Check out là một trong những quy trình cuối cùng trong việc sử dụng dịch vụ tại khách sạn, Quy trình này nghe có vẻ đơn giản tuy nhiên nếu nhân viên lễ tân thực hiện sai sót trong khâu này sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng và ảnh hưởng đến những quy trình tiếp theo của khách sạn. Hãy cùng với Blue Jay Pay tìm hiểu xem quy trình check out khách sạn bao gồm những bước nào? Những khó khăn cũng như giải pháp để quy trình này được vận hành một cách hiệu quả nhất trong khách sạn của bạn.
Check out là gì?
Check-out là quá trình hoàn tất các thủ tục trước khi rời khỏi khách sạn, nó bao gồm các công việc như: kiểm tra đối soát, hoàn tất các bước thanh toán, xác nhận trả phòng, cập nhật phòng trống,... Đây là bước cuối trong dịch vụ khách hàng mà mọi khách sạn và nhà nghỉ phải có. Check-out, cũng như check-in, rất quan trọng trong việc tạo ấn tượng và nâng cao trải nghiệm của khách. Vì vậy, các quản lý khách sạn luôn chú trọng cải thiện quy trình này để nâng cao chất lượng dịch vụ.
-min.jpg "quy trình check out khách sạn")
Các bước trong quy trình check out căn bản tại khách sạn cho lễ tân
Một nhân viên lễ tân cần nắm rõ các bước trong quy trình check-out như sau:
Bước 1: Lễ tân đón khách tại quầy
Ở bước này, lễ tân cần chào hỏi khách và khảo sát chất lượng dịch vụ mà khách sạn đã cung cấp. Đây là bước quan trọng để ghi điểm với khách và tìm ra các vấn đề cần cải thiện.
Bước 2: Kiểm tra lại dịch vụ và lập hóa đơn
Lễ tân sẽ hỏi số phòng mà khách đã sử dụng cũng như tổng hợp các dịch vụ khác mà khách sử dụng tại khách sạn như: ăn uống, spa,... vào hóa đơn. Đồng thời lễ tân sẽ phải liên hệ với các bộ phận liên quan để xác nhận tất cả các dịch vụ mà khách đã sử dụng để đối chiếu trong hóa đơn. Sau khi xác nhận giữ khách hàng và các bên, lễ tân tiến hàng lập hóa đơn.
Bước 3: Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng.
Lễ tân cần hỏi và xác nhận với khách hàng phương thức thanh toán phù hợp: tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, hoặc ví điện tử.
Bước 4: Xử lý thanh toán
Nhân viên lễ tân sẽ thực hiện xử lý thanh toán theo phương thức đã chọn. Sau đó lễ tân cần check lại tổng số tiền thanh toán một cách cẩn thận để tránh những sai sót không đáng có như: thiếu tiền, chuyển khoản chưa hoàn tất,...
Bước 5: Kiểm tra phòng và trao trả chìa khóa
Liên hệ với buồng phòng để kiểm tra xem có tài sản bị hư hại hay để quên không. Nếu không có phát sinh gì thêm, lễ tân tiến hành lấy lại thẻ phòng và hoàn tất quy trình check out.
Bước 6: Chào tạm biệt và cảm ơn khách hàng
Trước khi khách ra về, lễ tân cúi chào khách hàng, hỗ trợ khách hàng tìm phương tiện di chuyển nếu khách có nhu cầu.
-min.png "quy trình check out khách sạn")
Những khó khăn thường gặp trong quy trình check out khách sạn truyền thống
Quy trình này tuy đơn giản nhưng lại thường xuyên xảy ra sai sót và dẫn đến các hậu quả sai lệch trong báo cáo doanh thu và đối soát thanh toán của kế toán khách sạn. Bên cạnh đó những sai sót trong quy trình check-out còn dẫn đến những trải nghiệm không tốt cho khách hàng. Những khó khăn và sai sót có thể kế đến trong quy trình này đó là:
Thời gian xử lý lâu và gây khó chịu cho khách hàng
Thời gian check-out kéo dài và không diễn ra nhanh chóng khiến khách hàng trở nên cáu gắt và cảm thấy khách sạn làm việc không chuyên nghiệp. Những nguyên nhân khiến quy trình check-out bị kéo dài có thể đến từ một số lý do sau:
- Sự cố trong thanh toán và xuất hóa đơn.
- Tính toán sai hóa đơn, thiếu hoặc thừa các chi phí dịch vụ đã phát sinh mà khách sử dụng.
- Hệ thống quản lý dữ liệu tài nguyên không đồng bộ và thống nhất khiến việc đối soát các dịch vụ phát sinh diễn ra lâu hơn dự kiến.
