Kinh doanh bán hàng đem lại doanh thu tốt cho khách sạn, bởi vậy việc sử dụng giải pháp quản lý bán hàng tích hợp trong PMS là điều quan trọng mà các khách sạn không nên bỏ lỡ để kinh doanh khách sạn tốt hơn.
Hoạt động quản lý bán hàng và dịch vụ trong kinh doanh khách sạn
Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, ngoài doanh thu chính sẽ đến từ hoạt động cho thuê phòng thì khách sạn còn có nguồn doanh thu từ các hoạt động bán hàng và dịch vụ.
Hoạt động bán hàng và dịch vụ được diễn ra thông qua việc cung cấp các loại hình dịch vụ và hàng bao gồm: các mặt hàng minibar, quà lưu niệm, dịch vụ spa, dịch vụ tour, nhà hàng, quầy bar… nhằm phục vụ khách lưu trú tại khách sạn.
Bên cạnh đó, đối với các khách sạn có vị trí trung tâm, nằm trong các khu phố khách du lịch đông đúc người qua lại… thì mô hình hoạt động kinh doanh này thường được phục vụ cho cả khách vãng lai – khách không đặt phòng hay ở tại khách sạn.
Khi khách sạn kết hợp và tận dụng song song giữa hoạt động kinh doanh cho thuê phòng với hoạt động kinh doanh bán hàng – dịch vụ tại khách sạn sẽ đem lại hiệu quả đáng kể trong việc gia tăng doanh thu khách sạn.
Việc đa dạng các loại hình dịch vụ và trải nghiệm tại khách sạn sẽ điểm thuận lợi nhằm thu hút nhiều khách hàng lựa chọn đặt phòng và dừng chân sử dụng dịch vụ do khách sạn cung cấp.
Những yếu tố giúp lựa chọn Phần mềm quản lý bán hàng tại khách sạn hiệu quả
Lợi ích sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng trong hoạt động kinh doanh khách sạn.
Có thể nói rằng, việc kinh doanh và cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ là một trong những chiến lược thu hút nhiều khách hàng lựa chọn đặt phòng và cải thiện doanh thu khách sạn.Và việc quản lý bán hàng và dịch vụ tại khách sạn càng chặt chẽ thì càng đảm bảo được hiệu quả hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Do vậy, để theo dõi quy trình cung cấp các loại hình dịch vụ cũng như quản lý bán hàng tại khách sạn một cách hiệu quả thì việc áp lựa chọn và sử dụng hệ thống quản lý bán hàng (hệ thống máy POS) là cần thiết.
Không giống như các hoạt động kinh doanh hàng hóa và bán lẻ thông thường, việc hoạt động kinh doanh bán hàng và dịch vụ tại khách sạn có những tính chất đặc thù riêng bởi:
- Quy trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ đơn giản hơn.
- Quy mô kinh doanh bán hàng, dịch vụ không lớn nhưng đa dạng các loại hình dịch vụ và hàng hóa: dịch spa, dịch vụ nhà hàng, cung cấp tour du lịch…
- Hoạt động kinh doanh hàng hóa và dịch vụ thương đi kèm với hoạt động cho thuê phòng.
- Phục vụ nhiều đối tượng: khách lưu trú và không lưu trú tại khách sạn.
- Mong muốn theo dõi và quản lý từ xa.
- Mong muốn lưu trữ toàn bộ thông tin sử dụng dịch vụ, hóa đơn dịch vụ, hàng hóa với thông tin đặt phòng đối khách lưu trú tại khách sạn.
Chính vì vậy mà việc lựa chọn một hệ thống quản lý bán hàng và dịch vụ tại khách sạn cũng sẽ không giống như hệ thống máy Pos tại các cửa hàng và điểm kinh doanh bán lẻ. Bởi chúng đem lại hiệu quả kinh doanh khách sạn bao gồm hoạt động kinh doanh cho thuê phòng và kinh doanh hàng hóa – dịch vụ, hệ thống máy POS khách sạn cần đảm bảo những yếu tố sau:
- Tích hợp trên hệ thống quản phòng Pms.
- Tích hợp với hệ thống báo cáo.
- Liên kết với chức năng quản lý kho.
- Liên kết với hệ thống quản lý khách hàng.
