Kế toán thanh toán khách sạn là một trong những công việc quan trọng giúp khách sạn hoạt động hiệu quả và ổn định. Tuy nhiên, do tính chức phức tạp của các hoạt động trong khách sạn công việc này thường xuyên gặp những khó khăn và thách thức cũng như những sai sót gây mất thời gian. Đứng trước những thách thức này các nhà quản lý khách sạn cần phải làm gì để công việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, cùng Blue Jay PMS tìm hiểu trong bài viết này nhé!
1. Các chức năng quan trọng của kế toán thanh toán khách sạn
1.1 Quản lý dòng tiền
Chức năng đầu tiên và quan trọng nhất đối với vị trí kế toán thanh toán khách sạn là quản lý dòng tiền của khách sạn. Kế toán phải đảm bảo theo dõi chính xác dòng tiền vào, tiền ra hằng ngày hằng tháng trong khách sạn từ các dịch vụ như đặt phòng, nhà hàng, spa, đến các dịch vụ bổ sung khác.
1.2 Đối soát các khoản thanh toán
Vì một ngày trong khách sạn có rất nhiều hoạt động thu chi nên việc đối soát các khoản thanh toán là vô cùng cần thiết. Những khoản mà một người làm kế toán thanh toán khách sạn cần phải đối soát, bao gồm:
- Kiểm tra các khoản thanh toán từ khách hàng, bao gồm thanh toán trực tiếp tại quầy lễ tân (cash, thẻ tín dụng, chuyển khoản) và các khoản thanh toán trực tuyến qua các nền tảng OTA (Booking.com, Agoda, Expedia, v.v.).
- Đối soát các khoản nợ từ khách hàng chưa thanh toán đầy đủ (trường hợp trả sau, hoặc thanh toán theo đợt), các hợp đồng dài hạn (ví dụ như đoàn khách lớn hoặc doanh nghiệp đối tác).
- Đối chiếu các khoản thanh toán mà các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) gửi về sau khi trừ phí hoa hồng, với số lượng đặt phòng đã thực hiện qua các OTA.
- Đối chiếu giữa các phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử, chuyển khoản) với các khoản tiền thực tế nhận được trong tài khoản của khách sạn.
1.3 Quản lý nợ và công nợ
Với chức năng năng này kế toán thanh toán khách sạn phải theo dõi, kiểm soát và xử lý các khoản nợ phát sinh từ các giao dịch tài chính. Các khoản này bao gồm tiền thu của khách hàng và các khoản thanh toán mà khách sạn nợ đối tác hoặc nhà cung cấp. Công việc này nhằm đảm bảo rằng khách sạn duy trì được dòng tiền ổn định, tránh rủi ro tài chính và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng cũng như đối tác.
1.4 Báo cáo tài chính
Bên cạnh đó định kỳ hàng tháng hàng quý các kế toán phải tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo tài chính để giúp khách sạn dễ dàng theo dõi tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
-min(1).jpg "Kế toán thanh toán khách sạn")
2. Quy trình kế toán thanh toán trong khách sạn
Quy trình kế toán thanh toán trong khách sạn là một quy trình đòi hỏi sự chính xác và chuyên nghiệp.
Bước 1: Ghi nhận các giao dịch thanh toán
Để đảm bảo tất cả các bước tiếp theo trong quy trình thanh toán được chính xác và không sai sót thì việc đầu tiên mà một kế toán thanh toán phải đảm bảo đó là ghi nhận tất cả các giao dịch thanh toán. Tất cả các khoản thanh toán, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, và ví điện tử phải được ghi nhận vào hệ thống.
Bước 2: Đối chiếu và kiểm tra dữ liệu thanh toán
Đây là một khâu quan trọng trong quy trình nhằm phát hiện những sai sót hay chênh lệch nếu có. Quá trình bao gồm các đầu việc so sánh và xác minh các giao dịch tài chính giữa các hệ thống, hoặc nguồn dữ liệu khác nhau để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đồng nhất.
Quá trình này nhằm phát hiện và sửa chữa những sai sót, còn giúp các quản lý khách sạn nắm được các khoản thu và chi đã được ghi nhận đúng đắn, tránh thất thoát tài chính và gian lận.
