Khi sử dụng đồng bộ, hệ thống này sẽ thay thế những người nhân viên kinh doanh, nhân viên lễ tân làm việc một cách âm thầm, tự động và hiệu quả.
Khách sạn chưa sẵn sàng các phương án làm việc từ xa?
Trong giai đoạn bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, những khách đã đặt phòng theo kế hoạch du lịch từ trước buộc phải hủy bỏ hoặc thay đổi lịch trình của mình. Các khách sạn vì thế mà nhận được lượng booking hủy (cancel), khách no show và chỉnh sửa (modify) hằng ngày tăng đột biến cùng với một số đặt phòng mới cho tương lai xa.
Điều gì xảy ra khi nhân viên không thể đến khách sạn làm việc? Các phần mềm quản lý khách sạn PMS đang không thể truy cập từ mạng Internet? Thậm chí khách sạn chưa có phương án cho nhân viên làm việc từ xa hoặc đã cho nhân viên nghỉ việc!
Việc duy trì sự hoạt động liên tục của khách sạn trong lúc này là cần thiết, nếu không có một phương án tối ưu sẽ khiến các nhân viên khách sạn trở nên bối rối khi quay trở lại làm việc vì có quá nhiều sự thay đổi đặt phòng trong thời gian gián đoạn vừa qua.
Điều gì xảy ra khi nhân viên không đến khách sạn để làm việc được?
Làm thế nào để không bị gián đoạn?
Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, tự động hóa trên nền tảng Cloud tích hợp Hệ thống quản lý khách sạn thông minh (Smart Property Management System – PMS) – Công cụ Quản lý các kênh bán phòng (Channel Manager System) – Công cụ đặt phòng trực tiếp trên website (Booking Engine) của Blue Jay sẽ giải quyết hoàn toàn các vấn đề trên một cách trọn vẹn.
Khi sử dụng giải pháp đồng bộ, sự hiện diện của hệ thống sẽ thay thế những người nhân viên kinh doanh, nhân viên lễ tân làm việc một cách âm thầm, tự động và hiệu quả, bất chấp sự gián đoạn đang xảy ra vì dịch Covid.
Sự đồng bộ đặt phòng từ OTA sẽ được cập nhật hoàn toàn tự động về hệ thống PMS của khách sạn.
Ứng dụng của giải pháp Blue Jay PMS trong thực tế
Các khách sạn đã sử dụng phần mềm của chúng tôi như thế nào? Dưới đây là những hiệu quả mà giải pháp của chúng tôi mang lại khi được các khách sạn áp dụng vào thực tế xảy ra trong thời gian dịch Covid đầu tiên. Khách sạn hãy tham khảo để áp dụng cho đợt thứ 2 này.
Bước đầu tiên, khi đã có kế hoạch ngừng nhận khách, khách sạn đã sử dụng tính năng đóng phòng có sẵn được tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn (PMS) để đóng phòng ngay lập tức, có hiệu quả trên tất cả các kênh OTA.
Giao diện tính năng đóng phòng OTA từ hệ thống PMS.
Điều này giúp khách sạn chỉ cần một thao tác đơn giản là đã thực hiện nhanh chóng quy định về đóng phòng trong mùa dịch xảy ra. Hạn chế tiếp nhận các đặt phòng trong giai đoạn đóng cửa, giảm tỉ lệ xử lý đặt phòng vì dĩ nhiên các booking tại thời điểm này đa số sẽ hủy hoặc buộc phải hoàn tiền cho khách (theo từng chính sách), mà nhân viên của bạn thì không đi làm việc. Chỉ một thao tác đơn giản với máy tính đã kết nối internet, hệ thống đã giúp khách sạn hạn chế rất nhiều những công việc không cần thiết cho nhân viên lễ tân.
Tiếp theo, bằng việc tích hợp với công cụ quản lý kênh bán phòng (Channel Manager System), hệ thống luôn luôn chạy tự động để xử lý các trạng thái booking gửi về từ OTA. Khi booking bị hủy (Cancel), tại màn hình Lịch đặt phòng của Lễ tân (Calendar) sẽ tự động hủy đi thông tin của booking này, tính toán lại Inventory của phòng bị hủy và cập nhập lại lên tất cả các kênh OTA.
Đối với các booking có sự thay đổi từ OTA (Modify) như đổi ngày lưu trú (khi du khách không từ bỏ ý định ghé thăm mà sẽ dời thời gian lưu trú khi dịch kết thúc), hệ thống sẽ tự động cập nhật lại ngay thông tin đã chỉnh sửa và thể hiện trên Calendar có thông báo kèm theo trong email mà khách sạn sẽ nhận được ngay lập tức.
Do vậy, những thông tin trong Calendar luôn là thông tin mới nhất và chính xác nhất trên tất cả các kênh OTA. Điều này giúp khách sạn theo dõi tình trạng các booking xuyên suốt thời gian bị gián đoạn mà không gặp bất cứ trở ngại nào lớn.
Cuối cùng, với các khách sạn sử dụng Booking Engine của Phần mềm quản lý khách sạn Blue Jay PMS, đồng thời được kết nối với Channel Manager thì các lệnh Cancel hoặc Modify booking của khách đặt phòng trực tiếp vẫn sẽ được cập nhập tự động về màn hình Calendar của lễ tân tương tự như từ OTA.
Chính nhờ sự tích hợp đầy đủ và chính xác này, khi nhân viên khách sạn quay lại làm việc sau gian dài đóng cửa vì Covid, thay vì phải xử lý rất nhiều Booking từ khắp nơi trên OTA, thì chỉ cần mở màn hình Calendar để xem những Booking với thông tin mới nhất đã được chuẩn bị. Và khách sạn không còn phải lo lắng về những đặt phòng đã thay đổi trong thời gian qua, hãy sẵn sàng đón tiếp khách lưu trú của mình quay trở lại, nhất là trong các dịp lễ sắp đến.
Chúng ta không biết chính xác khi nào giai đoạn khó khăn này sẽ qua và nó sẽ tác động đến ngành công nghiệp khách sạn bao lâu nữa. Nhưng hãy thực hiện tất cả những gì có thể để giúp cho chỗ nghỉ của bạn duy trì mối liên hệ với khách hàng trong thời điểm này.
Thời gian sẽ thay đổi, mọi thứ sẽ trở lại theo đúng hướng và khách hàng sẽ sớm đến trước của chỗ nghỉ của bạn. Chúng ta đang cùng nhau chiến đấu và chống lại cuộc khủng hoảng này. Hãy nuôi dưỡng và bắt đầu chuẩn bị đưa khách sạn của bạn trở lại sau cuộc khủng hoảng mang tên Covid–19.
Phần mềm quản lý khách sạn Blue Jay PMS được tìm đến trong mùa dịch như vị cứu tinh, giúp các khách sạn quản lý hệ thống phòng thông qua nền tảng điện toán đám mây và thực sự chứng minh hiệu quả với:
- Hàng trăm chủ khách sạn vẫn đang tin dùng ở khắp mọi miền.
- 90% phản hồi tích cực về trải nghiệm.
- 80% khách sạn đã sử dụng tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
- Trung bình tiết kiệm 20 giờ mỗi tuần.