.jpg "quy trình check out khách sạn")
Bảo mật thông tin khách hàng kém
Trong thời đại mà việc đánh cắp thông tin bị diễn ra thường xuyên và cực kỳ nguy hiểm. Bảo mật thông tin là một trong những vấn đề mà khách hàng cực kì quan tâm trong quá trình thanh toán. Chính vì điều này, các khách sạn cần phải chú ý đến khâu thanh toán trong quá trình check-out để nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Quản lý phương thức thanh toán không đồng bộ
Những khách sạn sử dụng nhiều phương thức thanh toán mà không đồng bộ dễ gặp khó khăn trong quá trình check-out, bởi:
- Gây rối loạn thông tin trong quá trình đối chiếu
Việc không quản lý đồng bộ các phương thức thanh toán gây ra sự rối loạn thông tin cho lễ tân và kế toán trong quá trình đối soát các giao dịch thanh toán. Thông tin thanh toán có thể được ghi nhận trên nhiều loại giấy tờ, hệ thống khác nhau, gây khó khăn trong việc đối chiếu và quản lý.
- Sai sót trong quá trình thanh toán
Việc tính toán các khoản phí, thuế, và các dịch vụ bổ sung bằng tay dễ dẫn đến sai sót. Thiếu thông tin về phương thức thanh toán không được cập nhật đầy đủ, khách hàng có thể bị tính phí sai hoặc quên thanh toán một số khoản.
Không chỉ khách hàng mà các quản lý và chủ khách sạn cũng phải đặc biệt chú ý đến khâu thanh toán trong quy trình check-out. Bởi nguy cơ gặp rủi ro gian lận trong thanh toán ở quy trình check-out này là rất cao nếu khách sạn không có hệ thống quản lý và đồng bộ thanh toán tốt. Khách hàng có thể sử dụng tiền giả, thẻ tín dụng giả để thanh toán. Hay nhân viên lễ tân có thể lợi dụng sơ hở để chiếm đoạt tiền của khách hàng.
Kết luận: Tất cả những lý do trên khiến quy trình check-out tại một số khách sạn chưa áp dụng công nghệ vào trong check-out trở nên mất thời gian. Khách hàng sẽ phải chờ đợi lâu hơn để hoàn tất thủ tục thanh toán, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ.
Cách tối ưu quy trình check out khách sạn bằng công nghệ
Tuy có nhiều khó khăn nhưng chúng ta hoàn toàn có thể tối ưu quy trình check out bằng cách áp dụng các công nghệ sau:
Tự động hóa quy trình check out với phần mềm quản lý khách sạn
Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp xử lý nhanh chóng và chính xác các nhiệm vụ quan trọng trong check-out: từ thanh toán, đối soát hóa đơn, đến bảo mật thông tin. Từ đó hỗ trợ quá trình check-out diễn ra nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Sử dụng các phần mềm có tích hợp thanh toán nhanh chóng và an toàn
Khi chọn phần mềm quản lý khách sạn để tối ưu quy trình check - out bạn nên lựa chọn các phần mềm có tích hợp tính năng thanh toán. Bởi phần mềm này sẽ cung cấp và giúp bạn giải quyết các đề sau:
- Hỗ trợ khâu thanh toán trong quá trình check out diễn ra một cách an toàn và dễ đối soát hóa đơn giúp tiết kiệm thời gian.
- Phần mềm có tích hợp tính năng thanh toán sẽ cho phép khách hàng có thể thanh toán trực tuyến thông qua hệ thống trước khi rời khách sạn, giảm thiểu thời gian chờ đợi.
- Tích hợp với nhiều kênh thanh toán khác nhau: thẻ tín dụng, ví điện tử, mã QR.
- Quy trình liền mạch từ tính phí, thanh toán đến gửi hóa đơn, giúp khách hàng rời khách sạn một cách nhanh chóng và hài lòng.
Gợi ý cho bạn một số phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp tính năng thanh toán: Blue Jay Pms, Hotel Link, iHotel,...
-min.jpg "quy trình check out khách sạn")
Gửi hóa đơn điện tử tự động
Để giảm thời gian chờ đợi của khách hàng trong quá trình check-out bằng cách gửi hóa đơn trực tiếp qua email hoặc ứng dụng di động. Đây được đánh giá là một giải pháp hiệu quả giúp các khách sạn tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng tính chính xác và bảo mật, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bên cạnh đó giải pháp này còn góp phần loại bỏ các công đoạn thủ công, như: in ấn, đóng gói và gửi hóa đơn giấy, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Tối ưu hóa bảo mật thông tin cho khách hàng trong check out
Chuyển đổi sử dụng xu hướng thanh toán không tiếp xúc (contactless payment) để bảo mật tối đa thông tin của khách hàng. Đảm bảo toàn bộ khâu thanh toán tại quy trình check out phải tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tế PCI DSS.
>>> Tất cả công nghệ này này điều được tích hợp trong tính năng cổng thanh toán Blue Jay Pay của chúng tôi nhanh tay đăng ký dùng thử ngay hôm nay!
Trên đây là toàn bộ các kiến thức về quy trình check out khách sạn. Cũng như một số vấn đề phát sinh trong quá trình check out gây tốn thời gian trong công tác quản lý. Từ đó, Blue Jay Pms đã giúp bạn đưa ra những giải pháp khắc phục, hy vọng những thông tin này sẽ thực sự giúp các quản lý và chủ khách sạn có thể giải quyết được những vấn đề tồn đọng ở quy trình check out.