Bước 3: Lập báo cáo thu chi
Sau khi đối chiếu và kiểm tra dữ liệu thanh toán đã khớp với nhau kế toán sẽ phải tổng hợp các khoản thu và chi nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Bước 4: Quản lý công nợ
Nhiệm vụ chính của một kế toán thanh toán khách sạn trong bước quản lý công nợ, bao gồm:
- Ghi nhận công nợ phải trả: Kế toán cần ghi lại các hóa đơn từ nhà cung cấp đến hoạt động khách sạn.
- Theo dõi hạn thanh toán: Theo dõi các hóa đơn và thời hạn thanh toán để đảm bảo các khoản nợ này được thanh toán đúng hạn.
- Lập kế hoạch thanh toán: Lên kế hoạch và sắp xếp các khoản thanh toán, chi trả cho các nhà cung cấp dựa trên dòng tiền của khách sạn.
- Đối chiếu công nợ: Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn từ nhà cung cấp với các khoản chi đã ghi nhận trong sổ sách kế toán và tài khoản ngân hàng. Điều chỉnh ngay lập tức nếu phát hiện sai sót trong quá trình đối chiếu.
- Xử lý tranh chấp: Nếu phát sinh tranh chấp về hóa đơn hoặc các khoản nợ phải trả, cần giải quyết nhanh chóng với nhà cung cấp để đảm bảo duy trì quan hệ tốt và không ảnh hưởng đến hoạt động của khách sạn.
-min.jpg "Kế toán thanh toán khách sạn")
3. Những thách thức trong kế toán thanh toán khách sạn
Vì đây là một công việc phức tạp nên trong quá trình thực thi kế toán khách sạn luôn gặp phải những khó khăn và thách thức nhất định, như:
- Khó khăn trong việc theo dõi đa kênh thanh toán: Khách sạn phải xử lý nhiều phương thức thanh toán khác nhau từ tiền mặt đến ví điện tử điều này gây khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi.
- Sai sót trong ghi nhận và đối chiếu thanh toán: Nếu không có hệ thống tự động, việc ghi nhận và đối chiếu thủ công có thể dẫn đến sai sót trong tính toán và báo cáo.
- Quản lý nợ và các khoản chưa thanh toán: Các khoản nợ tồn đọng nếu không có công cụ theo dõi sẽ dễ bị bỏ sót. Điều này gây ảnh hưởng đến việc quản lý công nợ và nhiều hệ lụy khác như mất mối quan hệ với đối tác, báo cáo tài chính bị sai sót.
- Báo cáo tài chính không kịp thời và thiếu minh bạch: Nếu dữ liệu tài chính không được cập nhật kịp thời và chính xác, các quản lý và chủ khách sạn sẽ khó nắm bắt được tình hình tài chính, doanh thu, lợi nhuận thực tế của hoạt động kinh doanh khách sạn.
>>> Dùng thử ngay tính năng cổng thanh toán Blue Jay Pay giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán trong khách sạn
4. Giải pháp nào cho kế toán thanh toán khách sạn hạn chế những thách thức nói trên
Với các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình kế toán thanh toán, quản lý cần chuẩn bị các giải pháp sau đây để hạn chế tối đa sai sót. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
4.1 Sử dụng phần mềm quản lý tài chính tích hợp (PMS - Property Management System)
Khi bạn đưa phần mềm quản lý khách sạn vào trong quy trình thanh toán nó sẽ tự động ghi nhận, theo dõi và đối chiếu các khoản thanh toán. Phần mềm sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, một số phần mềm còn hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử và chuyển khoản ngân hàng, giúp việc quản lý thanh toán dễ dàng hơn.
Báo cáo tài chính được cung cấp chính xác và kịp thời nhờ tích hợp các báo cáo về doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo thời gian thực. Quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm còn giúp kế toán theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán, đưa ra cảnh báo và đề xuất thu hồi nợ, giúp duy trì dòng tiền ổn định.
