Self check-in không chỉ là một giải pháp công nghệ giúp khách hàng tự thực hiện thủ tục nhận phòng mà còn là bước tiến quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu trải nghiệm lưu trú. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ Self Check-in là gì, các hình thức phổ biến, lợi ích mang lại cho cả khách sạn và khách hàng, cũng như những thách thức cần lưu ý khi triển khai. Hãy cùng với BluejayPMS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Self Check-in là gì?
Self check-in là một quy trình tự động cho phép khách hàng thực hiện thủ tục nhận phòng mà không cần sự trợ giúp trực tiếp từ nhân viên lễ tân. Thay vì phải đợi hoặc xếp hàng tại quầy lễ tân, khách có thể sử dụng các thiết bị tự động như kiosk (máy tự động), ứng dụng di động, hoặc máy tính bảng để làm thủ tục và nhận thông tin phòng.
Các bước cơ bản trong quy trình Self Check-in:
- Nhập thông tin đặt phòng: Khách hàng sẽ nhập mã đặt phòng, quét mã QR hoặc cung cấp thông tin cá nhân để hệ thống xác nhận.
- Xác nhận và thanh toán: Sau khi kiểm tra lại thông tin, khách thực hiện thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc các phương thức thanh toán trực tuyến.
- Nhận thẻ phòng hoặc mã phòng: Khách hàng sẽ nhận mã phòng, hoặc thẻ phòng qua email, ứng dụng di động hoặc từ máy tự động.
.png "Self check-in là gì?")
Lợi ích của Self Check-in đối với khách sạn
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành
Quy trình self check-in giúp giảm tải cho nhân viên lễ tân và giảm thời gian khách hàng phải chờ đợi. Điều này đặc biệt quan trọng trong các mùa cao điểm khi khách sạn có lượng khách đông và cần xử lý nhiều thủ tục. Nhân viên lễ tân có thể tập trung vào các công việc quan trọng khác, như hỗ trợ khách hàng có yêu cầu đặc biệt hoặc xử lý các vấn đề phát sinh.
- Tăng sự tiện lợi và cải thiện trải nghiệm khách hàng
Khách hàng có thể thực hiện thủ tục check-in bất cứ lúc nào, ngay khi đến khách sạn, không cần phải lo lắng về việc đợi chờ. Quy trình này cũng cho phép khách tự chọn giờ check-in, điều này rất quan trọng đối với những khách có lịch trình linh hoạt hoặc đến vào giờ muộn.
- Giảm chi phí nhân sự và cải thiện hiệu suất
Dịch vụ self check-in giúp khách sạn giảm bớt sự cần thiết phải duy trì số lượng nhân viên lễ tân lớn, đặc biệt là vào các giờ ít khách. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa chi phí hoạt động và sử dụng nhân lực hiệu quả hơn.
- Tăng tính an toàn và giảm nguy cơ lây nhiễm
Trong bối cảnh dịch bệnh như COVID-19, việc giảm tiếp xúc giữa khách và nhân viên là điều quan trọng. Self check-in giúp hạn chế tối đa sự tiếp xúc vật lý, bảo vệ sức khỏe cho cả khách hàng và nhân viên.
.png "Lợi ích của Self Check-in đối với khách sạn")
Ứng dụng của Self Check-in trong ngành khách sạn
Tối ưu hóa trải nghiệm khách sạn với công nghệ
Với sự phát triển của công nghệ, nhiều khách sạn đã bắt đầu áp dụng các hệ thống self check-in để nâng cao trải nghiệm khách hàng. Khách sạn có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng kết hợp với thiết bị tự động (máy kiosk) hoặc ứng dụng di động để triển khai quy trình này.
Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả
Thông qua hệ thống self check-in, khách sạn có thể thu thập dữ liệu của khách hàng một cách chính xác và kịp thời, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý. Các thông tin này có thể được sử dụng để cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng trong những lần lưu trú tiếp theo, chẳng hạn như gợi ý các dịch vụ đặc biệt hoặc gửi khuyến mãi phù hợp.
