Window booking là gì? Cách vận dụng Window booking hiệu quả

Window booking là gì? Nó có vai trò gì đối với các hoạt động kinh doanh và vận hành của khách sạn? Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Window Booking là gì?

Window Booking (hay còn gọi là Booking Window) là khoảng thời gian giữa ngày khách đặt phòng và ngày khách lưu trú thực tế. Hiểu đơn giản, đây là "khoảng đệm thời gian" giúp khách sạn dự đoán trước hành vi đặt phòng và chuẩn bị vận hành phù hợp.

Ví dụ minh họa:

• Khách A đặt phòng vào ngày 1/6 cho kỳ nghỉ vào ngày 15/6 → Booking window = 14 ngày
• Khách B đặt phòng hôm nay và nhận phòng ngày mai → Booking window = 1 ngày

Vì sao Window Booking quan trọng với khách sạn?

Giúp dự báo nhu cầu & lập kế hoạch bán phòng chính xác hơn

Mỗi nhóm khách hàng có hành vi đặt phòng khác nhau. Việc hiểu rõ Booking Window (khoảng thời gian từ lúc đặt đến ngày lưu trú) giúp khách sạn dự đoán trước nhu cầu và chủ động lên kế hoạch bán phòng hiệu quả hơn.

Loại khách	Booking Window phổ biến
Khách doanh nhân	1–3 ngày (đặt cận ngày)
Khách nội địa nghỉ dưỡng	7–14 ngày
Khách đoàn, khách quốc tế	30–90 ngày (đặt sớm)

Tối ưu chiến lược giá & phân phối kênh

Khi phân tích dữ liệu về Booking Window theo từng phân khúc, khách sạn có thể:

• Điều chỉnh giá bán sớm: tăng giá vào những ngày có xu hướng full phòng sớm
• Giới hạn hoặc đóng kênh OTA: nếu muốn giữ phòng cho kênh trực tiếp hoặc khách đoàn có biên lợi nhuận cao
• Kích hoạt chương trình khuyến mãi đúng thời điểm: ví dụ tung Early Bird trước 60–90 ngày cho khách quốc tế

Lập kế hoạch nhân sự & vận hành hiệu quả hơn

Biết trước khi nào lượng khách tăng sẽ giúp:

• Chủ động sắp xếp ca/kíp nhân viên
• Chuẩn bị trước các dịch vụ đi kèm: như ăn sáng, xe đưa đón, tour nội bộ
• Tối ưu chi phí vận hành: tránh thiếu hụt hoặc dư thừa tài nguyên

Hỗ trợ tối ưu chiến lược giá

Booking Window không chỉ giúp dự báo nhu cầu mà còn là nền tảng để thiết lập các chiến lược giá linh hoạt theo thời gian đặt phòng từ đó tối ưu doanh thu và tỷ lệ lấp phòng. Một số chiến lược giá phổ biến theo Booking Window:

• Early Bird

Ưu đãi giá tốt cho khách đặt sớm (thường >30 ngày trước ngày lưu trú). Giúp đảm bảo công suất sớm, tăng dòng tiền đầu kỳ.

• Last-Minute Deal

Giá hấp dẫn cho khách đặt cận ngày (1–3 ngày trước nhận phòng). Nhằm tận dụng lượng phòng còn trống, đẩy mạnh lấp phòng phút chót.

• Length of Stay Pricing

Kết hợp độ dài lưu trú với Booking Window để upsell.
Ví dụ: Đặt sớm và ở ≥3 đêm sẽ nhận thêm ưu đãi hoặc dịch vụ tặng kèm.

Hiệu quả thực tế từ dữ liệu ngành:

• Theo báo cáo của SiteMinder (2023), các khách sạn áp dụng chiến lược giá linh hoạt theo Booking Window tăng trung bình 14% RevPAR (doanh thu phòng/phòng có sẵn) so với các khách sạn chỉ dùng giá cố định theo mùa.

Ra quyết định phân phối thông minh hơn

Việc phân tích Window Booking không chỉ giúp bạn tối ưu giá, mà còn hỗ trợ chiến lược phân phối hiệu quả hơn theo từng nhóm khách:

• Tận dụng OTA để bán phòng dài hạn

Với nhóm khách quốc tế có thói quen đặt sớm (30–90 ngày), bạn nên đẩy mạnh quảng cáo trên các OTA như Expedia, Agoda, Booking. Đây là những kênh mạnh về thị trường outbound, phù hợp để lấp đầy công suất từ sớm.

