Khi nào thì cần phải thay đổi phần mềm quản lý khách sạn đang sử dụng? Bài viết sau sẽ chỉ ra 5 vấn đề nếu gặp phải, khách sạn cần thay đổi ngay lập tức công cụ đang dùng.
Xu hướng hành vi của khách du lịch đã thay đổi sau dịch Covid-19, dẫn đến có sự khác biệt trong việc tương tác giữa khách sạn với khách hàng, và giữa các đơn vị cung cấp phần mềm với các khách sạn. Để bắt kịp với những nhu cầu thay đổi đó, cần phải đánh giá lại hệ thống đang sử dụng và xác định xem nó có công nghệ tối ưu cần thiết trong thời gian “bình thường mới” sắp tới hay không. Nhưng làm thế nào để hiểu được đã đến lúc thay thế phần mềm cũ? Chúng ta hãy thử trả lời câu hỏi này dưới đây.
5 dấu hiệu cho thấy phần mềm quản lý khách sạn cần thay đổi
Các nhà cung cấp phần mềm khách sạn tiên tiến hiện nay có rất nhiều thứ để cung cấp cho khách hàng của họ, và thậm chí còn nhiều hơn thế nữa. Khách sạn không còn cần phải vật lộn với những công cụ lỗi thời không đáp ứng được mong đợi của mình vừa lãng phí thời gian vừa ảnh hưởng đến công việc. Tốt hơn là người quản lý khách sạn cần xem xét để chuyển sang một phần mềm khách sạn mới nếu phải gặp phải những vấn đề sau:
Khi cần tích hợp các hệ thống thường xuyên
Sau khi xuất hiện các nền tảng cho khách sạn đa chức năng, hệ thống quản lý sẽ bao gồm tất cả các tính năng cần thiết và có các công cụ bổ sung được tích hợp, sẽ không đem lại hiệu quả gì khi chạy các hệ thống đồng bộ một cách riêng biệt, khi nhân viên cần trao đổi dữ liệu và chuyển đổi giữa các chức năng khác nhau (ví dụ khách sạn dùng phần mềm PMS và CMS riêng biệt, nhân viên phải thường xuyên cập nhật bằng tay ở cả 2 phần mềm).
Ngay cả ở các nước phát triển, 31% chủ khách sạn, không thể tích hợp với các hệ thống với nhau là một rào cản ảnh hưởng đến việc áp dụng và sử dụng phần mềm.
Tốt hơn là chọn phần mềm khách sạn mở để hoạt động với các ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng khác tích hợp với Công cụ đặt phòng và Trình quản lý kênh.
Thiếu các lựa chọn tự phục vụ khách
Khoảng một thập kỷ trước, InterContinental Hotels Group đã trở thành người đầu tiên đưa ra chức năng mở khoá phòng tại một số nhà nghỉ Holiday Inns của mình bằng ứng dụng “chìa khoá phòng trên điện thoại”. Hilton và Hyatt đã đi theo xu hướng này, trong khi Marriott thậm chí còn đi xa hơn và cung cấp trải nghiệm nhận phòng và chuyển sang điện thoại di động không cần chìa khóa kỹ thuật số dành cho các khách hàng là thành viên Rewards của họ.
Vào thời điểm đó, các công nghệ tự phục vụ di động được coi là thử nghiệm trong lĩnh vực khách sạn. Nhưng có lẽ cho đến bây giờ, hành vi của chúng ta đã thay đổi rất nhiều do COVID-19.
Việc cung cấp cho khách các dịch vụ kỹ thuật số không còn chỉ là xu hướng chủ đạo nữa mà giờ đây nó còn là một yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với các chủ khách sạn đang vật lộn để tồn tại. Nó ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của khách nhằm giúp tăng thêm sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và giảm tương tác giữa người với người.
Theo nghiên cứu của Skift, 45% người được hỏi sẽ có nhiều khả năng ở tại một khách sạn có công nghệ tự phục vụ giúp giảm tiếp xúc cơ thể với nhân viên.
Đối với nhiều chủ khách sạn, việc chuyển đổi từ quản trị thủ công sang tự động hóa vượt quá mong đợi. Ngoài ra, nhu cầu tự phục vụ của khách hàng gần đây đã tăng vọt.
