Extra Bed là gì? Extra Bed dùng trong trường hợp nào? Trong bài viết này Blue Jay PMS sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại extra bed, chính sách phụ thu, tiêu chuẩn bố trí và cách quản lý hiệu quả.
Extra Bed là gì?
Extra bed (giường phụ) là giường được thêm vào phòng khách sạn theo yêu cầu của khách, giúp tăng số lượng người lưu trú trong cùng một phòng mà không cần đặt thêm phòng khác. Đây là một tiện ích linh hoạt, thường xuất hiện trong các khách sạn từ 2–5 sao, đặc biệt hữu ích với gia đình có trẻ em, nhóm bạn hoặc đoàn khách nhỏ.
-min.png "Extra bed là gì")
Một số đặc điểm:
- Extra bed thường có kích thước nhỏ hơn giường đơn thông thường (thường khoảng 90 x 190 cm) để dễ bố trí trong phòng đã đủ đồ nội thất.
- Hầu hết extra bed là giường gấp hoặc giường có bánh xe, dễ dàng xếp lại và cất gọn khi không dùng đến, giúp tiết kiệm không gian phòng.
- Khung giường thường bằng kim loại hoặc gỗ nhẹ, nệm mỏng hơn giường chính, nhưng vẫn đủ độ êm để nghỉ ngơi ngắn hạn. Một số khách sạn cao cấp có loại đệm tốt hơn cho khách yêu cầu dịch vụ cao.
- Sử dụng extra bed thường đi kèm phí phụ thu (tính theo đêm), đặc biệt trong trường hợp phòng tiêu chuẩn chỉ dành cho 2 người và khách yêu cầu thêm người.
- Không phải phòng nào cũng có thể kê extra bed. Phòng cần đủ diện tích trống và phải tuân theo quy định về số người tối đa trong phòng.
- Extra bed phù hợp cho gia đình có con nhỏ, hoặc nhóm bạn muốn ở cùng phòng mà không đặt thêm phòng riêng.
- Extra bed thường không có sẵn trong phòng mà phải yêu cầu trước với khách sạn, tùy vào số lượng có thể đáp ứng trong ngày.
Extra Bed dùng trong trường hợp nào?
Khách có thể yêu cầu giường phụ trong một số tình huống điển hình như:
- Gia đình có con nhỏ: Đặt 1 phòng đôi và thêm giường phụ cho trẻ.
- Nhóm bạn 3 người: Chỉ muốn ở chung 1 phòng twin, thêm extra bed để ngủ.
- Khách đi công tác dài ngày: Cần thêm giường cho đồng nghiệp ở cùng.
- Khách thường yêu cầu trước khi check-in hoặc đề nghị trực tiếp tại quầy lễ tân nếu phòng còn chỗ trống.
-min.png "Extra Bed dùng trong trường hợp nào?")
Các loại Extra Bed phổ biến
| Loại giường phụ |
Mô tả ngắn |
Ưu điểm |
| Giường gấp (Folding Bed) |
Giường khung sắt có thể gấp lại. Đệm mỏng. |
Dễ cất gọn, phổ biến |
| Rollaway Bed |
Có bánh xe, dễ di chuyển. Đệm dày hơn giường gấp. |
Thoải mái hơn, tiện di chuyển |
| Sofa Bed |
Sofa có thể kéo thành giường. |
Sang trọng, tiết kiệm diện tích |
| Giường trượt (Trundle Bed) |
Kéo ra từ gầm giường chính. Không cần không gian thêm. |
Thích hợp cho trẻ nhỏ |
Không phải khách sạn nào cũng trang bị đủ các loại này, tùy thuộc vào phân khúc và quy mô vận hành
Chính sách tính phí Extra Bed
Đa phần khách sạn sẽ tính thêm phí khi khách yêu cầu giường phụ. Mức phí dao động tùy theo:
- Hạng sao và thương hiệu khách sạn.
- Loại giường được thêm (gấp hay sofa bed).
- Gói dịch vụ đi kèm (ăn sáng, tiện ích…).
Ví dụ mức phí phổ biến:
- Khách sạn 2–3 sao: 200.000đ – 400.000đ/đêm.
- Khách sạn 4–5 sao: 500.000đ – 1.000.000đ/đêm.
Một số khách sạn miễn phí cho trẻ dưới 6 tuổi nếu ngủ chung giường với bố mẹ (không cần extra bed) hoặc miễn phí 1 giường phụ trong các dịp ưu đãi.
Lưu ý khi vận hành Extra Bed
Để tối ưu trải nghiệm khách hàng và quản lý nội bộ hiệu quả, người làm trong khách sạn cần lưu ý:
- Không phải phòng nào cũng thêm được extra bed
- Cần kiểm tra diện tích phòng (thường từ 25m² trở lên mới phù hợp).
- Tránh ảnh hưởng đến lối đi, PCCC, hoặc gây cảm giác chật chội.
- Nên quy định rõ số lượng tối đa người/phòng
Ví dụ: Phòng tiêu chuẩn 2 người → thêm tối đa 1 extra bed (tối đa 3 người lớn hoặc 2 người lớn + 2 trẻ).
- Bộ phận lễ tân và buồng phòng cần phối hợp chặt
- Lễ tân cần ghi rõ yêu cầu extra bed trên PMS.
- Bộ phận buồng phòng chuẩn bị giường đúng loại, đúng giờ.
- Cần vệ sinh & bảo trì giường phụ định kỳ
- Giường phụ ít sử dụng dễ bị bụi hoặc hư khung, gây ảnh hưởng trải nghiệm khách.
-min(1).png "Lưu ý khi vận hành Extra Bed")
Quản lý Extra Bed bằng phần mềm khách sạn
Để tránh bán quá số giường phụ có sẵn hoặc sai sót trong vận hành, các khách sạn nên sử dụng phần mềm quản lý có tính năng liên quan:
Gợi ý tính năng cần có trên PMS:
- Tùy chọn "Extra bed: Có/Không" khi đặt phòng.
- Ghi nhận số lượng extra bed khách yêu cầu.
- Tự động cộng phí extra bed vào hóa đơn.
- Tự động gửi thông tin tới bộ phận buồng phòng để chuẩn bị.
- Quản lý tồn kho extra bed theo thời gian thực.
Với hệ thống này, khách sạn có thể giảm lỗi giao tiếp giữa các bộ phận, nâng cao hiệu suất và trải nghiệm khách hàng.
Kết luận:
Extra Bed không chỉ là một tiện ích mở rộng, mà còn là một điểm chạm quan trọng trong trải nghiệm khách hàng. Quản lý hiệu quả dịch vụ giường phụ sẽ giúp:
- Tăng công suất sử dụng phòng.
- Tối ưu doanh thu phụ trợ.
- Cải thiện mức độ hài lòng của nhóm khách gia đình hoặc nhóm.
Trên đây là khái niệm cũng như đặc điểm về extra bed. Hy vọng với những thông tin này bạn có thể vận tối ưu vận hành và doanh thu cho cơ sở lưu trú của mình. Cùng đọc thêm nhiều kiến thức thú vị tại blog quản lý khách sạn của Bluejaypms.