Phòng OD là gì? Tầm quan trọng của việc quản lý OD

OD là gì? Hãy cùng tìm hiểu thuật ngữ này có nghĩa là gì? Hãy cùng với Blue Jay PMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

OD là gì trong khách sạn?

Trong lĩnh vực vận hành khách sạn, OD (Viết tắt của Occupied Dirty) nghĩa là những phòng đang có khách lưu trú nhưng hiện tại ở trạng thái bẩn, cần được dọn dẹp. Đây là một khái niệm rất quen thuộc đối với bộ phận Housekeeping, Front Office và Ban Quản lý khách sạn, vì nó liên quan trực tiếp đến chất lượng phòng ở, trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành nội bộ.

Một phòng được gán trạng thái OD có thể rơi vào các tình huống như:

• Khách đang lưu trú dài ngày, yêu cầu dọn phòng hằng ngày.
• Khách vừa rời khỏi phòng tạm thời (đi ra ngoài), nhưng phòng chưa được dọn.
• Phòng vừa check-out nhưng chưa được Housekeeping xử lý.

Việc nhận diện đúng OD, cập nhật trạng thái phòng kịp thời và xử lý nhanh chóng có ảnh hưởng rất lớn đến nhịp vận hành tổng thể và độ hài lòng của khách lưu trú.

Vì sao cần quản lý chặt chẽ tình trạng phòng OD?

Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh và trải nghiệm khách hàng

Một trong những tiêu chí đầu tiên khi đánh giá chất lượng khách sạn là mức độ sạch sẽ của phòng ở. Nếu phòng ở trạng thái OD quá lâu, khách có thể gặp phải các vấn đề như:

• Rác chưa thu dọn, mùi hôi khó chịu.
• Khăn tắm, đồ dùng cá nhân không được thay mới.
• Dịch vụ dọn phòng không đúng cam kết tiêu chuẩn.

Tất cả những điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách, đánh tụt chỉ số hài lòng (Guest Satisfaction Score) và dễ dẫn đến những review tiêu cực trên OTA hoặc mạng xã hội.

Tối ưu hóa quy trình vận hành giữa các bộ phận

Trạng thái OD là điểm chạm giữa Housekeeping và Front Office. Nếu OD không được cập nhật hoặc xử lý kịp thời:

• Lễ tân không thể chắc chắn phòng sẵn sàng khi khách yêu cầu đổi phòng hoặc kéo dài lưu trú.
• Housekeeping không có dữ liệu chuẩn để ưu tiên dọn phòng.
• Bộ phận Kỹ thuật (Maintenance) không thể chủ động bảo trì thiết bị khi cần.

Sự chậm trễ hoặc thiếu chính xác trong quản lý OD dễ gây ra hiệu ứng domino làm chậm toàn bộ nhịp vận hành của khách sạn.

Tối ưu chi phí nhân sự và tài nguyên vận hành

Khi trạng thái OD được kiểm soát tốt, khách sạn có thể:

• Lên lịch dọn phòng hợp lý theo khối lượng công việc thực tế.
• Tối ưu ca làm việc và chi phí nhân sự Housekeeping.
• Giảm hao phí vật tư tiêu hao (amenities, nước, điện).

Điều này đặc biệt quan trọng với các khách sạn từ 3 sao trở lên, nơi chi phí vận hành chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh.

Quy trình quản lý OD chuẩn hóa trong khách sạn

Xác định chính xác trạng thái OD

• Ngay khi Housekeeping nhận diện phòng đang ở trạng thái Occupied Dirty, thông tin cần được cập nhật ngay trên phần mềm quản lý khách sạn (PMS).
• Các công cụ hiện đại như Blue Jay PMS cho phép nhân viên cập nhật trạng thái OD theo thời gian thực ngay trên điện thoại hoặc tablet mà không cần phải quay về quầy lễ tân.
• Việc cập nhật tức thời giúp toàn bộ các bộ phận liên quan (Front Office, Management, Maintenance) nắm được tình trạng phòng để phối hợp hành động.