Điều này đã làm cho hoạt động kinh doanh của khách sạn thân thiện với công nghệ hơn nhiều. Về mặt này, các ứng dụng dành cho khách đã được chứng minh là cứu cánh, nó cung cấp nhiều chức năng tự phục vụ, bao gồm tùy chọn thanh toán không tiếp xúc, nhận/ trả phòng di động, vào phòng không cần chìa khóa, dịch vụ trực tuyến hoặc đặt đồ ăn và nhắn tin kỹ thuật số. Nếu nhà cung cấp phần mềm chưa cung cấp ứng dụng thì tại sao không hợp tác với người cung cấp tùy chọn như vậy.
Không có hỗ trợ đầy đủ và sửa lỗi kịp thời
Quá trình hổ trợ và nâng cấp sẽ không bao giờ kết thúc trong suốt quá trình hoạt động của khách sạn. Sau khi ra mắt một phiên bản, các nhà cung cấp phần mềm bắt đầu thu thập thông tin sử dụng và xác định các vấn đề cần được giải quyết trong phiên bản tiếp theo.
Các công ty có trách nhiệm hoạt động 24/7 và có một số kênh hỗ trợ, bao gồm chat, email, điện thoại, trang trợ giúp hoặc các phương pháp khác. Họ cũng cung cấp một nền tảng kiến thức và một số hình thức đào tạo. Nếu không có sự trợ giúp với các lỗi và trục trặc, thì đã đến lúc bạn nên chọn một công ty khác.
Bảo mật kém
Dựa trên nghiên cứu của Skift, 33% chủ khách sạn lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư khi sử dụng phần mềm mới. Chắc chắn, không dễ để nói phần mềm nào được bảo vệ tốt hơn. Tuy nhiên, có một số chỉ báo có thể giúp ích, đó là:
- Tất cả dữ liệu phải được lưu trữ trên đám mây và được bảo vệ bằng mã hóa.
- Có một khóa và ủy quyền cụ thể hoặc quyền truy cập phù hợp.
- Phần mềm tuân thủ các yêu cầu của GoBD.
Để yên tâm, có thể có nhiều biện pháp tương tự để kiểm tra nhưng trên đây là những lý do để lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm uy tín để đảm bảo việc hoạt động an toàn cho khách sạn.
Phần mềm quản lý khách sạn thực sự không có giá trị
Hệ thống quản lý khách sạn được thiết kế kém thường gây ra sự chậm trễ và có thể dẫn đến các khoản chi phí phụ trội. Đó có thể là hoa hồng dài hạn, chi phí tiềm ẩn hoặc khách sạn phải làm thêm các nghĩa vụ khác để đạt được mong muốn đề ra.
Mặt khác, một nhà cung cấp trải nghiệm kỹ thuật số đáng tin cậy, nơi sẽ cung cấp các công cụ có cơ hội tăng doanh số bán hàng, thúc đẩy đặt phòng trực tiếp, hạn chế được những lỗi trong quá trình đồng bộ giữa các hệ thống và giảm chi phí CNTT hàng năm.
Điểm mấu chốt là tìm kiếm cơ hội hợp tác với nhà cung cấp có công nghệ hiện đại tiếp theo
Hệ thống dịch vụ khách sạn đóng một vai trò thiết yếu trong sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp ngày nay. Bên cạnh các hoạt động truyền thống nhằm mục đích quản lý khách sạn, họ cung cấp các công cụ tự phục vụ giúp giảm thiểu tiếp xúc cá nhân và cải thiện trải nghiệm của khách.
Chắc chắn, không cần thiết phải thiết kế lại và thay thế phần mềm chỉ vì mục đích thay đổi, nhưng nếu phần mềm đó không phục vụ cho các nhu cầu cụ thể hoặc có các dấu hiệu nêu trên, thì đó là lý do rõ ràng để xem xét thay thế.
Điều đó nói rằng, phần mềm quản lý khách sạn trên đám mây Cloud PMS có thể giúp mở ra nhiều cơ hội tiến bộ mới. Chúng tôi là công ty cung cấp tất cả các sản phẩm cần thiết cho các hoạt động chính của khách sạn, cụ thể là PMS, Trình quản lý kênh và Công cụ đặt phòng, cũng như Ứng dụng di động, tất cả các sản phẩm All-in-one.