Hỗ trợ khách sạn trong việc quản lý công suất phòng
Với việc giảm bớt số lượng nhân viên trực tại quầy lễ tân, khách sạn có thể tập trung vào các chiến lược tối ưu hóa công suất phòng. Self check-in cũng giúp khách sạn xử lý được số lượng khách lớn trong những dịp cao điểm, giảm thiểu tình trạng quá tải nhân sự.
Các loại hình Self Check-in phổ biến
Self Check-in qua kiosk tự động
Các kiosk tự động là thiết bị phổ biến tại nhiều khách sạn. Khách hàng chỉ cần nhập thông tin đặt phòng hoặc quét mã QR, xác nhận thông tin cá nhân và thanh toán trước khi nhận thẻ phòng hoặc mã khóa phòng. Hệ thống này giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng và nhân viên lễ tân.
Self Check-in qua ứng dụng di động
Nhiều khách sạn hiện nay cung cấp ứng dụng di động, giúp khách hàng tự làm thủ tục check-in ngay trên điện thoại của mình. Ứng dụng này có thể tích hợp với hệ thống quản lý khách sạn, giúp khách hàng nhận thông tin phòng và thẻ phòng kỹ thuật số mà không cần tiếp xúc trực tiếp với nhân viên.
Self Check-in qua website
Khách sạn cũng có thể triển khai self check-in trực tiếp trên website của mình. Khách hàng chỉ cần truy cập vào website, nhập thông tin đặt phòng và thanh toán trực tuyến, sau đó nhận thông tin về phòng và mã thẻ phòng qua email hoặc SMS.
.png "Các loại hình Self Check-in phổ biến")
Lợi ích của Self Check-in đối với khách hàng
Tiết kiệm thời gian
Khách hàng không cần phải chờ đợi lâu tại quầy lễ tân. Quy trình nhanh chóng và tự động giúp khách hàng có thể vào phòng ngay khi đến khách sạn mà không bị trì hoãn.
Linh hoạt hơn trong việc check-in
Khách hàng có thể thực hiện self check-in vào bất kỳ thời gian nào trong ngày mà không phải tuân theo giờ làm việc cố định của lễ tân, đặc biệt là trong trường hợp khách đến muộn hoặc trong những giờ cao điểm.
Trải nghiệm không tiếp xúc
Khách hàng cảm thấy thoải mái và an toàn hơn khi hạn chế tiếp xúc trực tiếp với nhân viên, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh. Điều này tạo ra sự thuận tiện và bảo vệ sức khỏe cho khách.
(1).png "Lợi ích của Self Check-in đối với khách hàng")
Những thách thức khi triển khai Self Check-in
Tuy nhiên khi triển khai hình thức check-in mới này ít nhiều vẫn có nhứng thách thức nhất định, như:
Không phải khách hàng nào cũng quen với công nghệ. Một số khách hàng, đặc biệt là những người lớn tuổi hoặc không quen với công nghệ, có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống self check-in. Điều này có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ và tạo ra cảm giác không thoải mái.
Chi phí đầu tư ban đầu khá tốn kém. Việc đầu tư vào công nghệ self check-in (kiosk, phần mềm, thiết bị) có thể tốn kém đối với khách sạn nhỏ hoặc mới mở. Tuy nhiên, đây là một khoản đầu tư dài hạn có thể mang lại lợi ích về hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.
Kết luận:
Self check-in là xu hướng công nghệ ngày càng phổ biến trong ngành khách sạn, giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách sạn. Việc triển khai self check-in giúp khách sạn không chỉ giảm tải công việc cho lễ tân mà còn cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, đặc biệt trong các dịp cao điểm. Tuy nhiên, khách sạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí đầu tư và lợi ích mang lại để đảm bảo rằng việc áp dụng self check-in sẽ phù hợp với mô hình và chiến lược phát triển của mình.
Trên đây là những thông tin liên quan đến xu hướng checkin tự động ở các khách sạn thông minh. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp các chủ khách sạn, quản lý các cơ sở lưu trú có thể nắm bắt được xu hướng và triển khai cho cơ sở lưu trú của mình.