chính xác chi phí phát sinh, xử lý hóa đơn và cập nhật thông tin thanh toán ngay lập tức. Giảm thiểu sai sót thủ công, tăng tốc quá trình xử lý thanh toán, và nâng cao trải nghiệm khách hàng khi không phải chờ đợi lâu.
>>> Xem ngay: Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý khách sạn toàn diện Blue Jay Pms, có tích hợp tính năng công thanh toán Blue Jay Pay giúp quy trình thanh toán trở nên nhanh chóng và tinh gọn.
.jpg)
Trên đây, Blue Jay Pms đã cung cho bạn các bước trong quy trình thanh toán khách sạn. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp trong bài viết này sẽ giúp bạn tối ưu và nâng cao trải nghiệm khách hàng trong quy trình thanh toán khách sạn.