• Giữ phòng cho kênh trực tiếp ở giai đoạn cận ngày

Khi đã gần đến ngày lưu trú, bạn có thể đóng bớt phòng trên OTA để giữ lại cho khách đặt trực tiếp (qua website, điện thoại), hoặc bán qua Google Hotel Ads – giúp tối ưu lợi nhuận từ mỗi booking.

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi nhờ ưu đãi theo thời gian đặt

Sử dụng các công cụ hiển thị động như:

• Popup đếm ngược ưu đãi Early Bird hoặc Last-Minute,
• Thông báo ưu đãi sắp hết hạn theo đúng thời điểm đặt,
• sẽ tạo động lực mạnh mẽ để khách ra quyết định nhanh hơn, cải thiện tỉ lệ đặt phòng trên website khách sạn.

Case study: Marriott Bonvoy tối ưu bán phòng theo Window Booking

Vấn đề: Marriott nhận thấy nhiều khách đặt phòng cận ngày (last-minute), khiến khách sạn khó chủ động trong việc điều chỉnh giá phòng hợp lý. Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ doanh thu tiềm năng do không tận dụng được các cơ hội bán phòng sớm hoặc khai thác đúng mức khách đặt sát ngày.
Giải pháp: Marriott triển khai phân tích chi tiết Booking Window theo từng thị trường và phân khúc khách hàng để hiểu rõ thói quen đặt phòng và hành vi tiêu dùng. Dựa trên dữ liệu này, họ thiết lập mô hình Dynamic Pricing kết hợp với chương trình ưu đãi Early Bird:

• Dynamic Pricing: Giá phòng được điều chỉnh linh hoạt theo thời gian còn lại đến ngày lưu trú, mức độ đặt phòng hiện tại và phân tích hành vi khách.
• Early Bird: Khuyến khích khách đặt phòng sớm với ưu đãi giá hấp dẫn, giúp đảm bảo công suất phòng từ trước.

Kết quả:

• Tỷ lệ lấp đầy phòng sớm tăng 22% trong vòng 3 tháng
• Giảm chi phí quảng cáo OTA đến 15%
• Tăng giá trung bình phòng (ADR) 9% ở các thị trường Đông Nam Á

Nguồn: Marriott International Revenue Insights, 2023

Cách khách sạn áp dụng chiến lược Window Booking

• Bước 1: Phân tích dữ liệu quá khứ

Trích xuất dữ liệu đặt phòng từ phần mềm PMS
Lập biểu đồ: tần suất đặt trước bao nhiêu ngày
Xác định “booking window trung bình” của từng loại khách (cá nhân, đoàn, nội địa, quốc tế)

• Bước 2: Tạo khung giá theo Window

Window Booking	Hành động gợi ý
>60 ngày	Giá tốt nhất + tặng voucher dịch vụ
30–60 ngày	Giá chuẩn, kèm upsell bữa sáng
7–30 ngày	Áp dụng chính sách giá linh hoạt
<7 ngày	Chạy quảng cáo last-minute, flash sale

• Bước 3: Kết hợp với phần mềm quản lý khách sạn

Dùng phần mềm PMS hoặc Revenue Management System (RMS) để tự động điều chỉnh giá theo booking window. Tích hợp Channel Manager để cập nhật giá lên OTA, website, Google Hotel Ads

Kết luận:
Window Booking không chỉ là dữ liệu – đó là nền tảng để bán phòng thông minh, ra quyết định chủ động và tối ưu doanh thu. Dù bạn là khách sạn 20 phòng hay chuỗi 200 phòng, hiểu rõ khoảng thời gian đặt phòng của khách sẽ giúp bạn đi trước đối thủ một bước trong cuộc chơi doanh thu.
Nếu bạn muốn kết nối dữ liệu booking window từ phần mềm PMS hoặc cần tư vấn thiết lập chiến lược giá theo từng giai đoạn đặt phòng, đừng ngần ngại liên hệ!

Trên đây, là khái niệm cho những ai chưa biết về window booking là gì? Hy vọng qua bài viết này các chủ/quản lý hoặc nhận viên marketing có thể lên được cho mình một chiến lược vận dụng window booking hợp lý để tối ưu doanh thu của mình. Cùng tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích khác tại Blog của Bluejaypms.