Đầu tư chiến lược kinh doah và thu hút khách hàng - tất cả sẽ vô ích nếu dịch vụ phòng không hoàn hảo. Hãy tìm hiểu cách xây dựng kế hoạch bảo trì khách sạn hiệu quả hơn.
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Phần mềm quản lý khách sạn giải quyết 2 vấn đề cơ bản khi bảo dưỡng, bảo trì các tài sản, thiết bị trong khách sạn, đó là:
- Giám sát theo thời gian trực: Chỉ một sai sót nhỏ, hoặc hoạt động không chính xác của điều hòa, tủ lạnh trong phòng cũng sẽ khiến khách hàng phàn, đánh giá không tốt về khách sạn. Nên việc giám sát các thiết bị theo thời gian thực, ghi lại các thay đổi để nhận ra điều không bình thường là sự cần thiết, giúp người quản lý nhanh chóng điều chỉnh, hỗ trợ các thay đổi kịp thời.
- Hệ thống hóa việc quản lý: Với rất nhiều thiết bị cùng những cách vận hành khác nhau, khách sạn phải quán xuyến từng ấy và lên kế hoạch bảo dưỡng, kiểm tra thường xuyên. Thông thường, đó sẽ là checklist trước khi nhận phòng hoặc sau khi trả phòng, và tất cả đều thực hiện thủ công. Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, tất cả chúng đề được hệ thống hóa, và cập nhật cùng tiêu chuẩn để tiện theo dõi và quản lý để tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.
Cho nên, giải pháp đầu tiên cho các khách sạn trong việc bảo trì, bảo dưỡng tài sản đó là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, nhằm phát hiện các thay đổi bất thường, phối hợp các bộ phận để sửa chữa và bảo trì hiệu quả, nhằm đem lại trải nghiệm tích cực như mong muốn của khách hàng.
Bảo trì, bảo dưỡng khách sạn không phải công việc thú vị, nhưng thiếu chúng thì khách sạn sẽ không thể vận hành như ý.
Tắt trạng thái bán phòng khi đang bảo trì
Phòng ốc phải bảo trì, sửa chữa là vấn đề tất yếu và không thể tránh khỏi. Nhưng hãy tránh việc vô tình để khách thuê phòng khi chưa xong việc sửa chữa. Chúng sẽ gây phiền hà, bởi khách đang nhận một phòng chưa hoàn thiện về mặt công năng, và khách sạn cũng thêm việc để làm bởi phải sắp xếp phòng mới cho họ, ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của khách sạn sau này.
Để giải quyết, hãy tắt bán các phòng đang sửa chữa trên các kênh bán phòng để tránh nhầm lẫn. Một số phần mềm quản lý khách sạn cung cấp tính năng đồng bộ trạng thái “Đang sửa chữa” để tự động tắt bán trên toàn bộ các kênh bán phòng, giúp khách sạn quản lý mọi thứ tự động và dễ dàng hơn. Bằng cách này, các kênh bán sẽ không bán nhầm, nhân viên lễ tân sẽ không phải cập nhật thủ công và trải nghiệm của khách hàng không tệ đi vì những sai sót không đáng có.
Ưu tiên bảo trì dự phòng
Bảo trì dự phòng là giải pháp bảo trì hiệu quả, tốt nhất bởi chúng giải quyết vấn đề ngay trước khi chúng xảy ra. Phần khó nằm ở việc – thời điểm nào phù hợp để thực hiện. Xây dựng cho khách sạn những phương pháp tiếp cận phù hợp, có hệ thống giúp mọi khía cạnh của vấn đề đều được nhìn thấy và không bỏ qua mọi dấu hiệu tiềm tàng nào.
Thông qua phần mềm quản lý, khách sạn có thể đặt lịch để bảo trì định kỳ, nhằm kiểm tra và vệ sinh các thiết bị, kiểm tra các mấu nối xem chúng có bị suy yếu hay không, nếu sửa chữa ngay lúc đó thì khách sạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với lúc sửa chữa những vấn đề.
Lên checklist kiểm tra
Mọi thiết bị, tài sản đều quan trọng, nhưng tính cấp thiết khi bảo trì không phải lúc nào cũng giống nhau. Nếu hệ thống HVAC (Heating, ventilation, and air conditioning – Hệ thống sưởi, thông giá và điều hòa không khí) bị lỗi hay wifi hỏng thì chúng vẫn đáng ưu tiên để sửa chữa hơn là bóng đèn trong phòng bị cháy.
Khách sạn có thể thiết lập hệ thống checklist, giúp phân bổ nhân sự để theo dõi, và ưu tiên các hạng mục cần kiểm tra, theo dõi trước. Chúng giúp việc bảo trì, bảo dưỡng được chủ động hơn và có đội ngũ chuyên trách, tránh việc khách hàng gọi điện phản ánh thì mới biết có vấn đề phát sinh.
Điều chỉnh kết hợp nhân viên của bạn
Muốn khách sạn luôn vận hành hoàn hảo, mọi vấn đề đều được xử lý nhanh chóng, thì khách sạn cần có đủ nguồn lực là các nhân viên luôn túc trực, sẵn sàng xử lý toàn bộ các yêu cầu phát sinh, trong mọi lúc mọi nơi. Nhưng chúng lại quá tốn kém về sức người lẫn tiền bạc, và đây không phải là giải pháp tối ưu chi phí nhân sự phù hợp cho tất cả các khách sạn.
Thay vì như vậy, khách sạn nên thuê các đơn vị độc lập, hỗ trợ riêng biệt từng hạng mục có trong khách sạn, giúp nhanh chóng xử lý các vấn đề khi được liên hệ. Chi phí của giải pháp này sẽ rẻ hơn rất nhiều, bởi khách sạn không cần phải trả lương theo ngày làm việc, mà là số lần sửa chữa.
Những gợi ý trên đây giúp trải nghiệm của khách hàng luôn được đảm bảo, và tránh những rủi ro không đáng có. Dù rằng, bảo trì chỉ mang tính hậu trường, ở phía sau và dễ được xem là thứ yếu, nhưng tầm quan trọng của chúng là rất rõ ràng và cần thiết. Cho nên, khi khách sạn của bạn chưa chú ý đến chúng, thì đây là lúc để thay đổi quan điểm này.