Lợi ích sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng POS khách sạn được tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn PMS
Việc ứng dụng một giải pháp đồng bộ hệ thống quản lý bán hàng và dịch vụ với phần mềm quản lý bán hàng online khách sạn Pms sẽ giúp khách sạn tối ưu hơn quy trình xử lý đặt phòng và hoạt động quản lý bán hàng tại khách sạn:
Quản lý từ xa hiệu quả
Ngày nay, nhiều khách sạn đều tin tưởng lựa chọn và sử dụng các Giải pháp PMS trên nền tảng Cloud trong hoạt động kinh doanh khách sạn. Điều này đồng nghĩa với việc khi tính năng hệ thống quản lý bán hàng được tích hợp trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng Pms thì sẽ giúp khách sạn linh động theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh bán hàng và dịch vụ ở mọi lúc mọi nơi. Dễ dàng truy cập trên mọi giao diện thiết bị như di động, máy tính bảng, máy tính xách tay…
Cải thiện hiệu quả và chất lượng quy trình công việc
Nhân viên khách sạn đang đối mặt phải đối mặt với khối lượng lớn công việc bao gồm: theo dõi chi tiết đặt phòng, hỗ trợ và tư vấn khách hàng, theo dõi và cung cấp dịch vụ, theo dõi và quản lý bán hàng…
Do vậy, việc sử dụng hệ thống với giao diện thân thiện và trực quan sẽ giúp nhân viên thao tác tạo hóa đơn nhanh chóng và tức thời, cho phép cập nhật và phân loại các mặt hàng/dịch vụ.
Khi hệ thống máy POS khách sạn được tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn PMS sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng thông qua tên khách, số phòng, mã booking, số điện thoại… để có thể chủ động cập nhật và tạo hóa đơn khi khách hàng sử dụng các dịch vụ tại các khu vực spa, nhà hàng, quầy bar…
Điều này tạo sự liên kết tự động giữa các bộ phận khách sạn trong quy trình công việc và tiết kiệm nhiều thời gian xử lý, xác minh thông tin khách hàng với hóa đơn dịch vụ. Đồng thời, tạo cảm giác thoải mái đối với khách lưu trú khi có thể trải nghiệm trọn vẹn các dịch vụ và linh động thời điểm thanh toán.
Quản lý báo cáo chặt chẽ và chi tiết
Với tính năng liên kết với hệ thống quản lý kho, hệ thống quản lý bán hàng trên PMS giúp tự động thống kê số lượng hàng hóa tồn kho, cảnh báo hạn mức đối với mặt hàng còn ít.
Cho phép theo dõi và phân loại chi tiết các loại báo cáo doanh thu theo từng nhóm hàng hóa và dịch vụ, theo dõi chi tiết hóa đơn bán lẻ và báo cáo công nợ tổng hợp.
Theo dõi và xử lý thanh toán nhanh chóng, chính xác
Toàn bộ lịch sử thanh toán/ hoàn tiền cho các hóa đơn bán hàng sẽ được lưu trữ trên hệ thống giúp dễ dàng tra cứu khi có sai sót trong quá trình xử lý thanh toán.
Khi hệ thống quản lý bán hàng được tích hợp trên hệ thống PMS thì toàn bộ thông tin dịch vụ/ hàng hóa khách sạn sử dụng tại các khu vực như spa, nhà hàng... sẽ được lưu trữ và ghi lại các giao dịch chi tiết ở thông tin đặt phòng và khách có thể thanh toán bao gồm tiền phòng và dịch vụ khi trả phòng.
Đồng thời, hệ thống cũng được tích hợp và cho phép thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau: tiền mặt, chuyển khoản, Credit Card...
Không phải đầu tư mua thêm từ một đối tác cung cấp khác
Thay vì khách sạn phải hợp tác và sử dụng nhiều hệ thống từ nhiều nhà cung cấp khác nhau khiến tốn kém nhiều chi phí đầu tư, mất nhiều thời gian trong việc trao đổi, đàm phán và sử dụng. Do đó, việc sử dụng hệ thống quản lý phòng PMS có tích hợp với tính năng quản lý dịch vụ thêm bán hàng sẽ giúp khách sạn thuận tiện trong quá trình sử dụng, yêu cầu hỗ trợ từ nhà cung cấp và tiết kiệm nhiều chi phí đầu tư.
Cơ sở xây dựng chiến lược Marketing hiệu quả
Thông tin chi tiết về các loại hình dịch vụ và hàng hóa được khách hàng sử dụng trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn cũng được lưu lại trên hệ thống quản lý khách hàng được tích hợp trên hệ thống phần mềm quản lý phòng PMS.
Dựa vào thông tin này có thể giúp khách sạn đánh giá được nhân khẩu học của khách hàng và mức độ tiềm năng của khách hàng một cách cụ thể. Từ đó, dễ dàng xây dựng chiến lược marketing khách sạn nhằm tiếp cận khách hàng, tạo mối quan hệ bền chặt và cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng.
Tóm lại, sự kết hợp giữa Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn PMS với tính năng bán hàng không chỉ giúp theo dõi quản lý các hóa đơn bán hàng theo thời điểm mà còn mang lại nhiều giá trị và lợi ích quan trọng trong việc vận hành và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh khách sạn về lâu dài.