Ưu tiên xử lý OD trong lịch trình dọn phòng

Không phải tất cả OD đều cần xử lý ngay lập tức, tuy nhiên, một quy tắc chung là:

• Phòng có yêu cầu dọn gấp từ khách phải được ưu tiên hàng đầu.
• Các OD thuộc dạng khách lưu trú dài ngày cần được đưa vào lịch trình housekeeping định kỳ.
• Các OD sau check-out cần phối hợp để nhanh chóng chuyển sang trạng thái Vacant Clean phục vụ khách mới.

Sự linh hoạt và chính xác trong sắp xếp thứ tự dọn phòng sẽ nâng cao hiệu suất làm việc của Housekeeping và hạn chế tối đa sự chờ đợi không đáng có của khách.

Kết hợp giám sát và phản hồi nhanh

Một khách sạn vận hành tốt luôn có quy trình kiểm tra chéo sau khi dọn phòng. Quản lý tầng (Floor Supervisor) sẽ:

• Kiểm tra ngẫu nhiên các phòng OD sau khi dọn.
• Đánh giá mức độ sạch sẽ theo checklist tiêu chuẩn.
• Gửi phản hồi hoặc yêu cầu làm lại nếu chưa đạt.

Việc thiết lập cơ chế kiểm soát chặt chẽ giúp chất lượng phòng luôn duy trì ở mức cao nhất và giảm thiểu khiếu nại từ khách lưu trú.

Những rủi ro nếu quản lý OD kém hiệu quả

Một hệ thống quản lý OD thiếu chuyên nghiệp sẽ kéo theo nhiều hệ quả tiêu cực:

• Tăng tỷ lệ khiếu nại liên quan đến vệ sinh phòng.
• Giảm điểm số review trên OTA như Booking.com, Agoda, TripAdvisor, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng bán phòng.
• Làm chậm quá trình nhận phòng (Check-in delay) nếu phòng không dọn kịp.
• Gây lãng phí tài nguyên và tăng overtime cho bộ phận Housekeeping.
• Ảnh hưởng đến thương hiệu và lòng trung thành của khách.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, chỉ cần vài điểm review giảm sút cũng có thể làm doanh thu phòng tụt dốc nghiêm trọng.

Xu hướng công nghệ hỗ trợ quản lý OD

Ứng dụng công nghệ IoT và PMS tích hợp

Các khách sạn hiện đại đang áp dụng cảm biến IoT gắn trong phòng để:

• Tự động cập nhật trạng thái phòng (ví dụ: phòng có người, phòng bẩn) lên hệ thống PMS.

• Thông báo đến Housekeeping ngay khi phòng có khách rời đi để sẵn sàng dọn dẹp.

Nhờ đó, tốc độ xử lý OD nhanh hơn nhiều lần so với phương pháp truyền thống, đồng thời giảm thiểu sai sót nhập liệu thủ công.

Ví dụ về casestudy ứng dụng tính năng phân ca của phần mềm PMS giúp tối ưu hiệu suất:

Tại khách sạn A (4 sao), thời điểm cao điểm lễ hội có hơn 45% phòng ở trạng thái OD vào 9h sáng. Nhờ áp dụng phân ca thông minh qua Blue Jay PMS, 70% số phòng OD được dọn sạch và kiểm tra xong trước 11h – giúp FO sẵn sàng cho check-in đúng giờ.

>>> Trải nghiệm ngay tính năng quản lý buồng phòng, phân ca dọn phòng của Blue Jay PMS <<<

Phân công ca rõ ràng cho nhân viên buồng phòng

Một số hệ thống mới như Blue Jay PMS Housekeeping cho phép tự động:

• Phân chia lịch trình dọn phòng dựa trên mức độ ưu tiên OD.
• Tính toán khối lượng công việc theo năng lực từng nhân viên.
• Tự động cân đối lịch giữa các phòng OD cần xử lý.

Điều này giúp khách sạn tiết kiệm chi phí, giảm overtime, đồng thời tăng tốc độ turnover phòng trong các khung giờ cao điểm.

Trên đây là bài viết giải thích cho thuật ngữ OD là gì? Hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ có thêm kiến thức, thông tin,... để quản lý và vận hành khách sạn của mình tốt hơn. Xem thêm nhiều thuật ngữ khách sạn khác tại blog của BluejayPMS.