Gợi ý một số phần mềm cung cấp giải pháp quản lý khách sạn toàn diện có tích hợp tính năng quản lý thanh toán tốt nhất hiện nay:
(1).png)
4.2 Tự động hóa quy trình ghi nhận và đối chiếu thanh toán
Việc áp dụng tự động hóa ghi nhận và đối chiếu thanh toán từ nhiều kênh như OTA, thẻ tín dụng, chuyển khoản, và ví điện tử giúp giảm thiểu các sai sót thủ công. Các khoản thanh toán và thu chi được đồng bộ ngay vào hệ thống kế toán. Điều này giúp hạn chế sai sót và kế toán dễ dàng theo dõi hơn.
4.3 Sử dụng hệ thống báo cáo tài chính tự động và theo thời gian thực
Hệ thống tự động hóa báo cáo tài chính cho phép các dữ liệu tài chính được cập nhật ngay khi phát sinh giao dịch, giúp quản lý nắm rõ tình hình tài chính mà không cần phải đợi cuối tháng hay cuối kỳ. Báo cáo tài chính luôn được cập nhật kịp thời và rõ ràng, giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy.
4.4 Sử dụng hệ thống nhắc nhở tự động cho các khoản nợ và thanh toán chưa hoàn tất
Hệ thống nhắc nhở tự động giúp quản lý các khoản nợ và thanh toán chưa hoàn tất bằng cách gửi thông báo nhắc nhở qua email hoặc tin nhắn cho khách hàng về các khoản cần thanh toán hoặc các hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ. Quản lý nợ trở nên dễ dàng và có tổ chức, tránh tình trạng nợ xấu hoặc mất dấu các khoản thanh toán chưa hoàn tất.
4.5 Quản lý đa kênh thanh toán bằng tích hợp hệ thống thanh toán
Tích hợp các hệ thống thanh toán khác nhau (thẻ tín dụng, ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng, thanh toán trực tuyến) vào cùng một phần mềm quản lý, giúp theo dõi dễ dàng mọi giao dịch từ nhiều nguồn và kênh khác nhau. Dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán từ nhiều kênh mà không cần phải kiểm tra thủ công từng nguồn thanh toán.
4.6 Sử dụng phần mềm kiểm toán tự động
Phần mềm kiểm toán tự động có thể so sánh dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (khoản thanh toán, hóa đơn, tài khoản ngân hàng) để phát hiện các sai sót hoặc bất thường trong báo cáo tài chính. Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình kiểm toán tài chính và đối chiếu các khoản thanh toán.
4.7 Sử dụng hệ thống lưu trữ dữ liệu tài chính tập trung (PMS Cloud)
PMS Cloud dần trở thành một trong những hệ thống được nhiều khách sạn quan tâm trong thời gian gần đây. Tất cả dữ liệu tài chính và thanh toán được lưu trữ trên hệ thống Cloud hoặc cơ sở dữ liệu tập trung, giúp quản lý dễ dàng truy cập, đối chiếu và kiểm tra khi cần thiết. Dễ dàng quản lý các tài liệu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau, cải thiện sự minh bạch và đồng bộ.
-min(2).jpg "Kế toán thanh toán khách sạn")
4.8 Tích hợp công cụ thanh toán với các nền tảng OTA
Tích hợp hệ thống thanh toán của khách sạn với các nền tảng OTA giúp tự động hóa quy trình nhận thanh toán, đối chiếu các khoản tiền từ các đại lý du lịch trực tuyến. Giúp dễ dàng quản lý các khoản tiền từ nhiều nguồn khác nhau mà không gặp rắc rối trong việc theo dõi đa kênh.
-min.png "Kế toán thanh toán khách sạn")
>>> Đăng kí dùng thử ngày phần mềm quản lý khách sạn Blue Jay Pms tích hợp CMS & PMS, hỗ trợ kết nối các nền tảng OTA và tích hợp tính năng thanh toán Blue Jay Pay hỗ trợ quy trình thanh toán và quản lý khách sạn một cách tối ưu nhất.
Trên đây, là tất cả các chức năng cũng như những khó khăn của công việc kế toán thanh toán khách sạn cần phải nắm. Qua đây, Blue Jay Pms cũng đã cung cấp cho bạn đọc các giải pháp để khắc phục những khó khăn và thách thức của quy trình thanh toán. Hy vọng những thông tin này có thể giúp bạn lựa chọn được một giải pháp tối ưu nhất trong quá trình quản lý khách sạn của mình.